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Relocation: Prozess, um Mitarbeiter nach Deutschland zu holen

Unterstütze zukünftige Mitarbeiter auf dem Weg nach Deutschland

Für Unternehmen wird es immer schwieriger, gut ausgebildete Fachkräfte zu finden und langfristig an das Unternehmen zu binden. Wer über die Landesgrenzen hinaus nach Mitarbeitern Ausschau hält, erhöht die Chancen, die passenden Mitarbeiter zu finden.

Um den Übergang so angenehm und einfach wie möglich zu gestalten, kannst du zukünftige Mitarbeiter mit dem richtigen Relocation-Prozess auf dem Weg nach Deutschland unterstützen und alle Stolpersteine aus dem Weg räumen. Wie du das schaffst, erfährst du hier.

Inhalt

Relocation: Worum und wie geht es?

Relocation meint im Grunde nichts anderes als den Umzug einer Arbeitskraft in ein anderes Land. Das ist natürlich sehr einfach ausgedrückt. Ein neuer Job ist schon eine Erfahrung, die mit vielen Veränderungen einhergeht – ganz zu schweigen von einem Umzug in ein anderes Land. Beides kombiniert stellt Arbeitnehmer vor logistische und bürokratische Herausforderungen, verunsichert die einen und hindert andere daran, den Schritt wirklich zu wagen.

Mit einer organisierten Relocation nach Deutschland kannst du offene Positionen für High Potentials aus dem Ausland attraktiver machen. Das kann vor allem bei Stellen interessant sein, für die die Fachkräfte hierzulande rar sind – beispielsweise wenn es um Fachkräfte aus dem IT- oder Ingenieurbereich geht.

Je nachdem wie weit ihr neuen Mitarbeitern entgegenkommen wollt, gehört nicht nur die Unterstützung beim Umzug dazu. Typischerweise unterstützen Unternehmen bei diesen Punkten:

  • Anträge bei Behörden
  • Wohnungssuche
  • Orientierung am neuen Wohnort
  • Zuzug der Familie

Das ist keine Pflicht, aber eine gute Möglichkeit, das Unternehmen attraktiver zu machen (Stichwort Employer Branding) und dich von der Konkurrenz abzuheben. Konkrete Umsetzungsmöglichkeiten und weitere Ideen findest du weiter unten.

Grundlagen für die Relocation

Es gibt einige Variablen, deswegen ist jede Relocation etwas anders. Am Anfang steht eine zentrale Frage:

Welche Staatsangehörigkeit hat der zukünftige Arbeitnehmer?

Davon ist abhängig, 

  • ob die Berufsqualifikation in Deutschland zunächst anerkannt werden muss.
  • ob Aufenthaltstitel und/oder Arbeitserlaubnis überhaupt notwendig sind.

Arbeitskräfte aus der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und der Schweiz genießen als Unionsbürger das Recht der Arbeitnehmerfreizügigkeit. Sie können sich frei über die Grenzen hinweg bewegen und arbeiten, ohne dafür Genehmigungen einholen zu müssen. Schweizer müssen allerdings innerhalb der ersten drei Monate nach Einreise eine Aufenthaltserlaubnis beantragen, falls sie länger in Deutschland bleiben und arbeiten wollen.

Arbeitskräfte aus dem außereuropäischen Ausland (auch als Drittstaaten bezeichnet) benötigen einen Aufenthaltstitel sowie eine Arbeitserlaubnis. Der Aufenthaltstitel muss in der Regel vor der Einreise beantragt werden. Das ist etwas mehr Aufwand und kann einige Wochen bis mehrere Monate dauern. 

Anerkennung der Berufsqualifikation

Ausländische Berufsqualifikationen müssen in Deutschland generell erst anerkannt werden.

Durch die EU-Anerkennungsrichtlinie (auch für EWR/Schweiz gültig) gelten Abschlüsse, die in einem Mitgliedsstaat erworben wurden, meistens als gleichwertig. Ausnahmen bilden die sogenannten reglementierten Berufe, dazu gehören beispielsweise Ärzte und Rechtsanwälte.

Abschlüsse, die in Drittstaaten erworben wurden, müssen von der zuständigen Behörde anerkannt werden. Dabei wird festgestellt, ob und mit welchem deutschen Berufsqualifikation der Abschluss vergleichbar ist. Die Anerkennung ist wesentliche Voraussetzung, um einen Aufenthaltstitel zu beantragen.

Ob der Uniabschluss anerkannt oder einem deutschen Abschluss gleichgesetzt wird, kann über das Anabin-Portal geprüft werden. Dieses Informationsportal der Kultusministerkonferenz unterstützt Arbeitgeber und andere am Relocation-Prozess beteiligte Stellen bei der Bewertung ausländischer Abschlüsse.

Finden sich dort keine Informationen, muss eine individuelle Anerkennung bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beantragt werden.

Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis

Im Zusammenhang mit einer Relocation sind die drei wichtigsten Aufenthaltstitel:

  • Visum zur Beschäftigungseinreise
  • Aufenthaltserlaubnis
  • Blaue Karte EU

Das Visum ist zeitlich stark befristet und erlaubt keine Erwerbstätigkeit. Es ist in der Regel für bis zu sechs Monate gültig und wird meist genutzt, um vor Ort eine Aufenthaltserlaubnis oder die Blaue Karte EU zu beantragen. Die Aufenthaltserlaubnis ist besonders für Fachkräfte mit Berufsausbildung interessant, während die Blaue Karte EU für akademische Fachkräfte die bessere Variante darstellt.

Genauere Infos zu den Aufenthaltstiteln, den Unterschieden und Voraussetzungen findest du hier.

Für die Arbeitserlaubnis wird automatisch die Agentur für Arbeit einbezogen. Das kann ein langwieriger Prozess sein, den Arbeitgeber beschleunigen können: Mit der sogenannten Vorabzustimmung kannst du bei der Agentur für Arbeit schon vorher die Zustimmung beantragen. Dadurch kann der Aufenthaltstitel schneller erteilt werden. Dazu musst du lediglich Angaben zur Stelle machen und eine Anfrage auf Vorabprüfung stellen. Beide Formulare dafür findest du auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit.

Der Relocation-Prozess

Wenn du weißt, was die Ausgangssituation ist, geht es an den eigentlichen Relocation-Prozess. Hier hast du als Arbeitgeber viel Spielraum, um deinem zukünftigen Mitarbeiter entgegenzukommen – entweder indem du finanziell unterstützt, bei der Organisation hilfst oder einfach Informationen bereitstellst. Wer neu in einem Land ist und sich noch nicht mit den dortigen Gepflogenheiten auskennt, ist für jede Hilfe dankbar.

Die wichtigsten Stationen sind:

  1. Aufenthaltstitel (Visum) beantragen
  2. Umzug und Wohnungssuche
  3. Wohnsitz anmelden
  4. Krankenversicherung abschließen
  5. Aufenthaltstitel beantragen

1) Aufenthaltstitel (Visum) beantragen

Für Staatsangehörige aus Drittstaaten ist der erste Schritt, einen Aufenthaltstitel zu beantragen. Das macht der Arbeitnehmer bei der deutschen Auslandsvertretung im Heimatland – in der Regel ist das die deutsche Botschaft oder das deutsche Konsulat. Schon jetzt muss der Mitarbeiter Angaben zum Beschäftigungsverhältnis machen.

Du kannst hierbei unterstützen, indem du den Arbeitsvertrag frühzeitig übermittelst, da dieser bei Antragstellung mit abgegeben werden muss. Mitunter wird auch ein Schreiben des Arbeitgebers erwartet, das als Einladung dient und in dem Hintergründe zur Anstellung erläutert werden.

Auch wenn direkt die Blaue Karte EU beantragt wird, wird zunächst ein Visum zur Beschäftigungseinreise ausgestellt. Damit kann der Arbeitnehmer nach Deutschland kommen. Es wird dann vor Ort von der zuständigen Ausländerbehörde durch die Blaue Karte EU ersetzt.

Es gibt Ausnahmen: Staatsangehörige aus Israel, Australien, Japan, Kanada, der Republik Korea, Neuseeland und den Vereinigten Staaten von Amerika benötigen kein Visum zur Einreise. Sie können sich für bis zu drei Monate in Deutschland aufhalten und müssen in dieser Zeit einen Aufenthaltstitel beantragen.

2) Umzug und Wohnungssuche

Beim Umzug kannst du unterstützend tätig werden, indem du Sonderurlaub gewährst, dich finanziell beteiligst oder auf lokale Umzugsunternehmen verweist. 

Gerade in Großstädten ist es schwierig bis nahezu unmöglich, schnell eine bezahlbare Wohnung zu finden. Das gilt natürlich auch für Arbeitnehmer, die aus dem Ausland kommen. Um ihnen die Suche nach einer Wohnung einfacher zu machen, kannst du beispielsweise anbieten, die Übernachtungskosten im Hotel zu übernehmen.

Kommt dies häufiger vor, lohnt es sich gegebenenfalls, eine oder mehrere Wohnungen als Unternehmen anzumieten und diese neuen Mitarbeitern für die ersten Monate zur Verfügung zu stellen. Damit nimmst du ihnen eine große Last von der Schultern und sie haben Zeit, sich erstmal in der neuen Umgebung zu orientieren.

3) Wohnsitz anmelden

In Deutschland herrscht Meldepflicht. Innerhalb von zwei Wochen nach Umzug sollte man sich ummelden, was Zugezogene gegebenenfalls nicht wissen. Hier kannst du einfach auf die nächste zuständige Stelle verweisen. Notwendige Formulare dafür sind:

  • ausgefülltes Anmeldeformular (meist auf der Internetseite der zuständigen Stelle zu finden)
  • Mietvertrag / Wohnungsgeberbestätigung durch den Vermieter
  • gültiger Reisepass

4) Krankenversicherung abschließen

Für die Sozialversicherungen bist du als Arbeitgeber zuständig. Denn sobald ein Arbeitnehmer in deinem Unternehmen beschäftigt ist, musst du Beiträge in die gesetzlichen Sozialversicherungen abführen. Allerdings muss auch der neue Mitarbeiter seinen Teil dazu beitragen. Bevor du die Sozialversicherungsbeiträge zahlen kannst, muss er bei einer Krankenversicherung in Deutschland angemeldet sein.

Sollte der Mitarbeiter aus dem Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz stammen, kann er schon vorab das Formular E104 ausfüllen. Das erleichtert den Zugang zum deutschen Krankenkassensystem.

Auch in Bezug auf die Rente profitieren Mitarbeiter aus dem EWR und der Schweiz in besonderer Weise, denn mit etwas Glück können sie die bereits erworbenen Rentenansprüche mitnehmen. Sofern der neue Arbeitnehmer mindestens ein Jahr in dem EWR oder der Schweiz gearbeitet hat, kann er das Formular PD U1 ausfüllen und nahtlos an seine Rentenansprüche anknüpfen.

5) Aufenthaltstitel beantragen

Den Antrag dafür muss der Arbeitnehmer bei der zuständigen Ausländerbehörde stellen. Dazu sollten die Vorgaben zu den notwendigen Dokumenten entsprechend des Aufenthaltstitels beachtet werden.

Um die Blaue Karte EU zu beantragen sind grundsätzlich nötig:

  • Formular "Antrag auf Erteilung eines Aufenthaltstitels"
  • gültiger Pass
  • biometrisches Foto
  • Zeugnis der Berufsqualifikation, ggf. Anerkennung durch ZAB beifügen
  • Meldebescheinigung
  • Arbeitsvertrag, ggf. Berufsausübungserlaubnis (bei reglementierten Berufen)
  • Nachweis über Krankenversicherung

Relocation-Prozess: Integration in ein neues Land

Damit sich die neue Arbeitskraft schnell aufgenommen fühlt, solltest du einerseits ein ausführliches Onboarding-Programm erstellen, das die Integration im Unternehmen und Team fördert.

Andererseits gilt es aber auch ein, ein neues Land kennenzulernen. Hier kannst du helfen, indem du die Integration aktiv förderst. 

Paten

Wenn du öfter den Umzug von Arbeitnehmern aus dem Ausland planst, kannst du darüber nachdenken, ein Patenprogramm zu initiieren. Diese Paten sollen ebenfalls dazu beitragen, dass der Umzug und der Start im neuen Land so reibungslos wie möglich verläuft.

Vermutlich sind Mitarbeiter aus der HR-Abteilung als Paten gut geeignet. Denn sie sollen sich nicht nur darum kümmern, den neuen Kollegen in das Unternehmen einzuführen, sondern daneben auch Unterstützung bei administrativen Dingen (Versicherungen, Behörden) geben.

Sprachkurse

Auch dann, wenn die Firmensprache Englisch sind, existieren Sprachbarrieren außerhalb des Jobs. Denn im Laden um die Ecke wird eben nicht zwingend Englisch gesprochen. Daher kannst du dem neuen Mitarbeiter die Ankunft in Deutschland erleichtern, wenn du für ihn die Teilnahme an einem Sprachkurs organisierst und bezahlst.

Internationaler Führerschein für Deutschland

Der internationale Führerschein ist lediglich eine Bestätigung darüber, dass der Mitarbeiter in seinem Herkunftsland einen Führerschein erworben hat – mehr aber auch nicht.

Mitarbeiter, die für einen neuen Arbeitsplatz nach Deutschland kommen, müssen daher ihren Führerschein tauschen. Denn nach sechs Monaten verliert die Fahrerlaubnis aus Staaten außerhalb der EU ihre Gültigkeit. Die Konsequenz: Der Arbeitnehmer fährt ohne Führerschein und das kann teuer werden.

Daher solltest du als Arbeitgeber deinen Mitarbeiter darauf hinweisen, den Führerschein rechtzeitig in einen EU-Führerschein umzutauschen. Das kann unterschiedlich schwierig sein und hängt davon ab, in welchem Land der Mitarbeiter den Führerschein erworben hat. Erster Ansprechpartner für einen deutschen Führerschein ist die Führerscheinstelle, also entweder die Stadtverwaltung oder das Landratsamt.

Informationsmappe bereitstellen

Jedes Land hat Regelungen, die Zugezogenen schlicht nicht bekannt sind. Daher bietet es sich an, eine Mappe mit Informationen zu erstellen, die du deinen zukünftigen Mitarbeitern frühzeitig zuschicken kannst. Je nachdem an welchem Punkt die Mappe ansetzen soll, sind wesentliche Inhalte Informationen zu:

  • Genehmigungsverfahren für Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis
  • Umzug: Immobilienportale, Tipps zur Wohnungssuche
  • Meldung beim Einwohnermeldeamt / Wohnungsgeberbestätigung
  • Anmeldung Krankenkasse
  • Öffentlicher Nahverkehr
  • Bankkonto eröffnen
  • Telefon- und Internetvertrag abschließen
  • Schule und Kindergarten
  • Auto importieren und zulassen
  • Sprachschulen
  • Haftpflichtversicherung

Relocation-Service

Einige Unternehmen beauftragen sogar andere Unternehmen, deren Geschäftsmodell die Relocation ist. Sogenannte Relocation-Services kümmern sich um den gesamten Prozess.

Das kann sowohl eine Entlastung für dich als Arbeitgeber, aber vor allem auch für deinen neuen Arbeitnehmer sein. Denn gute Relocation-Services kümmern sich um alles, was anfällt. Damit kann sich der neue Arbeitnehmer voll und ganz auf die neuen Aufgaben konzentrieren.

Das ist eine echte Erleichterung, denn neben dem neuen Job muss sich der Mitarbeiter auch erst einmal an das neue Umfeld, die neue Sprache und das neue Land gewöhnen. Alles, was dazu beiträgt, diesen Prozess einfacher zu gestalten, kann letztlich ein Vorteil für dich sein. Läuft das Onboarding reibungslos ab, sind die Chancen höher, dass der Mitarbeiter deinem Unternehmen lange treu bleibt.

Veröffentlicht am 10. March 2020, zuletzt aktualisiert am 29. April 2020

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