Kündigung: Das müssen Arbeitgeber beachten [Muster zum Downloaden]

Kündigung: Das müssen Arbeitgeber beachten [Muster zum Downloaden]

Inhalt

Die Kündigung als letztes Mittel

Ist die Kündigung erst einmal ausgesprochen, gibt es kein Zurück. Selbst wenn sich der Mitarbeiter darauf einlässt, weiter für dich und mit dir zu arbeiten, wird das Vertrauensverhältnis für immer gestört sein. Darunter wird auch die Zusammenarbeit leiden.

Eine Kündigung sollte daher immer das letzte Mittel der Wahl und gut überlegt sein. Gib deinem Mitarbeiter Chancen (ja, mehrere), um besser zu werden.

Das bist du auch dir selbst schuldig: Neue Mitarbeiter zu finden kostet Geld. Den Job ausschreiben, Bewerber auswählen, Bewerbungsgespräche führen und das Onboarding müssen erstmal gestemmt werden, bevor ein neuer Mitarbeiter seinen Job erledigen kann – und dann muss er sich erstmal einarbeiten.

Falls du erfahren willst, wie du mit dem richtigen Onboarding-Programm loyale Mitarbeiter bekommst, schau mal hier rein: Onboarding: So arbeitest du neue Mitarbeiter ein.

Hinzu kommt, dass eine Kündigung auch am restlichen Team nicht spurlos vorbeigeht. Oft kommt es zu einem spürbaren Leistungsabfall im Team, bedingt durch die Sorge der Nächste zu sein oder den Ärger einen guten Kollegen verloren zu haben.

Sei also ruhig nachsichtig. Das ist weder ein Zeichen von Schwäche, noch schadest du deinem Unternehmen. Im Gegenteil: In einem gewissen Rahmen ist durchaus wirtschaftlich gedacht.

Kündigungsgründe für Arbeitgeber

Das heißt nicht, dass du dir alles gefallen lassen musst. Natürlich gibt es auch Gründe, die eine sofortige Entlassung rechtfertigen – das ist aber eher die Ausnahme.

Die ordentliche Kündigung hingegen ist einigen Regelungen unterworfen. Die wichtigste ist der allgemeine Kündigungsschutz. Bei Betrieben mit mehr als zehn Mitarbeitern müssen Kündigungen demnach “sozial gerechtfertigt” sein (KSchG § 1), um Arbeitnehmer vor reiner Willkür zu schützen. Das heißt, sie müssen in der Person oder im Verhalten des Mitarbeiter begründet oder betriebsbedingt unumgänglich sein. Demnach lassen sich die Gründe einen Mitarbeiter zu entlassen in vier Kategorien unterscheiden.

  1. betriebsbedingte Kündigung
  2. personenbedingte Kündigung
  3. verhaltensbedingte Kündigung
  4. außerordentliche Kündigung

Betriebsbedingte Kündigung

Werden Arbeitsplätze aufgrund der Unternehmensentwicklung überflüssig, kannst du Mitarbeitern betriebsbedingt kündigen. Gründe können beispielsweise sein, dass Abteilungen geschlossen oder zusammengelegt werden, Aufträge ausbleiben oder externe Firmen mit den Aufgaben betraut werden.

Voraussetzungen, damit die betriebsbedingte Kündigung wirksam ist, sind:

  1. dringendes betriebliches Erfordernis, das zum Wegfall der Stelle führt
  2. der Mitarbeiter kann nicht an anderer Stelle beschäftigt werden
  3. ordnungsgemäße Sozialauswahl

Verhaltensbedingte Kündigung

Verstößt dein Mitarbeiter gegen Pflichten, die im Arbeitsvertrag eindeutig geregelt sind, kann dies Grund für eine verhaltensbedingte Kündigung sein. Typische Beispiel sind wiederholtes Zuspätkommen, Verstöße gegen betriebliche Ordnungen wie ein Alkoholverbot oder Verletzung der Verschwiegenheitspflicht.

Verhaltensbedingte Kündigungen werden oft im Einzelfall geprüft. Gründe für eine verhaltensbedingte Kündigung können auch Gründe für eine fristlose Kündigung sein, allerdings müssen sie in diesem Fall besonders schwer wiegen.

Personenbedingte Kündigung

Personenbedingte Kündigungsgründe liegen vor, wenn dein Mitarbeiter seinen Aufgaben dauerhaft nicht nachkommen kann. Dabei ist es egal, ob die Probleme von Anfang an bestanden oder sich erst entwickelt haben.

Im Gegensatz zu verhaltensbedingten Gründen kann der Arbeitnehmer nichts dagegen tun. Daher ist die sonst übliche Abmahnung in diesem Fall zwecklos. Häufigster Grund, der in diese Kategorie fällt, ist eine Erkrankung des Mitarbeiters. Aber auch der Verlust der Fahr- oder Arbeitserlaubnis und Suchterkrankungen rechtfertigen eine personenbedingte Kündigung.

Voraussetzung ist, dass deine betrieblichen Interessen erheblich beeinträchtigt sind und die Prognose negativ ist. Sprich: Ist es nicht abzusehen, dass sich an dem Zustand etwas ändert, ist die Kündigung legitim. Aber dennoch sollte sie immer das letzte Mittel der Wahl sein. Vorher sollte geklärt werden, ob es nicht möglich ist, den Mitarbeiter an einen geeigneten Arbeitsplatz zu versetzen oder durch Weiterbildungsangebote zu fördern.

Außerordentliche Kündigung

Oft auch als fristlose Kündigung bezeichnet. Hier muss etwas vorgefallen sein, das es dir unmöglich macht, weiterhin mit dem Mitarbeiter zusammenzuarbeiten. Das BGB (BGB § 626) spricht lediglich von einem “wichtigen Grund” und es wird immer der Einzelfall betrachtet – was in einem Fall eine fristlose Kündigung rechtfertigt, schafft das im nächsten vielleicht nicht.

Gründe für eine fristlose Kündigung sind beispielsweise Straftaten dir gegenüber wie Gewaltandrohung, Sachbeschädigung oder Diebstahl. Auch wenn du öffentlich beleidigt wirst oder der Mitarbeiter einfach nicht zur Arbeit erscheint, kann eine fristlose Kündigung gerechtfertigt sein. Gegebenenfalls müssen einer Kündigung jedoch Abmahnungen vorausgehen.

Mitarbeiter kündigen – Die rechtlichen Grundlagen

Eins steht fest: Du kannst nicht einfach so Mitarbeiter entlassen. Die verschiedensten Gesetze beschäftigen sich mit der Kündigung von Arbeitnehmern, allen voran das Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Aber auch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Schwerbehindertengesetz (SchwG), Mutterschutzgesetz (MuSchG) und Berufsbildungsgesetz (BBiG) regeln das korrekte Vorgehen im Fall der Fälle.

Kündigungsfristen beachten

Nur eine außerordentliche Kündigung wirkt sofort. In allen anderen Fällen gilt die gesetzliche oder die im Arbeitsvertrag geregelte Kündigungsfrist. Die gesetzliche Kündigungsfrist findet sich im BGB und ist abhängig von der Dienstzeit des Mitarbeiters.

In der Probezeit (0–6 Monate) beträgt sie zwei Wochen und kann zu jedem beliebigen Tag ausgesprochen werden. Ab dem siebten Monat beträgt sie bis zum zweiten Jahr vier Wochen und kann entweder zum 15. oder Ende eines Kalendermonats ausgesprochen werden. Nach dem zweiten Jahr sind die Kündigungsfristen gestaffelt und betragen beispielsweise ab dem 20. Dienstjahr sieben Monate zum Ende eines Kalendermonats.

  • 0 bis 6 Monate (Probezeit): 2 Wochen zu jedem beliebigen Tag
  • 7 Monate bis 2 Jahre: 4 Wochen zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats
  • ab 2 Jahre: 1 Monat zum Ende des Kalendermonats
  • ab 5 Jahre: 2 Monate zum Ende des Kalendermonats
  • ab 8 Jahre: 3 Monate zum Ende des Kalendermonats
  • ab 10 Jahre: 4 Monate zum Ende des Kalendermonats
  • ab 12 Jahre: 5 Monate zum Ende des Kalendermonats
  • ab 15 Jahre: 6 Monate zum Ende des Kalendermonats
  • ab 20 Jahre: 7 Monate zum Ende des Kalendermonats

Kündigungsfristen können in einem gewissen Rahmen individuell vereinbart werden. Beispielsweise kann die Frist 6 Wochen zum Quartalsende betragen. Daher solltest du die Frist im Blick behalten und rechtzeitig kündigen. 

Die Frist beginnt mit der Kenntnisnahme der Kündigung. Das heißt bei einer per Post zugestellten Kündigung, dass nicht das Versanddatum entscheidend ist, sonder das Datum, an dem der Empfänger die Kündigung erhalten haben kann. Vermutet der Empfänger in dem Umschlag eine Kündigung und öffnet sie nicht oder nimmt den Brief nicht entgegen, gilt die Kündigung dennoch als zugestellt. Ist der Empfänger tatsächlich nicht zuhause (z.B. im Urlaub) und erhält die Kündigung erst danach, beginnt die Kündigungsfrist auch erst ab dem Zeitpunkt. Dies kann das Vertragsende gegebenenfalls deutlich verzögern.

Am besten übergibst du die schriftliche Kündigung persönlich und im Beisein eines Zeugen. Den Erhalt der Kündigung solltest du dir idealerweise quittieren lassen. So weißt du genau, wann die Kündigungsfrist beginnt und kannst dich im Zweifelsfall darauf berufen.

Kündigung, Kündigungsfrist & Vertragsende: Wurde eine Kündigung ausgesprochen, ist dies nicht gleichbedeutend mit dem Ende des Vertrags. Kündigungsfristen beschreiben den Zeitraum zwischen der Kündigung und dem eigentlichen Vertragsende. Beide Parteien behalten während dieses Zeitraums ihre Rechte und Pflichten. Lediglich eine fristlose Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag sind mit sofortiger Wirkung gültig.

Besonderer Kündigungsschutz

Bestimmte Personen kannst du nur außerordentlich kündigen. Dazu gehören beispielsweise Mitglieder eines Betriebsrates, (werdende) Mütter bis zu vier Monate nach der Geburt, Mitarbeiter in Eltern- oder Pflegezeit und Auszubildende nach der Probezeit.

Gilt in deinem Betrieb außerdem ein Tarifvertrag, kann es sein, dass Mitarbeiter ab einem bestimmten Alter oder nach einer gewissen Dienstzeit unkündbar sind.

Da hierbei viel zu beachten ist, ist es sinnvoll den Einzelfall zu prüfen und sich gegebenenfalls Experten zur Seite zu holen.

Formalien für das Kündigungsschreiben

Es ist zwar nicht viel zu beachten, aber damit eine Kündigung überhaupt wirksam ist, musst du eine gewisse Form wahren. Oberstes Gebot: Sie muss schriftlich erfolgen. E-Mail und Fax zählen nicht.

Aus dem Kündigungsschreiben muss eindeutig hervorgehen, was Sache ist. Finde daher klare Worte und nenne auch im Betreff, dass es um eine Kündigung geht – nette Umschreibungen sind hier fehl am Platz. In unserer Kündigung Vorlage (PDF und Word) siehst du, wie das aussehen kann. 

In dem Schreiben muss außerdem stehen:

  • Angaben zum Arbeitgeber
  • Angaben zum Arbeitnehmer
  • Ort und Datum
  • eindeutiger Betreff
  • Kündigungsfrist
  • Kündigungstermin
  • deine Unterschrift

Die Gründe müssen bei einer ordentlichen Kündigung nicht angegeben sein. Ausnahmen sind besondere tarif- oder arbeitsvertragliche Regelungen, Mitarbeiterinnen im Mutterschutz und Auszubildende. Aber es ist nicht nur fair, sondern der Arbeitnehmer hat auch ein Recht darauf, dass sie ihm mitgeteilt werden. Das kannst du in einem persönlichen Gespräch machen, das dem Kündigungsschreiben vorausgeht oder in dem das Schreiben überreicht wird. 

Gegebenenfalls musst du nachweisen können, dass und wann du die Kündigung übergeben haben. Daher solltest du das entweder im Beisein eines Zeugen tun, einen Boten beauftragen oder du lässt dir den Erhalt durch eine Unterschrift des Mitarbeiters bestätigen. Dies kann er aber verweigern und eine Unterschrift ändert auch nichts an einer möglichen Unwirksamkeit der Kündigung.

Kündigungsschreiben Muster

Du willst als Arbeitgeber bei der Kündigung des Arbeitsvertrages formell nichts falsch machen? Damit du dir darüber keine Sorgen machen müssen, haben wir ein allgemeingültiges Kündigungsschreiben für Arbeitgeber erstellt. In unserer Kündigungsschrift Vorlage haben wir vier verschiedene Kündigungsschreiben verfasst, die verbleibende Urlaubstage, den Betriebsrat, Meldepflicht beim Arbeitsamt sowie Arbeitszeugnis und Rückgabe der Arbeitsmittel behandeln. Außerdem haben wir noch ein Muster zur fristlosen Kündigung entworfen. 

Unser Muster Kündigungsschreiben für Arbeitgeber kannst du dir zur Vorlage als PDF-Datei herunterladen.

Rechtlicher Hinweis: Das Kündigungsschreiben ist ein wichtiges Thema und sollte zusammen mit einem Rechtsanwalt erstellt werden. Der Mustervertrag und die Informationen in diesem Artikel dienen lediglich als Informationsquelle. Da es oft auf den Einzelfall ankommt, können wir keine Garantie für die Richtigkeit geben.

Arbeitsvertrag Muster
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Mündliche Kündigung als Arbeitgeber

Im Eifer des Gefechts passiert es gelegentlich, dass Dinge gesagt werden, die nicht so gemeint sind – deinem Mitarbeiter zu kündigen oder damit zu drohen solltest du aber tunlichst vermeiden.

Die Kündigung muss – wie gesagt – stets schriftlich erfolgen. Eine mündliche Kündigung ist demnach unwirksam. Der Mitarbeiter hat hierbei nicht nur ein Recht auf Weiterbeschäftigung, sondern kann auch rechtlich gegen die “Kündigung” vorgehen (KSchG § 4).

Dafür darf sich der Mitarbeiter aber nicht allzu viel Zeit lassen. Werden innerhalb von drei Wochen keine rechtlichen Schritte eingeleitet, können etwaige Ansprüche verfallen. Unter diesen Umständen kann eine mündliche Kündigung zwar wirksam sein, sollte aber dennoch nach Möglichkeit vermieden werden.

Der Aufhebungsvertrag

Mit einem Aufhebungsvertrag kannst du das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu einem bestimmten Tag beenden. Der Aufhebungsvertrag überschreibt sozusagen sämtliche andere Regelungen: Kündigungsfristen müssen nicht eingehalten werden, das Kündigungsschutzgesetz greift nicht, die “Kündigung” kann nicht vor Gericht angefochten und der Betriebsrat muss nicht angehört werden.

Mehr zum Thema: Der Aufhebungsvertrag für Arbeitgeber: Inhalte und Muster als Download – das musst du bei einem Aufhebungsvertrag beachten.

Auch der Aufhebungsvertrag muss in schriftlicher Form geschlossen werden, mündliche Abkommen sind ungültig. Häufig sind Regelungen über eine Abfindung wesentlicher Bestandteil des Aufhebungsvertrages. Außerdem hast du gegebenenfalls eine Hinweispflicht: Die Agentur für Arbeit verhängt über Arbeitnehmer, die einen Aufhebungsvertrag unterschreiben, möglicherweise eine Sperrfrist. Zudem kann die Abfindung auf das Arbeitslosengeld angerechnet werden.

Tipps für das Kündigungsgespräch

Das Kündigungsgespräch ist vermutlich der unangenehmste Teil. Aber: Bei dem Gespräch steht dein Mitarbeiter im Vordergrund. Daher solltest du einige Dinge beachten, um ihm nicht unnötig viel zuzumuten:

Kurz vor Feierabend – Noch den ganzen Tag zwischen den Kollegen zu sitzen ist unzumutbar. Führe das Gespräch gegen Feierabend, so kann der Mitarbeiter besser damit umgehen und die Gerüchteküchen fängt nicht gleich an zu brodeln.

Neutraler Boden – Führe das Gespräch am besten in einem Meetingraum, nicht in deinem Büro. So kannst du den Raum nach dem Gespräch verlassen, ohne ihn aus deinem Büro werfen zu müssen und dein Mitarbeiter hat noch ein paar Minuten, um sich zu sammeln.

Kurz und knapp – Finde klare Worte und komm auf den Punkt. Vage Äußerungen, die zu noch mehr Fragen führen, bringen dich nicht voran.

Schriftliche Kündigung – Übergib ihm die schriftliche Kündigung und lass dir den Erhalt quittieren. Das ist für einen eventuelle Rechtsstreit wichtig.

Emotionen begegnen – Für einige bricht die Welt zusammen. Mach dich also auf heftige Emotionen gefasst. Höre zu, unterbrich ihn nicht. Aber bleib auch standhaft und wiederhole gegebenenfalls deine Beweggründe.

Was gibt es zu tun? – Regel wichtige Dinge wie die Arbeitsplatzübergabe und Rückgabe von Firmeneigentum (Computer, Handy, Auto, …). Wie wird die Zeit bis zum letzten Arbeitstag überbrückt? Sicher ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu.

Gespräch beenden – Ist alles gesagt setzt du dem Gespräch ein klares Ende. Wünsche deinem Mitarbeiter nur das Beste für die Zukunft und verlasse dann den Raum.

Veröffentlicht am 09.05.2018, aktualisiert am 23.09.2020

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