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Das Telefoninterview: Leitfaden für Personaler

Mit unserem Leitfaden führen Sie das optimale Telefoninterview

Ihr Stellenangebot kommt gut an und die Bewerbungen stapeln sich regelrecht auf Ihrem Schreibtisch. Das ist super: Je mehr Bewerber sich für die ausgeschriebene Stelle interessieren, desto höher die Chance, dass genau der Richtige dabei ist. Ärgerlich wird es aber, wenn Sie den Richtigen vor lauter Bewerbungen nicht sehen.

 

Ist Ihre Anzahl an Bewerbern viel zu groß, sollten Sie sich mit dem Thema Personalauswahl auseinandersetzen. Wir haben Ihnen hierzu bereits alle wirksamen Instrumente und Methoden, die Ihren Personalauswahlprozess professionalisieren, zusammengetragen. Lesen Sie hier weiter.

 

Erreicht die Zahl der Bewerber eine kritische Menge, ist es sinnvoll eine telefonische Vorauswahl zu treffen. Damit können Sie die Zahl der Vorstellungsgespräche auf ein überschaubares Maß begrenzen und sich auf die vielversprechendsten Kandidaten konzentrieren. Mit unserem Leitfaden für das Telefoninterview können Sie als Personaler schnell und sicher die Richtigen aussuchen.

Inhalt

Wozu ein telefonisches Vorstellungsgespräch?

Das Telefoninterview bringt gleich mehrere Vorteile mit sich, sowohl für Sie als auch für Bewerber. Es ist die zeitsparende Alternative zum persönlichen Gespräch und bedarf weniger organisatorischem Aufwand. Vor allem, wenn Sie eine große räumliche Distanz zu überbrücken haben, beispielsweise quer durch Deutschland oder sogar über die Landesgrenzen hinaus. Da es meist kürzer ist und sich der zeitliche Rahmen sehr gut abschätzen lässt, kann es problemlos zwischen zwei Termine gelegt werden oder – falls es aus triftigen Gründen nötig sein sollte – auch kurzfristig verschoben werden.

Davon profitiert auch der Bewerber. Sollte sich bereits während des Telefoninterviews abzeichnen, dass Sie nicht zueinander passen, kann er sich gegebenenfalls eine lange Anfahrt sparen. Ebenso wird er sich in seinem häuslichen Umfeld sicherer fühlen und kann dementsprechend selbstbewusster in das Gespräch gehen.

Das Telefoninterview wird aber nur in den seltensten Fällen das persönliche Bewerbungsgespräch vollständig ersetzen. Vielmehr geht es darum, dass Sie einen ersten Eindruck über den Bewerber gewinnen: Bringt der Bewerber die nötigen Qualifikationen – die Must-Haves – mit, um dem Job gewachsen zu sein? Besonders für Berufe, die ein gewisses Maß an Kommunikationsstärke erfordern, eignen sich Telefoninterviews besonders, um den Bewerber besser einzuschätzen.

Trotzdem: Während Sie das Telefoninterview führen, können Sie sich nur ein sehr eingeschränktes Bild des Bewerbers machen. Daher ist es wichtig, standardisiert vorzugehen. Ein Leitfaden für das Telefoninterview hilft Ihnen als Personaler, mehrere Gespräche untereinander vergleichen und auswerten zu können. So müssen Sie sich nicht nur auf Ihr Bauchgefühl verlassen und können eine fundierte Entscheidung treffen, wen Sie zum persönlichen Gespräch einladen.

Leitfaden Telefoninterview

Telefoninterview: Leitfaden

Genauso wie das persönliches Vorstellungsgespräch, sollte auch das Telefoninterview gut vorbereitet sein. Denn als potentieller Arbeitgeber stehen auch Sie auf dem Prüfstand. In einem Gespräch fällt meistens schnell auf, ob sich der Gegenüber vorbereitet hat oder nicht. Das heißt, dass Sie nicht nur den Namen des Bewerbers kennen und wissen, für welche Stelle er sich interessiert, sondern auch die wichtigsten Stationen im Lebenslauf kennen. Basierend darauf können Sie im Telefoninterview Fragen stellen, die mögliche Lücken schließen – allerdings bedarf es dabei einer guten Vorbereitung. Aus diesem Grund haben wir hilfreiche Tipps und eine Checkliste zusammengestellt, wie Sie das Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber vorbereiten.

Auch wenn Sie einen Termin ausgemacht haben, kann es immer sein, dass dem Bewerber kurzfristig etwas dazwischen gekommen ist. Daher sollte zu der Begrüßung im Telefoninterview immer auch die Frage gehören, ob es gerade passend ist und gegebenenfalls müssen Sie so flexibel sein, das Gespräch zu verschieben. Damit vermeiden Sie es, den Bewerber in das Gespräch zu zwingen, obwohl er mit den Gedanken ganz woanders ist.

 

Übrigens: Wenn es nur darum geht, eine Vorauswahl zu treffen, reichen meistens um die 20 Minuten für das Gespräch.

 

Natürlich sind die Themen, über die in einem Bewerbungsgespräch gesprochen wird, relativ begrenzt. Trotzdem ist es sinnvoll, dem Gespräch direkt einen Rahmen zu geben, an dem sich der Bewerber bei seinen Antworten orientieren kann. Wie ist das Gespräch aufgebaut? Wie lange wird es etwa dauern? Welche Themen werden besprochen? Damit können Sie sowohl sich selbst als auch den Bewerber auf das Gespräch einstimmen.

Der Fokus in einem Telefoninterview sollte auf den fachlichen Qualifikationen des Bewerbers liegen, da diese objektiv bewertet werden können. Mögliche Themenfelder sind daher:

  • Motivation der Bewerbung
  • Must-Haves abklären, Fachkompetenzen
  • Fragen zum Lebenslauf
  • Kommunikationsfähigkeit, ggf. auch Fremdsprachenkenntnisse
  • Rahmenbedingungen wie Gehalt und mögliches Eintrittsdatum

Dieser Teil nimmt vermutlich die meiste Zeit des Gesprächs ein. Lassen Sie den Bewerber sich kurz vorstellen. Dann sind Sie mit Ihren Fragen dran. Da es darum geht, eine Vorauswahl zu treffen, muss es noch nicht so sehr ins Detail gehen. Viel wichtiger ist es, dass Sie mögliche Ausschlusskriterien prüfen: Passen die Qualifikationen? Sind die Must-Haves erfüllt? Entsprechen die Aufgaben den Erwartungen des Bewerbers? Wie sieht es mit der zeitlichen Verfügbarkeit des Bewerbers aus?

Fragen für das Telefoninterview

Aus diesen Themenbereichen ergeben sich Fragen für das Telefoninterview, die sich so auch in persönlichen Gesprächen finden lassen.

  • Erzählen Sie etwas über sich.
  • Können Sie mir Ihre bisherige berufliche Laufbahn kurz zusammenfassen?
  • Warum möchten Sie diesen Job?
  • Warum möchten Sie in unserem Unternehmen arbeiten?
  • Warum sind Sie der perfekte Kandidat für den Job?
  • Welche relevanten Kenntnisse und Fähigkeiten haben Sie im Studium/Praktika/vorherigen Job erlangt?
  • Welche Kenntnisse bringen Sie für die Stelle mit?
  • Könnten Sie mir zu dieser Station in Ihrem Lebenslauf noch mehr erzählen?
  • Welche Führungsstärken haben Sie – und wo können Sie sich möglicherweise noch verbessern?
  • Welche offenen Fragen haben Sie zur Stelle und den Aufgaben?

Gegen Ende des Gesprächs erzählen Sie noch ein wenig über Ihr Unternehmen, die Abteilung oder das Team, in dem der Bewerber zukünftig arbeiten wird. So können Sie dem Bewerber ein besseres Bild geben und auch nochmal die Vorzüge hervorheben, mit denen Ihr Unternehmen punktet. Im Leitfaden für das Telefoninterview darf auch nicht Raum für Fragen seitens des Bewerbers fehlen. Diese sollten Sie nach bestem Wissen und Gewissen beantworten, gegebenenfalls können Sie dies aber auch auf das persönliche Gespräch verschieben. Sind alle Fragen geklärt, erläutern Sie den weiteren Ablauf des Bewerbungsprozesses. Sie müssen natürlich noch keine verbindliche Entscheidung treffen, allerdings sollten Sie schon klar sagen, wann der Bewerber mit einer Rückmeldung rechnen kann.

Das Wichtigste nochmal auf einen Blick

Infografik Telefoninterview

 

Was Ihnen das Telefoninterview noch verrät

Ein Telefoninterview kann mehr verraten, als zunächst offensichtlich erscheint. Denn neben dem Inhalt, können auch die Stimme, Struktur der Antworten oder Nebengeräusche einiges über den Bewerber aussagen und auch Ihre Entscheidung beeinflussen. Die Stimme und Struktur der Antworten lassen auf die Kommunikationsfähigkeiten des Bewerbers schließen. Stottert oder nuschelt er, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Telefonieren nicht zu seinen Stärken gehört. Achten Sie darauf, falls das ein wichtiges Kriterium für die Stelle ist. 

Redet er um den heißen Brei herum oder sind seine Antworten unstrukturiert und durcheinander, zeugt dies von schlechter Vorbereitung und somit mangelndem Interesse. Genauso kann eine flapsige Begrüßung dafür sprechen, dass der Bewerber das Gespräch nicht ernst nimmt oder es ihm an Höflichkeit mangelt.

Nebengeräusche wiederum können ein Zeichen dafür sein, dass der Bewerber unorganisiert ist. Gerade wenn ein Termin für das Gespräch vereinbart wurde, können Sie auch erwarten, dass mögliche Störquellen beseitigt wurden. Dies sollte auch im Interesse des Bewerbers sein, da sich ein Bewerbungsgespräch in ruhiger Umgebung besser und konzentrierter führen lässt.

Und jetzt kann es losgehen!

Das Telefoninterview ist geführt, der Termin für das persönliche Gespräch steht – damit auch das reibungslos klappt und Sie eine sichere Entscheidung treffen können, haben wir einen Fragenkatalog und Leitfaden für das Bewerbungsgespräch für Sie zusammengestellt. 

Falls Sie jedoch keiner der Bewerber überzeugt, finden Sie die nächsten ganz bequem bei uns. 

Veröffentlicht am 29. November 2017, zuletzt aktualisiert am 19. July 2018

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