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HR-Controlling: 25 Personalkennzahlen im Blick [mit Formeln]

Die wichtigsten HR-Kennzahlen und wie sie sich errechnen

Mit dem richtigen Controlling weißt du immer, was als nächstes zu tun ist. Auf einen Blick siehst du, was gut läuft und was noch verbessert werden kann. Bottlenecks kannst du gezielt angehen und die Candidate Experience auf ein ganz neues Niveau bringen.

25 Kennzahlen, die du im Bereich HR & Recruiting im Blick haben solltest und wie du sie ausrechnest, findest du hier. 

Inhalt

Was ist HR-Controlling?

HR-Controlling hilft dir zu verstehen, wie effizient deine Recruiting-Strategie ist, wo sich ungenutzte Potenziale verstecken und weist den Weg, um festgelegte Ziele zu erreichen.

Dabei dreht sich (fast) alles um Leistungskennzahlen, einfach nur Kennzahlen, Key Performance Indicators oder die abgekürzte Version: KPIs.

Mit ihrer Hilfe kannst du unter anderem Kosten senken und den Bewerbungsprozess für Kandidaten und dich selbst angenehmer gestalten.

KPIs lassen wenig Spielraum für Interpretationen lassen. Das kann vorteilhaft sein, muss es aber nicht immer. Es lässt sich jedenfalls nicht leugnen, dass zwischen “Die Einstellungskosten sind gesunken” und “Die Kosten pro Einstellung sind im Vergleich zum Vorjahr 38% niedriger” ein Unterschied besteht.

Drei wichtige Elemente des Controllings sind daher:

  • Den Ist-Zustand kennen.
  • Ziele haben. Konkrete Zahlen helfen, “einfach verbessern” geht natürlich auch.
  • Regelmäßig vergleichen. Du siehst Veränderungen und kannst entsprechend reagieren.

HR-Controlling: Zusatzwissen

1. Operatives Personalcontrolling beschreibt das kurzfristige Erheben, Analysieren und Auswerten von Daten. Es orientiert sich zumeist an „harten” Kennzahlen, die die Erfolgspotenziale und den Personalbedarf betreffen. Der erstellte HR-Report wird dann meistens monatlich an Führungskräfte kommuniziert.

2. Strategisches Personalcontrolling ist dagegen mittel- und langfristig ausgelegt und orientiert sich an „weichen” Kennzahlen wie etwa der Verbesserung der Produktivität oder der Personalstrukturen. Das HR Reporting über diese Kennzahlen wird zumeist im Halbjahres- oder Jahrestakt erstellt und an die Geschäftsführung und Vorstände kommuniziert.

Die wichtigsten Personalcontrolling Kennzahlen

Während sich finanzielle Controlling Kennzahlen bereits etabliert haben, steckt der Einsatz von Kennzahlen im Personalcontrolling noch in der Findungsphase. Klassische Kennzahlen sind laut DGFP-Studie vor allem harte Zahlen zur Belegschaftsstruktur (Alter, Geschlecht, weitere demographische Daten) oder die Personalkosten.

Wir geben Ihnen gleich eine Übersicht zu den wichtigsten HR-Kennzahlen. Doch bevor du dich auf die Kennzahlen stürzt, solltest du dir Gedanken machen:

  • Welche Ziele verfolgst du mit deiner Personalstrategie?
  • Welche Kennzahlen sind relevant für deine gesteckten Ziele?
  • Welche Aussagekraft haben diese Kennzahlen für deine Ziele?
  • Was ist dein Ausgangspunkt, sprich: Deine Vergleichs- und Zielgröße?

Du hast Antworten auf alle diese Fragen? Dann kann es ja losgehen.

1) Recruiting Kennzahlen

Beim Aufbau des Bewerbungsprozesses stößt du auf dutzende Fragen.

  • Welche Kanäle bringen passende Kandidaten?
  • Welche Kanäle kosten einfach nur Geld und Energie?
  • Dauern die Telefoninterviews zu lange? Brauche ich überhaupt welche?
  • Warum lehnen Spitzen-Kandidaten regelmäßig die Jobangebote ab?

Kurz und knapp: Wie gut ist der Prozess, den du aufgebaut hast? 

Kennzahlen aus dem Personalwesen liefern die Antworten auf genau diese Fragen. Schon beim kleinsten Anzeichen eines Problems schlagen sie Alarm – sei es ein Bottleneck im Prozess oder ausbleibende Bewerber. Gleichzeitig zeigen sie, an welchen Schrauben du drehen kannst, um einen stabileren Prozess aufzubauen.

Wir schauen uns 5 zentrale Kennzahlen an, die jedes Recruiting-Team beobachten, analysieren und verbessern sollte, um einen stabilen Recruiting Funnel aufzubauen.

Warum es Zeit wird, Personalwesen Kennzahlen zu tracken

Recruiting Kennzahlen ermöglichen jedem – Recruitern, Abteilungsleitern, Managern – einen Schritt von den Alltagsaufgaben zurückzumachen und einen Überblick über die Effektivität zu bekommen. Sie stellen sicher, dass jede Entscheidung einem höheren Unternehmensziel dient und jeden investierten Euro in Wachstum verwandelt.

Die Kennzahlen die wir hier besprechen schaffen das auf drei verschiedene Wege und bieten Unternehmen Folgendes:

  • eine einheitliche Sprache. Kennzahlen schaffen eine klare und konkrete Sprache, die es Recruitern erlaubt, Schwachstellen und Stärken des Recruitingprozesses zu analysieren
  • bessere Candidate Experience. Mit einigen der Kennzahlen findest du leicht Bewerber, die irgendwo im Bewerbungsprozess feststecken und noch auf Feedback warten
  • Möglichkeit zur steten Verbesserung. Die besten Kennzahlen zeigen dir, wo dein Prozess optimiert werden kann, wo du qualifiziertere Kandidaten findest und wie mehr Bewerber deine Angebote annehmen.

5 zentrale Kennzahlen im Recruiting

Wir zeigen dir 5 zentrale Kennzahlen, die wesentlicher Bestandteil des Reportings eines jeden Unternehmens sein sollten.

1. Pass-through rate

Jeder Recruitingprozess hat mehrere Phasen – neue Bewerberin, Selektion, Gespräche, Angebot und so weiter. Die Pass-through rate, oft auch als Conversion Rate bezeichnet, gibt an, wie viele Bewerber zwischen diesen Stufen rausfallen. Ein Beispiel dafür: 

Auf dein Stellenangebot bewerben sich 1.000 Kandidaten, 500 davon schaffen es zum Telefoninterview. Damit wäre die Bewerber-zu-Telefoninterview pass-through rate 500/1000 = 0,5 = 50%. Lädst du danach 200 zum persönlichen Gespräch ein, wäre die Telefoninterview-zu-Bewerbungsgespräch pass-through rate 40% und so weiter.

Track deine pass-through Rate, um Bottlenecks zu identifizieren

Die Pass-through rate für jede einzelne Stufe zu tracken hilft dir, mögliche Bottlenecks in deinem Prozess zu identifizieren und beseitigen.

Schaffen es zu viele Bewerber zum Vorstellungsgespräch, sollte der Auswahlprozess selektiver sein. Zu viele unqualifizierte Kandidaten kosten dich unnötigerweise Zeit und verlangsamen den gesamten Prozess.

Gehe zu wenig Kandidaten auf dein Angebot ein, fehlen im Angebotsschreiben gegebenenfalls wichtige Informationen – und schon war die ganze Arbeit die besten Kandidaten zu finden umsonst.

Schaust du dir die häufigsten Gründe für Absagen an, kannst du dem Problem entgegenwirken, indem du das Gehalt an die Konkurrenz anpasst, schneller antwortest und so weiter.

2. Source quality

Kandidaten finden dein Stellenangebot über die unterschiedlichsten Kanäle: Jobbörsen, Mitarbeiterempfehlung, Social Media, deine Karriereseite, Personalvermittlungen und und und. Naheliegend, dass nicht alle Quellen gleich gut funktionieren. Damit du weiß, welcher Kanal sich für dich am meisten lohnt, kannst du dir anschauen, wie viele Bewerber über welchen Kanal kommen – oder noch besser: Wie viele Einstellungen aus welchem Kanal kamen.

Schau dir die Beispiele an:

Social Media: 1.000 Bewerbungen pro Monat

Empfehlungen: 500 Bewerbungen pro Monat

Sieht so aus, als ob Social Media der bessere Kanal wäre und es sich lohnt, dort zu investieren.

Aber letztlich kannst du dich mit der Zahl der Bewerbungen nur schmücken – sie sagt nämlich kaum etwas aus. Schließlich geht es darum, Spitzenkandidaten einzustellen, nicht um möglichst viele Bewerbungen. Deswegen ist es sinnvoll, das Verhältnis zwischen Bewerbungen und Einstellungen pro Kanal zu berechnen.

Um deine Personalbeschaffung zu optimieren, kannst du an verschiedenen Teilprozessen ansetzen – von der Stellenanzeige, über die Candidate Experience bis hin zum gesamten Recruitingprozess. Aussagekräftige Kennzahlen sind:

Track your applicant to hire ratio, not just your number of applications

Stellst du von den Bewerbungen über Social Media nur 1% ein, sind das 10 Einstellungen. Stellst du 4% der Bewerber über Empfehlungen ein, macht das 20.

Gehen wir davon aus, dass das so bleibt, zeigt sich, dass Social Media zwar doppelt so viele Bewerbungen generiert hat, aber aus Bewerbungen über Empfehlungen doppelt so viele Einstellungen resultierten.

Kanäle auf diese Weise zu vergleichen erlaubt dir, dich auf die wesentlichen Ergebnisse zu konzentrieren: die richtigen Kandidaten einstellen. Und wo es sich lohnt, mehr Budget zu investieren.

3. Distribution of rejection reasons

Kandidaten so weit zu bringen, dass du ihnen ein Angebot machst, ist oft ein langwieriger Prozess – Arbeit, die sich in Luft auflöst, wenn der Bewerber ablehnt. Schau dir die häufigsten Ablehnungsgründe an, um zu sehen, was gute Kandidaten regelmäßig davon abhält, dein Angebot zu akzeptieren.

Drei mögliche Gründe, warum ein Kandidat dein Jobangebot ausschlägt:

1. Ist dein Recruitingprozess zu langwierig und gute Kandidaten akzeptieren ein anderes Angebot bevor du dein überhaupt erst gemacht hast, solltest du Bottlenecks auflösen und deinen Prozess beschleunigen.

2. Haben fantastische Kandidaten mit dem Hochstapler-Syndrom zu kämpfen, sehen sie sich der Position nicht gewachsen. In einem solchen Fall hilft es, die Jobbeschreibung detaillierter zu erklären und Kandidaten damit zu helfen, sich selbst in der Rolle zu sehen.

3. Sind Kandidaten mit dem angebotenen Gehalt nicht zufrieden, lohnt es sich nochmal einen Blick darauf zu werfen. Ist es unter Berücksichtigung aller Bedingungen fair und kann es mit der Konkurrenz mithalten?

Dieses Feedback ist vor allem für Recruiter interessant, kann aber durchaus auch Auswirkungen auf das ganze Unternehmen haben – vor allem wenn unternehmensweite Aspekte wie die Kultur der Hinderungsgrund sind.

Identifizier häufige Ablehnungsgründe um die Angebotsannahme Rate zu erhöhen

Auch wenn es hilft, dir die Angebotsannahme Rate anzuschauen, ist es genauso wichtig zu verstehen, was manche Kandidaten daran hindert, dein Angebot anzunehmen. So kannst du an mehr Schrauben drehen und mehr Kandidaten einstellen.

4. Zeit bis zur Einstellung

Die Zeit bis zur Einstellung misst die Zeitspanne zwischen Anfang und Ende des Bewerbungsprozesses. Die Start- und Endpunkte können je nach Unternehmen variieren:

einstellung zeit

Aufgeteilt in die verschiedenen Abschnitte kannst du so sehen, wie lange Kandidaten sich durchschnittlich in den einzelnen Phasen des Prozesses befinden. Nun kannst du deine Problemzonen identifizieren und gezielt Hindernisse aus dem Weg schaffen.

Misst du die Zeit bis zur Einstellung nach Phase, Job oder Recruiter kannst du eindeutig identifizieren, welche Phasen zu langwierig sind, welche Stellen länger brauchen, um besetzt zu werden oder die Arbeitsweise der effizientesten Recruiter zu verstehen und zu replizieren.

5. Kosten pro Einstellung

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind die größte Ressource, während sie zu rekrutieren einer der größten Kostenfaktoren ist. Die Gratwanderung zu schaffen – genau den richtigen Kandidaten auf einen bezahlbaren und nachhaltigen Weg zu finden – ist so ziemlich die größte Herausforderung die du bei der Mitarbeitersuche hast. Das gilt genauso für etablierte Unternehmen, die ihr Team vergrößern wollen wie für Startups, die die ersten maßgeblichen Einstellungen vornehmen.

Die Kosten pro Einstellung zu kennen ist der erste Schritt auf dieser Gratwanderung. Nur wenn du alle Kosten, die mit einer Einstellung verbunden sind, genau kennst, siehst du, welche finanziellen Auswirkungen das Wachstum deines Unternehmens hat.

Kandidaten Akquisekosten beinhalten interne Kosten wie:

  • Gehalt der Recruiter
  • Zeit für Bewerbungsgespräche
  • Boni durch Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Sowie externe Kosten wie:

  • Kosten für Personalvermittlungen
  • Kosten für Jobbörsen
  • Background checks and assessments
  • Kosten für Bewerbungsmanagementsysteme

As well as fulfilling the basic need of keeping to your recruitment budget, understanding cost to fill opens the door to more advanced metrics—factoring in the quality of each hire, retention rates, and ultimately beginning to calculate the real return on investment of every hiring decision.

Die Kosten pro Einstellung sind schon allein wichtig, um sich im Rahmen des Recruiting-Budgets zu bewegen. Aber auch um zu verstehen, den ROI jeder einzelnen Einstellung zu berechnen.

Verbesser deinen Recruitingprozess nach und nach

Diese Recruiting Kennzahlen bieten einen guten Einstieg ins Reporting und erlauben es dir, deinen Recruitingprozess gezielt zu optimieren. Mit der Zeit wirst du noch weitere Kennzahlen integrieren wie Candidate Experience, Qualität der Einstellung, und Arbeitsplatz Diversität,...

So schaffst du neue Möglichkeiten den Recruitingprozess radikal zu verbessern, genauso für Kandidaten wie für dein Unternehmen.

In diesem kurzen Video erklären wir dir, wie Kennzahlen im Recruiting gemessen werden: 

 

2) Kennzahlen für die Personalentwicklung

Kennzahlen, die du für die Steuerung Ihrer Personalentwicklung nutzen kannst, sind hauptsächlich relative Kennzahlen und Beziehungskennzahlen:

  • Anteile nach Anstellungsart (Praktikant, Werkstudent, Trainee, Festanstellung)   Berechnung: Anzahl Praktikanten (Beispiel) / Gesamtanzahl MA
  • Anzahl an Bildungsabschlüssen (Mittlere Reife, Abitur, Bacheloranden, Masteranden, Doktoranden)
  • Durchschnittliche Anzahl der Weiterbildungen pro Mitarbeiter   Berechnung: Anzahl aller Weiterbildungen / Gesamtanzahl der Mitarbeiter
  • Kosten pro Weiterbildung pro Mitarbeiter (Anhand dieser Weiterbildungserhebungsstudie kannst du einschätzen, wie du KMUs im Vergleich zu größeren Unternehmen bei den Weiterbildungskosten pro Mitarbeitern abschneiden.)
  • Qualifikationsstruktur

3) Kennzahlen für die Personalführung

Personalkennzahlen für die Personalführung sagt vieles über die harten Fakten wie Dauer, Anzahl und Anteil aus. Doch daraus lassen sich für dich, als HR Managerin, wichtige Rückschlüsse ziehen. Welchen Hintergrund hat eine Führungskraft, die pro Quartal besonders viele Ziele erreicht? Welche Coachingmethode erzielt gute Führungskräfte? Um das zu beurteilen, musst du die einzelnen Personalkennzahlen für die Personalführung in Relation zueinander setzen. 

  • Dauer der Führungsposition
  • Anzahl an direkt unterstellten Mitarbeitern pro Führungskraft
  • Anzahl an erreichten Zielen pro Führungskraft pro Quartal
  • Anzahl an Weiterbildungsmaßnahmen pro Führungskraft
  • Anteil an Bildungsstufen in Führungspositionen
  • Anteil an ausländischen Arbeitskräften in Führungspositionen
  • Zeit pro Coaching pro Führungskraft

Und der Vollständigkeit halber haben wir dir die Klassiker unter den Kennzahlen auch noch aufgelistet:

4) Kennzahlen für Produktivität und Umsatz

Wenn du Prozesse produktiver machen oder die Produktivität deiner Mitarbeiter steigern willst, dann solltest du dich mit der Implementierung dieser Kennzahlen vertraut machen:

  • Kosten pro Mitarbeiter für die erbrachte Leistung
  • Kosten pro Mitarbeiterstunde
  • Umsatz je Mitarbeiter im Vergleich
  • Produktivität nach Abteilung
  • Produktivität nach Anstellungsart

Doch wie misst man die Produktivität? Speziell bei der Arbeitsproduktivität unterscheidet man zwischen Stundenproduktivität und Mannproduktivität. 

Produktivität = Output (Ausbringung) / Input (Faktoreinsatzmenge)

Stundenproduktivität = Ausbringungsmenge / Arbeitsstunden

Mannproduktivität = Ausbringungsmenge / Anzahl der MA

Beachte, dass die Produktivität allerdings keinen unmittelbaren Ursache-Wirkung-Zusammenhang herstellt. 

5) Kennzahlen für die Personalstruktur

Personalkennzahlen, die die Personalstruktur darstellen, werden meistens in absoluten Kennzahlen ausgedrückt. Ein erfolgreiches Unternehmen braucht den Input junger Menschen, um gerade in Zeiten der Digitalisierung mitzuhalten, aber auch die Erfahrung der älteren Kollegen. Kennzahlen für die Personalstruktur sind wichtig, um einen Trend zu erkennen (Sind unverhältnismäßig viele junge bzw. ältere Menschen angestellt? In welcher Position jeweils?) und dementsprechend zu reagieren. 

  • Personalbestand nach Organisationseinheiten
  • Frauenquote nach Positionen, Funktionen, Segmenten
  • Anteil der Menschen mit Behinderung
  • Durchschnittsalter der Belegschaft
  • Quote der vorhandenen Altersklassen
  • Generelle Altersstruktur
  • Altersstruktur nach Positionen und Funktionen

Welche Kennzahlen am häufigsten im Personalmanagement deutscher Unternehmen eingesetzt werden, kannst du in der Deutsche Gesellschaft für Personalführung-Studie zu Kennzahlen auf dem Prüfstand nachlesen. Trotzdem solltest du auch wirklich nur die Kennzahlen für Ihr Unternehmen verwenden, die du für sinnvoll hältst.

Was du bei der Arbeit mit Kennzahlen beachten musst

Die Implementierung eines effizienten Personalcontrollings steht und fällt mit der Kommunikation. Bevor du dich also an die Kennzahlenauswahl machen, glättest du Ängste und Vorbehalte gegenüber der Erhebung der Daten. Überprüfe, ob es freie Kapazitäten für ein umfangreiches Personalcontrolling gibt und erkläre allen Beteiligten den Nutzen deines Vorhabens.

Kennzahlen sollten vor der Einführung folgenden Fragen standhalten:

  • Steht der Aufwand der Datenerfassung auch im Verhältnis zum erzeugten Nutzen?
  • Wer ist für die regelmäßige Erhebung der Daten zuständig und verdichtet diese zu Kennzahlen?
  • Welche Zeiträume für die Erfassung der Daten werden angestrebt?
  • Messen Ihre Kennzahlen genau das, was du messen willst?
  • Wen betreffen die jeweiligen Kennzahlen und wer braucht Zugang dazu?
  • Wie bindest du deine Kennzahlen im Personalcontrolling an dein Gesamtcontrolling an?

Zwar lautet einer der Grundsätze des Controllings: „If you can’t measure it, you can’t manage it.” (Kaplan & Norton 1996) Trotzdem stellt sich dabei immer die Frage: „Was bringt es alles zu messen, wenn man es nicht mehr managen kann?" Unser Tipp lautet daher: Miss nur so viel, wie du mit deinen Kapazitäten auch bewältigen kannst.

Deswegen: Mach es dir einfach mit einem digitalen Bewerbermanagementsystem. Damit siehst du auf einen Blick alle Bewerbungen und laufenden Auswahlprozesse. Interessante Kandidaten kannst du im Nu einladen und du vergisst nicht anderen Bewerbern abzusagen. Campusjäger findet nicht nur interessante Kandidaten für dich und verkürzt dabei deine Zeit und Kosten pro Einstellung, sondern stellt auch alle relevanten Informationen zu Bewerbungsprozessen im eigenen Dashboard übersichtlich zu Verfügung. Ein persönlicher Ansprechpartner unterstützt dich zusätzlich bei der Koordinierung deiner Stellenanzeigen und allgemeinen Fragen. 

Behalte den Überblick über:

  • laufende Auswahlprozesse und Status
  • Dauer ab Erstellen des Stellenangebots bis zur Einstellung
  • offene Stellenangebote
  • neue Bewerbungen
  • ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter

Veröffentlicht am 27. August 2018, zuletzt aktualisiert am 22. August 2019

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