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Mitarbeiter einstellen: Kosten und Anmeldung [inkl. Checkliste] - Campusjäger

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Mitarbeiter einstellen: Kosten und Anmeldung [inkl. Checkliste]

Alles was du wissen musst – auf einen Blick

Dein Unternehmen läuft so gut, dass dir die Arbeit langsam über den Kopf wächst? Dann wird es Zeit für eine helfende Hand, denn mit den Kunden wächst auch das Team. Wie du Unterstützung einstellst, lernst du hier.

Inhalt

Mitarbeiter einstellen – Was Arbeitgeber beachten müssen

Nach der Existenzgründung kommt der nächste große Schritt: Mitarbeiter einstellen.

Was du dabei beachten musst, haben wir für dich zusammengefasst:

Arbeitsvertrag vs. Tarifvertrag

Ein Tarifvertrag wird zwischen Arbeitgebervertretern und Arbeitnehmervertretern geschlossen. Er ist abhängig von der jeweiligen Branche.

Ein Tarifvertrag regelt die Arbeitsbedingungen deines neuen Mitarbeiters, stellt also verpflichtende Regeln auf, beispielsweise zum Urlaubsanspruch, zu Kündigungsfristen und zum Gehalt.

Wenn du und dein neuer Arbeitnehmer also gewerkschaftlich organisiert seid, ist jeder zwischen euch geschlossene Arbeitsvertrag an den jeweiligen Tarifvertrag gebunden.

Dabei kannst du die Regeln ausschließlich zu Gunsten des Arbeitnehmers ändern.

Befristet oder unbefristet?

Wenn du noch nicht weißt, ob der Bedarf einer zusätzlichen Arbeitskraft von Dauer sein wird, kannst du einen befristeten Arbeitsvertrag ausstellen.

Ein befristeter Arbeitsvertrag muss nach dem Gesetz für Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge eine sachliche Begründung haben. Als sachliche Begründung gelten:

  • Einstellung als Vertretung – beispielsweise bei Krankheit oder Schwangerschaft
  • Während eines zeitlich begrenzten Projekts, das zusätzliche Arbeitskraft erfordert
  • Vertrag auf Probe (maximal 6 Monate)
  • Erste Beschäftigung nach Ausbildung oder Studium

Die Länge der Befristung kannst du selbst festlegen – solange sie zwei Jahre nicht überschreitet.

Ohne Begründung ist ein befristeter Arbeitsvertrag nur bis zu zwei Jahre möglich und das auch nur, wenn zwischen dem Mitarbeiter und dir vorher noch kein Arbeitsverhältnis bestand – eine Nebenbeschäftigung während der Schul- oder Studienzeit sowie das Verhältnis während der Ausbildung gelten hierbei nicht als Arbeitsverhältnis.

Ein befristeter Arbeitsvertrag kann sich für dich also durchaus lohnen, jedoch ist er an Anforderungen und Regeln gebunden, die du beachten solltest.

Kündigung

Wie ein Mitarbeiter zu kündigen ist, hängt von der Anstellungsart ab.

Im Allgemeinen gilt eine Kündigungsfrist von 2 Wochen während der Probezeit und 4 Wochen während des restlichen Arbeitsverhältnisses. Näheres zur rechtmäßigen Kündigung haben wir dir in unserem Artikel bereitgestellt.

Anstellungsarten: Was passt am besten?

Bei all den verschiedenen Anstellungsarten verliert man schnell mal den Überblick. Damit du herausfinden kannst, was am besten zu deinem Unternehmen passt, haben wir dir hier eine Liste der Anstellungsarten mit ihren wichtigsten Faktoren zusammengestellt:

Vollzeit

  • 40 Stunden pro Woche volle Hilfe
  • Mit einer Festanstellung gewinnst du Unterstützung auf hohem fachlichen Niveau, da sie meist schon vorher in dem Bereich angestellt waren.

Teilzeit

  • Eine Teilzeitkraft kostet dich weniger als eine Vollzeitanstellung, jedoch ist eine Teilzeitkraft – wie der Name schon sagt – nicht in Vollzeit anwesend.

Werkstudent

  • Werkstudenten darfst du pro Woche nicht länger als 20 Stunden beschäftigen – sie haben also den gleichen zeitlichen Umfang wie eine Aushilfskraft.
  • Dennoch sind Werkstudenten nicht zu unterschätzen: Sie verfügen über spezifisches Wissen, kosten dich weniger als eine Festanstellung und du kannst sie dir “formen”, um nach dem Studium eine optimale Vollzeitkraft gewinnen zu können.

Midijob

  • Ein Midijobber ist steht praktisch zwischen Teilzeitkraft und Minijobber. Er verdient mehr – arbeitet auch entsprechend mehr – als ein Minijobber, dennoch gibt es eine Grenze (1.300 € pro Monat).
  • Du bekommst eine Aushilfe, bei der die Versicherungsbeiträge reduziert sind.

Minijob

  • Unterscheide hierbei zwischen geringfügig entlohntem Minijobber (maximal 450 Euro pro Monat) und einem kurzfristig beschäftigten Minijobber (für maximal 70 Arbeitstage pro Jahr angestellt)
  • Aushilfe, die dich nicht viel kostet und leicht anzustellen ist

Praktikant

  • zeitlicher Umfang einer Festanstellung
  • Ein Praktikant bringt zwar wenig fachliches Wissen mit, bereitet dir aber auch wenige Kosten.

Anmeldung neuer Mitarbeiter

Nachdem du weißt, wie du deinen zukünftigen Mitarbeiter einstellen willst, musst du ihn jetzt noch anmelden. Dieser Prozess ist ebenfalls abhängig von der Anstellungsart, jedoch gibt es ein allgemeines Ablaufschema. Alles, was du dazu wissen musst, haben wir dir hier zusammengefasst:

Checkliste – Hast du alle Unterlagen?

Um einen Mitarbeiter ordnungsgemäß anzumelden, bedarf es verschiedener Unterlagen. Damit du nichts vergisst – hier alles auf einen Blick:

  • deine Betriebsnummer
  • den Personalausweis deines zukünftigen Mitarbeiters
  • persönliche Daten wie Adresse, Geburtsdatum sowie Kontaktdaten
  • dessen Rentenversicherungsnummer
  • die Mitgliedsbescheinigung der jeweiligen Krankenkasse
  • die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
  • die Sozialversicherungsnummer
  • die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) deines neuen Mitarbeiters

Und falls vorhanden oder benötigt:

  • die Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers, um zu wissen, wie viel Urlaub dieses Jahr bereits genommen wurde
  • bei Arbeitnehmern aus dem Ausland: die Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung
  • bei schwerer Behinderung: Schwerbehindertenausweis
  • je nach Branche bedarf es weiterer Dokumente, beispielsweise die Fahrerlaubnis bei der Anstellung als Busfahrer

Der Arbeitsvertrag gehört natürlich auch zu den benötigten Dokumenten. Als Vorlage haben wir hier einen Arbeitsvertrag inklusive Download für dich vorbereitet.

Meldepflichten

Eine regelkonforme Anmeldung deines neuen Mitarbeiters ist unerlässlich. Verschiedene Ämter müssen benachrichtigt werden, was Zeit und Nerven kostet.

Damit du einen kühlen Kopf bewahren kannst, haben wir hier alles für dich zusammengefasst:

Sozialversicherung: Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt über die jeweilige Krankenkasse. Diese fungiert dann als Einzugsstelle für die Sozialversicherungsabgaben. Dafür brauchst du eine Kopie des Sozialversicherungsausweises sowie die Mitgliedsbescheinigung der jeweiligen Krankenkasse.

Nicht jede Anstellungsart fordert Sozialversicherungsbeiträge. Wenn du dir unsicher bist, kannst du einfach bei der Krankenkasse deines neuen Mitarbeiters fragen, ob du denjenigen anmelden musst.

Berufsgenossenschaft: Dein künftiger Mitarbeiter muss auch bei der Berufsgenossenschaft gemeldet werden, um die Mitgliedschaft für die gesetzliche Unfallversicherung zu erreichen.

Finanzamt: Um zu erfahren, wie hoch die Lohnsteuer ausfallen wird, musst du wissen, in welcher Steuerklasse sich dein Arbeitnehmer befindet. Dafür wird dein Mitarbeiter über das Programm ELSTER oder über deine eigene Lohnabrechnungssoftware beim Finanzamt für das ELStAM-Verfahren angemeldet.

Durch das ELStAM-Verfahren kannst du die Lohnsteuerabzugsmerkmale deines Arbeitnehmers elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen.

Wenn dein Unternehmen mit Lebensmitteln umgeht – also sie herstellt, verarbeitet oder verkauft – müssen deine Mitarbeiter außerdem beim Gesundheitsamt gemeldet werden. Dafür ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung nötig, die von einem Amtsarzt ausgestellt werden muss.

Welche Kosten kommen auf Arbeitgeber zu?

Das Anmelden und Einstellen an sich kostet dich nichts außer etwas Zeit.

Du kannst den Auftrag zum Einstellen aber auch an einen Steuerberater abgeben. Das kostet dich vielleicht etwas, jedoch sparst du dir Zeit – was dadurch im Nachhinein ebenfalls Kosten spart.

Nach der Einstellung kommen die monatlichen Versicherungsbeiträge auf dich zu. Diese sind abhängig von der Anstellungsart, was du – inklusive eines kostenlosen Arbeitsvertrages zum Download – in unseren verschiedenen Artikeln dazu findest.

Die einzelnen Artikel – passend zu der jeweiligen Anstellungsart – haben wir dir weiter oben unter den Anstellungsarten verlinkt. ;)

Mitarbeiter im Ausland einstellen

Du findest keine passenden Mitarbeiter im Inland? Dann schau dich im Ausland um. Der Aufwand dafür ist zu groß? Mit dem Gedanken bist du nicht allein – allerdings stimmt das nicht ganz:

Durch das digitale Zeitalter ist es heute kaum noch ein Problem, Leute im Ausland zu beschäftigen.

Wir zeigen dir, wie du ohne Probleme ausländische Mitarbeiter einstellen kannst.

Freelancer Remote

Das Wort Freelancer ist nicht so einfach in Deutsche zu übersetzen: Viele benutzen das Wort “Freiberufler” dafür, was aber nicht richtig ist.

Im Gegensatz zu einem Freiberufler, ist der Freelancer nicht an einen Arbeitsvertrag gebunden. Er ist selbstständig und wird von mindesten einem Arbeitgeber für einzelne Projekte engagiert.

Da also kein normales Arbeitsverhältnis besteht, musst du keine Sozialversicherungsbeiträge oder Ähnliches zahlen. Für die Steuern ist der Freelancer ebenfalls selbst verantwortlich.

”Remote” meint, dass sich der Arbeitnehmer nicht vor Ort – also nicht in deinem Büro – befindet. Der Freelancer arbeitet also remote (zu deutsch: entfernt) vom eigentlichen Arbeitsplatz.

Die Bezahlung eines Freelancers kann pro Stunde oder pauschal für die Dauer eines Projekts veranschlagt werden.

Freelancer eignen sich also gut für einzelne Projekte. Dabei macht es keinen Unterschied, ob er im In- oder Ausland arbeitet – durch die heutige Technik stellt Entfernung kein Problem mehr dar.

Ausländische Mitarbeiter einstellen

Mitarbeiter aus dem Ausland – hidden Talents? Finde es heraus.

Tools wie Skype und Hangouts vereinfachen die Kommunikation und durch Englischkenntnisse ist auch eine Sprachbarriere kein Problem mehr.

Um Mitarbeiter aus dem Ausland einzustellen, benötigst du ihre Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsgenehmigung.

Der Rest der Anmeldung läuft genauso wie mit inländischen Arbeitnehmern.

Niederlassung im Ausland

Falls bereits eine Niederlassung im Ausland besteht, kannst du dort jemanden beauftragen, der sich mit der Akquise von Mitarbeitern beschäftigt.

Der Recruiter muss sich bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern dann an die Regeln des jeweiligen Landes halten, auch wenn sich der Aufgabenbereich auf die Arbeit im Gründungsland bezieht.

Entwicklerteam engagieren

IT-Mitarbeiter zu finden ist bekanntlicherweise eine nicht zu unterschätzende Aufgabe – zu wenig Absolventen und eine zu große Nachfrage aufgrund des digitalen Zeitalters machen die Suche zu einer echten Herausforderung.

Wenn du im Inland keine finden kannst, schau dich im Ausland um: Unternehmen wie Coda Tech oder Mobilunity haben sich darauf spezialisiert, Teams zusammenzustellen, die remote an deiner Software arbeiten.

Dafür wird den Teams im Ausland ein Arbeitsplatz geboten, von dem aus sie für dich arbeiten können.

Du engagierst also einfach ein solches Team und verlierst keine Zeit mit der Suche nach passendem IT-Personal im Inland – ausgeprägte fachliche Englischkenntnisse sind dort übrigens ein großes Muss.

 

Mitarbeiter gefunden? Um dir den Einarbeitungsprozess zu vereinfachen, haben wir dir zum Thema Onboarding einen Guide erstellt:

Hier findest du alles rund ums Thema Onboarding

Veröffentlicht am 05. September 2019, zuletzt aktualisiert am 20. November 2019

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