Digitalisierung im HR: Neue Chancen für das Personalmanagement

Neue Herausforderungen in der Arbeitswelt– wie die Corona-Pandemie, aber auch beispielsweise der Fachkräftemangel – erfordern eine HR-Strategie mit einem hohen Maß an Flexibilität und agiler Anpassungsfähigkeit. Unternehmen können neue digitale Lösungen auch im HR-Bereich zu nutzen und Prozesse des Personalmanagements optimieren.

In manchen Unternehmen ist die digitale Transformation im HR längst Trend. Vor allem Recruiting- und Personalverwaltungsprozesse werden digital unterstützt – doch auch andere HR-Prozesse kannst du durch Digitalisierung effizienter und flexibler gestalten und die Zukunft deines Unternehmens damit maßgeblich beeinflussen.

Wie sieht der aktuelle Stand aus und welche konkreten Möglichkeiten hast du, dein HR digital zu gestalten? Mit diesem Artikel kannst du dir einen Überblick über die Chancen der Digitalisierung im HR verschaffen und erfährst viele Tipps rund um die Umstellung ins Digitale.

Inhalt

Digitalisierung im HR Bereich: Der aktuelle Stand

Wir alle haben es mitbekommen: Die Corona-Pandemie hat Unternehmen vor nie gekannte Herausforderungen gestellt. Nicht nur der Arbeitsalltag und die Kommunikation sind erschwert – sondern auch weitere Probleme, beispielsweise die Einstellungsstopps, verstärken Probleme wie den Fachkräftemangel zunehmend. 

Doch die ganze Situation hat auch eine positive Seite: Das letzte Jahr im Ausnahmezustand hat in Sachen digitales Arbeiten eine Welle der Entwicklung mit sich gebracht. Homeoffice und auch digitales Recruiting sind immer mehr in den Vordergrund gerückt. Auch das letzte Unternehmen scheint endlich zu verstehen, dass digitale Lösungen für die Zukunft unverzichtbar sind – wenn es denn wettbewerbsfähig bleiben will.

In vielen Unternehmen werden die Möglichkeiten der Digitalisierung bereits für einige Aufgaben der Personalverwaltung genutzt. Statt das Potenzial des digitalen Wandels auch darüber hinaus zu nutzen, verbleiben viele Unternehmen im restlichen HR-Bereich jedoch bei altbekannten Prozessabläufen.

Herausforderungen wie der Fachkräftemangel machen deulich, dass der Bedarf nach einer Optimierung der Prozesse groß ist und neue Chancen unbedingt genutzt werden sollten. Denn: Je mehr Zeit der Personalarbeit für administrative Aufgaben verwendet wird, desto weniger Zeit bleibt für die Suche nach qualifiziertem Personal. 

Es wird deutlich: Das Potenzial des digitalen Wandels wird im HR-Bereich noch längst nicht voll ausgeschöpft. Trifft das vielleicht auch auf dich zu? Dann lies dir unbedingt die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung des HR durch und lass dich von modernen Recruiting- und HR-Lösungen überzeugen.

Diese Chancen bietet die Digitalisierung von HR-Prozessen

Der digitale Wandel bietet dem Human Resources Management die Chance, sich neu zu organisieren und Abläufe schneller und effizienter zu gestalten. Das ist für die Zukunftsfähigkeit deines Unternehmens unabdingbar. Die Digitalisierung des Personalmanagements birgt viele Chancen für dein Unternehmen:

  • Prozessqualität steigern: Vor allem langwierige Prozesse, welche besonders anfällig für Fehler sind, kannst du durch Digitalisierung und Automatisierung effizienter und präziser erledigen.
  • Kosten und Zeitaufwand der Prozesse senken: Administrative Arbeiten, vor allem Routineaufgaben mit Dokumenten und Daten, können dadurch schnell und effizient ablaufen und damit in den Hintergrund rücken. 
  • Mehr Zeit für strategische Aufgaben: Für Personalplanung, Recruiting und Personalentwicklung entsteht mehr Zeit – und das ist notwendig für die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens.
  • Flexibilität: Durch Digitalisierung von Prozessen kannst du flexibel auf Veränderungen und neue Trends eingehen, da Entscheidungsfindungen datenbasiert sehr viel schneller und effizienter ablaufen.
  • Angestellte im Ausland beschäftigen: Es entstehen neue Möglichkeiten, dem Fachkräftemangel zu begegnen, indem du nicht ausschließlich Mitarbeiter:innen vor Ort beschäftigst.
  • Entscheidungshilfe: Durch Datenanalysen kannst du wertvolle Erkenntnisse erlangen und fundierte Personalentscheidungen treffen. Das spielt vor allem im Recruiting eine wichtige Rolle.
  • Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung: Du kannst du deine Teammitglieder besser an das Unternehmen binden und für eine gute Arbeitsatmosphäre sorgen.

Digitale Lösungen: Diese Möglichkeiten gibt es

Mittlerweile gibt es für beinahe alle gängigen HR-Prozesse auch eine passende digitale Lösung.

Diese Vielfalt kann ziemlich überfordernd sein: Welche der Tools sind für dein Unternehmen geeignet, um tägliche Prozesse zu optimieren, zu beschleunigen und so Raum für Neues zu schaffen? Fest steht: Digitale Tools haben eine Menge Potenzial – es ist nur schwierig, dieses individuell zu identifizieren und zu nutzen.

Wir haben für dich die wichtigsten HR-Prozesse und ihre Möglichkeiten der Digitalisierung zusammengefasst, damit du besser abschätzen kannst, was davon für dich interessant ist.

Recruiting und Bewerbermanagement

Der Personalbeschaffungsprozess ist einer der wichtigsten Aufgaben des HR-Bereichs – denn neue Mitarbeiter:innen für dein Unternehmen zu finden ist notwendig für den Unternehmenserfolg. 

Mittlerweile ist die Digitalisierung des Recruitings oft eine notwendige Voraussetzung, um Krisen wie die Corona-Pandemie zu überstehen. Auch der fortbestehende Fachkräftemangel fordert Unternehmen heraus, ihr Recruiting effizienter und effektiver zu gestalten – auch hierbei kann der digitale Wandel behilflich sein. Insgesamt können Recruiting-Prozesse so langfristig flexibel und krisensicher gestaltet werden, sowie hinsichtlich des Kosten- und Zeitaufwands optimiert werden.

Digitalisiertes Recruiting – wie läuft das ab?

  • Online-Recruiting fängt bei der Erstellung der Anforderungsanalyse und der Ausschreibung von Stellenanzeigen an. Dass diese Schritte mittlerweile digital ablaufen, ist den meisten Unternehmen bekannt: Online Jobbörsen, Social Media und Features wie das Multiposting von Stellenanzeigen erleichtern die Suche nach passenden Bewerber:innen deutlich. Auch durch Mobile Recruiting kannst du auf neuem Wege Kandidat:innen auf dich aufmerksam machen.
  • Mit einem Bewerbermanagementsystem kannst du alle Bewerbungen für deine Jobangebote digital und zentral organisieren. Bewerbungen hast du so übersichtlich an einem Ort gespeichert und kannst Termine und Dokumente zentral verwalten. Welche Software passt am besten zu dir? Erfahre mehr im Artikel Bewerbermanagementsystem Software Anbietervergleich.
  • Auch im weiteren Verlauf des Recruiting-Prozesses kannst du – bei Bedarf – digitale Lösungen für dich nutzen. Tipps für Online-Vorstellungsgespräche und Probetage findest du im Artikel Mitarbeiter finden trotz Corona. Alle Infos zum digitalen Onboarding findest du im Artikel Online Onboarding.

Digitales Recruiting bringt neben vielen Chancen für dein Unternehmen auch einige Herausforderungen mit sich. Wie gehst du am besten ein Video-Interview an? Wie kannst du trotz der Distanz eine positive Candidate Experience garantieren? Die besten Tipps und Tricks für digitales Recruiting findest du in unserem E-Book, welches dir kostenlos zum Download zur Verfügung steht.

E-Book zum Download: Digitalisierung im Recruiting

Employer Branding und Mitarbeiterbindung

Auch Maßnahmen für ein positives Employer Branding und eine starke Mitarbeiterbindung können – zumindest teilweise – digital ablaufen. Vor allem wenn der Arbeitsalltag rein remote abläuft, kannst du deinen Angestellten die Vorzüge deines Unternehmens auch online nahebringen. Natürlich sind kostenlose Snacks und eine gute Firmenkantine keine passenden Maßnahmen an dieser Stelle – aber auch rein digital kannst du deinen Mitarbeiter:innen einiges bieten und möglichen Kandidat:innen einen guten Eindruck vermitteln. Bieten kannst du ihnen beispielsweise:

  • Eine ausgewogene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten
  • Gute (technische) Ausstattung für Home Office: Firmenhandy, Bildschirm, ergonomischer Bürostuhl usw.
  • Online Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Ausreichend Kontaktmöglichkeiten wie Videokonferenzen und Austausch über Chatprogramme 

Personalverwaltung

Die Aufgaben der Personalverwaltung sind meist eher trockene, administrative Routineaufgaben: Verträge, Meldebescheinigungen und Kündigungen erstellen, Personalakten führen und Mitarbeiteranträge bearbeiten gehören nicht unbedingt zu den Lieblingsbeschäftigungen von Personaler:innen.

Glücklicherweise gibt es gerade für diese zeitfressenden Routinearbeiten jede Menge hilfreiche digitale Möglichkeiten. 

  • Durch automatisierte Prozesse wie der Erstellung von Dokumenten, beispielsweise Zeugnissen, Verträgen und Lohnabrechnungen, werden Personaler:innen entlastet. HR-Tools wie HCM-Systeme (Human Capital Management Systeme) können dafür sorgen, dass diese Routinearbeiten zeiteffizient und fehlerfrei abgearbeitet werden.
  • Digitale Personalakten ermöglichen es dir, Personaldaten übersichtlich an einem Ort zu speichern
  • Auch lassen sich mit HR-Software unkompliziert die Zugriffsrechte festlegen – Damit kann der Datenschutz von Personaldaten sichergestellt werden.
  • Durch Employee Self Service kannst du deine Mitarbeiter:innen in die Personalverwaltung einbinden. Über digitale Tools können die Angestellten in individuell freigeschalteten Bereichen beispielsweise Urlaubsanträge oder ihre Zeiterfassung selbst pflegen.

HR-Software gibt es in verschiedenster Ausführung und für viele verschiedene Zwecke. In unserem Artikel HR-Software im Vergleich haben wir dir deshalb einen ausführlichen Überblick zusammengestellt, mit dessen Hilfe du herausfinden kannst, welche Lösung für dein Unternehmen am besten passt.

Datenanalysen

Gerade was Datenanalysen betrifft sehen sich Unternehmen oft vielen Herausforderungen gegenübergestellt. Häufig sind fehlende Softwarelösungen der Grund, wieso Unternehmen keine Analysen durchführen oder die Datenauswertung erschwert ist. Auch heterogene IT-Tools behindern die Datenauswertung, da der zentrale Speicherort fehlt. Datenschutzaspekte werden ebenso von vielen als Risiko betrachtet und sorgen für eine gewisse Skepsis.

Treffen diese Problematiken auf dich zu? 

Dann wird es höchste Zeit, dich mit ihnen auseinanderzusetzen. Mithilfe von HR-Controlling und People Analytics Projekten kannst du relevante Daten über deine Angestellten sammeln und damit Entwicklungen und Zusammenhänge im Unternehmen im Blick behalten. Natürlich spielt der Datenschutz an dieser Stelle eine wichtige Rolle: Daten müssen immer zweckgebunden und mit Einverständnis erhoben werden. 

Das ist mit der richtigen Software jedoch kein Problem. Mit dem passenden Tool und einer guten Planung sind Datenanalysen gut machbar und bieten deinem Unternehmen viele Vorteile, wie eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität. 

Mittlerweile gibt es eine Menge spezifischer Tools für Datenanalysen auf dem Markt. Doch auch andere HR-Software, beispielsweise HCM-Systeme, bieten dir durch ihre zentrale Datenspeicherung die Möglichkeit, Datenanalysen durchzuführen.

Blockquote: Alles über die Tools und Möglichkeiten von People Analytics kannst du hiernachlesen. Du willst mehr über Personalcontrolling erfahren? Informiere dich hier.

Human Capital Management

Mithilfe digitaler Software kannst du deine Teammitglieder genau an den Stellen in deinem Unternehmen einsetzen, an denen sie ihr Humankapital – also ihre Fähigkeiten und Kenntnisse – am besten einsetzen können.

Dafür kannst du beispielsweise HCM-Software nutzen, die es dir ermöglicht, die Fähigkeiten und Talente deiner Angestellten zu erfassen. Wo können diese im Unternehmen besser eingesetzt werden? Wo sind Weiterentwicklungen notwendig und sinnvoll?

Ein digital organisiertes Human Capital Management nutzt Datenanalysen, mit deren Hilfe du dafür sorgen kannst, zur richtigen Zeit das richtige Teammitglied am richtigen Ort zu haben.

Learning und Development

Auch für die Personalentwicklung gibt es Lösungen, mit denen du das Learning und die Weiterentwicklung deiner Mitarbeiter:innen digital gestalten kannst. Die Personalentwicklung ist ein wichtiger Bestandteil von HR-Arbeit – du solltest sie deshalb auch in Zeiten von Homeoffice nicht außer Acht lassen. Was für Möglichkeiten und Chancen hast du dabei?

  • Online-Seminare und Video-Lerneinheiten sind eine gute Lösung, deinen Angestellten digitale Weiterentwicklungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen. 
  • Digitale Lerneinheiten sind dabei flexibel abrufbar und jederzeit zugänglich.
  • Auch personalisierte Learnings sind möglich, da digitale Angebote individuell genutzt werden können. 
  • Mit digitalen Lerneinheiten kannst du jederzeit flexibel auf Veränderungen reagieren.

HR-Gesamtlösungen

Mit einem All-in-One-HR-Tool kannst du dein gesamtes Personalmanagement zentral über ein System abwickeln. Probleme wie heterogene Datenquellen fallen dabei weg – alle Daten und Prozesse sind zentral in einem Tool organisiert. Eine HR-Gesamtlösung zu nutzen bringt für dein Unternehmen noch andere Vorteile:

  • Du sparst Kosten, da du nur einen Anbieter auswählen musst
  • Du sparst Aufwand beim Einlernen für dich und deine Mitarbeiter
  • Du garantierst eine hohe Übersichtlichkeit
  • Du garantierst den Datenschutz, da alle Daten zentral verwaltet werden

Doch nicht immer ist es sinnvoll, das gleiche Tool für alle HR-Prozesse zu verwenden. Oftmals gibt es für bestimmte Prozesse wie das Recruiting hoch spezialisierte Tools, die für dich einen großen Mehrwert bedeuten können. 

Das heißt aber nicht, dass du auf die Verwendung eines HCM-Systems verzichten musst: Mithilfe einer Schnittstelle ist die Datenübertragung von einem ins andere System problemlos möglich. 

Blockquote: Du bist dir unsicher, welche Lösung für dich passend ist? Im Artikel Bewerbermanagementsystem vs. All-in-One-HR-Software erklären wir dir ausführlich die Vorteile der Möglichkeiten und wie du verschiedene Tools miteinander kombinieren kannst. 

So gehst du mit Herausforderungen in der Digitalisierung des Personalmanagements um

Die meisten Vorbehalte entstehen – wie so oft – durch Ungewissheit. Wir haben Tipps für dich, wie du mit den gängigsten Vorbehalten umgehen kannst:

Kosten und Aufwand

Klar: Die Einführung eines neue Software-Tools ist mit Kosten und Aufwand verbunden. Oft müssen sich eine Vielzahl von Mitarbeiter:innen an eine neue Herangehensweise gewöhnen und sich mit neuen Tools vertraut machen. 

Doch wenn du die Situation weiterdenkst, wird schnell klar: Der vorübergehende Mehraufwand wird sehr bald durch eine enorme Zeit- und Ressourceneinsparung wieder wettgemacht. 

Und nicht zuletzt ist es die einzige Möglichkeit, up to date und wettbewerbsfähig zu bleiben – auf lange Sicht gesehen lohnt sich die Umstellung also in jedem Fall.

Verliert HR durch den digitalen Wandel an Menschlichkeit?

Durch die fortschreitende Digitalisierung können viele HR-Prozesse automatisiert werden. Viele Personaler:innen haben die Sorge, dass HR durch die zunehmende Digitalisierung immer mehr an Menschlichkeit verliert und stehen der Transformation deshalb skeptisch gegenüber.

Fakt ist jedoch: Der Mensch im HR wird niemals (zumindest stand heute) überflüssig sein. Viel eher bietet die Digitalisierung dem Personalmanagement neue Chancen, indem sie mehr Zeit und Ressourcen für wichtige, spannende Aufgabenbereiche ermöglicht. 

Es geht also kurz gesagt darum, den trägen, langwierigen Verwaltungskram hinter sich zu lassen – und sich damit auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Der Mensch steht noch immer im Mittelpunkt.

Um das zu erreichen, muss sich HR auf die Veränderungen, welche durch die Digitalisierung entstehen, einlassen und immer up to date bleiben. Dazu gehört auch das Erlernen neuer Kompetenzen und das Aufbrechen von gewohnten Denkmustern. 

Die Sache mit dem Datenschutz

Ein anderes Risiko der Digitalisierung besteht in der Datenschutzproblematik. Durch die Einführung der DSGVO wurden die Vorgaben und Regelungen bezüglich des Umgangs mit Bewerber- und Personaldaten deutlich strenger. 

Doch auch diese Herausforderung lässt sich mit den richtigen Vorkehrungen in den Griff kriegen. Einen genauen Überblick über den Umgang mit Personaldaten bekommst du in unserem oben verlinkten E-Book zum Thema sowie im Artikel DSGVO-konformes Bewerbermanagement.

Wie kannst du weiteren Herausforderungen begegnen?

Im Unternehmen ist niemand da, der sich mit Thematik beschäftigt und sich informiert hat:

  • Stelle wenn möglich ein (kleines) Projektteam zusammen oder setze zumindest einen Verantwortlichen für die Umstellungsprozesse fest. Beschäftigt sich jemand intensiv mit dem Thema, ist er schnell Experte und kann dich bei allen Fragen und der Wahl aus verschiedenen Möglichkeiten unterstützen.

Kein ausreichendes Budget / zu wenig Zeit für eine Umstellung vorhanden:

  • Führe eine ausgiebige Kosten-Nutzen-Analyse durch und lasse am Ende die Fakten überzeugen: Wo sparst du durch Digitalisierung langfristig Zeit und Aufwand?

Management steht der Umstellung kritisch gegenüber:

  • Mache deinen Vorgesetzten deutlich, wie wichtig und aktuell die Thematik ist. Erkläre anhand von Studien und Beispielen, welche Chancen für das Unternehmen bestehen und mache ihnen die Relevanz für die Wettbewerbsfähigkeit deutlich. Zusätzlich kannst du ihnen durch eine gute und ausführliche Planung die Sorge des “Ungewissen” nehmen.

Ungewissheit über passende Tools:

  • Welche Tools passen zu deinem Unternehmen? Lese dir dazu unseren Anbietervergleich durch und lass dich individuell beraten. Häufig kannst du Testmöglichkeiten nutzen und Referenzkunden befragen.
  • Nutze eventuell auch die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung, die dich bei der Auswahl der Tools unterstützen kann.

Fazit: Viel ungenutztes Potenzial

Der technologische Fortschritt schreitet mit einer extrem hohen Geschwindigkeit voran. Umso wichtiger ist es, sich permanent weiterzubilden und auf dem neuesten Stand zu bleiben – sonst besteht die Gefahr, dass man abgehängt wird und die Herausforderungen später umso größer werden.

In Anbetracht der unzähligen Möglichkeiten, die die Digitalisierung für den HR-Bereich mit sich bringt, besteht bei vielen Unternehmen noch Luft nach oben, was die Nutzung dieser Chancen betrifft.

Die Potenziale des digitalen Wandels kannst du für dein Unternehmen voll ausschöpfen und die Möglichkeiten für dich nutzen. Ja – die Einführung von neuen IT-Tools ist zunächst mit Kosten und Aufwand verbunden. Und die Umgewöhnung wird vielleicht erstmal für Unmut bei deinen Teammitgliedern sorgen. Aber grundsätzlich gilt: Wer nicht mit dem Wandel geht, der wird irgendwann abgehängt und es spätestens dann bereuen, sich nicht damit auseinandergesetzt zu haben. 

Übrigens: Vor allem beim digitalen Recruiting kannst du noch mehr Zeit und Ressourcen einsparen, wenn sich Profis um die Mitarbeitersuche kümmern. Campusjäger findet für dein Unternehmen einfach und schnell neue Talente und kümmert sich um den gesamten Recruitingprozess.

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Veröffentlicht am 06.04.2021, aktualisiert am 14.04.2021

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