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Die Kündigung: Arbeitgeber müssen viel beachten

Darauf müssen Sie achten, wenn Sie Mitarbeiter entlassen

Inhalt

Die Kündigung als letztes Mittel

Ist die Kündigung erst einmal ausgesprochen, gibt es kein Zurück. Selbst wenn sich der Mitarbeiter darauf einlässt, weiter für Sie und mit Ihnen zu arbeiten, wird das Vertrauensverhältnis für immer gestört sein. Darunter wird auch die Zusammenarbeit leiden.

Eine Kündigung sollte immer das letzte Mittel der Wahl und gut überlegt sein. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Chancen (ja, mehrere), um besser zu werden.

Das sind Sie auch sich selbst schuldig: Neue Mitarbeiter zu finden kostet Geld. Den Job ausschreiben, Bewerber auswählen, Bewerbungsgespräche führen und das Onboarding müssen erstmal gestemmt werden, bevor ein neuer Mitarbeiter seinen Job erledigen kann.

 

Falls Sie erfahren wollen, wie Sie mit dem richtigen Onboarding-Programm loyale Mitarbeiter bekommen, schauen Sie mal hier rein: "Onboarding: So arbeiten Sie neue Mitarbeiter ein"

 

Hinzu kommt, dass eine Kündigung auch am restlichen Team nicht spurlos vorbeigehen wird. Oft kommt es zu einem spürbaren Leistungsabfall im Team, bedingt durch die Sorge der Nächste zu sein oder den Ärger einen guten Kollegen verloren zu haben.

Seien Sie also ruhig nachsichtig. Das ist weder ein Zeichen von Schwäche, noch schaden Sie Ihrem Unternehmen. Im Gegenteil: Es ist durchaus wirtschaftlich gedacht.

Kündigungsgründe für Arbeitgeber

Das heißt nicht, dass Sie sich alles gefallen lassen müssen. Natürlich gibt es auch Gründe, die eine sofortige Entlassung rechtfertigen – das ist aber eher die Ausnahme.

Die ordentliche Kündigung hingegen ist einigen Regelungen unterworfen. Die wichtigste ist der allgemeine Kündigungsschutz. Bei Betrieben mit mehr als zehn Mitarbeitern müssen Kündigungen demnach “sozial gerechtfertigt” sein (KSchG § 1), um Arbeitnehmer vor reiner Willkür zu schützen. Das heißt, sie müssen in der Person oder im Verhalten des Mitarbeiter begründet oder betriebsbedingt unumgänglich sein. Demnach lassen sich die Gründe einen Mitarbeiter zu entlassen in vier Kategorien unterscheiden.

  1. betriebsbedingte Kündigung
  2. personenbedingte Kündigung
  3. verhaltensbedingte Kündigung
  4. außerordentliche Kündigung

Betriebsbedingte Kündigung

Werden Arbeitsplätze aufgrund der Unternehmensentwicklung überflüssig, können Sie Mitarbeitern betriebsbedingt kündigen. Gründe können beispielsweise sein, dass Abteilungen geschlossen oder zusammengelegt werden, Aufträge ausbleiben oder externe Firmen mit den Aufgaben betraut werden.

Voraussetzungen, damit die betriebsbedingte Kündigung wirksam ist, sind:

  1. dringendes betriebliches Erfordernis, das zum Wegfall der Stelle führt
  2. der Mitarbeiter kann nicht an anderer Stelle beschäftigt werden
  3. ordnungsgemäße Sozialauswahl

Verhaltensbedingte Kündigung

Verstößt Ihr Mitarbeiter gegen Pflichten, die im Arbeitsvertrag eindeutig geregelt sind, kann dies Grund für eine verhaltensbedingte Kündigung sein. Typische Beispiel sind wiederholtes Zuspätkommen, Verstöße gegen betriebliche Ordnungen wie ein Alkoholverbot oder Verletzung der Verschwiegenheitspflicht.

Verhaltensbedingte Kündigungen werden oft im Einzelfall geprüft. Gründe für eine verhaltensbedingte Kündigung können auch Gründe für eine fristlose Kündigung sein, allerdings müssen sie in diesem Fall besonders schwer wiegen.

Personenbedingte Kündigung

Personenbedingte Kündigungsgründe liegen vor, wenn Ihr Mitarbeiter seinen Aufgaben dauerhaft nicht nachkommen kann. Dabei ist es egal, ob die Probleme von Anfang an bestanden oder sich erst entwickelt haben.

Im Gegensatz zu verhaltensbedingten Gründen kann der Arbeitnehmer nichts dagegen tun. Daher ist die sonst üblich Abmahnung in diesem Fall zwecklos. Häufigster Grund, der in diese Kategorie fällt, ist eine Erkrankung des Mitarbeiters. Aber auch der Verlust der Fahr- oder Arbeitserlaubnis und Suchterkrankungen rechtfertigen eine personenbedingte Kündigung.

Voraussetzung ist, dass Ihre betrieblichen Interessen erheblich beeinträchtigt sind und die Prognose negativ ist. Sprich: Ist es nicht abzusehen, dass sich an dem Zustand etwas ändert, ist die Kündigung legitim. Aber dennoch sollte sie immer das letzte Mittel der Wahl sein. Vorher sollte geklärt werden, ob es nicht möglich ist, den Mitarbeiter an einen geeigneten Arbeitsplatz zu versetzen oder durch Weiterbildungsangebote zu fördern.

Außerordentliche Kündigung

Oft auch als fristlose Kündigung bezeichnet. Hier muss etwas vorgefallen sein, das es Ihnen unmöglich macht, weiterhin mit dem Mitarbeiter zusammenzuarbeiten. Das BGB (BGB § 626) spricht lediglich von einem “wichtigen Grund” und es wird immer der Einzelfall betrachtet – was in einem Fall eine fristlose Kündigung rechtfertigt, schafft das im nächsten vielleicht nicht.

Gründe für eine fristlose Kündigung sind beispielsweise Straftaten Ihnen gegenüber wie Gewaltandrohung, Sachbeschädigung oder Diebstahl. Auch wenn Sie öffentlich beleidigt werden oder der Mitarbeiter einfach nicht zur Arbeit erscheint, kann eine fristlose Kündigung gerechtfertigt sein.

 

Frau schlägt Mann – Verhaltensbedingte Kündigung

Mitarbeiter kündigen – Die rechtlichen Grundlagen

Eins steht fest: Sie können nicht einfach so Mitarbeiter entlassen. Die verschiedensten Gesetze beschäftigen sich mit der Kündigung von Arbeitnehmern, allen voran das Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Aber auch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Schwerbehindertengesetz (SchwG), Mutterschutzgesetz (MuSchG) und Berufsbildungsgesetz (BBiG) regeln das korrekte Vorgehen im Fall der Fälle.

Kündigungsfristen beachten

Nur eine außerordentliche Kündigung wirkt sofort. In allen anderen Fällen gilt die gesetzliche oder die im Arbeitsvertrag geregelte Kündigungsfrist. Die gesetzliche Kündigungsfrist findet sich im BGB und ist abhängig von der Dienstzeit des Mitarbeiters.

In der Probezeit (0–6 Monate) beträgt sie zwei Wochen und kann zu jedem beliebigen Tag ausgesprochen werden. Ab dem siebten Monat beträgt sie bis zum zweiten Jahr vier Wochen und kann entweder zum 15. oder Ende eines Kalendermonats ausgesprochen werden. Nach dem zweiten Jahr sind die Kündigungsfristen gestaffelt und betragen beispielsweise ab dem 20. Dienstjahr sieben Monate zum Ende eines Kalendermonats.

Besonderer Kündigungsschutz

Bestimmten Personen können Sie nur außerordentlich kündigen. Dazu gehören beispielsweise Mitglieder eines Betriebsrates, (werdende) Mütter bis zu vier Monate nach der Geburt, Mitarbeiter in Eltern- oder Pflegezeit und Auszubildende nach der Probezeit.

Gilt in Ihrem Betrieb außerdem ein Tarifvertrag, kann es sein, dass Mitarbeiter ab einem bestimmten Alter oder nach einer gewissen Dienstzeit unkündbar sind.

Da hierbei viel zu beachten ist, ist es sinnvoll den Einzelfall zu prüfen und sich gegebenenfalls Experten zur Seite zu holen.

Formalien für das Kündigungsschreiben

Es ist zwar nicht viel zu beachten, aber damit eine Kündigung überhaupt wirksam ist, müssen Sie eine gewisse Form wahren. Oberstes Gebot: Sie muss schriftlich erfolgen. E-Mail und Fax zählen nicht.

Aus dem Kündigungsschreiben muss eindeutig hervorgehen, was Sache ist. Finden Sie daher klare Worte und nennen auch im Betreff, dass es um eine Kündigung geht – nette Umschreibungen sind hier fehl am Platz.

In dem Schreiben muss außerdem stehen:

  • Angaben zum Arbeitgeber
  • Angaben zum Arbeitnehmer
  • Ort und Datum
  • eindeutiger Betreff
  • Kündigungsfrist
  • Kündigungstermin
  • Ihre Unterschrift

Die Gründe müssen bei einer ordentlichen Kündigung nicht angegeben sein. Ausnahmen sind besondere tarif- oder arbeitsvertragliche Regelungen, Mitarbeiterinnen im Mutterschutz und Auszubildende. Aber es ist nicht nur fair, sondern der Arbeitnehmer hat auch ein Recht darauf, dass sie ihm mitgeteilt werden. Das können Sie in einem persönlichen Gespräch machen, das dem Kündigungsschreiben vorausgeht oder in dem das Schreiben überreicht wird.

Gegebenenfalls müssen Sie nachweisen können, dass und wann Sie die Kündigung übergeben haben. Daher sollten Sie das entweder im Beisein eines Zeugen tun, einen Boten beauftragen oder Sie lassen sich den Erhalt durch eine Unterschrift des Mitarbeiters bestätigen. Dies kann er aber verweigern und eine Unterschrift ändert auch nichts an einer möglichen Unwirksamkeit der Kündigung.

Mündliche Kündigung als Arbeitgeber

Im Eifer des Gefechts passiert es gelegentlich, dass Dinge gesagt werden, die nicht so gemeint sind – Ihrem Mitarbeiter zu kündigen oder damit zu drohen sollten Sie aber tunlichst vermeiden.

Die Kündigung muss – wie gesagt – stets schriftlich erfolgen. Eine mündliche Kündigung ist demnach unwirksam. Der Mitarbeiter hat hierbei nicht nur ein Recht auf Weiterbeschäftigung, sondern kann auch rechtlich gegen die “Kündigung” vorgehen (KSchG § 4).

Dafür darf sich der Mitarbeiter aber nicht allzu viel Zeit lassen. Werden innerhalb von drei Wochen keine rechtlichen Schritte eingeleitet, können etwaige Ansprüche verfallen. Unter diesen Umständen kann eine mündliche Kündigung zwar wirksam sein, sollte aber dennoch nach Möglichkeit vermieden werden.

 

Frau mit Megaphon – Mündliche Kündigung

Der Aufhebungsvertrag

Mit einem Aufhebungsvertrag können Sie das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu einem bestimmten Tag beenden. Der Aufhebungsvertrag überschreibt sozusagen sämtliche andere Regelungen: Kündigungsfristen müssen nicht eingehalten werden, das Kündigungsschutzgesetz greift nicht, die “Kündigung” kann nicht vor Gericht angefochten und der Betriebsrat muss nicht angehört werden.

Auch der Aufhebungsvertrag muss in schriftlicher Form geschlossen werden, mündliche Abkommen sind ungültig. Häufig sind Regelungen über eine Abfindung wesentlicher Bestandteil des Aufhebungsvertrages. Außerdem haben Sie gegebenenfalls eine Hinweispflicht: Die Agentur für Arbeit verhängt über Arbeitnehmer, die einen Aufhebungsvertrag unterschreiben, möglicherweise eine Sperrfrist. Zudem kann die Abfindung auf das Arbeitslosengeld angerechnet werden.

Tipps für das Kündigungsgespräch

Das Kündigungsgespräch ist vermutlich der unangenehmste Teil. Aber: Bei dem Gespräch steht Ihr Mitarbeiter im Vordergrund. Daher sollten Sie einige Dinge beachten, um ihm nicht unnötig viel zuzumuten:

Kurz vor Feierabend – Noch den ganzen Tag zwischen den Kollegen zu sitzen ist unzumutbar. Führen Sie das Gespräch gegen Feierabend, so kann der Mitarbeiter besser damit umgehen und die Gerüchteküchen fängt nicht gleich an zu brodeln.

Neutraler Boden – Führen Sie das Gespräch am besten in einem Meetingraum, nicht in Ihrem Büro. So können Sie den Raum nach dem Gespräch verlassen, ohne ihn aus Ihrem Büro werfen zu müssen und Ihr Mitarbeiter hat noch ein paar Minuten, um sich zu sammeln.

Kurz und knapp – Finden Sie klare Worte und kommen Sie auf den Punkt. Vage Äußerungen, die zu noch mehr Fragen führen, bringen Sie nicht voran.

Schriftliche Kündigung – Übergeben Sie ihm die schriftliche Kündigung und lassen Sie sich den Erhalt quittieren. Das ist für einen eventuelle Rechtsstreit wichtig.

Emotionen begegnen – Für einige bricht die Welt zusammen. Machen Sie sich also auf heftige Emotionen gefasst. Hören Sie zu, unterbrechen Sie nicht. Aber bleiben Sie auch standhaft und wiederholen Sie gegebenenfalls Ihre Beweggründe.

Was gibt es zu tun? – Regeln Sie wichtige Dinge wie die Arbeitsplatzübergabe und Rückgabe von Firmeneigentum (Computer, Handy, Auto, …). Wie wird die Zeit bis zum letzten Arbeitstag überbrückt? Sichern Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu.

Gespräch beenden – Ist alles gesagt setzen Sie dem Gespräch ein klares Ende. Wünschen Sie Ihrem Mitarbeiter nur das Beste für die Zukunft und verlassen Sie dann den Raum.

Veröffentlicht am 09. May 2018, zuletzt aktualisiert am 09. August 2018

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