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Was ist Personalplanung? Definition, Aufgaben und Ziele [2019] - Campusjäger

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Was ist Personalplanung? Definition, Aufgaben und Ziele [2019]

Mit der richtigen Personalbedarfsplanung zu mehr Effizienz

Was tun, wenn mehr Arbeit ansteht als deine Mitarbeiter bewältigen können? Oder Prozesse automatisiert werden und sich die Abteilungen plötzlich um die Aufträge reißen?

Unternehmen entwickeln sich immer schneller und müssen flexibel auf Veränderungen reagieren. Das Problem: In die Zukunft blicken kann niemand.

Damit du zukünftigen Trends und Entwicklungen trotzdem auf Augenhöhe begegnen kannst, ist eine strategische Personalplanung wichtig. Worauf du achten musst, erfährst du in diesem Artikel.

Mit Campusjäger reagierst du flexibel auf kurzfristige Änderungen in deiner Personalplanung. Informier dich jetzt.

Inhalt

Was versteht man unter Personalplanung?

Eine einfache Definition: Die Personalplanung sorgt dafür, dass der Mitarbeiterbedarf eines Unternehmens immer optimal gedeckt ist – weder bleibt Arbeit liegen, noch langweilen sich deine Mitarbeiter.

Dazu gehört auch, das Knowhow deiner Mitarbeiter durch Fort- und Weiterbildungen auf dem aktuellsten Stand zu halten. 

Du siehst also jetzt schon, welche Vorteile du mit einer genauen Personalplanung hast:

  • Das Unternehmen läuft effizienter.
  • Es ist früh klar, wo Personal fehlt und entsprechend früh kann etwas dagegen getan werden.
  • Genauso ist früh klar, wo sich Mitarbeiter fortbilden müssen.
  • Die Personalkosten werden optimiert.

Organisatorisch fällt die Personalplanung in den Aufgabenbereich des Human Resources Management und ist zentraler Bestandteil der Unternehmensplanung. Es werden kurz-, mittel- und langfristige Personalfragen beantwortet und passende Maßnahmen ergriffen, damit das Unternehmen wirtschaftlich arbeitet

Ziele der Personalplanung

Hauptziel der Personalplanung ist es, einen idealen personellen Zustand zu erreichen, der sowohl die Unternehmensziele als auch die Mitarbeiterzufriedenheit wahrt. Da sich dieser Soll-Zustand mit dem Unternehmen mitentwickelt und laufend verändert, müssen auch die Maßnahmen stetig angepasst und neu geplant werden.

Wenn das gelingt, arbeiten nicht nur einzelne Mitarbeiter effizienter, sondern das gesamte Unternehmen.

"Aus meiner jahrelangen Erfahrung im Bereich Personalplanung habe ich gelernt, dass die Mitarbeiter die wichtigste Ressource im gesamten Prozess sind. Unternehmen profitieren bei der Integration der Mitarbeiter in den Planungsprozess von gesteigerter Motivation und weniger Personalausfällen oder Unzufriedenheit."

Michael Emaschow, Gründer & Geschäftsführer Papershift

Konkrete Ziele der Personalplanung leiten sich zum großen Teil aus dem Bedarf der einzelnen Abteilungen ab. Die genaue Zielsetzung wird zusammen mit den Abteilungsleitern und Geschäftsführern definiert. 

Die Leitfragen sind hier: 

  • Wie viel Personal und welche Qualifikationen sind nötig?
  • Welche Art Unternehmenskultur soll herrschen?
  • Wie soll sich die demographische Struktur entwickeln?
  • Welche Positionen sollen besetzt werden?
  • Setzt du eher auf langfristiges Personal oder eine hohe Fluktuation?

Aufgaben der Personalplanung

Alle Aufgaben der Mitarbeiterplanung sind darauf ausgerichtet, den aktuellen und den voraussichtlichen Personalbestand zu optimieren. Sie orientieren sich am Unternehmensziel, entsprechend setzt jedes Unternehmen einen anderen Schwerpunkt. Dabei arbeitet die Personalabteilung sowohl mit der Geschäftsführung als auch mit den Fachabteilungen zusammen.

Die strategische Personalplanung beurteilt den Ist-Zustand und leitet die nötigen Schritte ein, um den Soll-Zustand zu erreichen. Du organisierst Mitarbeiterschulungen, suchst nach neuen Mitarbeitern oder setzt vorhandenes Personal frei.

Um diese Ziele und Aufgaben zu verfolgen, gliedert sich die Personalplanung in mehrere Teilbereiche: Personalbestandsplanung, Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, Personalfreisetzungsplanung, Personaleinsatzplanung und Personalentwicklung.

Personalbestandsplanung

Die strategische Personalplanung setzt bei der Personalbestandsplanung an: Wie sieht es jetzt in deinem Unternehmen aus?

Hier spiegeln sich ganz allgemeine Fragen wider:

  • Wie viele Mitarbeiter arbeiten insgesamt im Unternehmen?
  • Wie viele Mitarbeiter arbeiten in den einzelnen Abteilungen?
  • Wie hoch ist der Altersdurchschnitt?
  • Welche Beschäftigungsverhältnisse sind vertreten (z.B. Festanstellungen, Praktikanten, Werkstudenten)?

Der Ist-Zustand ist eine wichtige Grundlage, damit du den Personalbedarf besser planen kannst. Ausgehend davon weißt du genau, an welchen Schrauben du drehen musst, um die Ziele zu erreichen.

Personalbedarfsplanung

In der Bedarfsplanung analysierst du den Soll-Zustand deines Unternehmens:

Wie viele Mitarbeiter werden in sechs Monaten, einem Jahr oder fünf Jahren in den einzelnen Bereichen gebraucht. Und was müssen sie können, damit immer genug Arbeitskräfte bereitstehen, um die Unternehmensziele zu erreichen?

Dazu schätzt du sowohl quantitative als auch qualitative Veränderungen ab.

Ja, du musst ein bisschen schätzen. Gerade Abgänge lassen sich nicht immer exakt vorhersagen und je länger der Planungszeitraum ist, desto schwieriger wird es. Daher wird in diesem Fall meist mit Erfahrungswerten und festgelegten Raten gearbeitet. 

Mögliche Gründe für geplante und ungeplante Abgänge sind beispielsweise:

Zugänge lassen sich besser planen und kommen selten überraschend.

  • Leiharbeiter
  • Rückkehr von Mitarbeitern aus Mutterschutz, Elternzeit, Langzeitbeurlaubungen, Krankenstand etc.
  • Arbeitsbeginn von neuen Mitarbeitern
  • Weiterbeschäftigung von Auszubildenden, Praktikanten, Werkstudenten etc.
  • Zugänge durch Versetzungen aus anderen Abteilungen/Standorten

Die quantitative Personalbedarfsplanung kann in den sogenannten Bruttopersonalbedarf und den Nettopersonalbedarf unterteilt werden. 

Der Bruttopersonalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter du brauchst, um die Arbeit bewältigen zu können. Hier sind auch schon Mitarbeiter als Reserve eingeplant, um beispielsweise Krankheitsfälle und Urlaub ausgleichen zu können.

Der Nettopersonalbedarf ergibt sich aus der Differenz zwischen aktuellem Personalbestand und Bruttopersonalbedarf.

Und so berechnest du ganz einfach den Personalbedarf zu einem beliebigen Zeitpunkt: 

Nettopersonalbedarf = (Bruttopersonalbedarf + Abgänge - Zugänge) - Personalbestand

Ausgehend vom Nettopersonalbedarf ergeben sich drei mögliche Konsequenzen:

  • Unterdeckung: Du musst Mitarbeiter einstellen.
  • Überdeckung: Du musst Mitarbeiter freisetzen.
  • Deckung: Es passt alles, wie es ist und du musst nichts tun.

Kleines Beispiel: Ihr seid 120 Mitarbeiter. Du bist gerade an neuen Kunden dran und brauchst in sechs Monaten insgesamt 140 Mitarbeiter, um die neuen Projekte zu stemmen. Um kurzfristige Ausfälle zu kompensieren, rechnest du mit 5 zusätzlichen Mitarbeitern als Reserve.

Es steht fest, dass in der Zeit 2 Mitarbeiter in Elternzeit gehen, 3 gekündigt haben und du 2 entlassen musstest. Aber es haben auch schon 2 neue Mitarbeiter ihren Vertrag unterschrieben und fangen bald an.

Bruttopersonalbedarf: 145
Abgänge: 7
Zugänge: 2
Personalbestand: 120

Daraus ergibt sich ein Nettopersonalbedarf von (145 + 7 - 2) - 120 = 30.

Ihr müsst also im nächsten halben Jahr 30 Mitarbeiter einstellen. Sportlich!

Das war der quantitative Teil. Der qualitative Teil ist glücklicherweise sehr ähnlich, lässt sich aber natürlich nicht so gut in Zahlen ausdrücken.

Es gibt einen Soll-Zustand: Ein Unternehmen hat Ziele, aus diesen Zielen ergeben sich nötige Aufgaben, aus den Aufgaben ergibt sich das Anforderungsprofil. Es beschreibt, was jemand in einer bestimmten Position können muss.

Hier zeigen wir dir, wie du ein möglichst genaues Anforderungsprofil erstellst.

Auf dieser Grundlage kannst du gezielt Bewerber auswählen, die die nötigen Fähigkeiten und Qualifikationen mitbringen. Oder du schaust, ob es sich lohnt, Mitarbeiter aus anderen Bereichen fort-/weiterzubilden. Hier spielt dann wieder die Personalentwicklung eine Rolle, auf die wir später noch kommen werden.

Und das wars mit der qualitativen Personalbedarfsplanung. Weiter gehts mit der Personalbeschaffung.

Personalbeschaffung

Ergibt die Personalbedarfsplanung, dass du mehr Mitarbeiter brauchst, geht es an die Personalbeschaffung. Diese wird oft auch als Personalrekrutierung, Personalgewinnung, Recruiting oder, falls du auch online suchst, E-Recruiting bezeichnet. Freie Stellen kannst du extern oder intern neu besetzen. 

Die interne Neubesetzung von Arbeitsplätzen mit geeignetem Personal ist meist günstiger und kurzfristig realisierbar. Aber deine Auswahl ist in diesem Fall natürlich auch eingeschränkt und möglicherweise fehlts dann am anderen Ende. 

In diesem Fall wirst du außerhalb des Unternehmens nach neuen Mitarbeitern suchen müssen (vielleicht sogar auch außerhalb Deutschlands). Zur Personalbeschaffung gehört daher der gesamte Recrutingprozess: Anforderungsprofil und Stellenangebot erstellen, geeignete Bewerber identifizieren, diese an das Unternehmen binden und einarbeiten.

Das alles klingt einfacher, als es letztlich ist. Heutzutage kämpfen nicht mehr die Bewerber um Jobs, sondern die Unternehmen um Bewerber. Ein Stellenangebot auf der Webseite zu veröffentlichen reicht selten aus. Stattdessen ist die Suche nach Mitarbeitern komplexer denn je.

Aus diesem Grund beschäftigen sich viele Personalabteilungen heutzutage mit den Themen Arbeitgeberattraktivität und Active Sourcing.

Personalfreisetzungsplanung

Kein leichtes Thema, aber auch das kann nötig sein. Werden Prozesse automatisiert, Abteilungen umstrukturiert oder bleiben Aufträge aus, hast du möglicherweise mehr Personal als du brauchst. Die Personalfreisetzungsplanung bereitet dich auf so eine Situation vor.

Die offensichtliche Lösung ist offensichtlich unangenehm und es gibt Alternativen, um Personalüberdeckung zu kompensieren:

  • interner Positionswechsel
  • die Arbeitszeit verkürzen
  • Überstunden abbauen
  • Kurzarbeit anmelden
  • Frühverrentung

Manchmal gibt es aber keine andere Möglichkeit, als Mitarbeitern zu kündigen. Worauf du dabei achten musst, erfährst du in unserem Artikel zum Thema Kündigung. Eine vorausschauende Personalplanung hilft dir, das zu vermeiden, indem es gar nicht erst zu einem Personalüberhang kommt.

Personaleinsatzplanung

In der Einsatzplanung werden die Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten verteilt und eingesetzt. Die Personaleinsatzplanung schätzt anhand unternehmerischer Vorgaben die erforderlichen Kapazitäten ein und sorgt dafür, dass jeder Abteilung stets genügend Mitarbeiter mit passenden Qualifikationen zur Verfügung stehen.

Keine leichte Aufgabe, da die anfallende Arbeit in den meisten Unternehmen nicht konstant bleibt:

  • Kundenansturm im Einzelhandel
  • Bettenbelegung im Krankenhaus
  • Anrufaufkommen im Call Center
  • schwankende Auftragsmenge in der Industrie
  • beliebte Urlaubszeiten

Du siehst, Arbeitsspitzen gibt es je nach Betrieb innerhalb eines Tages, einer Woche und/oder eines Jahres.

Um solche Schwankungen abfangen zu können, setzt sich die Einsatzplanung auch mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen auseinander und wählt das passendste aus. So können für diese Fälle beispielsweise flexible Arbeitszeiten für Arbeitgeber interessant sein.

Die Berufserfahrung der Mitarbeiter und altersbedingte Einschränkungen werden ebenso im Auge behalten.

Aber auch das wars noch nicht. Die Personaleinsatzplanung beachtet zudem Gesetze, tarifliche sowie betriebliche Vereinbarungen und orientiert sich an individuellen Kriterien, wie Arbeitszeitwünschen.

Personalentwicklung

Aufgaben und Anforderungen verändern sich stetig. Und deine Mitarbeiter sollen immer passend qualifiziert sein. Die strategische Personalplanung umfasst somit nicht nur die Ausbildung neuer Mitarbeiter, sondern auch die Weiterbildung bestehender Mitarbeiter auf fachlicher und persönlicher Ebene.

Das beginnt bereits mit dem richtigen Auswahlprozess – wer unmotivierte Mitarbeiter einstellt, braucht sich nicht wundern, wenn sie nichts lernen wollen.

Berufsbegleitende Weiterbildung erfolgt je nach vorhandenen Ressourcen und Anforderungen firmenintern oder in externen Schulungen. 

Externe Spezialisten und Schulungseinrichtungen sind nicht automatisch die bessere Lösung. Stattdessen solltest du schauen, welche Fähigkeiten schon im Team vorhanden sind und wie du dieses Wissen anderen zugänglich machen kannst. 

Dazu eignen sich beispielsweise Learning Meetings, in denen sich Mitarbeiter über fachliche Themen und neu errungenes Wissen austauschen können.

Oder du stellst Ressourcen bereit, die deine Mitarbeiter nach Belieben nutzen können: Bau eine Bibliothek mit Fachbüchern auf, mach ihnen Tools wie Udemy und Blinkist zugänglich. Dank der Digitalisierung sind die Möglichkeiten hier nahezu unbegrenzt.

Personalkosten

Weißt du spontan, wie viel alle Mitarbeiter deines Unternehmens kosten – nur so ungefähr?

Das Personal ist eine der höchsten Kostenstellen eines Unternehmens. Grob lassen sich die Kosten pro Mitarbeiter in direkte Personalkosten und indirekte Personalkosten unterteilen.

Was fällt unter die direkten Personalkosten?

Alles, was eben direkt mit dem Mitarbeiter zu tun hat:

  • ganz klar: monatliches Bruttogehalt
  • Beiträge zur Sozialversicherung: Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung
  • Boni: Gewinnbeteiligung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, 13. Gehalt
  • Beiträge zur Berufsgenossenschaft
  • Fort- und Weiterbildungskosten
  • Reise- und Bewirtungskosten
  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Was fällt unter die indirekten Personalkosten?

Indirekte Kosten sind etwas schwieriger, weil sie sich manchmal verstecken und zwischen einzelnen Stellen deutlich variieren können. Zum Beispiel bekommt (wahrscheinlich) nicht jeder Mitarbeiter einen Firmenwagen. Und wurde dein neuer Mitarbeiter über Active Sourcing gefunden, hat das eventuell einige Stunden der Recruiting-Abteilung gekostet. Deswegen ist unsere Liste nicht vollständig, gibt dir aber eine Idee davon, wo sich zusätzliche Kosten verstecken können:

  • Kosten für Arbeitsmaterialien: z.B. PC, Schreibtisch und Handy
  • Miete und Nebenkosten für das Büro
  • Firmenwagen
  • Mitarbeiterkosten von HR & Recruiting

Individuelle Personalplanung

Was im Großen gilt, gilt auch im Kleinen – hier betrifft es dann eben einen einzelnen Mitarbeiter. Drei wesentliche Aspekte sind die Einarbeitungsphase, die Karriereplanung und die Nachfolgeplanung.

Onboarding-Prozess

Die individuelle Personalplanung fängt beim richtigen Onboarding-Prozess an. In dieser Zeit prägst du neue Mitarbeiter und kannst Grundsteine für ihre Entwicklung legen. Je besser das Onboarding strukturiert ist, desto schneller können sich neue und bestehende Mitarbeiter wieder ihren Aufgaben widmen.

Karriereplanung

Mitarbeiter bleiben selten in ein und derselben Position. Aufgaben verändern sich, Beförderungen stehen an oder sie haben sich langsam in einen ganz anderen Bereich entwickelt. 

Wichtig ist es, darüber zu sprechen. Wohin soll es gehen und welche Fähigkeiten sind dafür notwendig? Gemeinsam könnt ihr festlegen, wie ihr dort hinkommt.

Nachfolgeplanung

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird gerne vergessen. Bis es dann so weit ist.  Durch Kündigungsfristen lässt sich die Übergabe in der Regel zumindest einige Wochen im Voraus planen. Hier geht es vor allem darum, wie das Expertenwissen des Mitarbeiter gesichert werden kann.

Es sollte auf jeden Fall eine detaillierte Übergabe mit schriftlichem Protokoll erfolgen. Das kann mit dir passieren oder mit Kollegen, die sich erstmal um die übrig bleibenden Aufgaben kümmern sollen.

Im besten Fall gibt es schon eine Nachfolge und ihr plant eine zeitliche Überschneidung beider Mitarbeiter ein. So kann der ausscheidende Mitarbeiter den neuen Mitarbeiter einlernen und sein Knowhow weitergeben.

Rechtliche Aspekte und Einschränkungen

Arbeitgeber sind ihren Mitarbeitern gegenüber verpflichtet, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Gerade in Deutschland wirkt sich das unter anderem durch Gesetze zu Arbeitsschutz und Arbeitszeit auch auf die Personalplanung aus.

Daher ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiterplanung auch an rechtlichen Aspekten orientiert. Bestimmungen zu Arbeitszeit, Arbeitnehmermitbestimmung oder Kündigungsschutz sollten in deine Pläne und Ziele einfließen.

Außer Arbeitsschutzgesetz und Betriebsverfassungsgesetz gilt es sich mit Details im Arbeitszeitgesetz und Kündigungsschutzgesetz vertraut zu machen und unter anderem das Mutterschutzgesetz sowie das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz zu beachten.

Durch diese Vorgaben bist du als Unternehmen zwar in deiner Handlungsfreiheit eingeschränkt. Du gewinnst aber dadurch, dass deine Mitarbeiter eine hohe Stabilität genießen und sich dies in einer guten Arbeitsatmosphäre äußert.

Zukunftssicheres Planen

Die Einführung einer Mitarbeiterplanung stellt eine sichere Investition für die Zukunft dar. Auf einem Arbeitsmarkt, dessen Bedarf an qualifizierten Arbeitskräften stetig zunimmt, ist vorausschauendes Handeln wichtig.

Mit Campusjäger findest du Unterstützung: Veröffentlichst du dein Stellenangebot auf Campusjäger, wird es automatisch auf bis zu 1.300 Kanälen verbreitet – von großen Jobbörsen wie StepStone und Monster bis hin zu fachspezifischen Portalen.

Du willst schnell wissen, ob der Bewerber zu dir passt? Mit drei individuellen Fragen musst du nicht mehr hunderte Anschreiben lesen, sondern kannst dich direkt auf das Wichtige konzentrieren. Die Bewerber kannst du zentral bei Campusjäger einsehen und zum Vorstellungsgespräch einladen – fertig.

Veröffentlicht am 05. April 2018, zuletzt aktualisiert am 22. August 2019

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