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Praktikanten einstellen: Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

Diese Rechte und Pflichten haben Sie gegenüber Praktikanten

Für Studenten und Absolventen stellen Praktika eine gute Möglichkeit dar, Berufserfahrung zu sammeln und damit den späteren Berufseinstieg zu erleichtern. Auch Arbeitgeber profitieren von Praktikanten auf vielfältige Weise, beispielsweise indem sich früh Nachwuchstalente an das Unternehmen binden lassen. Ein Praktikum ist aber an einige gesetzliche Regelungen gebunden.

Welche weiteren Vorteile Praktikanten mit sich bringen und welche Rechte und Pflichten Sie als Arbeitgeber haben, erfahren Sie jetzt.

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Inhalt

Warum sollten Sie Praktikanten beschäftigen?

Unternehmen argumentieren häufig damit, dass sich Praktikanten nicht lohnen: Der Output macht den Einarbeitungsaufwand nicht wett. Aber es lohnt sich, über den eigenen Schatten zu springen: Denn auch Sie profitieren von Praktikanten, auch wenn sie nur ein paar Monate bei Ihnen sind:

  • Sie lernen neue Perspektiven kennen und eingefahrene Prozesse zu hinterfragen
  • Sie bekommen ehrliches Feedback in Bezug auf ihre Attraktivität als Arbeitgeber
  • Praktikanten sind flexibel einsetzbar und können je nach Interesse vielfältige Projekte begleiten
  • überzeugen Sie im Praktikum, ist das in der Regel ein Garant dafür, dass das Unternehmen bei Freunden und Familie weiterempfohlen wird

Und nicht nur das! Sie können auch aktiv nach zukünftigen Mitarbeitern Ausschau halten und sich einen Pool an zukünftigen Arbeitnehmern aufbauen. Knapp 85 Prozent aller Praktikanten sind auch nach dem Praktikum beruflich oder privat mit ihrem Unternehmen in Kontakt. Und 84 Prozent würden sich wieder bei ihrem Praktikanten-Arbeitgeber bewerben, wenn es um den Berufseinstieg geht.

Ganz ähnliche Vorzüge genießen Sie auch, wenn Sie Studenten langfristig beschäftigen, beispielsweise als Werkstudenten. Das würde aber den Rahmen sprengen (der Artikel ist sowieso schon so lang wegen der ganzen Infos), daher haben wir die Besonderheiten bei Werkstudenten in einem separaten Beitrag für Sie zusammengefasst.

Wer darf Praktikanten einstellen?

Für ein Praktikum müssen Sie als Arbeitgeber keine besonderen Voraussetzungen erfüllen. Denn anders als für Ausbildungen gibt es für Praktika keine gesetzlichen Regelungen, was die Qualifikationen und Ansprüche an einen Betrieb angeht. Ein Ausbilderschein oder ähnliches ist demnach nicht nötig.

Das heißt, dass prinzipiell jeder Unternehmer – vom Freiberufler bis zum internationalen Konzern – problemlos Praktikanten einstellen kann. Voraussetzung ist in jedem Fall, dass das Praktikum die Möglichkeit gibt, etwas zu lernen und Berufserfahrung zu sammeln.

Das Wichtigste in Kürze

Keine Zeit jetzt sofort alles zu lesen? Kein Problem! In unserer Infografik haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst. Mit einem Klick auf die Grafik vergrößert sie sich. Und sobald es dann besser passt schauen Sie einfach nochmal vorbei ;-)

Infografik Praktikanten beschäftigen

Der Praktikumsvertrag

Beim Praktikum schreibt die gesetzliche Regelung nur dann einen Vertrag vor, wenn es unter das Mindestlohngesetz fällt. Ansonsten ist der Praktikumsvertrag freiwillig. (Anders bei Werkstudenten: Hier benötigen Sie einen Werkstudentenvertrag). Aber ein Praktikum ohne Vertrag ist nur bedingt sinnvoll. Besser ist es, wenn Sie im Vorfeld gemeinsam darüber sprechen, klare Rahmenbedingungen festlegen und diese schriftlich festhalten.

Der Praktikumsvertrag ist einer von vielen Arbeitsverträgen. Was alles rein muss und ein kostenloses Muster zum Downloaden finden Sie in unserem Artikel "Praktikumsvertrag: Muster als PDF und Word downloaden"

Denn gerade da es keine gesetzliche Verpflichtung dazu gibt, ist der Vertrag die wichtigste Grundlage, falls es während der Praktikums zu Meinungsverschiedenheiten kommt. Gerade Pflichtpraktikanten müssen gegebenenfalls auch einen Vertrag als Bestätigung über das Praktikum der Hochschule vorlegen. Wichtigste Bestandteile des Vertrages sind:

  • Name und Anschrift der beiden Parteien
  • Ausbildungs- und Lernziele des Praktikums (freiwilliges oder Pflichtpraktikum?)
  • Beginn und Dauer des Praktikums
  • die tägliche/wöchentliche Arbeitszeit
  • der Arbeitsort
  • Höhe der Vergütung (insbesondere bei Mindestlohnpflicht)
  • Höhe des Urlaubsanspruchs
  • Probezeit und Kündigungsfristen
  • gegebenenfalls Geheimhaltungsvereinbarungen

Freiwillige vs. Pflichtpraktika

Grundsätzlich lassen sich freiwillige Praktika und Pflichtpraktika voneinander unterscheiden. Freiwillige Praktika fallen unter das Berufsbildungsgesetz (BBiG), während Pflichtpraktika Bestandteil der jeweiligen Prüfungsordnung sind. Dies ist wichtig, da je nach Art des Praktikums unterschiedliche Rechte und Pflichten für Sie als Arbeitgeber entstehen. So unterscheiden sich beispielsweise Rahmenbedingungen wie Dauer, Gehalt und Urlaub.

Bei Pflichtpraktika steht der Ausbildungszweck im Vordergrund. Sie sind daher häufig fester Bestandteil der Ausbildung und durch Schule, Ausbildung oder auch Studium vorgegeben. So wird von Studenten gegebenenfalls erwartet, dass sie als Voraussetzung für ein Studium ein Praktikum oder während des Studiums ein Praxissemester im entsprechenden Bereich absolvieren. Die Praktika sind in der Regel mit Vorgaben bezüglich Dauer, Arbeitszeit und Aufgabenbereich verbunden.

Freiwillige Praktika sind – wie der Name sagt – freiwillig. Sie werden meistens während des Studiums, beispielsweise in den Semesterferien, absolviert. Ist es durch die Studienordnung nicht vorgeschrieben oder werden in den Semesterferien Prüfungen geschrieben, legen einige Studenten auch Urlaubssemester ein, um ein längeres Praktikum machen zu können. Auch nach dem Studium werden gerne Praktika gemacht, um sich beruflich zu orientieren oder die Zeit zum Masterstudium zu überbrücken. Hier geht es ihnen vor allem darum, die theoretischen Kenntnisse aus dem Studium durch praktische Kompetenzen zu ergänzen.

Egal, ob es sich um ein freiwilliges Praktikum oder um ein Pflichtpraktikum handelt, Sie wollen einen neuen Praktikanten beschäftigen? Während Sie sich um den Vertrag kümmern, findet Campusjäger Ihren nächsten Praktikanten – blitzschnell, risikofrei und ohne versteckte Kosten. Hier geht's weiter zur kostenlosen Registrierung.

Übrigens: Im Gegensatz zu Werkstudenten müssen Praktikanten nicht zwangsläufig an einer Hochschule eingeschrieben sein. Einige Studenten nutzen die Zeit zwischen dem Bachelor und Master, um ein Praktikum zu absolvieren und sich beruflich zu orientieren. Andere nutzen dazu die ersten paar Monate nach ihrem Abschluss. Allerdings ist das doch eher die Ausnahme, da Praktika oftmals nicht so gut vergütet sind, als dass sie eine richtige Alternative zum Berufseinstieg darstellen.

Welche Aufgaben eignen sich für Praktikanten?

Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie Praktikanten beschäftigen können? Die Antwort ist denkbar einfach: Praktika sollen praktische Kenntnisse eines Berufs vermitteln. Dazu gehört alles, was den normalen Arbeitsalltag ausmacht. Das heißt natürlich nicht, dass Sie ihn am ersten Tag zu einem Kunden schicken oder Budgetplanungen vornehmen lassen. Aber es ist ein erster Anhaltspunkt.

In den ersten Tagen geht es sowieso zunächst darum, ihm das Unternehmen und die Produkte näherzubringen, den Kollegen vorzustellen und mit wichtigen Tools und Software vertraut zu machen, die genutzt werden. In dieser Zeit bieten sich kleinere Tätigkeiten an, wie Botengänge, Kopieren oder Akten sortieren. Ja, hier winkt das Klischee, aber dabei handelt es sich nunmal um tagtägliche Aufgaben, die dazugehören.

Leider werden Praktikanten oft mit einfachen Aufgaben abgespeist mit denen sie vollkommen unterfordert sind. Teilweise wird das bewusst ausgenutzt, um unliebsame Aufgaben abzugeben. Das ist natürlich ein klares No-Go und wird hoffentlich (und zu Recht) mit einer Kündigung quittiert. Manchmal passiert es aber auch, dass Praktikanten in Abteilungen gesetzt werden und sich niemand für sie verantwortlich fühlt. Oder ihnen wird nicht genug zugetraut. In diesen beiden Fällen ist es wichtig, dass ein klarer Ansprechpartner existiert, an den sich Praktikanten wenden können.

Möglichst zeitnah sollten dann aber die ersten komplexen Aufgaben folgen. Im besten Fall haben Sie gemeinsam vor dem Praktikum klare Ziele festgelegt: Welche Fähigkeiten soll er (kennen)lernen? In welchen Projekten arbeitet er mit? Welches gemeinsame Ziel verfolgen Sie? Passen Sie dies an die bisherige Erfahrung (vorherige Praktika, im Bachelor, zwischen Bachelor und Master, im Master) an. Und vor allem: Trauen Sie ihm etwas zu und übergeben Sie auch mal die Verantwortung für ein ganzes Projekt. Geben Sie aber auch Hilfestellung, wo es nötig ist.

Angemessene Entlohnung für Praktika

Freiwillige Praktika ab einer Dauer von drei Monaten fallen unter das Mindestlohngesetz (8,84€ pro Stunde, Stand 2018). Freiwillige Praktika unter drei Monaten und Pflichtpraktika (unabhängig von der Dauer) fallen nicht unter das Mindestlohngesetz. Das heißt, Sie müssen in diesen Fällen nichts zahlen, aber Sie können. Beliebig viel.

Behalten Sie im Hinterkopf, dass Pflichtpraktikanten eben keine andere Wahl haben – sie müssen das Praktikum absolvieren. Und dafür gegebenenfalls einen Nebenjob aufgeben, mit dem sie ihr Studium finanzieren oder in eine andere Stadt ziehen. Da kann es schnell eng werden. Zudem dauern Pflichtpraktika meist drei bis sechs Monate, sodass Praktikanten nach einer kurzen Einarbeitungsphase eigenständig Aufgaben übernehmen können und Ihnen somit auch wirtschaftlichen Mehrwert bringen. Das sollte auch entsprechend belohnt werden.

Aus diesem Grund ist es gang und gäbe, dass Unternehmen auch Pflichtpraktikanten eine Art Aufwandsentschädigung zahlen, meistens in Höhe von 450€ pro Monat, um zumindest die gröbsten Kosten zu decken. Einige Unternehmen gehen auch darüber hinaus und zahlen bis zu 1.500€ oder mehr. Machen Sie sich Gedanken darüber, wie viel Ihnen das Praktikum wert ist und gehen Sie auch im Bewerbungsgespräch darauf ein. So finden Sie am schnellsten eine Lösung, mit der beide Seiten zufrieden sind.

Vorsicht vor dem Scheinpraktikum

Was genau ein Praktikum ist, ist gesetzlich nicht näher definiert. Klar ist, dass ein Ausbildungsziel verfolgt wird: Der Praktikant soll relevante Berufserfahrung sammeln und praktische Kenntnisse sammeln, um sich auf einen Beruf vorzubereiten und/oder die Ausbildung zu ergänzen. Die Arbeitsleistung ist hierbei nachrangig.

Daher dürfen Praktikanten nicht wie Arbeitnehmer eingesetzt werden, ansonsten besteht ein vollwertiges Arbeitsverhältnis. Da der typische Lohn für ein Praktikum hierfür nicht angemessen ist, werden mitunter hohe Nachzahlungen in Höhe des berufsüblichen Gehalts fällig. Auch wenn der Vertrag als “Praktikumsvertrag” betitel ist, ändert das nichts. Im Zweifelsfall betrachtet das Gericht die tatsächlich durchgeführten Aufgaben – nicht das, was auf dem Papier steht.

Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie zusätzlich zu dem Vertrag auch einen Ausbildungsplan erstellen, in dem Sie gemeinsam mit dem Praktikanten Ziele und Aufgaben während des Praktikums festlegen. Außerdem sollte die erbrachte Leistung reflektiert werden: Praktikumsberichte und regelmäßige Feedbackgespräche bieten sich hierfür an.

Müssen Praktikanten angemeldet werden?

Ob und welche Versicherungspflichten bestehen, sollte immer nochmal im Einzelfall geprüft werden, da die Regelungen hierzu recht komplex sind. Entsprechend schwierig ist es, die Frage ob Sie Praktikanten anmelden müssen zu beantworten.

Die Unterscheidung zwischen freiwilligem und Pflichtpraktikum ist auch in diesem Fall wieder wichtig. Pflichtpraktika sind zum Beispiel tendenziell ausgenommen von der Pflicht für Renten-, Pflege-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung. Zahlen Sie dem Praktikanten aber mehr als 450€ pro Monat, kann sich das allerdings schon wieder ändern.

Auch die Sozialversicherungspflicht ist abhängig davon, ob und wie viel der Praktikant von Ihnen bekommt. Eins gilt aber auf jeden Fall: Der Praktikant muss unfallversichert sein. Ist das Praktikum Pflicht, ist das meist durch die Schule/das Studium gegeben, ist es das nicht, sollte er über Sie mitversichert sein. Bestehend Zweifel, lohnt es sich bei den entsprechenden Ämtern nachzufragen, ob Sie Praktikanten anmelden müssen.

Wie lange darf ein Praktikant arbeiten?

Die maximal erlaubte wöchentliche Arbeitszeit ist vom Alter des Praktikanten abhängig. Unterschieden wird zwischen unter 15-jährigen, 15–17-jährigen und volljährigen Praktikanten. Da Praktika im Rahmen eines Studiums meist von Volljährigen ausgeübt werden, gehen wir vor allem darauf ein. Die genauen Vorgaben für minderjährige Praktikanten finden Sie bei der Agentur für Arbeit.

Volljährige Praktikanten arbeiten in der Regel in Vollzeit, die Arbeitszeit entspricht also der festangestellter Mitarbeiter. Außerdem ist die Arbeitszeit flexibler zu handhaben: Zwar sollte sie 40 Stunden pro Woche nicht überschreiten, aber es können auch mehr als 8 Stunden pro Tag sein, wenn die Möglichkeit zum Ausgleich besteht. Mehr als 10 Stunden Arbeit an einem Tag sind aber gesetzlich nicht erlaubt.

Nach 6 Stunden Arbeit haben volljährigen Praktikanten Anspruch auf 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden sind es 45 Minuten. Die Pause kann in mehrere Blöcke aufgeteilt werden, die aber jeweils mindestens 15 Minuten lang sein müssen.

Falls die Prüfungsordnung dies erlaubt, kann die Dauer eines Pflichtpraktikums entsprechend verlängert werden, wenn das Praktikum in Teilzeit ausgeübt wird, zum Beispiel von 6 Wochen auf 3 Monate. Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- oder Feiertagen dürfen in einem freiwilligen Praktikum ausgeglichen werden. In einem Pflichtpraktikum besteht hierfür kein Anspruch.

Urlaubsanspruch von Praktikanten und Krankheitsfall

Auf einmal steht Ihr Praktikant bei Ihnen im Büro und bittet Sie um Urlaub, natürlich bezahlt. Etwas überrumpelt stellen Sie sich erstmal die Fragen: Darf er das? Und wenn ja, wie viel steht ihm zu? Auch das ist abhängig davon, ob das Praktikum freiwillig gemacht wird oder verpflichtend zur Ausbildung gehört.

Wenig überraschend, dass auch in diesem Fall freiwillige Praktikanten besser dran sind. Wie festangestellten Mitarbeitern auch, steht ihnen Urlaub zu. Wie viel ist allerdings abhängig von der Dauer des Praktikums. Das Bundesurlaubsgesetz schreibt mindestens 24 Urlaubstage vor, das macht zwei Tage pro Monat, die Praktikanten bezahlt frei nehmen dürfen.

Von dieser Regelung gibt es vier Ausnahmen:

  1. Beginnt das Praktikum nicht mit dem ersten Werktag eines Monats, sondern beispielsweise eine Woche später, entfällt der Urlaubsanspruch für den ersten Monat.
  2. Dauert das Praktikum maximal vier Wochen, besteht kein Anspruch. Allerdings stellt sich auch die Frage, ob ein so kurzes Praktikum beiden Seiten etwas bringt.
  3. Bringt der Praktikant keinen wirtschaftlichen Mehrwert, beispielsweise weil er nur hospitiert, hat er ebenfalls keinen Urlaubsanspruch.
  4. Ist der Praktikant minderjährig, besteht ein höherer Urlaubsanspruch: 30 Tage pro Jahr bei Praktikanten unter 16 Jahren, 27 Tage bei 16-jährigen und 25 Tage bei 17-jährigen.

Pflichtpraktikanten hingegen haben keinen Anspruch auf Urlaub, egal wie lange das Praktikum dauert. Die wenigsten Unternehmen bestehen aber darauf und gewähren zumindest ein paar freie Tage.

Urlaubsanspruch von Praktikanten

Husten und Schnupfen hingegen ist es herzlich egal, ob das Praktikum freiwillig oder verpflichtend ist – wer krank ist, ist krank. Wichtig ist, dass Sie schon im Vorfeld den Ablauf der Krankmeldung klären. Bei wem soll sich der Praktikant melden? Per Mail oder Telefon? Wollen Sie ein ärztliches Attest sehen, wenn ja, wann? Am ersten Tag, nach drei Tagen oder wenn der Praktikant wieder fit ist und weiterarbeitet?

In einem freiwilligen Praktikum müssen die Fehltage nicht hinten drangehängt werden – außer der Praktikant möchte das und Sie sind damit einverstanden. Beim Pflichtpraktikum ist dies abhängig von der jeweiligen Prüfungsordnung, hier kann es gut sein, dass die Fehltage nachgearbeitet werden müssen.

Probezeit und Kündigung des Praktikums

Auch wenn es sich bei Praktika um zeitlich sehr begrenzte Arbeitsverhältnisse handelt, gibt es eine Probezeit. Diese richtet sich nach der Gesamtdauer des Praktikums und beträgt bei einem dreimonatigen Praktikum circa zwei Wochen. Bei längeren Praktika kann sie aber auch auf vier Monate ausgeweitet werden (§20 BBiG).

Dürfen Praktikanten kündigen? Darf ich Praktikanten kündigen? Ja und jein. Laut Paragraph 22 des BBiG können während der Probezeit beide Seiten ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist ein freiwilliges Praktikum vorzeitig beenden. Nach der Probezeit ist dies nur aus triftigen Gründen möglich, beispielsweise falls der Praktikant Eigentum der Firma stiehlt oder Sie wichtige Schutzbestimmungen vernachlässigen. Ansonsten können nach der Probezeit nur Praktikanten von einem ordentlichen Kündigungsrecht gebrauch machen und unter Einhaltung einer vierwöchigen Kündigungsfrist kündigen.

Für Pflichtpraktikanten gelten wiederum andere Regeln, da die rechtlichen Kündigungsvorschriften nicht zutreffen. Klar ist allerdings: Das Pflichtpraktikum darf von Ihnen nicht ohne triftigen Grund beendet werden, da dies gegebenenfalls die Ausbildungszeit erheblich verlängern kann.

Praktikumszeugnis oder Praktikumsbescheinigung?

Das Zeugnis für ein Praktikum beinhaltet alles, was für gewöhnlich in einem qualifiziertem Arbeitszeugnis steht. Bei freiwilligen Praktika gehört es einfach dazu, egal wie lang der Praktikant bei Ihnen beschäftigt war.

Bei Pflichtpraktika reicht prinzipiell eine Bescheinigung, die für die Hochschule gedacht ist. Aus dieser muss auf jeden Fall die Dauer und das Tätigkeitsprofil hervorgehen, gegebenenfalls sind noch weitere Angaben nötig. Das muss im Einzelfall mit dem Praktikanten geklärt werden.

Bedenken Sie auch hierbei, dass Sie für ein Pflichtpraktikum zwar kein Arbeitszeugnis erstellen müssen, es für Sie aber kaum Aufwand bedeutet – während es dem Praktikanten bei späteren Bewerbungen enorm helfen kann. Damit zeigen Sie Ihre Wertschätzung gegenüber dem Praktikanten und erhöhen auch Ihre Attraktivität gegenüber zukünftigen Praktikanten.

Veröffentlicht am 22. February 2018, zuletzt aktualisiert am 04. September 2018

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