Die Cost-per-Hire berechnen und richtig nutzen

Neue Mitarbeiter anzuziehen, zu finden und einzustellen ist eine grundlegende Aufgabe im HR, die aber kostenintensiv sein kann.

Die Cost-per-Hire stellt dabei die relevante Kennzahl dar. Während 29% der Unternehmen noch gar keine Kennzahlen im Recruiting erfassen, messen 36% der Arbeitgeber Cost-per-Hire bereits.

Finde heraus, was genau die Cost-per-Hire darstellt, wie du sie berechnest und für dein Recruiting nutzt.

Inhalt

Cost-per-Hire: Definition und Nutzen

Mit der Kennzahl Cost-per-Hire (CPH) werden die Kosten je Einstellung berechnet. Das heißt, konkret werden die finanziellen Aufwendungen erfasst, die beim Unternehmen pro Stellenbesetzung im Durchschnitt anfallen – von der Ausschreibung über den gesamten Bewerbungsprozess bis hin zur besetzten Stelle.

Neben der Time-to-Fill oder Time-to-Hire ist die CPH eine relevante Kennzahl, die die Effizienz des Recruiting-Prozesses wiedergibt.

Bei der Berechnung werden interne und externe Recruiting-Kosten unterschieden, die dann aufsummiert werden.

Was bringt es, die Cost-per-Hire zu messen?

Mit der Cost-per-Hire kannst du dein Recruiting-Budget besser planen und anpassen. Sind beispielsweise etwa 30 neue Stellen im Jahr zu besetzen und die Cost-per-Hire betragen 4.500€ kannst du ein Recruiting-Budget von 135.000€ einkalkulieren.

30 neue Stellen x 4.500€ CPH = 135.000€ Recruiting-Budget

Außerdem kannst du mit der Kennzahl die Effizienz deines Recruitings messen und optimieren, da objektive Aussagen über die Kosten der Personalbeschaffung getroffen werden können.

Du kannst so also zum Beispiel die Cost-per-Hire einzelner Abteilungen vergleichen oder das Wachstum oder den Rückgang des Wertes analysieren.

Wichtig ist dabei, dass du eine standardisierte Berechnung durchführst, indem du einmal festlegst, welche Kosten einbezogen werden.

Cost-per-Hire berechnen: So gehts

Die Formel zur Berechnung der Cost-per-Hire setzt sich aus den internen und externen Kosten der Personalbeschaffung zusammen. Diese werden dann durch die Anzahl der Einstellungen in einem festgelegten Zeitraum dividiert:

Zu den internen Kosten zählen vor allem solche, die für die Arbeitszeit anfallen. Jeder der am Bewerbungsprozess beteiligt ist, wird mit seinem Arbeitsaufwand einberechnet und natürlich das anteilige Gehalt der Person, die das Recruiting übernimmt – je nachdem wie viel Prozent der Arbeitszeit sie dafür nutzt.

Außerdem können intern auch noch die folgenden Aufwendungen kalkuliert werden:

  • Kosten für Mitarbeiterempfehlungsprogramme und Employer Branding
  • Kosten für die Weiterbildung des Recruiting-Teams
  • Kosten für die Erstellung von Richtlinien und Standards, die den Datenschutz und die Gleichberechtigung bei der Personalbeschaffung betreffen

Je nach Unternehmen werden auch die Kosten für:

  • das Onboarding
  • die ersten Weiterbildungen für den neuen Mitarbeiter
  • Teambuilding-Aktivitäten
  • die Einbußen fehlender Produktivität des neuen Mitarbeiters und des einlernenden Teams

miteinbezogen.

Die externen Kosten scheinen klarer und leichter zu erfassen, da sie meist mit einer eingehenden Rechnung zusammenhängen. Allerdings kann auch hier darüber diskutiert werden, zu wie viel Prozent die einzelnen Posten der Personalbeschaffung zuzurechnen sind.

Zu den externen Kosten können die folgenden Punkte zählen:

  • Beträge, die für die genutzte Software im Recruiting anfallen
  • Kommunikation und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
  • Zu Teilen: Budget für die Entwicklung der Arbeitgebermarke im Employer Branding und die Maßnahmen im Personalmarketing
  • Ausgaben für gebuchte Agenturen
  • Kosten für den Auftritt auf Karrieremessen
  • Reisekosten der Bewerber, die zu einem Jobinterview anreisen
  • Alle Ausgaben für das Assessment von Kandidaten zum Beispiel über ein Assessment Center

Klar wird auf jeden Fall: Die eigentlich einfache Formel wird stark davon beeinflusst, welche Kosten du letztendlich einrechnest.

Ab wann kann von einer Einstellung gesprochen werden? Gilt das Onboarding oder nicht? Und wie sieht es mit Unterschieden bei Voll- und Teilzeitstellen oder der Suche nach Freelancern aus?

Grundsätzlich gilt: Lege genau fest, was du misst und verändere die Faktoren deiner Berechnung nicht ständig, sodass eine Vergleichbarkeit gegeben ist. Außerdem solltest du die Kosten nicht nur regelmäßig, monatlich nachverfolgen, sondern die Entwicklung auch über einen längeren Zeitraum messen.

Die Cost-per-Hire im Durchschnitt: Wie teuer sind Einstellungen bei anderen?

Die Auswertung der allgemeinen Cost-per-Hire über alle Bereiche des Unternehmens sowie Levels hinweg ist nur zu Teilen sinnvoll. In der Regel kannst du über eine gesonderte Betrachtung mehr Muster erkennen:

  • Betrachtung nach Gesellschaft (in einem sehr großen Unternehmen), Geschäftsbereich, Abteilung oder Team
  • Betrachtung nach Hierarchielevel (Top-Positionen bis Praktikanten)
  • Betrachtung nach Arbeitszeit (Voll- oder Teilzeitkräfte und Aushilfen)
  • Betrachtung nach Recruiting-Kanal (verschiedene Jobbörsen, Personalvermittlungen, Agenturen)

Die Vielfalt der Faktoren, die auf die Kosten im Recruiting einwirken, erschwert einen Vergleich mit anderen Unternehmen.

Dennoch haben wir einige Zahlen recherchiert und zusammengefasst:

Die SHRM – Society for Human Resource Management – konnte 2016 einen Wert für die Cost-per-Hire zwischen 3.000$ und 5.000$ Unternehmen in den USA ermitteln. Die Zahlen variierten dabei abhängig von der Größe des Unternehmens und der Industrie, aber auch von der Anzahl der Einstellungen.

Eine höhere Anzahl an ausgeschriebenen Stellen führt dazu, dass gleichbleibende fixe Kosten auf mehrere Posten verteilt werden können.

Die Ergebnisse des Institute for the Study of Labour (IZA) stellen mit 4.700€ für die Einstellungskosten in Deutschland einen wenig höheren Durchschnittswert dar als in den USA.

Eine Studie von Xing bezieht sich auf die Time-to-Hire von Führungskräften in Deutschland, die immer weiter ansteigt und bei mehr als zwei Drittel der Unternehmen länger als drei Monate beträgt. Dementsprechend fallen bei der Suche nach Führungskräften steigende Kosten an. In der Studie wurden von der Hälfte der Befragten eine Cost-per-Hire von 10.000€ und mehr angegeben.

Wie kannst du die Cost-per-Hire reduzieren?

Um letztlich mit der Kennzahl etwas anzufangen und durch Kostenreduktion ein effizienteres Recruiting zu schaffen, solltest du die Hebel kennen, die die Cost-per-Hire reduzieren können.

Eine Möglichkeit besteht darin, die Time-to-Hire, also die Zeit von der ersten Ausschreibung bis zur Einstellung, zu verringern.

Das kannst du erreichen über:

  • Optimierung der internen Prozesse: Kommunikation mit den Fachabteilungen, kürzere Abstimmungsphasen, regelmäßiges Aktualisierung der eingehenden Bewerbungen im Recruiting-Tools
  • Active Sourcing
  • Employer Branding
  • Mitarbeiterempfehlungen: Auch hier werden Investitionen benötigt, zum Beispiel bei einer Vermittlung, Anreize und Prämien für die eigenen Mitarbeiter zu schaffen. Allerdings können so die Ausgaben für die Buchung externer Kanäle eingeschränkt und der Bewerbungsprozess meist verkürzt werden.
  • Candidate Relationship Management und Aufbau eines Talentpools

Neben der Reduktion der Time-to-Hire kannst du zum Beispiel auch kostenfreie Jobbörsen und Portale ausfindig machen oder die eigenen Social-Media-Kanäle zur Verbreitung der Stellenanzeigen nutzen.

Genial wäre es auch, wenn du mehrere Stellen durch eine einzige Recruiting-Aktion besetzt – zum Beispiel durch eine Recruiting-Kampagne.

Kreative und erfolgreiche Recruiting-Kampagnen werden hier präsentiert. Natürlich sind einige davon nicht kostenfrei und in Kooperation mit Agenturen entstanden. Sie können aber dennoch zur Inspiration dienen.

3 Tipps & Tricks zur Optimierung mit der Cost-per-Hire

Fassen wir noch einmal alle Tipps zusammen, die dir helfen jetzt mit dem Tracking der Cost-per-Hire zu beginnen und die Kennzahl richtig zu nutzen:

  1. Betrachte Kennzahlen nicht gesondert, sondern immer im Kontext:

    Die Faktoren Time-to-Hire und Cost-per-Hire werden mit Abstand am häufigsten genannt und gemessen. Die Qualität einer Bewerbung und am Ende des eingestellten Mitarbeiters ist zum Beispiel ebenso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger.

    Es ist zwar wesentlich schwieriger, die Quality-of-Hire zu erfassen, aber es sollte auch immer die Kosten-Nutzen-Relation betrachtet werden. Denn die Kombination der Quality-of-Hire mit der Cost-per-Hire hat eine viel größere Aussagekraft über den Erfolg des Recruitings als die einzelne Betrachtung.
     
  2. Überprüfe die Kennzahlen regelmäßig:

    Neben dem regelmäßigen Messen, Auswerten der Kennzahlen und Nutzen für die Ableitung von Optimierungen, solltest du auch dein Kennzahlensystem immer wieder überprüfen.

    Halte im Blick, ob die Messung so noch sinnvoll ist, ob du überhaupt geeignete Aussagen auf Basis deiner Zahlen treffen kannst und sprich beispielsweise mit deinen Kollegen, wie ihr die Cost-per-Hire klarer definieren könnt.
     
  3. Fokussiere dich nicht vollständig auf die Reduktion.

    Je nachdem welche neuen Recruiting-Methoden du in einem Jahr testest oder welche Strategie derzeit im Unternehmen verfolgt wird, ist die Sparsamkeit der Personalbeschaffung nicht immer oberstes Ziel.

    Seid ihr zum Beispiel aktuell auf dem Wachstumskurs, werden immer mehr neue und erfolgsentscheidende Mitarbeiter benötigt. Das Management könnte auch kritische Fragen stellen, wie etwa: Warum wird weniger als letztes Jahr für das Recruiting ausgegeben, wenn doch so dringend jemand benötigt wird?

    Auch wurde bereits gezeigt, dass erfolgreiche Unternehmen mit einem besonders weit entwickelten Recruiting-Programm wesentlich mehr dafür ausgeben. Verwende die Cost-per-Hire, um ineffiziente Maßnahmen einzuschränken und den gewonnenen Betrag in sinnvolle Aktivitäten zu investieren.

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Mit dem richtigen Überblick über Auswahlprozesse und den Status wird der Recruiting-Prozess effizienter, die Time-to-Hire und die Cost-per-Hire werden verringert und die Bewerber schätzen die gute Betreuung.

So funktioniert Recruiting mit Campusjäger

Veröffentlicht am 10.08.2020, aktualisiert am 26.11.2020

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