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Probearbeiten – Rechte und Pflichten als Arbeitgeber - Campusjäger

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Probearbeiten – Rechte und Pflichten als Arbeitgeber

Das musst du am Probearbeitstag beachten

Hast du dich schon mal gefragt, wie du nach einem Bewerbungsgespräch entscheiden sollst, ob eine Bewerberin – am besten für die nächsten Jahre – zur Stelle und vor allem zum Unternehmen passt?

Schwierig, oder? Also mal ernsthaft. Die Entscheidung kann ganz schön überfordern. Sollst du dich nun auf Fakten oder dein Bauchgefühl verlassen? Genauso gehts auch der Bewerberin – für sie ist es nicht viel leichter sich “richtig” zu entscheiden.

Restzweifel werden sich wohl auch nie ganz aus dem Weg räumen lassen. Aber wenn du Bewerber zum Probearbeiten einlädst, könnt ihr beide euch zumindest schon mal ein besseres Bild machen.

Welche Rechte und Pflichten du als Arbeitgeber hast und wie du es der Bewerberin möglichst angenehmen machst, erfährst du hier.

Inhalt

Sinn und Zweck der Probearbeit

Wie schon gesagt: Das Bewerbungsgespräch allein reicht dir vielleicht nicht, um entscheiden zu können, ob die Bewerberin für die Stelle geeignet ist oder gut ins Team passt. Ein Probetag kann dir ein besseres Bild von ihren Hard und Soft Skills vermitteln. Unter anderem siehst du:

  • wie sie mit realitätsnahen Aufgaben umgeht
  • wie selbständig ihre Arbeitsweise ist
  • wie sie sich gegenüber Kollegen und Vorgesetzten verhält

Dadurch kannst du prüfen, ob sie den Anforderungen der Stelle gewachsen ist und ob der Cultural Fit passt.

Ein wenig Spielraum sei hier jedem vergönnt: Die gleiche Position in verschiedenen Unternehmen erfordert meistens doch geringfügig unterschiedliche Kenntnisse und Fähigkeiten – und wenn es nur die Software ist. Daher wird immer etwas Einarbeitungszeit notwendig sein, auch nach dem Probetag. 

Ob du die Probearbeit zusätzlich zum Bewerbungsgespräch in den Bewerbungsprozess integrierst, das Gespräch dadurch ersetzt oder das Gespräch in den Probetag verschiebst, ist dir überlassen. Wir haben uns vor einiger Zeit dazu entschieden, das Bewerbungsgespräch zu ersetzen und am Ende des Probetags in abgewandelter Form zu führen. Wie das funktioniert und worauf du noch achten kannst, erklärt dir Simon in unserem kurzen Video:

Was sagt das Arbeitsrecht zur Probearbeit?

Arbeitsrechtlich ist das Probearbeiten eine legitime Form der Personalauswahl und gilt als Einfühlungsverhältnis. Ohne den Druck und die Verpflichtungen eines richtigen Arbeitsverhältnisses hast du die Möglichkeit, die Kandidatin unverbindlich kennenzulernen und siehst, ob ihr langfristig zusammenarbeiten möchtet.

Da kein Arbeitsverhältnis besteht, hast du allerdings auch keine Weisungsbefugnis (aber natürlich dein Hausrecht). Du kannst die Bewerberin also nicht zwingen oder belangen, wenn sie Aufgaben nicht nachkommt. Alles passiert auf freiwilliger Basis – natürlich ist es aber sinnvoll, wenn sie sich an der ein oder anderen Aufgabe versucht, um das Unternehmen und die Arbeit besser kennenzulernen.

Allerdings gibt es ein paar Dinge, auf die du achten musst, damit aus der Probearbeit nicht versehentlich ein Anstellungsverhältnis wird. Dazu gehört unter anderem die Dauer des Probearbeitens, die Vergütung und die Aufgaben.

Übrigens: Probearbeit und Probezeit werden gerne synonym verwendet, meinen aber zwei unterschiedliche Dinge: Die Probearbeit geht dem Arbeitsverhältnis voraus und ist auf wenige Tage beschränkt, die Probezeit beschreibt hingegen die ersten Monate eine Arbeitsverhältnisses.

Die Ausrede, dass kein Vertrag unterschrieben wurde oder ausschließlich ein Probearbeiten vereinbart wurde, zählt nicht. Denn der Inhalt ist entscheidend: Wird die Bewerberin wie eine reguläre Mitarbeiterin behandelt, besteht ein Arbeitsverhältnis.

Das kann übrigens auch mündlich geschlossen werden, ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist nicht zwangsläufig notwendig. Genau das passiert, wenn die Grenzen des Einfühlungsverhältnisses überschritten werden: Dies wird als stillschweigender Abschluss eines Arbeitsverhältnisses gewertet. Indizien, die das Arbeitsgericht gegebenenfalls für ein Arbeitsverhältnis auslegt, sind:

  • Die Bewerberin soll am Probetag bestimmte Arbeitszeiten (und Pausenzeiten) einhalten
  • Die Bewerberin erhält eine Vergütung für die Probearbeit
  • Die Bewerberin soll Dienstkleidung tragen
  • Die Bewerberin erhält Aufgaben vom Chef, die denen regulärer Mitarbeiter gleichen
  • Die Bewerberin muss bestimmte Arbeitsorte aufsuchen

Was, wenn du versehentlich ein Arbeitsverhältnis geschlossen hast?

Falls trotz aller Bemühungen die Grenzen des Einfühlungverhältnisses überschritten wurden und dies auch vor Gericht bestätigt wurde, besteht ein Arbeitsverhältnis. Zunächst heißt das erstmal, dass die bisher geleistete Arbeit vergütet werden muss.

Zusätzlich muss – falls du das willst – das Arbeitsverhältnis ordentlich gekündigt werden. Das heißt auch, dass du die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten musst. Und auch wenn du das sofort umsetzt, musst du dich wohl auf die Zahlung von mindestens einem Monatsgehalt gefasst machen.

Muss Probearbeiten bezahlt werden?

Grundsätzlich nicht. Jedenfalls solange es sich tatsächlich um ein Probearbeiten handelt. Aber rutschtst du in ein Arbeitsverhältnis, hat die Bewerberin (bzw. dann schon Mitarbeiterin) natürlich Recht auf eine angemessene Vergütung.

Was du aber machen kannst: Der Bewerberin eine Aufwandsentschädigung bezahlen. Zum Beispiel kannst du die Fahrtkosten übernehmen oder den Zeitaufwand honorieren. Hierbei muss aber eindeutig festgehalten werden, dass es sich dabei nicht um eine Vergütung für die erbrachte Arbeitsleistung handelt. Denn dies würde wiederum für ein ordentliches Arbeitsverhältnis sprechen.

Wie lange ist Probearbeiten erlaubt?

Da Probearbeit gesetzlich eher locker gehandhabt ist, gibt es auch nicht direkt eine Vorgabe, wie lange du einen Bewerber maximal zum Probearbeiten einladen darfst. Am häufigsten kommt es aber zu einem Probearbeitstag. Oft sind auch nur einige Stunden vormittags oder nachmittags ausreichend.

Je nach Job und Branche kann es aber sein, dass dieser kurze Zeitraum nicht ausreicht, um sinnvolle Aussagen zu treffen. Beispielsweise können durch feststehende Arbeitsprozesse wesentliche Aufgaben an unterschiedlichen Tagen anfallen. Gehören diese Prozesse zum Berufsalltag der Stelle, ist es in Ordnung das Probearbeiten auf mehrere Tage auszuweiten. 

Länger als eine Woche sollte das Probearbeiten aber nicht dauern. Sonst stellt sich berechtigterweise die Frage, ob es sich nicht viel eher um ein ordentliches Arbeitsverhältnis handelt – mit den entsprechenden Konsequenzen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Daher gilt: je kürzer, desto besser.

Welche Aufgaben dürfen an einem Probetag gestellt werden?

Der Bewerberin kannst du nicht einfach die gleichen Aufgaben geben, wie deinen Mitarbeitern. Am besten hospitiert sie nur, sprich: Sie schaut sich an, wie der Arbeitsalltag bei dir aussieht.

Dabei gewinnst du aber kaum Einblicke in die Arbeitsweise der Kandidatin. Daher ist es auch in Ordnung, wenn sie kleinere Aufgaben oder Teilaufgaben selbständig übernimmt. Diese sollten aber nach Möglichkeit keine verwertbare Arbeitsleistung darstellen, denn das würde bereits wieder auf ein Arbeitsverhältnis hindeuten.

In jedem Fall sollte zu Beginn des Tages darauf hingewiesen werden, dass die Kandidatin nicht dazu verpflichtet ist, den Aufforderungen nachzukommen, sondern alles auf freiwilliger Basis tut.

Versicherungen beim Probearbeiten

Auch ein klarer Fall: Besteht kein Arbeitsverhältnis, gilt auch nicht der gesetzliche Versicherungsschutz. Stattdessen greift im Falle eines Unfalls die private Unfallversicherung der Bewerberin.

Wird aber festgestellt, dass bereits ein Arbeitsverhältnis bestand, greift zwar die gesetzliche Versicherung, allerdings musst du gegebenenfalls mit Forderungen seitens der Berufsgenossenschaft rechnen.

Ausnahme sind arbeitslose Bewerber, die arbeitssuchend gemeldet sind. Werden sie von der Agentur für Arbeit angewiesen, zum Probearbeiten zu erscheinen, besteht der gesetzliche Versicherungsschutz.

Bei Sachschäden an Firmeneigentum greift die private Haftpflichtversicherung der Bewerberin. Daher ist es gegebenenfalls in deinem Interesse, vor dem Probearbeiten zu überprüfen, ob die Kandidatin versichert ist.

Muss man das Probearbeiten anmelden?

Nein. Bewerber, die zum Probearbeiten eingeladen werden, müssen weder dem Finanzamt noch den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Das aber auch nur, solange es eben beim Probearbeiten bleibt.

Bringt ein Vertrag etwas?

Aus den bisher genannten Gründen lohnt es sich, im Vorfeld eine Vereinbarung zu erstellen. Diese kann im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung als Grundlage dienen. Denk aber daran, dass trotz dieser Vereinbarung ein Arbeitsverhältnis entstehen kann, sobald die Limitierungen überschritten werden.

Die Vereinbarung über das Probearbeiten sollte mindestens beinhalten:

  • den Namen der Kandidatin und des Unternehmens
  • den Ort und Zeitraum des Probearbeitens
  • den Ansprechpartner der Kandidatin
  • einen Hinweis darauf, dass die Kandidatin nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet ist und daher auch keine Vergütung erhält
  • Vermerk, dass das Hausrecht des Unternehmens gültig ist
  • Vermerk, dass das Probearbeiten jederzeit sowohl von der Kandidatin als auch dem Unternehmen mündlich beendet werden kann

Auch wenn dir ein Vertrag unnütz erscheint, solltest du zumindest eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben lassen. Immerhin erhält die Bewerberin Einblick in dein Unternehmen, die nicht jeder bekommt – mitunter vielleicht auch in vertrauliche Daten.

Den Probearbeitstag vorbereiten

Egal ob es sich nun um Stunden, einen oder mehrere Tage handelt: Das Probearbeiten sollte von dir genauso gut vorbereitet sein wie das Bewerbungsgespräch, damit du die knappe Zeit für das Wesentliche nutzen kannst.

Du solltest dich daher vor allem fragen, was du dir von der Bewerberin versprichst und welche Anforderungen diese mitbringen soll (Stichwort: Personalauswahl). Was erwartest du? Was soll die Bewerberin auf jeden Fall kennenlernen? Welche Kollegen sollten einbezogen werden?

In dem Rahmen kannst du dir dann auch überlegen, inwiefern du die Bewerberin in die Arbeitsprozesse einbeziehen kannst und welche kleineren Aufgaben sie selbständig erledigen kann (natürlich unter Beachtung der oben genannten Tipps).

Konkret heißt das:

  • Ernenne einen Ansprechpartner, der in dieser Zeit für die Bewerberin verantwortlich ist
  • Bereite einen Arbeitsplatz vor und lege wichtige Arbeitsmaterialien bereit
  • Erzähl deinem Team, dass eine Bewerberin vor Ort ist und stelle sie ihnen vor

Grundsätzlich solltest du das Probearbeiten als Teil eines mehrstufigen Bewerbungsprozesses sehen: Bewerbung – Vorstellungsgespräch – Probearbeiten – Einstellung. Beschäftigst du dich mit jedem dieser Schritte intensiv, erreichst du die besten Ergebnisse und kannst dich über Mitarbeiter freuen, die wirklich in dein Unternehmen passen.

Spar dir die ersten zeitintensiven Schritte und konzentrier dich auf die vielversprechendsten Bewerber. Über 110.000 Studenten und Absolventen suchen bei Campusjäger nach Jobs – wir erklären dir in 5 Minuten, wie wir dich unterstützen können.

Veröffentlicht am 11. July 2018, zuletzt aktualisiert am 26. August 2019

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