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Personalauswahl: Wie Sie das richtige Personal auswählen

Definition, Instrumente & Prozess

Die Personalauswahl ist ein zentrales Element der Personalbeschaffung (Stichwort: Recruiting) und sollte nicht ohne fundiertes Knowhow vorgenommen werden. Wir sprechen aus Erfahrung, wenn wir sagen, dass hierbei besonders für kleine Unternehmen viel auf dem Spiel steht. Jede falsch besetzte Stelle kann Ihrem Unternehmen das Genick brechen.

Es gilt: Augen auf bei der Personal(aus)wahl!

Personal auszuwählen und offene Stellen zu besetzen, sei das mit internen oder externen Ressourcen, ist eine Sache für Profis. Denn Sie wollen doch vor allem eins: möglichst effizient den richtigen Kandidaten finden und die Stelle optimal besetzen. Dafür brauchen Sie fundiertes Wissen, mit welchen Verfahren und Instrumenten Sie das am besten anstellen. Und das finden Sie hier:

Inhalt

Was ist Personalauswahl?

Unter Personalauswahl (oder auch Personalselektion) ist die Auswahl von Personal für eine neu entstandene oder frei gewordene Stelle zu verstehen. Sie müssen darüber entscheiden, welche Anforderungen Sie an die jeweilige Person stellen, um eine offene Stelle optimal zu besetzen. Zusätzlich müssen Sie die Kandidaten dahingehend prüfen, dass diese die Anforderungen der offenen Stelle bestmöglich erfüllen.

Das hört sich einfacher an als es ist.

Die fachlichen und persönlichen Qualitäten abzufragen und möglichst frei von subjektiven Eindrücken zu erfassen, stellt eine echte Herausforderung dar. Wie aussagekräftig sind die angegebenen Fähigkeiten und Fertigkeiten? Passt der Charakter ins Team oder ist die Person einfach nur sympathisch? Inwiefern eignet sich die Person für die offene Stelle im Gesamtpaket?

Um die Personalauswahlverfahren möglichst fair zu gestalten, sollten Sie daher in einem ersten Schritt ein Anforderungsprofil mit Kriterien zur Personalauswahl erstellen.

Ein Anforderungsprofil erstellen

Basierend auf Ihrer Stellenbeschreibung erstellen Sie Ihr Anforderungsprofil für die jeweilige Stelle. Die Qualifikationen und Aufgaben haben Sie dort bereits festgelegt. Vielleicht haben Sie in Ihrer Stellenbeschreibungen sogar schon einzelne Anforderungen genannt, um die Qualifikationen und Aufgaben bestmöglich zu erfüllen.

 

Ihre Zeit reicht nicht um sich intensiv mit den Aufgaben und Verantwortlichkeiten für einzelne Fachbereiche auseinanderzusetzen? Unsere Stellenbeschreibungsmuster helfen Ihnen dabei Zeit zu sparen. Hier geht's zu den vorformulierten Mustern.

 

Mit den geforderten Anforderungen für die Stelle sollten Sie sich dagegen wirklich gründlich auseinandersetzen. Das Anforderungsprofil bildet die Basis für alle nachfolgenden Auswahlprozesse und sollte deshalb so detailliert wie nur möglich ausfallen.

Kriterien der Personalauswahl

Als Personaler versuchen Sie die Anforderungen der Stelle bestmöglich mit einem Bündel an Merkmalen des jeweiligen Kandidaten zu matchen. Dies geschieht in der Regel über festgelegte Merkmale oder Kriterien innerhalb der einzelnen Anforderungsdimensionen. Anforderungen bestehen zum einen durch die offene Stelle. Diese sollte von den jeweiligen Kandidaten bestmöglich erfüllt werden.

Anforderungen an die Stelle + Qualifikationen, Fähigkeiten, Fertigkeiten des Kandidaten = neue Besetzung der Stelle <3

Gleichzeitig sollten Sie auch einschätzen wie die persönlichen Motive, Werte und Interessen des Kandidaten mit der offenen Stelle erfüllt werden können. Nur so steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich das neue Personal langfristig an Ihr Unternehmen bindet.

Motive, Werte und Interessen des Kandidaten + Aufgaben und Grad der Verantwortung der Stelle = erhöhte Zufriedenheit am Arbeitsplatz <3

Hintergrundwissen: Zentrale persönliche Bedürfnisse liegen in den psychologischen Motiven “Leistung”, “Macht” und “Zugehörigkeit”. Hierbei verfügt jeder Mensch über eine individuelle Ausprägung der drei Motive. Werden diese im Job berücksichtigt, steigt die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Für Ihr Unternehmen ist es zudem auch wichtig zu wissen, wie sich die jeweiligen Kandidaten weiterentwickeln wollen und ob das mit Ihrer Personalplanung und -entwicklung übereinstimmt. Nur so können Sie sichergehen, dass die Stelle möglichst langfristig besetzt wird und sich damit Kosten sparen lassen.

Kriterien der Personalauswahl werden demnach in mehrere Dimensionen aufgeteilt:

 

Anforderungen Passung Kriterien
Tätigkeit Qualifikation
  • Fachwissen
  • Fachkompetenz
  • Intelligenz
  • Handlungskompetenz
  • Problemlösefähigkeit
  • Sozialkompetenz
Persönliche Zufriedenheit Bedürfnisse
  • Motivation (Macht, Leistung, Dazugehörigkeit)
  • Interessen
  • Werte
Entwicklung Potenzial
  • Leistungspotenzial
  • Lernbereitschaft
  • Lernfähigkeit
  • soziale Kompenetz
  • Selbstvertrauen

 

Sie können die Anforderungen auch visuell darstellen, um diese leichter zugänglich zu machen. So lassen sich die Kompetenzen auch für Sie während der Personalauswahl schneller abgleichen.

Haben Sie die Kriterien in den einzelnen Anforderungsdimensionen festgelegt, müssen Sie diese nur noch erfassen und messen. Das geht mit klassischen Instrumenten der Personalauswahl wie etwa der Dokumentenanalyse, verschiedenen Interviewformen oder eignungsdiagnostischen Verfahren.

Instrumente der Personalauswahl

Laufen Ihre Recruitingmaßnahmen – wie Ihre Stellenanzeigen – erfolgreich an, bekommen Sie eine Masse an Bewerbungen. Erfüllen mehrere Personen die Anforderungen, die Sie für die neue Position festgelegt haben, müssen Sie nun herausfinden, welcher Kandidat am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Es findet eine etappenweise Selektion statt.

Dokumentenanalyse

Indem Sie die Bewerbungsunterlagen sichten und analysieren, gleichen Sie vor allem fachliche Qualifikationen und Fertigkeiten mit dem Anforderungsprofil ab. Verlangen Sie neben dem Lebenslauf und Praktikumszeugnissen auch noch ein Motivationsschreiben, können Sie neben Hard-Skills auch die persönlichen Motive und Interessen ableiten.

Tipp: Sie haben eigentlich kaum Zeit, sich mit den Unterlagen auseinanderzusetzen? Dann überlegen Sie sich im Voraus genau, welche Unterlagen für Sie wirklich notwendig und aussagekräftig sind (wie etwa der Lebenslauf) und auf welche Sie getrost verzichten können.

Besonders in diesem ersten Schritt sollten Sie sorgfältig vorgehen, denn wer einmal für Sie als Kandidat aus dem Rennen ist, kann nicht mehr weiter berücksichtigt werden. Nehmen Sie sich die Zeit genau hinzuschauen.

  • Was können Sie neben den passenden Qualifikationen aus dem Lebenslauf herauslesen?
  • Passen Motivationsschreiben und weitere Unterlagen inhaltlich dazu?
  • Welche Fragen stellen Sie sich beim Durchgehen der Unterlagen?

 

Ihnen ist das jetzt schon zu viel bürokratischer und organisatorischer Aufwand? Das können wir gut verstehen. Deshalb übernehmen wir auf unserer Online-Plattform automatisch die Dokumentenanalyse aller Kandidaten und geben Ihnen nur die passenden weiter. Durch unsere Vorselektion haben Sie weniger Arbeit. Das klingt interessant für Sie? Dann registrieren Sie sich kostenlos.

 

Nachdem Sie die Bewerbungsunterlagen gesichtet haben oder von uns sichten lassen haben, sollten Sie eine erste Auswahl an Kandidaten haben, die fachlich eine hohe Passgenauigkeit haben sowie die richtige Motivation mitbringen.

Telefoninterview

Haben Sie immer noch zu viele Bewerber, um die Zeit aufzubringen diese alle persönlich kennenzulernen, sollten Sie Telefoninterviews vereinbaren. Damit sparen Sie sich den organisatorischen Aufwand eines Bewerbungsgesprächs und damit Zeit und Geld.

Telefoninterviews sind hauptsächlich dafür da, sich einen ersten Eindruck zum Kandidaten zu machen. Gleichzeitig können Sie hier nochmal alle Fakten überprüfen und die Motivation abfragen. Die Gespräche sollten nicht länger als 10-20 Minuten gehen und sind für Sie daher leichter in den Alltag zu integrieren als Bewerbungsgespräche. Alle Vorteile von Telefoninterviews sowie einen Leitfaden mit Fragen finden Sie hier.

Auch wir bei Campusjäger haben Telefoninterviews in unseren Personalauswahlprozess eingebaut. Das erste Kennenlernen per Telefon ist für uns auch eine gute Möglichkeit die Bewerber in einen ersten direkten Vergleich zu setzen. Dadurch, dass die Interviews meistens nach dem gleichen Schema ablaufen, wird die Vorbereitungszeit immer geringer und kosten weniger Mühe.

So sparen wir enorm Zeit und haben eine weitere Grundlage die Kandidaten im persönlichen Gespräch dann richtig kennenzulernen. Die wichtigen Fakten haben wir zu diesem Zeitpunkt dann bereits abgeklopft und können uns auf den Cultural Fit fokussieren. Unter einem Cultural Fit ist die Übereinstimmung der Wertvorstellungen und Handlungsweisen Ihres Unternehmens und denen des Kandidatens zu verstehen.

Bewerbungsgespräch

Bewerbungsinterviews sind als Personalauswahlinstrument besonders verbreitet. Über ein persönliches Kennenlernen und die richtige Vorbereitung können Sie die angegebenen Qualifikationen, die persönlichen Bedürfnisse sowie soziale Kompetenzen und das jeweilige Entwicklungspotenzial abgreifen.

Wichtig ist für Sie, dass Sie strukturiert vorgehen und sich im Vorfeld nochmals mit den Bewerbungsunterlagen der eingeladenen Kandidaten auseinandersetzen. Was Sie sonst noch alles beim Bewerbungsgespräch beachten sollten und wie Sie sich am besten auf Bewerbungsgespräche vorbereiten, erfahren Sie hier.

Psychologische Tests (Eignungsdiagnostik)

Immer öfter werden psychologische Tests in den Bewerbungsprozess vor Ort mit eingebaut oder einem Bewerbungsgespräch vorangestellt. Psychologische Tests sind hierbei standardisierte Verfahren, um individuelle Verhaltensmerkmale zu messen. Beziehen sich diese auf den beruflichen Erfolg und fachliche Kompetenzen, spricht man im arbeitspsychologischen Fachjargon von sogenannten eignungsdiagnostischen Personalauswahlverfahren.

Auf Basis der erfassten Merkmale sollen Schlüsse über Eigenschaften oder das zukünftige Verhalten der Person im Arbeitsumfeld gezogen werden. Dadurch wird versucht die Quote der Fehlentscheidung zu senken und die Erfolgschance eines Kandidatens in einer bestimmten Position zu prognostizieren.

Aber Achtung! Es kursieren viele eignungsdiagnostische Tests im Netz, die nicht den wissenschaftlichen Standard vertreten. Brauchbare psychologische Verfahren kosten ihren Preis und sind vor allem für kleine Unternehmen wie Startups kaum zu stemmen. Dabei spielt nicht nur Geld eine Rolle, sondern auch die Kompetenzen die psychologischen Tests richtig einzusetzen.

Wann eignungsdiagnostische Tests, die psychologische Konstrukte wie Intelligenz und die Persönlichkeit erfassen, auch wirklich wissenschaftlich sind, können Sie in diesem Artikel über Kriterien von wissenschaftlichen Tests nachlesen.

Assessment Center

In einem Assessment Center (kurz: AC) werden mehrere Personalauswahlinstrumente in Etappen miteinander kombiniert. Häufig sind ACs eine Aneinanderreihung aus eignungsdiagnostischen Elementen sowie Interviews. Das ganze Prozedere dauert durchschnittlich ein bis drei Tage. Dabei sind Assessment Center vor allem bei großen Unternehmen für Trainee- und Managementpositionen stark vertreten.

In ACs werden fachliche und persönliche Merkmale bewertet (to assess = bewerten). Sie stellen ein hocheffizientes Verfahren zur Einschätzung des Potenzials von Kandidaten dar. Ziel ist es also, die Leistung und das Verhalten von mehreren Kandidaten gleichzeitig zu erfassen und per Beobachtung an festgelegten Anforderungskriterien zu beurteilen.

Daher gelten Assessment Center auch als besonders aufwendig und lohnen sich nur, wenn die zu besetzende Stelle mit einer enormen Verantwortung einhergeht. Gleichzeitig können ACs auch nützlich sein, wenn Sie wirklich sicherstellen wollen, dass der jeweilige Kandidat auch das Potenzial hat, sich in die Richtung zu entwickeln, in die Sie sich das vorgestellt haben.

Probearbeiten

Probearbeiten oder auch das Abgeben von Arbeitsproben dient dazu reale Arbeitssituationen und -aufgaben zu simulieren und das Verhalten sowie die Leistung der Kandidaten zu testen. Typische Elemente eines Probearbeitens sind Rollenspiele, Postkorbübungen (um die Stressresistenz zu testen) oder Kurzpräsentationen.

 

Sie wollen das Probearbeiten in Ihren Personalauswahlprozess integrieren, wissen aber nicht wie die rechtlichen Rahmenbedingungen hierfür sind? Alle rechtlichen und vertraglichen Anforderungen an ein Probearbeiten sowie einen Leitfaden für die Vorbereitung von einem Probearbeitstag finden Sie hier.

 

Ein Probearbeitstag ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie ein kleines Team vergrößern wollen und Kandidaten möglichst schnell einsatzfähig sein sollen. Gleichzeitig können sowohl Sie als Arbeitgeber wie auch die Kandidaten durch ein Probearbeiten besser beurteilen, ob es zu einer Zusammenarbeit kommt.

Das Probearbeiten als Methode der Personalauswahl sollte jedoch niemals allein stehen und Teil eines mehrstufigen Personalauswahlprozesses sein. Nur so ist die Auswahl Ihrer Kandidaten wirklich zielführend und basiert nicht auf subjektiven Eindrücken und Impulsen.

Personalauswahlprozess Fazit

Der Prozess der Personalauswahl erfolgt in mehreren Etappen – die Methoden der Personalauswahl stehen nur in seltenen Fällen für sich allein. So vermeiden Sie Fehlentscheidungen und falsch eingeschätzte Leistungsvermögen, die zu Problemen in der Zusammenarbeit im Team führen könnten. Auch wir bei Campusjäger haben unseren Personalauswahlprozess mehrstufig aufgebaut und erfassen einzelne Kriterien unserer Anforderungsprofile mit verschiedenen Instrumenten. Dadurch versprechen wir uns, neues Personal möglichst effizient und zeitsparend auszuwählen.

Neben der Vorauswahl über unsere Online Plattform und dem gründlichen Auseinandersetzen mit den Bewerbungsunterlagen der Kandidaten, findet unsere erste richtige Selektion über ein Telefoninterview statt. Typischerweise folgt hierauf ein Bewerbungsgespräch mit einer kurzen Führung durch unser Unternehmen.

In einigen Abteilungen wie dem Account Management oder der IT-Entwicklung gibt es daran anschließend als weiteren Schritt im Auswahlprozess noch einen Probearbeitstag. Dieser ist für uns in diesen Bereichen besonders wichtig, weil Kompetenzen wie “lösungsorientiertes Handeln” (Entwicklung) oder “Selbstsicheres Auftreten am Telefon” (Key Account Management) nur durch konkretes Testen abgerufen werden können.

Wie Sie Ihren Personalauswahlprozess gestalten, bleibt Ihnen natürlich überlassen. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich sorgfältig mit Ihren Anforderungen an die Stellen auseinandersetzen. Wer bereits zu Beginn schludert, kann eine effiziente und zielführende Personalauswahl vergessen – Sie suchen den Besten und geben nicht ihr Bestes, finden Sie den Fehler?

Daher gilt für den gesamten Auswahlprozess: Schreiben Sie so präzise wie möglich, was Sie verlangen; formulieren Sie eindeutige Kriterien, bereiten Sie sich vor und geben Sie sich nur im Notfall mit weniger zufrieden.

Und wenn Sie hierbei ein kleines bisschen Unterstützung brauchen, ist das auch kein Beinbruch! Wir helfen Ihnen gerne, indem wir Ihnen passende Kandidaten aus unserem Talentpool von über 45.000 Studenten vorschlagen. Diese stimmen dabei mit den meisten Ihrer Anforderungen überein. Zusätzlich finden Sie Leitfäden für die wichtigsten Instrumente der Personalauswahl auf unserem HR-Blog.

Veröffentlicht am 19. July 2018, zuletzt aktualisiert am 09. August 2018

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