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Homeoffice: Was Sie als Arbeitgeber alles beachten sollten

Vorteile, Nachteile und Regelungen fürs Homeoffice

Homeoffice wird aufgrund der technologischen Fortschritte immer populärer. Gleichzeitig drängt der gesellschaftliche Wertewandel in Bezug auf die Vereinbarkeit von Job und Freizeit Arbeitgeber dazu die Arbeitszeit von Angestellten endlich flexibler zu gestalten.

Vorreiter in Sachen Homeoffice sind die Niederlande: Deutschland dagegen liegt im Gesamtdurchschnitt der europäischen Mitgliedsländer zurück. Im Wochenbericht 5/2016 des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW) heißt es hierzu, dass die Möglichkeiten für Homeoffice bei weitem noch nicht ausgeschöpft werden:

Nur zwölf Prozent aller abhängig Beschäftigten in deutschen Unternehmen nutzen die Möglichkeit von zuhause aus zu Arbeiten, „obwohl dies bei 40 Prozent der Arbeitsplätze theoretisch möglich wäre.” Die Hürde, die es zu überwinden gibt, ist die Einstellung der Arbeitgeber, denn hieran scheitert der Wunsch nach Homeoffice am häufigsten.

Daher geben wir Ihnen in unserem Artikel einen Überblick über Vor- und Nachteile sowie rechtliche Regelungen, die Sie beim Homeoffice beachten müssen. So geben wir Ihnen die Möglichkeit gegeben den Schritt zu wagen und umzudenken – nur Mut!

Inhaltsverzeichnis

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Homeoffice Definition: Was ist Homeoffice?

Homeoffice bedeutet übersetzt „Heimarbeit” oder auch „Arbeit zuhause”. Gemeint ist damit, dass Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden haben, anstatt in dem betrieblichen Büro. Von zuhause aus arbeiten bietet sich vor allem für Selbstständige an, aber auch für ganz normale Arbeitnehmer – insofern es das jeweilige Berufsbild zulässt – freuen sich meist über die Möglichkeit.

Homeoffice gibt es als Vollzeit- und Teilzeitmodell und wird im rechtlichen Rahmen auch „Telearbeit” genannt. Telearbeit deshalb, weil Arbeitnehmer hauptsächlich mittels elektronischer Medien (Telemedien) wie E-Mail und Web-Apps wie Skype an den Arbeitsplatz gebunden sind. Laut Arbeitsstätteverordnung §2 (7) (ArbStättV) sind Telearbeitsplätze „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.”

Telearbeit ist also ein anderes Wort für Homeoffice und nicht zu verwechseln mit dem Mobile Office Konzept. Mobiles Arbeiten meint nämlich die Arbeit im Außendienst. Die Angestellten sind viel unterwegs (= mobil) und mittels Laptop und Smartphone mit dem Arbeitgeber verbunden. So einfach ist das.

Gibt es einen rechtlichen Anspruch auf Homeoffice?

In Deutschland sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ihren Mitarbeitern Homeoffice zu gewähren. Arbeitnehmer haben also keinen gesetzlichen Anspruch auf das Arbeiten von zuhause aus. Gleichzeitig können Sie als Arbeitgeber auch keinen Mitarbeiter dazu zwingen im Homeoffice zu arbeiten. Homeoffice erfolgt immer in gegenseitigem Einverständnis – hierzu mehr bei den rechtlichen Regelungen, die aufs Homeoffice bezogen werden können.

In den Niederlanden ist der Anspruch auf Homeoffice dagegen seit Juli 2015 gesetzlich geregelt. Chapeau!

Und jetzt zu den Vor- und Nachteilen des Homeoffice für Sie als Arbeitgeber. Damit reagieren Sie locker und wissen, was zu tun ist, wenn das nächste Mal ein Mitarbeiter auf Sie zukommt. Los geht’s!

Vor- & Nachteile von Homeoffice

Die Vorteile von Homeoffice für Arbeitnehmer liegen auf der Hand, deshalb sind diese hier nur kurz aufgelistet:

  • Ihre Mitarbeiter können in Ihrem eigenen Rhythmus arbeiten und sind dadurch produktiver
  • Arbeitnehmer sparen Zeit, Nerven (Bahnfahrer) und Spritgeld (Autofahrer), um an den Arbeitsplatz zu kommen
  • Freizeitaktivitäten lassen sich besser in den Tag integrieren, Ihr Mitarbeiter ist flexibler in der Tagesgestaltung und weniger eingeschränkt – lesen Sie auch unseren Artikel über flexible Arbeitszeiten für Arbeitgeber
  • Ist der Urlaub, Elternzeit oder eine längere Erkrankung vorbei und Ihr Mitarbeiter kann wieder arbeiten, kann er sich durchs Homeoffice langsam rantasten. E-Mails und leichte Arbeiten können abgearbeitet und koordiniert werden und das im eigenen Rhythmus.

Aber natürlich hat Homeoffice auch für Ihre Mitarbeiter nicht nur positive Seiten.

Erinnern Sie sich an dieses Video?

Bestimmt!

Zu sehen ist Robert Kelly, ein amerikanischer Politik-Professor, der eigentlich aufgrund seines Expertenwissens über die innenpolitische Beziehung von Süd- und Nordkorea berühmt werden sollte. Stattdessen stellt er nach seinem phänomenalen BBC-Interview für viele ein Sinnbild für das Arbeiten von zuhause dar. Jedes Mal aufs Neue ein Lacher.

Die Vorteile für Sie als Arbeitgeber sind – im Gegensatz zu denen Ihrer Mitarbeiter – weniger offensichtlich. Die Studie „Does working from home work” von Nichols Bloom und Kollegen, die im „Quarterly Journal of Economics“ veröffentlicht wurde, führt mehrere Vor- und Nachteile auf und belegt diese. Das sind die Ergebnisse, teilweise durch unsere Erfahrungen ergänzt:

 

Pro

Contra

Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigt um stolze 13%

Sie können nicht kontrollieren, was Ihre Mitarbeiter tatsächlich arbeiten

Sie sparen fortlaufende Kosten am Arbeitsplatz (IT, Nebenkosten, Verpflegung wie Kaffee, Wasser, Obst, etc.) und verringern den nötigen Arbeitsplatz

Absprachemöglichkeiten in der Kaffeepause oder beim Mittagessen sind nicht mehr so leicht möglich; Mitarbeiter können leichter den sozialen und inhaltlichen Anschluss verlieren

Geringere Fluktuation durch höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Low-Performer werden schlechter entlarvt, High-Performer kategorisch unterschätzt

Die Anzahl der Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter sinkt

Die Erreichbarkeit ist nur nach Absprache gewährleistet; Freizeit und Arbeit mischen sich im Homeoffice schneller

Ihre Mitarbeiter arbeiten aufgrund von kürzeren Pausen und Ihrem Verantwortungsbewusstsein mehr

Sie müssen darauf vertrauen, dass Ihre Mitarbeiter die vereinbarte Vertrauensarbeitszeit im Homeoffice nicht missbrauchen und die Datenschutzbestimmungen einhalten

Sie positionieren ein positives Arbeitgeberimage (Stichwort: Employer Branding), damit steigt Ihre Arbeitgeberattraktivität

Die Identifikation Ihrer Mitarbeiter mit dem Unternehmen kann durch Homeoffice an mehr als zwei Tagen pro Woche sinken

Quelle

Natürlich hat auch Homeoffice für Sie als Arbeitgeber zwei Seiten. Die negativen Argumente lassen sich jedoch über rechtliche Regelungen und inhaltliche Zusätze im Vertrag des Mitarbeiters relativ gut in den Griff bekommen.

Um weitere negative Erscheinungen wie das Entlarven von Low-Performern entgegenzuwirken, können Sie Ziele vereinbaren. Der Prozess der Identifikation der Homeoffice-Mitarbeiter kann durch regelmäßige Präsenzvereinbarungen aufrechterhalten werden.

Rechtliche Regelungen fürs Homeoffice im Überblick

Obwohl es in Deutschland noch keinen gesetzlichen Anspruch für das Arbeiten zu Hause gibt, bedeutet das nicht, dass Homeoffice nicht individuell vereinbart werden kann oder keinen rechtlichen Regelungen unterliegt. Hier erfahren Sie, was Sie alles beachten sollten, bevor Sie Ihren Mitarbeitern Homeoffice genehmigen:

1. Die Beschäftigung im Homeoffice erfolgt einvernehmlich

  • Vereinbarungen für Homeoffice werden in beidseitigem Einverständnis geschlossen.
  • Vertragliche Regelungen sind nur notwendig, wenn diese die Zusammenarbeit oder Arbeit im allgemeinen deutlich beeinträchtigen und regelmäßig sind.
  • Am besten ist die Abwesenheit und Arbeit zu Hause einmal persönlich durchzugehen und zu besprechen. So werden Informationsasymmetrien bestmöglich vermieden. Das heißt: Sie wissen Bescheid, was Ihr Mitarbeiter im Homeoffice treibt. Gleichzeitig können Sie Ihre Erwartungen und Zielvereinbarungen kommunizieren.
  • Eine vertragliche Regelung der Arbeitstage im Homeoffice ist vor allem auch sinnvoll, wenn Sie den Arbeitsplatz strategisch organisieren.
  • Gleichzeitig stellen Sie durch einen Vertrag die Rahmenbedingungen sicher und beugen Konflikten vor.
  • Bei stark selbstorganisierten Jobs (dazu gehören zumeist Teilzeitbeschäftigungen), ist eine mündliche Vereinbarung über die Erreichbarkeit, je nach Unternehmenskultur, ausreichend.

2. Die Arbeitszeitregelung

  • Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch für Ihre Mitarbeiter zuhause.
  • Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitnehmer nicht länger als 8 Stunden täglich arbeiten. Das ist für Sie natürlich schlecht zu kontrollieren, Sie sollten hierbei jedoch auf die Urteilsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter vertrauen.
  • Die Dokumentationspflicht für die Arbeitszeit besteht auch beziehungsweise vor allem für Mitarbeiter im Homeoffice.
  • Pausen und Ruhezeiten stehen Ihren Mitarbeitern genauso wie bei Anwesenheit im Büro zu. Auf über sechs Stunden Arbeit folgt eine mindestens 30 Minuten dauernde Pause. Ab neun Stunden sogar mindestens 45 Minuten. Nachlesen können Sie das auch nochmals im ArbZG §2-§4.

3. Die Ausstattung am Arbeitsplatz

  • Als Arbeitgeber sind Sie laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dazu verpflichtet angemessene Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter im Homeoffice zu gewährleisten.
  • Dazu gehören: ausreichende Beleuchtung, Sitzmöglichkeit, Technik und dazugehörige Software.
  • Die Bedingungen müssen regelmäßig geprüft werden. Dafür können Sie eine Zutrittsberechtigung des jeweiligen Arbeitsplatzes festlegen.
  • Die Kosten für die Ausstattung des Homeoffices müssen Sie als Arbeitgeber tragen.
  • Falls Ihre Mitarbeiter nur im Homeoffice arbeiten und keinen regulären Arbeitsplatz im Unternehmen haben, gehört dazu auch eine monatliche Kostenpauschale für Nebenkosten und die Unterhaltung – diese sind dann im Einzelfall zu klären.
  • Bei der Ausstattung des Homeoffices bezüglich Tageslichtbestimmungen, Höhe des Schreibtisches, Ausrichtung des Schreibtischstuhls und Raumklima (frische Luft und Temperatur), sollten Sie auf die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter vertrauen.

4. Die Versicherungsfrage

  • Die gesetzliche Unfallversicherung greift auch im Homeoffice, solange der jeweilige Mitarbeiter einer dem Betrieb dienenden Tätigkeit nachgeht.
  • Das bedeutet: Treppenstürze auf dem Weg zum Dienstwagen sind mit inbegriffen. Derselbe Fall auf dem Weg in die Kita ist nicht versichert, weil es sich hierbei um keinen Betriebsweg handelt. Ebenso wenig wie der Gang in die Küche, um sich einen Kaffee zu holen.
  • Laut einem Urteil des Bundessozialgerichts(BSG, Az. B 2 U 5/15 R) handelt es sich hierbei nicht um einen Arbeitsunfall. Wege, die gegangen werden müssen, um die Arbeit erfolgreich zu verrichten (etwa zum Drucker) sind dagegen versichert.
  • Was Sie sich pauschal merken können: Der Unterschied zwischen der gesetzlichen Unfallversicherung beim Homeoffice ist, dass weder der Weg zur Toilette noch zum Mittagessen versichert ist.

5. Datenschutz und Betriebsgeheimnisse

  • Vor allem im Homeoffice stellt sich die Frage, wie Datenschutz gewährleistet und Betriebsgeheimnisse zuverlässig gewahrt werden können.
  • Zum einen gehört eine Verschwiegenheitserklärung zum Standardrepertoire jedes Arbeitsvertrags, die Arbeitsbedingungen sind hierbei zweitrangig.
  • Zum anderen muss abgewogen werden, welche Daten benutzt werden und auf welche Daten zugegriffen wird.
  • Davon hängen dann auch die Maßnahmen ab, die dazu ergriffen werden, um den Datenschutz ausreichend zu gewährleisten. Klassiker sind:
    • Verbindungen per VPN (Virtual Private Network) einrichten
    • Verschlüsselung von streng vertraulichen Daten
    • Zugriffsrechte und -verweigerungen für Dokumente einrichten

Inhaltliche Anpassung des Arbeitsvertrags

Sicher ist sicher. Wenn Sie zu Ihrem Mitarbeiter keine ausgeprägte Vertrauensbasis pflegen, ist es stets besser sich vertraglich abzusichern, egal wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist. Das verhindert im Zweifelsfall auch immer Konflikte.

Grundsätzlich handelt es sich bei einem Vertrag für einen Mitarbeiter, der (auch) im Homeoffice arbeitet, um einen ganz normalen Arbeitsvertrag. Dieser wird lediglich um ein paar Zusatzbestimmungen erweitert.

Die Zusatzvereinbarungen umfassen alle rechtlichen Regelungen, die die Arbeit zuhause tangiert. Dazu zählen:

  • Das einvernehmliche Einverständnis
  • Der festgelegte Umfang der Beschäftigung (in Stunden oder Werktagen)
  • Die gestellte Ausstattung sowie etwaige Abgaben, die vom Arbeitgeber zu zahlen sind
  • Eine Datenschutzklausel inklusive aller Maßnahmen, die getroffen werden, um den betrieblichen Datenschutz einzuhalten
  • Angaben zur Auflösung der getroffenen Vereinbarungen

Sie sehen selbst: Homeoffice zu vereinbaren und es kontrolliert in Ihrem Unternehmen einzuführen, ist kein Hexenwerk. Trotzdem brauchen Sie für die Umsetzung ein paar Hintergrundinformationen – die wir Ihnen hoffentlich jetzt mit an die Hand geben konnten.

Fazit

Halten wir also nochmal fest:

Sie als Arbeitgeber haben die Möglichkeit mit Ihrem Wissen über Homeoffice die Quote der Personen, die von zuhause aus arbeiten, zu erhöhen. Damit schaffen Sie sich die Chance von allen Vorteilen zu profitieren.

Natürlich können Sie Mitarbeiter, die Ihnen gegen den Strich gehen, nicht ins Homeoffice verbannen. Gleichzeitig besitzen Ihre Angestellten auch keinen rechtlichen Anspruch auf die Arbeit von zuhause – die Vereinbarung dazu sollte immer persönlich abgewogen werden und in beidseitigem Interesse sein.

Die negativen Seiten des Homeoffices, hinsichtlich Datenschutz und Vertrauensarbeitszeit sowie die Erreichbarkeit, können über rechtliche Regelungen weitestgehend eingedämmt werden. Um weiteren negativen Erscheinungen wie fehlende Identifikation mit dem Unternehmen und soziale Abschottung im Unternehmen entgegenzuwirken, sollten Sie bei all der Arbeit von zuhause auch regelmäßige Präsenzzeiten vereinbaren.

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Veröffentlicht am 07. October 2018, zuletzt aktualisiert am 08. October 2018

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