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Homeoffice wegen Corona: Was du als Arbeitgeber alles beachten solltest

Vorteile, Nachteile und Regelungen fürs Homeoffice

Homeoffice wird aufgrund der technologischen Fortschritte immer populärer. Aufgrund der aktuellen Situation sind zudem viele Arbeitgeber dazu gedrängt, Homeoffice zu ermöglichen, um das Risiko der Ansteckung zu minimieren. 

Inhalt

Aktuelle Situation: Corona zwingt Unternehmen ins Homeoffice

Die aktuelle Lage der Corona-Pandemie in Deutschland und der Welt bringt viele Arbeitgeber dazu umzudenken. Homeoffice kann als Chance gesehen werden, den Arbeitsbetrieb in Berufen, in denen das möglich ist, aufrechtzuerhalten und dennoch die Einschränkungen zu erfüllen – nämlich zuhause zu bleiben.

Dies stellt einige Unternehmen vor Herausforderungen, denn Deutschland liegt im Gesamtdurchschnitt der europäischen Mitgliedsländer, was das Thema angeht zurück. Das Institut für Arbeitsmarkt und Betriebsforschung hat die Zahl an Unternehmen, die flexible Arbeitsmodelle anbieten, und die Beschäftigten untersucht.

"In Deutschland bietet derzeit etwa ein Viertel der Betriebe die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten an und rund ein Zehntel der Beschäftigten arbeitet zeitweise im Homeoffice."

Die Entwicklung in Richtung mehr Homeoffice in Deutschland ist langsam. Das Thema rückt allerdings im Zuge der Digitalisierung immer mehr in den Fokus. Auch in der Politik wird darüber debattiert, inwieweit es ein gesetzliches Recht auf Homeoffice geben kann.

Der häufigste Grund, warum Arbeitgeber Homeoffice nicht ermöglichen können, ist die auszuführende Tätigkeit, die einen anderen Arbeitsort nicht zulässt. Nicht alle wollen von Zuhause arbeiten, aber Beschäftigte mit unerfülltem Homeoffice-Wunsch sind weniger zufrieden, sodass es sogar langfristig Vorteile bringen kann nun den Schritt zu wagen und Mitarbeite ins Homeoffice zu schicken.

Wir geben dir nun in unserem Artikel einen Überblick über alle Vor- und Nachteile sowie die rechtlichen Regelungen, die du nun beachten musst.

Hier findest du eine Vorlage für eine Zusatzvereinbarung für Homeoffice.

Homeoffice Definition: Was ist Homeoffice?

Homeoffice bedeutet übersetzt „Heimarbeit” oder auch „Arbeit zuhause”. Gemeint ist damit, dass Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden haben, anstatt in dem betrieblichen Büro.

Von zuhause aus arbeiten bietet sich vor allem für Selbstständige an, aber auch für ganz normale Arbeitnehmer – insofern es das jeweilige Berufsbild zulässt.

Homeoffice gibt es als Vollzeit- und Teilzeitmodell und wird im rechtlichen Rahmen auch „Telearbeit” genannt. Telearbeit deshalb, weil Arbeitnehmer hauptsächlich mittels elektronischer Medien (Telemedien) wie E-Mail oder Web-Apps wie Skype an den Arbeitsplatz gebunden sind.

Laut Arbeitsstätteverordnung §2 (7) (ArbStättV) sind Telearbeitsplätze „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.”

Telearbeit ist also ein anderes Wort für Homeoffice und nicht zu verwechseln mit dem Mobile Office Konzept. Mobiles Arbeiten meint nämlich die Arbeit im Außendienst. Die Angestellten sind viel unterwegs (= mobil) und mittels Laptop und Smartphone mit dem Arbeitgeber verbunden. 

Gibt es einen rechtlichen Anspruch auf Homeoffice?

In Deutschland sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ihren Mitarbeitern Homeoffice zu gewähren. Arbeitnehmer haben also keinen gesetzlichen Anspruch auf das Arbeiten von zuhause aus. Dies gilt auch in Krisensituationen wie der Corona-Epidemie. Arbeitnehmer können Homeoffice nicht selbst entscheiden.

Das Unternehmen hat eine Schutzpflicht gegenüber ihren Arbeitnehmern, sodass sie bei Risiko wie der erhöhten Ansteckungsgefahr durch einen infizierten Kollegen verpflichtet sind Mitarbeiter zu schützen.

Der Politik war sich des Themas ebenfalls bewusst und über eine gesetzliche Regelung zum Recht auf Homeoffice wird immer wieder gesprochen. 

Aus diesen Gründen ist es auch sinnvoll, dass du dich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzt und über Möglichkeiten nachdenkst.

In den Niederlanden beispielsweise ist der Anspruch auf Homeoffice seit Juli 2015 gesetzlich geregelt. Chapeau! Allerdings kann auch dort der Arbeitgeber Gründe entgegenbringen wie die Entstehung eines Sicherheitsrisikos für die Firma durch Homeoffice des Mitarbeiters.

Kann ein Arbeitgeber zu Homeoffice verpflichten?

Arbeitgeber können keinen Mitarbeiter dazu zwingen im Homeoffice zu arbeiten. Homeoffice erfolgt immer in gegenseitigem Einverständnis – hierzu auch mehr bei den rechtlichen Regelungen, die aufs Homeoffice bezogen werden können.

Meist ist im Arbeitsvertrag die konkrete "Betriebsstätte" an der die Arbeit zu erbringen ist, festgelegt. Es können also nicht alle Mitarbeiter ohne deren Einwilligung ins Homeoffice geschickt werden. 

Kommunikation ist hier besonders wichtig. In einem gemeinsamen Gespräch kann der Arbeitnehmer sein Einverständnis fürs Homeoffice geben. Das muss nicht vertraglich geregelt sein, kann aber bei häufigerem Vorkommen durchaus sinnvoll sein.

Und jetzt zu den Vor- und Nachteilen des Homeoffice als Arbeitgeber. Damit reagierst du locker und weißt, was zu tun ist, wenn das nächste Mal ein Mitarbeiter mit der Forderung nach Homeoffice auf dich zukommt. Los geht’s!

Vor- & Nachteile von Homeoffice

Die Vorteile von Homeoffice für Arbeitnehmer liegen auf der Hand, deshalb sind diese hier nur kurz aufgelistet:

  • Die Mitarbeiter können in ihrem eigenen Rhythmus arbeiten und sind dadurch produktiver.
  • Arbeitnehmer sparen Zeit, Nerven (Bahnfahrer) und Spritgeld (Autofahrer), um an den Arbeitsplatz zu kommen.
  • Aktivitäten, wie Kinder in die Betreuung bringen oder Verwandte versorgen, aber auch Sport lassen sich besser in den Tag integrieren. Der Mitarbeiter ist flexibler in der Tagesgestaltung und weniger eingeschränkt – lies dazu auch gerne unseren Artikel über flexible Arbeitszeiten für Arbeitgeber.
  • E-Mails und Tätigkeiten können ohne Ablenkung im vollen Büro abgearbeitet und koordiniert werden und das im eigenen Rhythmus.

Aber natürlich hat Homeoffice auch für die Mitarbeiter nicht nur positive Seiten.

Erinnerst du dich an dieses Video?

Bestimmt!

Zu sehen ist Robert Kelly, ein amerikanischer Politik-Professor, der eigentlich aufgrund seines Expertenwissens über die innenpolitische Beziehung von Süd- und Nordkorea berühmt werden sollte. Stattdessen dient er nach seinem phänomenalen BBC-Interview für viele als Beispiel für Ablenkungen bei der Arbeit zuhause.

Die Vorteile als Arbeitgeber sind – im Gegensatz zu denen der Mitarbeiter – manchmal weniger offensichtlich.

Die Studie „Does working from home work?” von Nichols Bloom und Kollegen, die im „Quarterly Journal of Economics“ veröffentlicht wurde, führt mehrere Vor- und Nachteile auf und belegt diese. Im Folgenden gibt's die Ergebnisse, teilweise durch unsere Erfahrungen ergänzt:

 

Pro Contra
Die Produktivität deiner Mitarbeiter steigt um stolze 13%. Du kannst nicht kontrollieren, wann die Mitarbeiter tatsächlich arbeiten.
Du sparst fortlaufende Kosten am Arbeitsplatz (IT, Nebenkosten, Verpflegung wie Kaffee, Wasser, Obst, etc.) und verringern den nötigen Arbeitsplatz. Absprachemöglichkeiten in der Kaffeepause oder beim Mittagessen sind nicht mehr so leicht möglich. So Mitarbeiter können leichter den sozialen und inhaltlichen Anschluss verlieren.
Geringere Fluktuation durch höhere Mitarbeiterzufriedenheit Low-Performer werden schlechter entlarvt und High-Performer kategorisch unterschätzt, da sie weniger anwesend sind.
Die Anzahl der Krankheitstage der Mitarbeiter sinkt. Und du kommst der Fürsorgepflicht nach, falls bei einem hohem Ausfall durch Krankheit Mitarbeiter der Ansteckungsgefahr ausgesetzt sind. Die Erreichbarkeit ist nur nach Absprache gewährleistet. Freizeit und Arbeit mischen sich im Homeoffice schneller.
Die Mitarbeiter arbeiten aufgrund von kürzeren Pausen und ihrem Verantwortungsbewusstsein mehr. Du musst darauf vertrauen, dass deine Mitarbeiter die vereinbarte Vertrauensarbeitszeit im Homeoffice nicht missbrauchen und die Datenschutzbestimmungen einhalten.
Du positionierst ein positives Arbeitgeberimage – Stichwort: Employer Branding. Damit steigt die Arbeitgeberattraktivität. Die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen kann durch Homeoffice an mehr als zwei Tagen pro Woche sinken.

Natürlich hat auch Homeoffice für den Arbeitgeber zwei Seiten. Die negativen Argumente lassen sich jedoch über rechtliche Regelungen und inhaltliche Zusätze im Vertrag des Mitarbeiters relativ gut in den Griff bekommen.

Um weitere negative Erscheinungen wie das Entlarven von Low-Performern entgegenzuwirken, können Sie Ziele vereinbaren. Der Prozess der Identifikation der Homeoffice-Mitarbeiter kann durch regelmäßige Präsenzvereinbarungen und Employer Branding-Maßnahmen aufrechterhalten werden.

Tipps: Wie gewährleiste ich die Produktivität im Homeoffice?

Viele Tätigkeiten sind nicht besonders gut geeignet, um im Homeoffice erledigt zu werden. Sowohl in der Produktion, in Dienstleistungsbranchen aber auch in der Politik sind Arbeitsplätze nicht auf zuhause verlegbar. 

Aber es gibt dennoch viele Bereiche in denen es wesentlich einfacher ist, seinen Computer oder Laptop an einen anderen Standort zu bringen. Jeder zweite Berufstätige verbringt seinen Arbeitstag vor dem Computer. Wie schaffst du es, Mitarbeitern die größtmögliche Produktivität zu gewährleisten?

Den Arbeitsplatz richtig einrichten

Zu einem Arbeitsplatz im privaten Haushalt gehören alle Mittel, die zum Arbeiten benötigt werden. Es empfiehlt sich Mitarbeitern mit mobilen Geräten wie einem Laptop auszustatten, da dies eine höhere Flexibilität ermöglicht. 

Auch Bürostuhl, Schreibtisch und die richtige Beleuchtung sind wichtig. Mehr dazu und zu den rechtlichen Vorschriften haben wir dir unten zusammengefasst.

Mit Tools und Software die Zusammenarbeit besser ermöglichen

Startups und digitale Vorreiter besonders junge Softwareunternehmen machen es vor. Kommunikation über Slack oder Skype. Aufgabenverteilung und Projektplanung mit Asana, Trello oder Hive.

Die Daten und Dokumente liegen in der Cloud und können über einen Internetzugang und Passwort jederzeit erreicht werden – genutzt werden Google Drive, Dropbox oder Owncloud. Meetings finden über Skype, Zoom oder Google Hangouts statt.

Nicht alle Tools sollten auf einmal eingeführt werden und vor allem ist es wichtig, die Zusammenarbeit über lange Sicht auf solche Alternativen umzustellen, damit alle Mitarbeiter gemeinsam damit arbeiten.

Eine neue Meetingstruktur etablieren

Besonders wenn man sich nicht Face-to-Face sehen kann oder nur über den Bildschirm, ist es wichtig einige Regeln zu befolgen. Meetings sollten gut vorbereitet sein und zielorientiert stattfinden. Eine Person sollte schon vorab klar sein, die leitet und auf die Zeiteinteilung der Themen achtet.

Begrenze am besten die Anzahl der Teilnehmer in Meetings, halte die Mitarbeiter dazu an mit Kamera zu skypen und das anschließende Protokoll sollte auch nicht vergessen werden.

Hilfe zur Eigenorganisation der Mitarbeiter geben

Unterschiedliche Personen kommen verschieden gut mit den Freiheiten im Homeoffice klar. Das heißt nicht, dass jeder sofort andere Dinge tun wird, aber außerhalb des geregelten Arbeitsumfelds, kann es schwer fallen sich zu konzentrieren.

Als Arbeitgeber können über interne Newsletter, Info-Blatt oder Online-Learning-Kurs Hilfen gegeben werden. Zum Beispiel:

  • Mitarbeiter sollten sich einen Zeitplan aufstellen mit Pausen und Konzentrationsphasen.
  • Ziele können den Output definieren, welcher am Ende des Tages generiert sein soll.
  • Regelmäßige Updates an Team-Mitglieder wie beispielsweise das Mitteilen von An- und Abwesenheit oder die Kommunikation der aktuellen Aufgaben sind äußerst sinnvoll.
  • Ein leises Umfeld schaffen, indem Noise-Cancelling-Kopfhörer angeschafft werden oder ein ruhiger Rückzugsort als Arbeitsplatz dient.

Besonders im Zuge der New Work Bewegung wird Homeoffice immer relevanter. Aber die technischen Möglichkeiten und Tools entwickeln sich eben auch immer mehr dahin, es Menschen zu ermöglichen, immer flexibler Arbeiten zu können.

Rechtliche Regelungen fürs Homeoffice im Überblick

Obwohl es in Deutschland noch keinen gesetzlichen Anspruch für das Arbeiten zu Hause gibt, bedeutet das nicht, dass Homeoffice nicht individuell vereinbart werden kann oder keinen rechtlichen Regelungen unterliegt. Hier erfährst du, was du alles beachten solltest, bevor den Mitarbeitern Homeoffice genehmigt werden kann:

1. Die Beschäftigung im Homeoffice erfolgt einvernehmlich

  • Vereinbarungen für Homeoffice werden in beidseitigem Einverständnis geschlossen.
  • Vertragliche Regelungen sind nur notwendig, wenn diese die Zusammenarbeit oder Arbeit im allgemeinen deutlich beeinträchtigen und regelmäßig sind.
  • Am besten ist die Abwesenheit und Arbeit zu Hause einmal persönlich durchzugehen und zu besprechen. So werden Informationsasymmetrien bestmöglich vermieden. Das heißt: Du weißt Bescheid, welche Tätigkeiten der Mitarbeiter im Homeoffice erfüllt. Gleichzeitig kannst du Erwartungen und Zielvereinbarungen kommunizieren.
  • Eine vertragliche Regelung der Arbeitstage im Homeoffice ist vor allem auch sinnvoll, wenn du den knappen Arbeitsplatz im betrieblichen Büro strategisch organisieren.
  • Gleichzeitig stellst du durch einen Vertrag die Rahmenbedingungen sicher und beugst Konflikten vor.
  • Bei stark selbstorganisierten Jobs, ist eine mündliche Vereinbarung über die Erreichbarkeit, je nach Unternehmenskultur, ausreichend.

2. Die Arbeitszeitregelung

  • Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch für die Mitarbeiter zuhause.
  • Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitnehmer nicht länger als 8 Stunden täglich arbeiten. Das ist für dich natürlich schlecht zu kontrollieren. Du solltest hierbei jedoch auf die Urteilsfähigkeit der Mitarbeiter vertrauen und gegebenenfalls nachfragen, wenn Mitarbeiter häufig lange arbeiten.
  • Die Dokumentationspflicht für die Arbeitszeit besteht auch beziehungsweise vor allem für Mitarbeiter im Homeoffice.
  • Pausen und Ruhezeiten stehen den Mitarbeitern genauso wie bei Anwesenheit im Büro zu. Auf über sechs Stunden Arbeit folgt eine mindestens 30 Minuten dauernde Pause. Ab neun Stunden sogar mindestens 45 Minuten. Nachlesen kannst du das auch nochmals im ArbZG §2-§4.

3. Die Ausstattung am Arbeitsplatz

  • Als Arbeitgeber bist du laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dazu verpflichtet angemessene Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter im Homeoffice zu gewährleisten.
  • Dazu gehören: ausreichende Beleuchtung, Sitzmöglichkeit, Technik und dazugehörige Software.
  • Die Bedingungen müssen regelmäßig geprüft werden. Dafür kannst du eine Zutrittsberechtigung des jeweiligen Arbeitsplatzes festlegen.
  • Die Kosten für die Ausstattung des Homeoffices musst du als Arbeitgeber tragen.
  • Falls die Mitarbeiter nur im Homeoffice arbeiten und keinen regulären Arbeitsplatz im Unternehmen haben, gehört dazu auch eine monatliche Kostenpauschale für Nebenkosten und die Unterhaltung – diese sind dann im Einzelfall zu klären.
  • Bei der Ausstattung des Homeoffices bezüglich Tageslichtbestimmungen, Höhe des Schreibtisches, Ausrichtung des Schreibtischstuhls und Raumklima (frische Luft und Temperatur), solltest du darauf vertrauen, dass Mitarbeiter sich selbst kümmern.

4. Die Versicherungsfrage

  • Die gesetzliche Unfallversicherung greift auch im Homeoffice, solange der jeweilige Mitarbeiter einer dem Betrieb dienenden Tätigkeit nachgeht.
  • Das bedeutet: Treppenstürze auf dem Weg zum Dienstwagen sind mit inbegriffen. Derselbe Fall auf dem Weg in die Kita ist nicht versichert, weil es sich hierbei um keinen Betriebsweg handelt. Ebenso wenig wie der Gang in die Küche, um sich einen Kaffee zu holen. Laut einem Urteil des Bundessozialgerichts (BSG, Az. B 2 U 5/15 R) handelt es sich hierbei nicht um einen Arbeitsunfall. Wege, die gegangen werden müssen, um die Arbeit erfolgreich zu verrichten (etwa zum Drucker) sind dagegen versichert.
  • Was du dir pauschal merken kannst: Der Unterschied zwischen der gesetzlichen Unfallversicherung beim Homeoffice zum betrieblichen Büro ist, dass weder der Weg zur Toilette noch zum Mittagessen versichert ist.

5. Datenschutz und Betriebsgeheimnisse

  • Vor allem im Homeoffice stellt sich die Frage, wie Datenschutz gewährleistet und Betriebsgeheimnisse zuverlässig gewahrt werden können.
  • Zum einen gehört eine Verschwiegenheitserklärung zum Standardrepertoire jedes Arbeitsvertrags, die Arbeitsbedingungen sind hierbei zweitrangig.
  • Zum anderen muss abgewogen werden, welche Daten benutzt werden und auf welche Daten zugegriffen wird.
  • Davon hängen dann auch die Maßnahmen ab, die dazu ergriffen werden, um den Datenschutz ausreichend zu gewährleisten. Klassiker sind:
    • Verbindungen per VPN (Virtual Private Network) einrichten.
    • Verschlüsselung von streng vertraulichen Daten
    • Zugriffsrechte und -verweigerungen für Dokumente einrichten.

Wie kurzfristig kann ich Mitarbeiter ins Homeoffice schicken?

In der aktuellen Situationen bei der täglich neue Nachrichten zur Verbreitung des Virus und auch neuen Maßnahmen der Bundesregierung veröffentlicht werden, verlangt es eine schnelle Entscheidun. Die Frage stellt sich, wie kannst du kurzfristig alle Mitarbeiter ins Homeoffice schicken.

Andere Beispiele für einen dringenden Homeoffice-Bedarf sind Probleme zuhause, Betreuung von Älteren oder Streiks des öffentlichen Nahverkehrs – theoretisch kann ein Mitarbeiter von einem auf den anderen Tag zuhause bleiben.

Wie bereits erwähnt hängt es davon ab, ob beide Parteien damit einverstanden sind. Die Homeoffice-Tätigkeit ist dementsprechend schnellstmöglich einzurichten, sodass alle oben genannten Vorraussetzungen erfüllt sind.

Das ist der Knackpunkt. Wie schnell können diese erfüllt werden?

Das hängt davon ab, wie viele Personen im Unternehmen daran arbeiten Mitarbeitern das Homeoffice durch Technisches und Physisches zu ermöglichen sowie die bereits etablierte Struktur. 

Möglicherweise sind alle Systeme und Arbeitsweisen in Teams bereits so, dass ein Ortswechsel keine großen Folgen hat. Den Arbeitsvertrag zu ändern, wäre dann ein weiteres Thema. 

Inhaltliche Anpassung des Arbeitsvertrags

Sicher ist sicher. Wenn du zu deinem Mitarbeiter keine ausgeprägte Vertrauensbasis pflegst, ist es stets besser sich vertraglich abzusichern, egal wie groß oder klein das Unternehmen ist. Das verhindert im Zweifelsfall auch immer Konflikte.

Grundsätzlich handelt es sich bei einem Vertrag für einen Mitarbeiter, der (auch) im Homeoffice arbeitet, um einen ganz normalen Arbeitsvertrag. Dieser wird lediglich um ein paar Zusatzbestimmungen erweitert.

Die Zusatzvereinbarungen umfassen alle rechtlichen Regelungen, die die Arbeit zuhause tangiert. Dazu zählen:

  • Das einvernehmliche Einverständnis
  • Der festgelegte Umfang der Beschäftigung (in Stunden oder Werktagen)
  • Die gestellte Ausstattung sowie etwaige Abgaben, die vom Arbeitgeber zu zahlen sind
  • Eine Datenschutzklausel inklusive aller Maßnahmen, die getroffen werden, um den betrieblichen Datenschutz einzuhalten
  • Angaben zur Auflösung der getroffenen Vereinbarungen

Du siehst: Homeoffice zu vereinbaren und es kontrolliert in Ihrem Unternehmen einzuführen, ist kein Hexenwerk. Trotzdem brauchst du für die Umsetzung ein paar Hintergrundinformationen – die wir dir hoffentlich jetzt mit an die Hand geben konnten.

Fazit

Halten wir also nochmal fest:

Mit diesem Wissen über Homeoffice kannst du die Quote der Personen, die von zuhause aus arbeiten können, erhöhen. Damit kannst du von den Vorteilen profitieren und Mitarbeitern attraktive Bedingungen bieten und den Arbeitsbetrieb während der Pandemie weitestgehend erhalten.

Die Angestellten besitzen keinen rechtlichen Anspruch auf die Arbeit von zuhause – die Vereinbarung dazu sollte immer persönlich abgewogen werden und in beidseitigem Interesse sein. Und du kannst Mitarbeiter nicht zwingen.

Die negativen Seiten des Homeoffices, hinsichtlich Datenschutz und Vertrauensarbeitszeit sowie die Erreichbarkeit, können über rechtliche Regelungen weitestgehend eingedämmt werden.

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Veröffentlicht am 07. October 2018, zuletzt aktualisiert am 31. March 2020

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