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HR-Controlling: Die wichtigsten Personalkennzahlen im Überblick - Campusjäger

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HR-Controlling: Die wichtigsten Personalkennzahlen im Überblick

Die wichtigsten Personalkennzahlen im Überblick

HR-Controlling dient Ihnen als Frühwarnsystem, wenn es zu Veränderungen kommt. Gleichzeitig schaffen Sie es mit einem ausgeklügelten Personalcontrolling Ihr Personalmanagement strategisch an die Unternehmensführung anzubinden. Das ist aber nicht mal eben so gemacht, sondern muss gut durchdacht und an Ihren Unternehmenszielen ausgerichtet werden.

Systematisches HR-Controlling gibt Ihnen die Möglichkeit Personalentwicklungen zu kontrollieren, Personalprozesse zu steuern und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens zu steigern. Key Performance Indicators, kurz: HR KPI sind Personalkennzahlen, die Ihnen dabei helfen, mögliche Entwicklungen aktiv mitzugestalten und zu beeinflussen.

Inhalt

Was ist HR-Controlling?

Mit HR-Controlling erheben, steuern und planen Sie Ihre Personalprozesse – von der Personalbestandsplanung, über den Zustand der aktuellen Personalstrukturen und der Produktivität Ihrer Führungskräfte. Um einzelne Personalprozesse und -entwicklungen fundiert zu beurteilen, müssen Sie:

  • Zielgrößen festlegen und Leistungsmaßstäbe definieren, um einen Ausgangspunkt (Soll-Werte) für Ihre Prognosen zu haben.
  • Informationen erheben und zu Personalkennzahlen verdichten, um den Ist-Zustand festzuhalten
  • Die erhobenen Kennzahlen über festgelegte Zeiträume analysieren und interpretieren, um Abweichungen (Soll-Ist-Vergleich) einzusehen und darauf zu reagieren.

So implementieren Sie ein HR-Controlling, das auch getrost als solches bezeichnet werden kann. Dabei bilden Kennzahlen stets die Grundlage für Personalentscheidungen aller Art. Die vier wichtigsten Arten von Personalkennzahlen sind:

  1. Absolute Kennzahlen = Mengen oder Werte, beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter
  2. Relative Kennzahlen = Zahlen ins Verhältnis gesetzt, meistens in Prozent ausgedrückt; beispielsweise das Verhältnis von Männern und Frauen in Ihrem Unternehmen
  3. Beziehungskennzahlen = Unterschiedliche Zahlen werden in Beziehung gesetzt, beispielsweise das Gehalt pro Mitarbeiter
  4. Indexkennzahlen = absolute Kennzahlen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu einem Basiswert, meistens 100, in Beziehung gesetzt; es handelt sich oft um Prozentzahlen, die für verschiedene Zeiträume verglichen werden

HR-Controlling Zusatzwissen

Sie können HR-Controlling auf operativer und strategischer Ebene betrachten: 

1. Operatives Personalcontrolling beschreibt das kurzfristige Erheben, Analysieren und Auswerten von Daten. Es orientiert sich zumeist an „harten” Kennzahlen, die die Erfolgspotenziale und den Personalbedarf betreffen. Der erstellte HR-Report wird dann meistens monatlich an Führungskräfte kommuniziert.

2. Strategisches Personalcontrolling ist dagegen mittel- und langfristig ausgelegt und orientiert sich an „weichen” Kennzahlen wie etwa der Verbesserung der Produktivität oder der Personalstrukturen. Das HR Reporting über diese Kennzahlen wird zumeist im Halbjahres- oder Jahrestakt erstellt und an die Geschäftsführung und Vorstände kommuniziert.

Die wichtigsten Personalcontrolling Kennzahlen

Während sich finanzielle Controlling Kennzahlen bereits etabliert haben, steckt der Einsatz von Kennzahlen im Personalcontrolling noch in der Findungsphase. Klassische Kennzahlen sind laut DGFP-Studie vor allem harte Zahlen zur Belegschaftsstruktur (Alter, Geschlecht, weitere demographische Daten) oder die Personalkosten.

Wir geben Ihnen gleich eine Übersicht zu den wichtigsten HR-Kennzahlen. Doch bevor Sie sich auf die Kennzahlen stürzen, sollten Sie sich Gedanken machen:

  • Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Personalstrategie?
  • Welche Kennzahlen sind relevant für Ihre gesteckten Ziele?
  • Welche Aussagekraft haben diese Kennzahlen für Ihre Ziele?
  • Was ist Ihr Ausgangspunkt, sprich: Ihre Vergleichs- und Zielgröße?

Sie haben Antworten auf alle diese Fragen? Dann kann es ja losgehen.

1) Recruiting Kennzahlen

Um Ihre Personalbeschaffung zu optimieren, können Sie an verschiedenen Teilprozessen ansetzen – von der Stellenanzeige, über die Candidate Experience bis hin zum gesamten Recruitingprozess. Aussagekräftige Kennzahlen sind:

Zeit pro Einstellung

= Die Zeit, die Sie brauchen, bis ein neuer Mitarbeiter – vom Erstkontakt bis hin zum Onboarding – eingestellt wird.

Wo der Startpunkt und der Endpunkt einer Einstellung gesetzt wird, müssen Sie als HR Controller selbst entscheiden. Beispielsweise könnte der Startpunkt das Schalten der Stellenanzeige oder schon das Verfassen der Stellenanzeige sein sowie der Endpunkt ein unterschriebener Arbeitsvertrag oder der erste Arbeitstag sein könnte.

Wichtig ist, dass der Start- und Endpunkt bei der Zeit pro Einstellung bei jeder Position gleich ist. Nur so können Sie sinnvolle Schlüsse für Ihr Personalmarketing ziehen.

Berechnet wird die durchschnittliche Zeit pro Einstellung so:

x Tage/Wochen/Monate für jeweilige Einstellungen / offene Positionen

Beispiel: Sie haben 4 offene Positionen besetzt, jeweils in 30, 40, 30 und 20 Tagen. Dann berechnen Sie (30 + 40 + 30 + 20) / 4 = 30. Ihre durchschnittliche Zeit pro Einstellung beträgt also 30 Tage.

Kosten pro Einstellung

= Die Kosten, die für die “Zeit pro Einstellung” anfallen.

Um die Kosten pro Einstellung zu berechnen müssen die internen sowie externen Personalkosten berücksichtigt werden. Interne Kosten fallen da vor allem bei dem Gehalt des HR Managers und für das Team der Talent Akquise. Kosten pro Einstellung ist einer der wichtigsten HR KPIs, um den Erfolg der Personalrecruitingsstrategie zu messen.

Unter Beteiligung des Society of Human Resource Management (SHRM) und das American National Standards Institute (ANSI) haben sich HR Controller auf eine allgemeingültige Formel geeinigt. Nämlich:

Kosten der internen Personalkosten + Kosten der externen Personalkosten / Gesamtzahl der Einstellungen

Natürlich müssen Sie auch hier eine Zeitspanne betrachten, die optimalerweise mit der Zeit pro Einstellung korreliert.

Durch Campusjäger verringern sich die internen Personalkosten erheblich. Indem wir Ihre Stellenanzeige auf über 1.300 Kanälen verteilen, im eigenen Talentpool mit über 80.000 Kandidaten und gezielt Karriereportale durchsuchen, übernehmen wir für Sie die Talent Akquise. Durch das übersichtliche Dashboard behalten Sie stets den Überblick über alle laufende Bewerbungsprozess und können Kandidaten mit nur einem Klick einladen.

Zeit pro Absage

= Die durchschnittliche Zeitspanne, in denen Ihre Bewerber eine Absage bekommen.

Auch hier müssen Sie einen Start- und einen Endpunkt wählen und die Anzahl der Zeitspannen pro Absage durch die Gesamtzahl an Absagen teilen. Eine Absage sollte respektvoll, ehrlich sein und möglichst zeitnah an den Bewerber geschickt werden. Auch das kostet interne Personalkosten, obwohl sie keinen Output davon haben.

Bei Campusjäger müssen Sie sich um Absagen nicht mehr kümmern. Das übernehmen wir für Sie und Sie sparen dadurch Zeit und Kosten.

Kosten pro Recruitingkanal

= Die Kosten, die in einem spezifischen Kanal auf einen Bewerber kommen.

Im HR Controlling ist diese HR KPI sehr unterschätzt, dabei spart sie potentiell die meisten Kosten ein.

Sammeln Sie die Daten hierfür akribisch und dokumentieren Sie auch, wie gut ein Recruitingkanal für die fachspezifische Rolle performet. Je nach Fachbereich eignen sich bestimmte Recruitingkanäle besonders gut und manche auch gar nicht.

Beispiel: Sie suchen nach Softwareentwicklern und schalten mehrere Stellenanzeigen auf die großen Jobbörsen. Es melden sich aber nur wenige und viele davon sind nicht geeignet. Das bedeutet, dass sie auf einer nicht zielgruppengerechten Jobbörse suchen.

Viele Personaler wissen nicht, auf welchen Kanälen Sie am besten an Fachpersonal kommen und geben zu viel aus für das was sie letztlich bekommen. Campusjäger weiß, auf welchen Kanälen sich welche Gruppe aufhält. So garantieren wir, dass Sie in kürzester Zeit an den bestmöglichen Kandidaten kommen. So sparen Sie Geld, das sie sonst bei den falschen Kanälen ausgeben würden.

Kosten pro Onboarding

= Die Kosten, die für den Onboardingprozess anfallen.

Personaler wissen, dass ein guter Onboardingprozess seine Vorbereitung sowie Nachbereitung braucht. Allein durch die Arbeitszeit, die ein HR Manager in die Entwicklung des Onboardingprozess steckt, fallen also Kosten an.

Bis der neue Mitarbeiter die wichtigsten Prozesse im Unternehmen kennt, kann schon mal eine Woche vergehen. Eine Woche in der HR Manager, Vorgesetzter und der neue Mitarbeiter Zeit in das Onboarding, aber nicht ins fachbezogene Arbeiten investieren.

HROnboard gibt als Orientierungswert 400$ pro Onboarding eines neuen Mitarbeiters an. Nehmen Sie die Kosten pro Onboardingprozess im HR Reporting auf, um auf die unternehmenseigene Personalkennzahl zu kommen.

Bewerber pro Kanal

= Die Anzahl der Bewerber pro spezifischen Kanal.

Bewerber pro Stellenanzeige

= Die Anzahl der Bewerber pro Stellenanzeige.

Erfolgreiche Einstellungen

= Anzahl der Bewerber die Ihren Recruitingprozess erfolgreich durchlaufen haben.

Wie sie diese Kennzahlen messen können, erklären wir Ihnen in diesem kurzen Video:

 

2) Kennzahlen für die Personalentwicklung

Kennzahlen, die Sie für die Steuerung Ihrer Personalentwicklung nutzen können, sind hauptsächlich relative Kennzahlen und Beziehungskennzahlen:

  • Anteile nach Anstellungsart (Praktikant, Werkstudent, Trainee, Festanstellung)   Berechnung: Anzahl Praktikanten (Beispiel) / Gesamtanzahl MA
  • Anzahl an Bildungsabschlüssen (Mittlere Reife, Abitur, Bacheloranden, Masteranden, Doktoranden)
  • Durchschnittliche Anzahl der Weiterbildungen pro Mitarbeiter   Berechnung: Anzahl aller Weiterbildungen / Gesamtanzahl der Mitarbeiter
  • Kosten pro Weiterbildung pro Mitarbeiter (Anhand dieser Weiterbildungserhebungsstudie können Sie einschätzen, wie Sie KMUs im Vergleich zu größeren Unternehmen bei den Weiterbildungskosten pro Mitarbeitern abschneiden.)
  • Qualifikationsstruktur

3) Kennzahlen für die Personalführung

Personalkennzahlen für die Personalführung sagt vieles über die harten Fakten wie Dauer, Anzahl und Anteil aus. Doch daraus lassen sich für Sie, als HR Manager, wichtige Rückschlüsse ziehen. Welchen Hintergrund hat eine Führungskraft, die pro Quartal besonders viele Ziele erreicht? Welche Coachingmethode erzielt gute Führungskräfte? Um das zu beurteilen müssen sie die einzelnen Personalkennzahlen für die Personalführung in Relation zueinander setzen. 

  • Dauer der Führungsposition
  • Anzahl an direkt unterstellten Mitarbeitern pro Führungskraft
  • Anzahl an erreichten Zielen pro Führungskraft pro Quartal
  • Anzahl an Weiterbildungsmaßnahmen pro Führungskraft
  • Anteil an Bildungsstufen in Führungspositionen
  • Anteil an ausländischen Arbeitskräften in Führungspositionen
  • Zeit pro Coaching pro Führungskraft

Und der Vollständigkeit halber haben wir Ihnen die Klassiker unter den Kennzahlen auch noch aufgelistet:

4) Kennzahlen für Produktivität und Umsatz

Wenn Sie Prozesse produktiver machen oder die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern wollen, dann sollten Sie sich mit der Implementierung dieser Kennzahlen vertraut machen:

  • Kosten pro Mitarbeiter für die erbrachte Leistung
  • Kosten pro Mitarbeiterstunde
  • Umsatz je Mitarbeiter im Vergleich
  • Produktivität nach Abteilung
  • Produktivität nach Anstellungsart

Doch wie misst man die Produktivität? Speziell bei der Arbeitsproduktivität unterscheidet man zwischen Stundenproduktivität und Mannproduktivität. 

Produktivität = Output (Ausbringung) / Input (Faktoreinsatzmenge)

Stundenproduktivität = Ausbringungsmenge / Arbeitsstunden

Mannproduktivität = Ausbringungsmenge / Anzahl der MA

Beachten Sie, dass die Produktivität allerdings keinen unmittelbaren Ursache-Wirkung-Zusammenhang herstellt. 

5) Kennzahlen für die Personalstruktur

Personalkennzahlen, die die Personalstruktur darstellen, werden meistens in absoluten Kennzahlen ausgedrückt. Ein erfolgreiches Unternehmen braucht den Input junger Menschen, um gerade in Zeiten der Digitalisierung mitzuhalten, aber auch die Erfahrung der älteren Kollegen. Kennzahlen für die Personalstruktur sind wichtig, um einen Trend zu erkennen (Sind unverhältnismäßig viele junge bzw. ältere Menschen angestellt? In welcher Position jeweils?) und dementsprechend zu reagieren. 

  • Personalbestand nach Organisationseinheiten
  • Frauenquote nach Positionen, Funktionen, Segmenten
  • Anteil der Menschen mit Behinderung
  • Durchschnittsalter der Belegschaft
  • Quote der vorhandenen Altersklassen
  • Generelle Altersstruktur
  • Altersstruktur nach Positionen und Funktionen

Welche Kennzahlen am häufigsten im Personalmanagement deutscher Unternehmen eingesetzt werden, können Sie in der Deutsche Gesellschaft für Personalführung-Studie zu Kennzahlen auf dem Prüfstand nachlesen. Trotzdem sollten Sie auch wirklich nur die Kennzahlen für Ihr Unternehmen verwenden, die Sie für sinnvoll halten.

Was Sie bei der Arbeit mit Kennzahlen beachten müssen

Die Implementierung eines effizienten Personalcontrollings steht und fällt mit der Kommunikation. Bevor Sie sich also an die Kennzahlenauswahl machen, glätten Sie Ängste und Vorbehalte gegenüber der Erhebung der Daten. Überprüfen Sie, ob es freie Kapazitäten für ein umfangreiches Personalcontrolling gibt und erklären Sie allen Beteiligten den Nutzen Ihres Vorhabens.

Kennzahlen sollten vor der Einführung folgenden Fragen standhalten:

  • Steht der Aufwand der Datenerfassung auch im Verhältnis zum erzeugten Nutzen?
  • Wer ist für die regelmäßige Erhebung der Daten zuständig und verdichtet diese zu Kennzahlen?
  • Welche Zeiträume für die Erfassung der Daten werden angestrebt?
  • Messen Ihre Kennzahlen genau das, was Sie messen wollen?
  • Wen betreffen die jeweiligen Kennzahlen und wer braucht Zugang dazu?
  • Wie binden Sie Ihre Kennzahlen im Personalcontrolling an Ihr Gesamtcontrolling an?

Zwar lautet einer der Grundsätze des Controllings: „If you can’t measure it, you can’t manage it.” (Kaplan & Norton 1996) Trotzdem stellt sich dabei immer die Frage: „Was bringt es alles zu messen, wenn man es nicht mehr managen kann?" Unser Tipp lautet daher: Messen Sie nur so viel, wie Sie mit Ihren Kapazitäten auch bewältigen können. 

Deswegen: Machen Sie es sich einfach mit einem digitalen Bewerbermanagementsystem. Damit sehen Sie auf einen Blick alle Bewerbungen und laufenden Auswahlprozesse. Interessante Kandidaten können Sie im Nu einladen und Sie vergessen nicht anderen Bewerbern abzusagen. Campusjäger findet nicht nur interessante Kandidaten für Sie und verkürzt dabei Ihre Zeit und Kosten pro Einstellung, sondern stellt auch alle relevanten Informationen zu Bewerbungsprozessen im eigenen Dashboard übersichtlich zu Verfügung. Ein persönlicher Ansprechpartner unterstützt Sie zusätzlich bei der Koordinierung Ihrer Stellenanzeigen und allgemeinen Fragen. 

Behalten Sie den Überblick über:

  • laufende Auswahlprozesse und Status
  • Dauer ab Erstellen des Stellenangebots bis zur Einstellung
  • offene Stellenangebote
  • neue Bewerbungen
  • ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter

Veröffentlicht am 27. August 2018, zuletzt aktualisiert am 10. April 2019

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