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Was ist Personalplanung: Aufgaben und Ziele

Mit der richtigen Mitarbeiterplanung zu mehr Effizienz

Was tun, wenn mehr Arbeit ansteht als Ihre Mitarbeiter bewältigen können? Oder Prozesse automatisiert werden und sich die Abteilungen plötzlich um die Aufträge reißen? 

Unternehmen entwickeln sich immer schneller und müssen flexibel auf Veränderungen reagieren. Das Problem: In die Zukunft blicken kann niemand. Damit Sie zukünftigen Trends und Entwicklungen trotzdem auf Augenhöhe begegnen können, ist eine strategische Personalplanung wichtig.

Inhalt

Was versteht man unter Personalplanung?

Kurz gesagt: Die Personalplanung sorgt dafür, dass der Mitarbeiterbedarf eines Unternehmens immer optimal gedeckt ist – weder bleibt Arbeit liegen, noch langweilen sich Ihre Mitarbeiter. Dazu gehört auch, das Knowhow Ihrer Mitarbeiter durch Fort- und Weiterbildungen auf dem aktuellsten Stand zu halten. 

Organisatorisch fällt die Personalplanung in den Aufgabenbereich des Human Resources Management und ist zentraler Bestandteil der Unternehmensplanung. Es werden kurz-, mittel- und langfristige Personalfragen beantwortet und passende Maßnahmen ergriffen, damit das Unternehmen wirtschaftlich arbeiten kann. 

Ziele und Aufgaben der Personalplanung

Es soll ein idealer personeller Zustand erreicht werden, der sowohl die Unternehmensziele als auch die Mitarbeiterzufriedenheit wahrt. Da sich dieser Soll-Zustand mit dem Unternehmen mitentwickelt und laufend verändert, müssen auch die Maßnahmen stetig angepasst und neu geplant werden. Wenn das gelingt, arbeiten nicht nur Mitarbeiter effizienter und produktiver, sondern das gesamte Unternehmen.

 

"Aus meiner jahrelangen Erfahrung im Bereich Personalplanung habe ich gelernt, dass der Mitarbeiter die wichtigste Ressource im gesamten Prozess ist. Unternehmen profitieren bei der Integration des Mitarbeiters in den Planungsprozess von gesteigerter Motivation und weniger Personalausfällen oder Unzufriedenheit."

Michael Emaschow, Gründer & Geschäftsführer Papershift

 

Konkrete Ziele der Personalplanung leiten sich zum großen Teil aus dem Bedarf der einzelnen Abteilungen ab: Wie viel Personal und welche Qualifikationen sind nötig? Die genaue Zielsetzung wird zusammen mit den Abteilungsleitern und Geschäftsführern definiert. Einen weiteren großen Einfluss übt die (gewünschte) Unternehmenskultur aus. Wie soll sich die demographische Struktur entwickeln, welche Werte vertritt Ihr Unternehmen, setzen Sie eher auf langfristiges Personal oder eine hohe Fluktuation?

Alle Aufgaben der Mitarbeiterplanung sind darauf ausgerichtet, den aktuellen und den voraussichtlichen Personalbestand zu optimieren. Sie ordnen sich dem Unternehmensziel unter, dementsprechend setzt jedes Unternehmen einen anderen Schwerpunkt. Dabei arbeitet die Personalabteilung sowohl mit der Geschäftsführung als auch mit den Fachabteilungen zusammen. Die strategische Personalplanung beurteilt den Ist-Zustand und leitet Schritte ein, um den Soll-Zustand zu erreichen. Sie organisieren Mitarbeiterschulungen und fassen die Aufnahme neuer Mitarbeiter oder die Freisetzung vorhandenen Personals ins Auge.

Um diese Ziele und Aufgaben zu verfolgen, gliedert sich die Personalplanung in mehrere Teilbereiche.

Personalbestandsplanung

Die strategische Personalplanung setzt bei der Personalbestandsplanung an: Wie sieht es jetzt in Ihrem Unternehmen aus und wie wird es in sechs Monate, einem Jahr oder fünf Jahren aussehen? Dazu schätzen Sie sowohl quantitative als auch qualitative Veränderungen ab.

Wie gesagt: Sie müssen schätzen. Gerade Abgänge lassen sich nicht exakt vorhersagen und je länger der Planungszeitraum ist, desto schwieriger wird es. Daher wird in diesem Fall meist mit Erfahrungswerten und festgelegten Raten gearbeitet. 

Mögliche Gründe für geplante und ungeplante Abgänge sind beispielsweise:

  • Kündigungen
  • Antritt von Pensionen
  • Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitern
  • Beginn von Mutterschutz oder Elternzeit
  • Versetzungen
  • Todesfälle

Zugänge lassen sich in der Regel besser planen und kommen selten überraschend.

  • Leiharbeiter
  • Rückkehr von Mitarbeitern aus Mutterschutz, Elternzeit, Langzeitbeurlaubungen,
  • Krankenstand, etc.
  • Arbeitsbeginn von neuen, bereits eingestellten Mitarbeitern
  • anschließende Beschäftigung von Auszubildenden
  • Zugänge durch Versetzungen aus anderen Abteilungen beziehungsweise Standorten

Und so berechnen Sie ganz einfach den Personalbestand in einem beliebigen Zeitraum: 

zu erwartender Personalbestand = aktueller Personalbestand - geplante/ungeplante Abgänge + geplante/ungeplante Zugänge

Der Personalbestand ist eine wichtige Grundlage, damit Sie den Personalbedarf besser planen können.

Personalbedarfsplanung

In der Bedarfsplanung analysieren Sie, wie viele Mitarbeiter in den einzelnen Bereichen gebraucht werden und was sie können müssen – der Soll-Zustand Ihres Unternehmens. Auch in diesem Fall wagen Sie einen Blick in die Zukunft, damit Sie auf Veränderungen früh reagieren können. Ausgehend von der Bestandsplanung ergeben sich vier mögliche Konsequenzen: Sie müssen Mitarbeiter einstellen, Sie müssen Mitarbeiter freisetzen, Ihre Mitarbeiter müssen zusätzliche Qualifikationen erlernen oder es passt alles wie es ist.

Personalbeschaffung We are hiring

Personalbeschaffung

Ergibt die Bedarfsplanung, dass Sie mehr Mitarbeiter brauchen, geht es an die Personalbeschaffung. Diese wird oft auch als Recruiting, Personalrekrutierung oder Personalgewinnung bezeichnet. Freie Stellen können Sie extern oder intern neu besetzen. 

Die interne Neubesetzung von Arbeitsplätzen mit geeignetem Personal ist meist günstiger und kurzfristig realisierbar. Aber Ihre Auswahl ist in diesem Fall natürlich auch eingeschränkt und möglicherweise fehlt’s dann am anderen Ende. 

In diesem Fall werden Sie nicht drum herumkommen, außerhalb des Unternehmens nach neuen Mitarbeitern zu suchen (vielleicht sogar auch außerhalb Deutschlands). Zur Personalbeschaffung gehört daher der gesamte Recrutingprozess: Anforderungsprofil und Stellenangebot erstellen, geeignete Bewerber identifizieren, diese an das Unternehmen binden und einarbeiten.

 

Falls Sie erfahren wollen, wie Sie mit Ihrem Stellenangebot mehr und vor allem die richtigen Bewerber erreichen, schauen Sie mal hier rein: "Die perfekte Stellenanzeige schreiben – Tipps und Beispiele"

 

Das alles klingt einfacher, als es letztlich ist. Heutzutage kämpfen nicht mehr die Bewerber um Jobs, sondern die Unternehmen um Bewerber. Ein Stellenangebot auf der Webseite zu veröffentlichen reicht selten aus. Stattdessen ist die Suche nach Mitarbeitern komplexer denn je. Aus diesem Grund beschäftigen sich viele Personalabteilungen heutzutage mit den Themen Arbeitgeberattraktivität und Active Sourcing.

Personalfreisetzungsplanung

Kein leichtes Thema, aber auch das kann nötig sein. Werden Prozesse automatisiert, bleiben Aufträge aus oder strukturieren Sie Abteilungen um, haben Sie möglicherweise mehr Personal als Sie brauchen. Die Personalfreisetzungsplanung bereitet Sie auf so eine Situation vor. 

Die offensichtliche Lösung ist offensichtlich unangenehm und es gibt Alternativen, um Personalüberhang zu senken:

  • interner Positionswechsel
  • die Arbeitszeit verkürzen
  • Überstunden abbauen
  • Kurzarbeit anmelden
  • Frühverrentung

In anderen Fällen gibt es aber keine andere Möglichkeit, als Mitarbeitern zu kündigen. Worauf Sie dabei achten müssen, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema Kündigung. Eine vorausschauende Personalplanung hilft Ihnen, das zu vermeiden, indem es gar nicht erst zu einem Personalüberhang kommt.

Personaleinsatzplanung

In der Einsatzplanung werden die Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten verteilt und eingesetzt. Die Personaleinsatzplanung schätzt anhand unternehmerischer Vorgaben die erforderlichen Kapazitäten ein und sorgt dafür, dass jeder Abteilung stets genügend Mitarbeiter mit passenden Qualifikationen zur Verfügung stehen. 

Keine leichte Aufgabe, da die anfallende Arbeit in den meisten Unternehmen nicht konstant bleibt:

  • Kundenansturm im Einzelhandel
  • Bettenbelegung im Krankenhaus
  • Anrufaufkommen im Call Center
  • schwankende Auftragsmenge in der Industrie
  • beliebte Urlaubszeiten

Um solche Schwankungen abfangen zu können, setzt sich die Einsatzplanung auch mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen auseinander und wählt das passendste aus. So können für diese Fälle beispielsweise flexible Arbeitszeiten für Arbeitgeber interessant sein. Die Berufserfahrung der Mitarbeiter und altersbedingte Einschränkungen werden ebenso im Auge behalten. Aber das war’s noch nicht. Die Personaleinsatzplanung beachtet zudem Gesetze, tarifliche sowie betriebliche Vereinbarungen und orientiert sich an individuellen Kriterien, wie Arbeitszeitwünsche.  

Personalentwicklung

Aufgaben und Anforderungen verändern sich stetig. Daher wollen Sie, dass Ihre Mitarbeiter möglichst hochqualifiziert sind. Die strategische Personalplanung umfasst somit auch die Ausbildung neuer Mitarbeiter, genauso wie die Weiterbildung bestehender Mitarbeiter auf fachlicher und persönlicher Ebene. Das beginnt bereits mit dem richtigen Onboarding-Prozess – in dieser Zeit prägen Sie neue Mitarbeiter und können Grundsteine für ihre Entwicklung legen.

Berufsbegleitende Weiterbildung erfolgt je nach vorhandenen Ressourcen firmenintern oder in externen Schulungen. Gerade kleinen und mittleren Unternehmen fehlt oft die nötige Infrastruktur für eine professionelle Personalentwicklung. So wird in KMUs sowohl in der Personalentwicklungsplanung als auch bei der Durchführung von Workshops in vielen Fällen auf die Unterstützung externer Spezialisten und Schulungseinrichtungen zurückgegriffen.

Personalentwicklung Mann mit Glühbirne

Rechtliche Aspekte und Einschränkungen

Arbeitgeber sind ihren Mitarbeitern gegenüber verpflichtet, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Gerade in Deutschland wirkt sich das unter anderem durch Gesetze zu Arbeitsschutz und Arbeitszeit auch auf die Personalplanung aus.

Daher ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiterplanung auch an rechtlichen Aspekten orientiert. Bestimmungen zu Arbeitszeit, Arbeitnehmermitbestimmung oder Kündigungsschutz fließen in Ihre Pläne und Ziele ein. Außer Arbeitsschutzgesetz und Betriebsverfassungsgesetz gilt es sich mit Details im Arbeitszeitgesetz und Kündigungsschutzgesetz vertraut zu machen und unter anderem Mutterschutzgesetz sowie Arbeitnehmerüberlassungsgesetz zu beachten. 

Durch diese Vorgaben sind Sie als Unternehmen zwar in ihrer Handlungsfreiheit eingeschränkt. Sie gewinnen aber dadurch, dass Ihre Mitarbeiter eine hohe Stabilität genießen und sich dies in einer guten Arbeitsatmosphäre äußert.

Zukunftssicheres Planen

Langfristige, strategische Personalplanung in kleinen und mittleren Unternehmen ist mit organisatorischem Aufwand verbunden. Vor allem zu Beginn kann sich die Arbeit an planerischen Vorkehrungen recht ressourcenintensiv auswirken. 

Nichtsdestotrotz – die Einführung einer Mitarbeiterplanung stellt eine sichere Investition für die Zukunft dar. Auf einem Arbeitsmarkt, dessen Bedarf an qualifizierten Arbeitskräften stetig zunimmt, ist vorausschauendes Handeln wichtig.

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Veröffentlicht am 05. April 2018, zuletzt aktualisiert am 11. July 2018

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