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Lea Pietsch

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HR-Software im Vergleich [2021]

HR-Tools machen das Arbeitsleben von heute leichter. Sie integrieren Features für das Recruiting, übernehmen administrative Aufgaben des Bewerber- sowie Personalmanagements und vereinfachen die Kommunikation innerhalb der Personalabteilung.

Für unterschiedliche Branchen, Unternehmensgrößen und Zwecke bieten sich dabei unterschiedliche Tools an. Bei der Fülle an Angeboten ist es schwierig, einen Überblick zu behalten und herauszufinden, welches Tool das Richtige für das eigene Unternehmen ist.

Welche es gibt, was sie können sollten und worauf du bei der Auswahl achten solltest, erfährst du hier.

Inhalt

Warum HR-Software hilfreich ist

Die richtige Software für das Personalmanagement hilft dir dabei, schneller und effizienter an kompetente Mitarbeiter zu kommen, den Bewerbungsprozess zu rationalisieren und interne Prozesse in der Personalabteilung zu koordinieren.

Die Funktionen reichen dabei von spezifischen Tools, die einen Teil des Recruiting-Prozesses unterstützen, bis hin zu Komplett-Lösungen, mit denen du nach Kandidaten suchen kannst, den Bewerbungsprozess managst, das Onboarding durchführst, Fort- und Weiterbildungen planst und die Lohnabrechnung regelst. Solche administrative Aufgaben sind mühselig, kostspielig und klauen Zeit, die in innovative Ideen gesteckt werden könnte.

Die Einführung eines neuen Tools ist je nach Größe der Personalabteilung und des Unternehmens nicht mal eben so gemacht. Daher solltet ihr euch gut überlegen, welche Funktionen gebraucht werden und nicht vorschnell eine Entscheidung treffen. Denn: Die richtige Auswahl ist entscheidend, um bestehende Prozesse zu verbessern, keinen zusätzlichen Aufwand zu schaffen und nicht unnötig viel zu bezahlen. Wichtige Auswahlkriterien sind hier neben den Kosten, der Funktionsumfang und die Anwendbarkeit.  Grundsätzlich gilt:

  • Egal was ihr braucht, es gibt es. Ob einzelne Funktionen oder das Komplettpaket, sehr wahrscheinlich gibt es die passende Software für eure Ansprüche.
  • Testet alles. So gut wie alle Tools bieten kostenlose Demo-Versionen oder eine geführte Tour an. So kannst du dir einen Überblick über alle Funktionen schaffen und siehst, ob die Software mit euren Prozessen kompatibel ist. 

Eine Software als HR-Komplettlösung oder doch lieber ein spezifisches Recruiting-Tool – was ist für dein Unternehmen sinnvoll? Im Artikel Bewerbermanagementsystem vs. All-in-One-HR-Software findest du alle Infos dazu. Für welche HR-Prozesse du digitale Tools nutzen kannst, erfährst du hier.

Was sollten HR-Tools können?

Das kommt darauf an, was du damit machen willst. Es gibt Recruitment-Tools, mit, mit denen der gesamte Bewerbungsprozess – von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding – abgebildet werden kann, sozusagen also Komplettlösungen. Auf der anderen gibt es natürlich auch Tools für spezifische Funktionen, mit denen sich kleine Lücken im Prozess schließen lassen. Stehen alle Prozess und du brauchst beispielsweise nur eine Möglichkeit, Bewerbungsgespräche per Video zu führen, gibt es Tools, die sich genau darauf spezialisiert haben.

Was sollten alle HR-Tools können?

  • Ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis: Je umfangreicher, desto teurer sind HR-Tools in der Regel. Daher solltest du dir genau überlegen, welche Funktionen wirklich gebraucht werden. Umgekehrt gibt es für einzelne Funktionen wie Videogespräche oft günstige oder sogar kostenlose Tools.
  • Ein kompetenter und schneller Support: Läuft mal etwas nicht so wie geplant, ist es wichtig, dass du schnell jemanden erreichen kannst, der dir weiterhilft. Ein kompetenter Support spart dir hier einige Nerven.
  • Oder noch besser: ein persönlicher Ansprechpartner. Mit einem persönlichen Ansprechpartner kannst du individuelle Fälle und Lösungen besprechen, sodass ihr das Tool exakt auf die Anforderungen zuschneidet und das Meiste herausholt.
  • Übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche. Sicher willst du nicht lange nach Funktionen suchen müssen. Je einfacher die Bedienung, desto besser.
  • Möglichkeit, mit Kollegen zusammenzuarbeiten. HR-Prozesse sind oft Teamarbeit. Wenn du die einzige Person bist, die Zugriff hat, bringt das ganze Tool womöglich nichts. Daher ist es sinnvoll, Kollegen einladen und gemeinsam mit ihnen im Tool arbeiten zu können.
  • Datenschutz beachten. Bewerberdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen daher der DSGVO. Ist das Tool bereits DSGVO-konform, macht euch das das Leben leichter. Mehr zum Thema Datenschutz im Bewerbemanagement findest du hier.

100 HR-Tools für jeden Anwendungsfall

HR-Software gibt es für so gut wie jeden Anwendungsfall – von Nischenprodukten bis hin zu weltweit bekannten Tools. Daher ist es kaum möglich, eine vollständige Liste anzufertigen.

Unser Vergleich von HR-Tools soll dir einen Überblick über die 100 besten Tools, geordnet nach Anwendungsfall, geben und dir einige davon genauer vorstellen.

Diese Tools stellen wir dir vor:

Übersicht der 100 Recruiting-Tools der DACH-Region

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) ist die systematische und strukturierte Entwicklung, Planung und Lenkung betrieblicher Strukturen und Prozesse, mit dem Ziel die Gesundheit der Beschäftigten zu erhalten und zu fördern. Ziel des BGM ist, die Belastungen der Beschäftigten zu optimieren und eine gesunde Work-Life-Balance zu erhalten. Durch gute Arbeitsbedingungen und Lebensqualität am Arbeitsplatz wird auf der einen Seite die Gesundheit und Motivation nachhaltig gefördert und auf der anderen Seite die Produktivität, Produkt- und Dienstleistungsqualität sowie Innovationsfähigkeit eines Unternehmens erhöht.

Jobplattform

Die Jobplattform ist eine Art Online-Jobportal, auf welcher Unternehmen ihre Stellenausschreibungen veröffentlichen können, welche Stellensuchende dann einsehen können. Jobplattformen unterstützen Unternehmen bei der Personalsuche online, die über die eigene Karriereseite hinausgeht. Somit wird die Reichweite der Stellenausschreibungen erhöht, da Bewerber zentral und übersichtlich nach Stellenangeboten suchen können.

Employer Branding

Employer Branding umfasst Tools oder Systeme, die dabei helfen eine positive Atmosphäre am Arbeitsplatz zu schaffen, um die Produktivität zu steigern und die Unternehmenskultur sowie den Zusammenhalt zu fördern. Das Ziel von Employer Branding ist die Verbesserung des Unternehmensimages, wodurch sich auch eine Optimierung der Mitarbeitergewinnung, Mitarbeiterbindung, der Unternehmenskultur und der Leistungsbereitschaft ergeben soll.

Mehr zum Aufbau der Arbeitgebermarke und wie du eine Employer-Branding-Kampagne entwickelst, erfährst du hier.

Feedbacksystem

Feedback ist eine Methode zur Bewertung der geleisteten Arbeit und ein wesentlicher Bestandteil der Personalarbeit. Feedback Tools geben Unternehmen die Möglichkeit, mithilfe von People Analytics Bedürfnisse, Anforderungen und Leistungen von Mitarbeitern zu verstehen. Kontinuierliches Feedback hilft Unternehmen, sich weiterzuentwickeln, da sie aufgrund der erhaltenen Antworten Verbesserungen vornehmen können. Feedback ist die einfachste Art, Mitarbeiter ins Unternehmensgeschehen miteinzubeziehen und ihnen damit die Möglichkeit zu geben, Prozesse mitzugestalten.

Personalentwicklung

Allgemein werden unter Personalentwicklung alle Maßnahmen verstanden, die zur Förderung und Bildung der Mitarbeiter eines Unternehmens dienen. Ziel der Personalentwicklung ist es, die Mitarbeiter kontinuierlich zu schulen und damit den langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern, aber auch zur Steigerung der Mitarbeitermotivation beizutragen. Für Unternehmen ist es zur zentralen Aufgabe geworden, ihr Personal auf die stetigen technologischen Veränderungen vorzubereiten und zu schulen.

Talentmanagement

Das Talentmanagement ist ein Segment des HR-Managements, welches die Talentgewinnung, Talententwicklung und die Talentbindung beinhaltet mit dem Ziel, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und wertvolles Knowhow im Unternehmen zu erhalten. Die richtigen Talente für das eigene Unternehmen zu identifizieren und langfristig zu binden, ist heutzutage eine große Herausforderung für alle Unternehmen. Mit dem viel verwendeten Begriff "War of Talents" wird verdeutlicht, dass Unternehmen ständig am Ball bleiben müssen, um ihren Mitarbeitern das zu bieten, was sie von der Konkurrenz abhebt.

Recruiting

Recruiting, auch Personalbeschaffung genannt, beschreibt das Suchen und Finden des am besten geeigneten Kandidaten für eine spezifische Stelle. Recruiting beinhaltet alles von dem Schalten klassischer Stellenanzeigen bis hin zu innovativen Lösungen des E-Recruitings.

Multiposting von Stellenanzeigen

Mit Multiposting-Tools kannst du deine Jobangebot zentral steuern und auf verschiedenen Jobbörsen gleichzeitig veröffentlichen. Verschiedene Tools setzen unterschiedliche Schwerpunkte:

Jobspreader

Der Jobspreader der Wollmilchsau GmbH unterstützt dabei, Stellenanzeigen auf verschiedenen Kanälen zu veröffentlichen. Vorteil ist, dass du auswählen kannst, welche Kanäle bespielt werden sollen, und dies dann automatisch von der Software übernommen wird. So kannst du deine Stellenanzeigen zentral steuern und immer aktuell halten. Gleichzeitig gibt es Empfehlungen, wie Stellenanzeigen suchmaschinenoptimiert werden können und wie die Candidate Journey ganzheitlich gestaltet werden kann.

Job Ad Partner

Job Ad Partner setzt den Schwerpunkt auf Multiposting, Stellenanzeigen-Schaltungen sowie technische Schnittstellen zu Bewebermanagementsystemen. Du steuerst deine Stellenanzeigen zentral mit dem persönlichen Ansprechpartner, anschließend werden sie auf die jeweiligen Jobbörsen angepasst und veröffentlicht.

Personalwerk

Personalwerk bietet verschiedene vorgefertigten Pakete an, aus denen du auswählen kannst. In jedem dieser Pakete sind mehrere Jobbörsen enthalten. Über die einzelnen Pakete kannst du auswählen, ob du dich an spezifische Branchen, Zielgruppen oder Regionen wenden willst. Zusätzlich gibt es jeden Monat ein Paket als Top-Angebot zu einem besonders günstigen Preis.

Unser Tipp: Bloße Reichweite bringt erstmal wenig, wenn sie nicht auch zielgerichtet ist. Deswegen solltest du dir genau anschauen, welche Kanäle genutzt werden und ob diese für dich interessant sind. Campusjäger nutzt zusätzlich 1.300 Kanäle – abhängig vom Jobangebot werden die relevantesten ausgewählt, um so effektiv eine möglichst große Zielgruppe zu erreichen.

Mehr zum Multiposting und wie damit in deinem Recruiting mehr Reichweite für deine Stellenanzeigen generierst, erfährst du hier.

Telefon- und Videointerviews

Tools für Telefon- und Videogespräche bieten eine einfache Möglichkeit, eine Vorauswahl zu treffen oder das gesamte Bewerbungsgespräch zu ersetzen. Es gibt tausende entsprechende Tools, überwiegend für den privaten Gebrauch. Hier findest du eine Auswahl der bekanntesten Business-Lösungen.

Google Hangouts

Google bietet mit Hangouts eine einfache Möglichkeit, Telefon- und Videogespräche zu führen. Du kannst Bewerbern einfach einen Link schicken, über den sie sich in ihrem Browser in das Gespräch einklinken können. Der Vorteil ist, dass sich Bewerber nicht extra eine nAccount anlegen müssen, keine separate Software benötigen das Tool mit nahezu allen Endgeräten kompatibel ist.

Die Preise für die G Suite beginnen bei 4,68€ pro Nutzer pro Monat.

Microsoft Teams

Früher noch Skype for Business, bietet Microsoft Teams ein weiteres Kommunikationstool für Unternehmen. Bewerber kannst du einfach per E-Mail zu einem Gespräch einladen In Kombination mit OneDrive und der Office-Suite bietet Microsoft eine umfassende Lösung, in der sich ganze Unternehmen organisieren können.

Die Preise beginnen bei 4,20€ pro Nutzer pro Monat.

Unser Tipp: Achte auf den Datenschutz. Gerade Unternehmen mit Sitz in Europa erfüllen häufig die Anforderungen an den Datenschutz und sind daher vorzuziehen. Letztlich muss dies aber immer im Einzelfall geprüft werden.

Active Sourcing

LinkedIn Recruiter

LinkedIn bezeichnet sich selbst als weltweit größter Kandidatenpool – den du mithilfe des LinkedIn Recruiters durchsuchen kannst. Dabei kannst du Profile grob nach Faktoren wie Branche, Erfahrung, Rolle finden oder über die Freitextsuche eigene Suchbegriffe eingeben. Die Ergebnisse kannst du durch die detaillierten Filtermöglichkeiten nochmal verfeinern, indem du beispielsweise gewünschte Sprachkompetenzen, Unternehmensgröße und Interessen angibst. Die gefundenen Kandidaten kannst du per Direktnachricht kontaktieren.

Der LinkedIn Recruiter kommt in zwei Preisklassen, beginnend bei 108€ pro Monat.

Weitere Infos findest du im Artikel LinkedIn Recruiter.

Xing Talentmanager

Der Xing Talentmanager funktioniert im Prinzip ähnlich wie der LinkedIn Recruiter. Wesentlicher Vorteil ist, dass Xing m deutschsprachigen Raum mit etwa 13 Millionen Nutzern noch vor LinkedIn rangiert, du hierzulande also eine größere Reichweite hast.

Der Preis für den Xing Talentmanager beginnt bei 329€ pro Monat.

Benefits

Corporate Benefits, auch Mitarbeitervorteile, sind besondere Leistungen und Angebote, die Mitarbeitern zusätzlich zur allgemeinen Vergütung angeboten werden, um die Motivation am Arbeitsplatz zu steigern und die Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden. Mit den Zusatzleistungen und Mitarbeiterangeboten wird den Mitarbeitern eine Wertschätzung entgegen gebracht und damit die Loyalität gegenüber dem Unternehmen gestärkt. Wer sich im Unternehmen wohl fühlt, Wertschätzung verspürt und von Mitarbeiterangeboten profitiert, ist weniger geneigt, sich nach einer neuen Stelle umzusehen.

Personalverwaltung

Personalverwaltung beinhaltet alle administrativen personalbezogenen Maßnahmen und Personalprozesse in einer Organisation. Zu den zentralen Aufgaben des Personalmanagements gehören Personalführung, -planung und -einstellung . Für jeden Bereich der Personalverwaltung gibt es inzwischen digitale HR-Prozesse. Hoch im Kurs steht aktuell die digitale Personalakte, mit welcher sämtliche Personaldokumente der Mitarbeiter zentral verwaltet werden können.

Zeiterfassung

Clockodo

Mit Clockodo lassen sich Arbeitszeiten und Projektzeiten individuell erfassen. Clockodo ist sehr flexibel und für Windows, Mac und als App erhältlich. Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst erfassen und Soll-/Ist-Stunden, Überstunden, Urlaubstage und Abwesenheiten einfach ausgewertet werden. Das Tool erfüllt die gesetzlichen Vorgaben zu Datenschutz und berücksichtigt ebenfalls das Arbeitszeit- sowie Mindestlohngesetz.

Die Preise beginnen bei 6,50€ pro Nutzer pro Monat. Ab 11 Teilnehmern 3,50€ pro Nutzer pro Monat.

TimeTac

Auch TimeTac ist auf allen gängigen Endgeräten verwendbar und kann dadurch bei nahezu jedem Unternehmen in die bestehende Infrastruktur integriert werden. TimeTac bietet eine Lösung für Arbeitszeiten, Projektzeiten, Urlaube und Abwesenheiten, wodurch ihr effizienter arbeiten könnt und letztlich Zeit und Kosten spart. Entsprechend den Anforderungen des Unternehmens können verschiedene Module hinzugebucht werden. Auch bei diesem Tool werden die Anforderungen bezüglich der DSGVO eingehalten.

Die Preise beginnen bei 3,50€ pro Nutzer pro Monat.

Excel

Excel ist wahrscheinlich nicht deine erste Wahl, aber: Mit Excel kennt sich fast jeder zumindest ein wenig aus, als Teil von Microsoft Office haben viele Unternehmen das Programm bereits und die Dateien sind in der Regel mit alternativen Programmen kompatibel. Damit bietet Excel gerade für kleinere Unternehme eine einfache Lösung, um die tägliche Arbeitszeit zu erfassen. Wie die Umsetzung aussehen kann, kannst du hier nachlesen.

Bewerbermanagement

Mit Bewerbermanagement Software können Unternehmen den Einstellungsprozess einfach verwalten, indem sie eine Datenbank mit Bewerber- und Jobinformationen verwalten. Diese Software sollte sämtliche Prozesse rund um den Personalbeschaffungsprozess abdecken. Weiterführend kümmert sich das Bewerbermanagement um den Abgleich der Kompetenzen der Bewerber und die Auswahl der Kandidaten. Auch die Einladung zum Vorstellungsgespräch und die Zu- oder Absage eines Bewerbers kann mithilfe des Bewerbermanagements erfolgen.
Mehr Infos zum Thema Bewerbermanagement findest du hier. Was du bei der Einführung einer Software beachten musst, kannst du hier nachlesen.

Komplettlösungen

Die bisher vorgestellten HR-Tools bieten Lösungen für sehr konkrete Anwendungsfälle. Daher sind sie gerade für kleinere Unternehmen geeignet, um Lücken im Bewerbungsprozess und Personalmanagement zu füllen. Je umfangreicher die Anforderungen sind, desto eher lohnen sich Tools, die größere Teile oder sogar den gesamten Bewerbungsprozess abdecken.

Solche Komplettlösungen haben sich oft aus kleineren Tools entwickelt und haben daher individuelle Schwerpunkte. Daher ist es auch hier wieder wichtig, dass du dich über die jeweiligen Funktionen informierst und ein Tools auswählst, dass zu dir und deinen Bedürfnissen passt.

Im Folgenden stellen wir dir einige der bekannteren Lösungen vor.

Personio

Die HR-Software von Personio ist ein umfassendes Tool – von der Stellenausschreibung bis zur Lohnabrechnung und Personalentwicklung ist alles dabei. Die Grundfunktionen des jeweiligen Tarifs lassen sich durch Add-ons individuell erweitern und an die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

Die Preise beginnen bei 94€ pro Monat.

Umantis Talent Management von Haufe

Umantis Talent Management ist ein nützliches Tool, das das gesamte HR-Management abdeckt: Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Vergütung und Nachfolgeplanung sind mit drin. Das vereinfacht nicht nur die externe Personalsuche, sondern du kannst mit dem Tool auch die Karrierepfade einzelner Mitarbeiter im Unternehmen und Entwicklungsmöglichkeiten planen.

Die Preise gibt es auf Anfrage.

coveto

coveto richtet sich vor allem an den Mittelstand und bietet eine Software für den Bewerbungsprozess von der Stellenanzeige bis zur Vertragsunterschrift an. Das Tool beachtet aktuelle Vorgaben der DSGVO und optimiert Jobangebote für mobile Endgeräte.

Die Preise beginnen bei 67€ pro Monat.

connectoor

connectoor konzentriert sich insbesondere auf den Bereich von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung von Bewerbern. Das Tool lässt sich leicht in bestehende Prozesse integrieren und im Team organisieren. Mit dem integrierten Multiposting kannst du deine Jobangebote auf bis zu 1.000 Jobbörsen veröffentlichen. Dazu gehören noch weitere Funktionen, um Bewerber auf dein Unternehmen aufmerksam zu machen. Unter anderem kannst du eine Karriereseite für deine Webseite erstellen, einen individuellen Talentpool pflegen und dich mit Personalberatern austauschen. Gemeinsam mit deinen Kollegen kannst du Bewerber direkt in dem Tool managen und ihnen zu- oder absagen.

Die Preise beginnen bei 29€ pro Monat.

Campusjäger

Campusjäger übernimmt für Unternehmen jeder Größe das Recruiting. Dazu gehören sämtliche Aufgaben im Bewerbungsprozess, beispielsweise Stellenangebote verfassen, diese auf Jobbörsen und anderen Kanälen schalten sowie Vorstellungsgespräche mit den Kandidaten koordinieren. Gemeinsam mit deinem persönlichen Ansprechpartner besprichst du den genauen Personalbedarf. In der Plattform kannst du ebenfalls Bewerbungsgespräche per Video oder Telefon führen.

Der Service von Campusjäger ist von der Stellenanzeige bis zum Bewerbungsgespräch kostenlos, erst bei erfolgreicher Vermittlung wird eine Prämie fällig. Sollte sich nach kurzer Zeit herausstellen, dass der Bewerber doch nicht zu euch passt, bietet Campusjäger eine Geld-zurück-Garantie an.

Du möchtest deine Rekrutierungsstrategie optimieren, um neue Mitarbeiter zu finden? Campusjäger findet im eigenen Talentpool mit über 160.000 Nachwuchstalenten deine zukünftigen Mitarbeiter.

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Veröffentlicht am 21.12.2018, aktualisiert am 13.04.2021

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