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Onboarding: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Was ist Onboarding? So gewinnen und begeistern Sie neue Mitarbeiter

So wichtig wie neue Talente für ein Unternehmen sind, so aufwändig ist die Suche nach ihnen. Die Stellenausschreibungen, Auswahl der passenden Bewerber, Vorstellungsgespräche und Einarbeitung erfordern viel Zeit und Ressourcen.

Ärgerlich, wenn das Arbeitsverhältnis dann nicht mal die Probezeit übersteht.

Daher ist bei der Einführung neuer Mitarbeiter die Integration in das neue Umfeld, das Team und die Unternehmenskultur besonders wichtig. Was gutes Onboarding bringt, in welchen Phasen es abläuft und wie du es am besten umsetzt, zeigen wir dir in unserem Leitfaden: Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Natürlich auch mit dabei: Was du auf jeden Fall vermeiden solltest.

Inhalt

Was ist Onboarding?

Onboarding beschreibt die Zeit, in der ein neuer Mitarbeiter in dein Unternehmen integriert wird. Der Begriff stammt aus dem Englischen und steht kurz für “taking on board” – die holst also wortwörtlich neue Mitarbeiter an Bord (Was dich automatisch zum Käpt’n macht ;) )

Kapitän auf Schiff – Onboarding

Durch die individuelle Einarbeitung kommen neue Mitarbeiter schneller in deinem Unternehmen an.

Wer sich angenommen und gut aufgehoben fühlt, ist motivierter, produktiver und bleibt länger dabei.

Dabei gilt es, typische Probleme zu vermeiden, beispielsweise dass kein Ansprechpartner ernannt ist, kein Arbeitsplatz vorhanden ist oder der Anschluss zu den Kollegen auf der Strecke bleibt.

Falls du erfahren willst, wie du mit der richtigen Personalplanung dein Unternehmen zukunftssicher aufbaust, schau mal hier rein: "Was ist Personalplanung: Aufgaben und Ziele"

Onboarding sorgt für eine optimale Einarbeitung neuer Mitarbeiter, damit sie sozial im Team ankommen, wertgeschätzt werden, sich fachlich sicher fühlen und sich mit dem Unternehmen identifizieren.

Damit gehört es zum Aufgabenbereich der Personalabteilung und Personalplanung und wirkt sich positiv auf die Candidate Experience aus.

Was bezweckest du mit dem Onboarding?

Du willst, dass sich Talente bei dir wohlfühlen und möglichst lange bleiben. Kehrt ein neuer Mitarbeiter dir schon nach kurzer Zeit den Rücken, kostet dich das Geld: es fehlt eine Arbeitskraft und du musst dich um die erneute Mitarbeitersuche kümmern.

Um eine neue Stelle zu besetzen, fallen ungefähr 30 Prozent des jährlichen Gehalts für die Position an. Wenn der neue Mitarbeiter innerhalb des ersten Jahres kündigt, hast du kaum eine Chance, diese Investitionen zurückzubekommen.

Vom ersten Tag muss daher alles stimmen, damit der Neue sein Bestes gibt. Ihn an seinen Platz zu setzen und zu bezahlen, reicht nicht.

Unternehmen unterscheiden sich und jedes hat seine Besonderheiten: Software, Prozesse, Teamstruktur und Hierarchien, Arbeitszeit und sogar die Mittagspause – alles ist anders. Und alles muss ein neuer Mitarbeiter erstmal kennenlernen und sich daran gewöhnen.

Du siehst, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beschränkt sich nicht nur darauf, dass der Neue weiß, was er tun soll und das auch kann. Stattdessen findet das Onboarding auf drei Ebenen statt: 

Fachliches Onboarding

Der Neue wird entsprechend seiner Fähigkeiten eingesetzt. Er ist mit den Aufgaben nicht überfordert, aber auch nicht unterfordert. Er weiß, was er zu tun hat, an wen er sich bei Fragen wenden kann und wird durch Vorgesetzte und Kollegen gefördert.

Soziales Onboarding

Der Neue wird ins Team integriert. Das fängt bei der Mittagspause an und hört bei Teamevents auf. Er wird zu einem vollwertigen Teammitglied und von Vorgesetzten und Kollegen geschätzt.

Kulturelles Onboarding

Der Neue kann sich mit dem Unternehmen identifizieren. Es geht vor allem um das große Warum: Warum tut das Unternehmen, was es tut? Er steht voll dahinter und weiß, welchen Beitrag er leistet.

Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterschrift und endet meist mit der Probezeit, also nach etwa sechs Monaten. Du willst natürlich, dass dein neuer Mitarbeiter möglichst schnell möglichst viel Leistung erbringt.

Das ist aber selten im Interesse des Neuen, denn wer von Anfang an gestresst und überfordert ist, denkt schneller daran, wieder zu kündigen. Dabei lässt sich beides sehr leicht miteinander verbinden.

Erstelle einen Einarbeitungsplan. Ein System mit standardisierten Abläufen hilft dir, Zeit zu sparen und beantwortet alle Fragen des neuen Mitarbeiters.

Dazu eignet sich beispielsweise eine interne Wissensdatenbank mit Leitfäden und Checklisten, die mit jedem neuen Mitarbeiter verbessert werden kann. Auch Videos können sich hervorragend eignen, um das Team vorzustellen, die Räumlichkeiten zu zeigen oder wichtige Prozesse zu erklären. 

Hierzu ein kleines Beispiel, wie ein Konzept zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter aussehen kann:

 

Ein gutes Onboarding-Programm hat viele positive Effekte auf den neuen Mitarbeiter, die sich von Anfang an auch im Unternehmen bezahlt machen:

  • der Neue ist schneller voll einsatzbereit
  • er fühlt sich motiviert und zufrieden
  • er freut sich darauf, lange im Unternehmen zu bleiben
  • er bringt sich selbst und sein Wissen ein
  • er ist loyal
  • und empfiehlt dich als Arbeitgeber gerne weiter

Onboarding Phasen – So gehst du systematisch vor

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter lässt sich grob in drei Phasen unterteilen: 

Vorbereitungsphase

Ist der Vertrag unterschrieben, gehts für dich so richtig los. In dieser Phase bereitest du den Neuen, das Team und dich selbst auf den ersten Arbeitstag vor, damit alles glatt läuft. 

Vor dem ersten Arbeitstag 

Noch bevor der erste Arbeitstag des zukünftigen Mitarbeiters beginnt, solltest du losen Kontakt mit ihm halten und ihn, wenn möglich, auf Teamevents, Mitarbeiterveranstaltungen oder zu anderen Gelegenheiten einladen, bei denen er seine zukünftigen Kolleginnen kennenlernen kann.

Auf der Suche nach einer Wohnung und Kinderbetreuung? Auch bei sowas kannst du als Arbeitgeber im Voraus Unterstützung anbieten und zeigst damit, dass du auf die individuelle Situation des neuen Mitarbeiters eingeht. 

In der Fachabteilung müssen verschiedene Vorkehrungen vor dem ersten Arbeitstag getroffen werden.

Dazu gehört es

  • den Arbeitsplatz einzurichten (Schreibtisch, PC, Telefon, E-Mail-Adresse, Anmeldung im System und Zugangsdaten, Schlüssel …)
  • zukünftige Kollegen und Beteiligte zu informieren
  • offene Fragen zu klären (z.B. Personalfragebogen)
  • einen Einarbeitungsplan für den ersten Tag und die nächsten Wochen zu erstellen
  • Dresscode und Arbeitszeiten abklären
  • einen Kollegen als Paten/Mentor zu ernennen (Mitarbeiter mit gleicher Hierarchiestufe und Aufgabenbereich eignen sich am besten)
  • Informationen rund um das Unternehmen zuzusenden (Firmenbroschüre, Arbeitsbereich, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten …)

Einen Einarbeitungsplan zu erstellen ist eine sinnvolle Investition, die den Onboarding-Prozess sowohl für dich, den neuen Mitarbeiter als auch die Kolleginnen aus der Fachabteilung erleichtert. 

Für das unternehmenseigene Onboarding-Konzept gibt es viele Aspekte, die du im Einarbeitungsplan für neue Mitarbeite beachten solltest. In unserer Einarbeitungsplan-Checkliste findest du alle wichtigen Punkte fürs Onboarding. 

Orientierungsphase

Kompass – Onboarding Orientierungsphase

Diese Phase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert etwa die ersten drei Monate. In dieser Zeit soll der Neue mit seinem zukünftigen Aufgabenbereich vertraut gemacht werden und das Unternehmen, Kollegen und Prozesse kennenlernen.

Der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag ist der ideale Zeitpunkt, um ...

  • den Mitarbeiter zu begrüßen
  • ihn seinen zukünftigen Kollegen vorzustellen
  • ihn seinem Paten zuzuweisen
  • ihm seinen Arbeitsplatz zu zeigen
  • ein kleines, passendes Willkommensgeschenk zu platzieren
  • administrative Dinge zu klären
  • in Aufgaben und Tools einzuweisen
  • zu erklären, wo er Leitfäden und wichtige Infos finden kann

Die Begrüßung sollte persönlich erfolgen. Dafür bieten sich neben dem altbekannten Händeschütteln auch individuelle Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeiter an. Bei großen Unternehmen sollte die Vorstellung neuer Mitarbeiter zusätzlich per Mail erfolgen. 

Um dem neuen Mitarbeiter ein wenig Orientierung zu geben, kannst du mit ihm den Einarbeitungsplan besprechen und ihm die kommenden Schritte erklären. In unserem Einarbeitungsplan Muster siehst du, wie so etwas aussehen kann. 

Woran oft nicht gedacht wird, was aber auch zum (sozialen) Onboarding gehört: den neuen Mitarbeiter zum Mittagessen mitzunehmen. Idealerweise macht das der Pate. Die perfekte Möglichkeit, die neuen Kolleginnen kennenzulernen und sich über Dinge fernab der Arbeit auszutauschen. 

Die erste Arbeitswoche

Die erste Arbeitswoche ist quasi ein verlängerter erster Arbeitstag. In der ersten Arbeitswoche im Onboarding ist außerdem wichtig:  

  • eine Tour durch das Bürogebäude
  • ein wöchentliches Meeting zwischen neuen Mitarbeiter und Manager
  • größeren Überblick über Dienstleistungen und Produkte geben
  • weiterführende Einarbeitung in Aufgabenbereiche und Tools 
  • das Feedback-Gespräch

Das Feedback-Gespräch am Ende der ersten Woche ist besonders wichtig. Meist findet das Gespräch mit der HR-Managerin und dem Vorgesetzten aus der Fachabteilung statt. Fragen dieser Art solltest du adressieren: 

  • Hat ihn etwas gestört oder besonders gefallen?
  • Wie hat er selbst den Onboarding-Prozess wahrgenommen?
  • Gibt es konkrete Probleme mit den Tools oder den Aufgaben oder administrative Probleme? 
  • Welche zukünftigen Erwartungen hat der neue Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz?

Das erste Feedback-Gespräch bietet auch gleich die Möglichkeit, dem neuen Mitarbeiter deine Wertschätzung zu zeigen. Hat er gezeigt, dass er delegierte Aufgaben schnell und sicher umsetzt, zeigt er ein gutes Verständnis für Tools und Bedeutung seiner Aufgaben und fügt er sich schnell in das Team ein? Dann sag ihm das im Feedback-Gespräch. Wertschätzung und Belohnung sind sowohl für bestehende Mitarbeiter als auch für Neulinge ein wichtiges Element der Mitarbeiterzufriedenheit.

In den darauffolgenden Wochen verschiebt sich der Fokus immer stärker auf die Integration in das Team, die Arbeitsabläufe, Prozesse und Kunden kennenzulernen. Regelmäßige Leistungsbeurteilungen und Coaching-Sessions mit dem Vorgesetzten helfen dabei, die Zusammenarbeit stetig zu verbessern und das volle Potenzial des Mitarbeiters zu entfalten.

Integrationsphase

Diese Phase endet für gewöhnlich sechs Monate nach dem ersten Arbeitstag, dauert manchmal aber auch ein ganzes Jahr. Der neue Mitarbeiter soll immer mehr in das Unternehmen integriert werden, Aufgaben bearbeiten und Projekte selbständig umsetzen.

  • Gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops, Informationstage 
  • Teamintegration durch aktive Teambildung
  • Wissensaustausch 
  • Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten
  • Fortbildungsangebote
  • Feedbackgespräche
  • In die Strategie und Unternehmensziele einbeziehen

Feedbackgespräche, Wissensaustausch in sowie außerhalb der Fachabteilung, gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Workshops und Informationstage sind besonders in den ersten drei Monaten für die Integration neuer Mitarbeiter wichtig. 

Onboarding – Das solltest du vermeiden

Letztlich alles, was einen unprofessionellen Eindruck vermittelt und wodurch sich der Neue weder wertgeschätzt noch respektvoll behandelt fühlt.

Oder anders gesagt: Das Gegenteil von dem, was du bis hierhin gelesen hast.

Fragen dich einfach selbst, worauf du am ersten Arbeitstag verzichten kannst. Und obwohl vieles davon eigentlich offensichtlich ist, kommt es oft vor, dass neue Mitarbeiter mit ihrer Einarbeitung unzufrieden sind. 

Typische Versäumnisse sind:

  • am Empfang weiß niemand, dass überhaupt ein neuer Mitarbeiter kommt und wohin er soll
  • keine Begrüßung neuer Mitarbeiter durch den Vorgesetzten oder die Personalabteilung
  • Arbeitsplatz und -materialien (PC, Zugangsdaten,...) müssen erst noch organisiert werden
  • Kollegen fühlen sich nicht verantwortlich und überlassen den Neuen sich selbst
  • die Einarbeitung verzögert sich um mehrere Tage

"Gelingt" es Ihnen, einen oder mehrere dieser Punkte umzusetzen, hängt der neue Mitarbeiter ganz schön in der Luft und weiß nicht, was er machen soll. Innerlich schließt er vermutlich schon mit der Stelle ab oder nimmt sich vor, nur das Nötigste zu tun. Damit verschenkst du viel Potenzial oder musst dich gegebenenfalls schon bald wieder auf die Suche nach einem neuen Mitarbeiter machen.

Fazit

Onboarding hat viele Vorteile: Durch die optimale Einarbeitung ist der neue Mitarbeiter zufriedener und motivierter, sodass er schneller höhere Leistung erbringt. Zudem wird er auch langfristig im Unternehmen bleiben, wenn er sich gut aufgenommen und wertgeschätzt fühlt. Unsicherheit verfliegt und die Kündigungsrate sinkt.

Achte auf einen gelungenen Onboarding-Prozess, denn diese Faktoren wirken sich maßgeblich auf die Leistung und Auslastung der Ressourcen des gesamten Unternehmens aus. Dieser beginnt am ersten Arbeitstag, denn der erste Eindruck ist sehr wichtig, und endet nach vielen Wochen oder Monaten. Nach spätestens einem Jahr ist der neue Mitarbeiter vollständig in das Unternehmen integriert.

Um Mitarbeiter darüber hinaus ans Unternehmen zu binden, stehen dir viele Möglichkeiten offen. Worauf du dich konzentrieren solltest, findest du in unserem Artikel heraus:

Veröffentlicht am 12. April 2018, zuletzt aktualisiert am 10. September 2019

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