Vorstellungsgespräch: Wer zahlt die Reisekosten?

Bewerber haben grundsätzlich Anspruch auf die Erstattung der Kosten, welche für ein Vorstellungsgespräch anfallen. Darunter fallen nicht nur Fahrtkosten, sondern unter Umständen auch Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Von dieser Regel gibt es jedoch einige Ausnahmen – Unternehmen können den Erstattungsanspruch beispielsweise durch einen Hinweis in der Einladung auflösen.

Um finanzielle Belastungen und Uneinigkeiten zu vermeiden, ist es sinnvoll, eine eindeutige Regelung für die Kostenerstattung festzulegen und Bewerbern diese frühzeitig mitzuteilen.

Welche gesetzlichen Regelungen gelten und welche Rahmenbedingen für eine Kostenerstattung wichtig sind, erfährst du hier.

Inhalt

Vorstellungsgespräch: Diese Kosten können anfallen

Zunächst einmal sollte klargestellt werden: Reisekosten und Fahrtkosten können nicht gleichgesetzt werden.

Fahrtkosten beinhalten alle Kosten, welche für die Anreise mit

  • eigenem Auto (Abrechnung nach Kilometern)
  • dem Bus
  • dem Zug

anfallen und erstattet werden können.

Reist ein Bewerber aus weiterer Entfernung an und muss in der Nähe des Unternehmens übernachten, so fallen für Hotel und Verpflegung weitere Kosten an. Reisekosten enthalten also nicht nur die Fahrtkosten für den Hin- und Rückweg zum Gespräch, sondern beziehen auch Übernachtungs- und Verpflegungskosten mit ein.

Kostenübernahme: Die gesetzliche Regelung

Laut BGB 670 ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Reisekosten des Bewerbers zu übernehmen. Darunter fallen alle Kosten, welche im Zusammenhang mit dem Bewerbungsgespräch entstehen – also grundsätzlich erstmal alle Fahrtkosten, Übernachtungs- als auch Verpflegungskosten. Dieser Anspruch gilt unabhängig vom Arbeitsverhältnis – es ist egal, ob es sich um eine Manager-Stelle oder eine geringfügige Beschäftigung handelt.

„Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.“

Paragraph 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB)

Es ist dabei egal, ob sich der Bewerber auf eine Stellenanzeige oder initiativ, online oder per Post bewirbt – ebenfalls spielt es keine Rolle, ob später ein Arbeitsvertrag zustande kommt oder nicht.

Es gilt jedoch: Mit einer entsprechenden Formulierung in der Einladung zum Vorstellungsgespräch kann der Arbeitgeber darauf hinweisen, dass keine Reisekosten übernommen werden und der Bewerber diese selbst zu tragen hat.

Durch einen solchen Vermerk bist du rechtlich gegen eventuelle Forderungen des Kandidaten abgesichert und kannst unnötige finanzielle Belastungen vermeiden. Wichtig: Teile dem Bewerber spätestens mit der Einladung zum Gespräch mit, ob und in welchem Umfang du für die Reisekosten aufkommst.

Vor allem bei der Besetzung einfacher Positionen oder der Absicht, eine Vielzahl von Bewerbern zu Vorstellungsgesprächen einzuladen, kann es sinnvoll sein, die Kosten nicht oder nur teilweise zu erstatten.

Bedenke jedoch: Eine Kostenübernahme wirkt sich positiv auf deine Arbeitgebermarke aus und vermittelt Kandidaten ein Gefühl der Wertschätzung. Je nach Budget sollte also durchaus genauer darüber nachgedacht werden, ob – oder in welchem Umfang – eine Übernahme der Kosten Sinn macht.

Auch wenn eine Übernahme der Kosten für dich nicht in Frage kommt, gehört ein entsprechender Hinweis in die Einladung. So können Streitigkeiten von vornherein vermieden werden. Denn: Die Regulierung der Kosten im Vorhinein abzuklären, ist auch für die Planung des Bewerbers wichtig. Nicht jeder Kandidat möchte es riskieren, mögliche hunderte Euro für ein Vorstellungsgespräch auszugeben, bei welchem er vergleichsweise geringe Chancen für eine Zusage hat. Eventuell hat er auch Einladungen zu mehreren Vorstellungsgesprächen erhalten.

So könnte ein Vermerk dieser Art aussehen: “Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für etwaige Kosten, die für Sie mit der Wahrnehmung des Vorstellungsgespräch verbunden sind, nicht aufkommen können.”

Wichtig: Beauftragt das Unternehmen einen Headhunter mit der Bewerbersuche und der Einladung zum Vorstellungsgespräch, so ist grundsätzlich ebenfalls der Arbeitgeber zur Kostenerstattung verpflichtet. Um Missverständnissen vorzubeugen, solltest du deshalb Art und Umfang der Reisekostenerstattung im Vorhinein mit dem beauftragten Headhunter absprechen.

Ausnahmen: Wann ein Unternehmen keine Kosten erstatten muss

Wie es bei vielen gesetzlichen Regelungen der Fall ist, gibt es auch für die Kostenerstattung beim Vorstellungsgespräch einige Ausnahmen: 

  • Klar ist: Ein Arbeitgeber muss die Reisekosten eines Bewerbungsprozesses nicht erstatten, wenn er dies im Vorhinein eindeutig ausgeschlossen hat. Rechtlich unwirksam ist es jedoch, wenn das Unternehmen erst vor Ort erklärt, keine Kosten übernehmen zu wollen.  
  • Diese gesetzlich verankerte Erstattungspflicht tritt nur dann ein, wenn der Bewerber eine ausdrückliche Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten hat. Taucht er einfach unangemeldet im Büro auf und möchte sich auf eine Stelle bewerben, so besteht kein Recht auf eine Erstattung der Reisekosten.  
  • Auch muss der Bewerber für einen Erstattungsanspruch pünktlich zum Gespräch erscheinen. Kommt er zu spät oder gar nicht zum Vorstellungsgespräch, muss er die Reisekosten selbst tragen.  
  • Des Weiteren gilt: Unangemessene Fahrtkosten, wie beispielsweise durch (nicht erforderliches) Taxifahren müssen nicht unbedingt übernommen werden. Auch sonstige Kosten wie Reservierungs- und Parkgebühren zählen nicht zu den notwendigerweise anfallenden Ausgaben. Der Bewerber ist verpflichtet, hierfür im Vorhinein eine ausdrückliche Erstattungserklärung des Unternehmens einzuholen.
  • Das gilt ebenfalls für Reisekosten, welche dem durchschnittlichen Verdienst der späteren Tätigkeit nicht angemessen sind: Eine gewöhnliche Tätigkeit rechtfertigt beispielsweise keinen First Class Flug – diese Kosten müssen dann auch nicht vom Unternehmen übernommen werden.  
  • Eine weitere Ausnahme besteht dann, wenn der Bewerber arbeitslos ist. Unter Umständen kann die Agentur für Arbeit einspringen und für die Kosten aufkommen. Dafür muss der Bewerber jedoch vor dem eigentlichen Vorstellungsgespräch einen Antrag stellen und sich mit seinem Sachberater in Verbindung setzen. Einen Vordruck für die Bestätigung der Teilnahme am Vorstellungsgespräch findest du hier.

Tipp: Werden die Kosten nicht vom Unternehmen übernommen, können Bewerber Reisekosten für ein Vorstellungsgespräch als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung absetzen. Auf diese Information kannst du Bewerber hinweisen, wenn du für die Fahrtkosten nicht aufkommen willst.

Fassen wir zusammen: Ein Unternehmen ist nur dann gesetzlich verpflichtet die Reisekosten zu tragen, wenn es im Vorhinein keine anderen Vereinbarungen mit dem Bewerber getroffen hat. Durch einen Hinweis im Einladungsschreiben ist es möglich, die Kosten auf den Bewerber zu übertragen, nur teilweise zu erstatten oder die Höhe der Erstattung nach oben hin zu deckeln.

So legst du den Umfang der Kostenerstattung fest

Nach BGB 670 sind alle Aufwendungen, die der Kandidat nach genauer Prüfung für erforderlich hält, erstattungsfähig.

Erklärst du dich als Arbeitgeber bereit, die Kosten (teilweise) zu übernehmen, so sollte im Vorhinein konkret festgelegt werden, welche Kosten in welchem Umfang erstattet werden. So können zu hohe Forderungen ausgeschlossen werden und Unstimmigkeiten vermieden werden.

Bedenke hierbei auch, um welche Position es sich bei der Stellenbesetzung handelt. Bei qualifizierten Bewerbern und einer gehobenen Position ist dein Interesse am Kandidaten wahrscheinlich höher, sodass eine Kostenübernahme als Anreiz für das Zustandekommen des Gesprächs sinnvoll sein kann. In solchen Fällen ist oft auch die Übernahme von Hotel- und Verpflegungskosten lohnenswert.

Anders verhält es sich, wenn es um eine Teilzeitstelle oder ein einfaches Beschäftigungsverhältnis geht: Eine Kostenübernahme kann in diesen Fällen ineffektiv sein und dich in deinen Möglichkeiten beschränken, mehrere Bewerber zu einem Gespräch einzuladen.

Die Bedeutung der ausgeschriebenen Stelle und das zu erwartende Gehalt sind also Faktoren, welche die Höhe der Kostenübernahme beeinflussen können. Achtung: Bewerber müssen grundsätzlich gleich behandelt werden. Kandidaten, die sich auf die gleiche Stelle bewerben, sollten also auch hinsichtlich der Reisekostenerstattung die gleiche Behandlung erfahren.

Fahrtkostenerstattung

Üblich ist, dem Bewerber die Kosten für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erstatten. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Reisekosten nach oben hin zu deckeln – beispielsweise kann festgelegt werden, dass ausschließlich die Fahrtkosten der Bahnanreise zweiter Klasse vom Wohnort des Bewerbers zum Unternehmensstandort und zurück erstattet werden.

Sinnvoll ist es, den Bewerber auf Verkehrsmittel aufmerksam zu machen, deren Kosten übernommen werden sollen. Verkehrsmittel wie S-Bahn, Zug oder Bus eignen sich daher besser für eine Anreisebeschreibung als ein Taxi, Mietwagen oder Flugzeug.

Doch wie wird die Höhe der Rückerstattung festgelegt?

Die beweisbaren Fahrtkosten, welche beispielsweise durch die Vorlage eines Bahn- oder Bustickets belegbar sind, sind in der Regel unkompliziert rückerstattbar.

Anders sieht es bei der Anreise mit dem eigenen PKW aus: Der Bewerber kann in diesem Fall keinen Beweis bringen, auf welche Höhe sich die Kosten genau belaufen. Trotzdem gilt die Anreise mit dem eigenen Auto als angemessen. Die Erstattung erfolgt deswegen meist auf Basis der Entfernung des Wohnorts des Bewerbers und dem Unternehmensstandort.

Im Normalfall gilt hier: 30 Cent sind die gesetzlich festgelegte Kilometerpauschale.

Muster-Formulierung zur Erstattung der Fahrtkosten: “Gerne übernehmen wir die Reisekosten zwischen ihrem Wohnort und unserem Unternehmensstandort in Höhe der Kosten eines 2. Klasse Ticket für öffentliche Verkehrsmittel oder einer Pauschale von 30 Cent pro Kilometer bei Anreise mit dem eigenen PKW.”

Reisekostenerstattung

Die Erstattung von Reisekosten gestaltet sich etwas heikler als die reine Übernahme von Fahrtkosten.

Hotel- und Verpflegungskosten sind nur dann erstattungsfähig, wenn sie auch erforderlich sind – beispielsweise bei einer Teilnahme an einem mehrtägigen Assessment Center. Auch bei einer langen Anfahrtsstrecke zum Unternehmensstandort kann dem Kandidaten nicht zugemutet werden, die Rückfahrt noch am selben Tag des Vorstellungsgespräches anzutreten. In diesen Fällen ist eine Übernachtung in einem Hotel üblich.

Die Kosten sollten sich dabei – wie auch die Fahrtkosten – in einem angemessenen Rahmen befinden. Die erste Klasse der Lufthansa und ein 5-Sterne-Hotel ist also eher nicht angemessen, wenn es sich um eine einfache Position handelt. Ist der Bewerber aber ein aussichtsreicher Kandidat für den Geschäftsführerposten eines großen Unternehmens, so können solche Reisekosten durchaus angemessen sein.

Kompromiss: Die teilweise Übernahme der Reisekosten

Manchmal eignet sich auch eine anteilige Erstattung der Kosten: Die Anreise wird beispielsweise übernommen, die Unterbringung muss jedoch auf eigene Kosten erfolgen. Dieser Vermerk sollte dann ebenfalls direkt auf die Einladung geschrieben werden.

Zusätzlich zu oben genannter Musterformulierung zur Kostenerstattung bietet sich dann ein entsprechender Vermerk an: “Sonstige Kosten des Vorstellungsgespräches, wie Verpflegungs- oder Übernachtungskosten, können wir nicht erstatten.”

Diese Lösung ist für viele Unternehmen sinnvoll, da der totale Ausschluss der Kostenübernahme von Bewerbern meist negativ wahrgenommen wird. Mit diesem Kompromiss wird die finanzielle Belastung für dein Unternehmen jedoch nicht zu groß und du hast weiterhin die Möglichkeit, mehrere Kandidaten für eine Stellenausschreibung einzuladen und kennenzulernen. 

Diesbezüglich hast du komplett freie Wahl: Egal ob du nur die Anreisekosten übernehmen oder bis zu einem gedeckelten Betrag bezuschussen willst – Gestaltungsmöglichkeiten sind zulässig und flexibel, solange alles im Vorfeld abgeklärt ist.

So oder so gilt: Die Erstattung der Fahrt- und Reisekosten sollte im Vorhinein schriftlich mit dem Bewerber abgesprochen werden. So kann festgelegt werden, welche Verkehrsmittel in Frage kommen und auf welche Höhe sich die Kostenerstattung beläuft.

Tipp: Vorstellungsgespräche über Telefon oder Video-Calls sparen Kosten und Aufwand für dich und den Bewerber. Mehr Infos darüber findest du in unserem Artikel Online-Recruiting.

Key-Take-Aways

  • Ein Unternehmen ist gesetzlich zur Übernahme der Kosten verpflichtet, die für einen Bewerber durch die Wahrnehmung eines Vorstellungsgesprächs anfallen.
  • Durch einen entsprechenden Hinweis im Vorfeld des Gesprächs oder Vereinbarungen zwischen Bewerber und Unternehmen kann dies jedoch flexibel geändert werden: Der Erstattungsanspruch kann aufgelöst werden oder eine teilweise Übernahme der Kosten festgelegt werden. Je nach Wichtigkeit der zu besetzenden Position können unterschiedliche Regelungen sinnvoll sein.
  • Es gilt: Nur Kosten, welche erforderlich sind, müssen erstattet werden. Dazu zählen vor allem Kosten für die An- und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem eigenen PKW.

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Veröffentlicht am 10.02.2021, aktualisiert am 05.03.2021

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