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Lea Pietsch

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Büroorganisation: Tipps und Tricks für dein perfektes Büro

Die richtige Büroorganisation ist entscheidend für die Produktivität deiner Mitarbeiter.

Egal ob du gerade ein Startup gegründet hast, dein erstes größeres Büro suchst oder eine Umstrukturierung für ein größeres Unternehmen planst, um die Produktivität deiner Mitarbeiter zu steigern spielt die Büroorganisation eine wichtige Rolle.

Hier findest du alle Tipps, wie du dein Büro organisieren und gestalten kannst und welche Tools dir und deinen Mitarbeitern bei der täglichen Arbeit helfen.

Inhalt

Was ist Büroorganisation?

Bei dem Begriff Büroorganisation ist erstmal nicht ganz klar, was genau damit gemeint ist. Ganz einfach gesagt ist die Büroorganisation die Steuerung und Organisation von verschiedenen Abläufen im Büro.

Zu solchen Abläufen zählen nicht nur die Ablage und die Ordnung des Schreibtisches, sondern auch die Optimierung von Tätigkeiten am Schreibtisch, die Zusammenarbeit mit Kollegen und der tägliche Arbeitsalltag.

Zu Büroorganisation gehören zum Beispiel:

  • Gestaltung der Büroflächen
  • Ablage und Archivierung von Dokumenten und Daten
  • Software für einen geregelten Ablauf von Tätigkeiten
  • Kommunikation zwischen den Mitarbeitern

Produktivität durch Büroorganisation

Durch eine gute Büroorganisation kann Zeit gespart werden – vor allem bei der Suche nach Dokumenten. Dein Mitarbeiter kann mit der richtigen Organisation produktiver arbeiten, wenn er genau weiß, wo er etwas findet und nicht erst ewig auf die Suche gehen muss.

Außerdem ist es so viel leichter, neue Mitarbeiter einzuweisen. Wenn alles seinen Platz hat und gut strukturiert ist, kommt auch jemand, der sich noch nicht auskennt, schneller damit klar.

Das Ziel der Büroorganisation: Den Mitarbeitern ihren Arbeitsalltag erleichtern. So kannst du eine gute Zusammenarbeit, die Produktivität und das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter fördern.

Denn nicht nur die Arbeit der Mitarbeiter wird so effektiver, sondern auch das allgemeine Wohlbefinden kann sich verbessern. Läuft alles rund bei der Arbeit, sind Mitarbeiter weniger gestresst. Wer sich auch mal in eine ruhige Ecke setzen und die Seele baumeln lassen kann, kann danach wieder voller Energie durchstarten.

Wenn dein Mitarbeiter sich bei der Arbeit wohl fühlen kann, ist er automatisch zufriedener und kann auch mehr leisten.

Wie geht Büroorganisation?

Um dein Büro optimal zu organisieren solltest du an verschiedenen Bereichen arbeiten. Wir haben dir hier ein paar Tipps zusammengestellt, was du beachten solltest. Ganz am Anfang steht erstmal das Grundgerüst für die Arbeit. Die Büros selbst:

1. Gestaltung der Büroflächen

Hier muss unterschieden werden zwischen verschiedenen Büro-Formen. Es gibt Einzelbüros, kleine Büros für Teams oder Großraumbüros (oder auch Open Office). Noch dazu kommt in letzter Zeit das Homeoffice, welches auch immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Welche Art des Büros ist jetzt am besten?

Wobei früher die Einzelbüros sehr verbreitet waren, sind heutzutage die Großraumbüros voll im Trend. Vor allem bei Startups wird diese Art des Büros häufig eingesetzt. Denn gerade dort beginnt die Arbeit in einem sehr kleinen Team.

Wenn die Mitarbeiterzahl steigt, werden zwar verschiedene Abteilungen immer weiter abgegrenzt, aber durch eine offene Gestaltung der Büros soll das Zusammengehörigkeitsgefühl und Teamwork bestehen bleiben.

Büro Campusjäger

Durch die offene Gestaltung des Büros wird die Teamarbeit angeregt. Es kann besser kommuniziert und gemeinsam an einem Projekt gearbeitet werden. Aber Vorsicht: Diskussionen, Meetings und auch der Kaffeeklatsch sollten nicht auf der Open Office Fläche stattfinden, das lenkt nur andere Mitarbeiter ab. Dafür solltest du geeignete Meetingräume oder kleine Bereiche zum Austausch zwischen Mitarbeitern einplanen.

Wichtig: Durch die Kommunikation zwischen deinen Mitarbeitern kann es auch mal ganz schön laut werden. Dagegen solltest du Maßnahmen ergreifen, dass das für andere Mitarbeiter nicht zu einem Störfaktor wird:

  • Teppiche und Deckenelemente: Reduzierung des Schalls.
  • Abtrennungen zwischen einzelnen Abteilungen: Am besten aus Glas, so werden zwar die Geräusche unterdrückt, aber die Mitarbeiter sind nicht komplett voneinander getrennt.
  • Pflanzen als Alleskönner: Diese schlucken Lärm, können als Raumtrenner eingesetzt werden, sorgen für ein gutes Klima in den Räumen und können sogar Stress reduzieren.

Gerade die Gesundheit ist ein immer wichtiger werdender Faktor in der Arbeitswelt: Du solltest dafür sorgen, dass genügend Belichtung und frische Luft in dein Büro kommt. Auch ergonomische Büromöbel bieten deinen Mitarbeitern einen angenehmen Arbeitstag. Höhenverstellbare Tische und ergonomische Stühle sollten nicht fehlen.

Was in modernen Großraumbüros nicht zu vernachlässigen ist: Rückzugsorte. Räumlich abgetrennte Bereiche können von Mitarbeitern genutzt werden, um sich besser konzentrieren zu können, um einfach nur kurz zu entspannen oder sich bei einer Tasse Kaffee mit einem Kollegen auszutauschen.

Hier haben wir das Wichtigste zur Bürogestaltung zusammengefasst:

  • Offene Büroflächen fördern die Teamarbeit und den Teamgedanken.
  • Gute Belichtung, frische Luft und ergonomische Möbel sorgen für gesunde Mitarbeiter.
  • Abtrennungen von verschiedenen Abteilungen schaffen mehr Ruhe am Arbeitsplatz.
  • Rückzugsorte helfen bei der Produktivität und Kreativität deiner Mitarbeiter.

Im Homeoffice sind deine Mitarbeiter in ihren eigenen vier Wänden, die Büroorganisation ist aber auch dann wichtig: Zwar steht für diese nicht die Belichtung im Büro im Vordergrund, aber besonders die geregelte Kommunikation und Software für Team Projekte sind dann entscheidend.

2. Ordnung schaffen

Ein Hauptelement für produktive Arbeit: Ordnung.

Wer kann sich schon an einem unaufgeräumten Schreibtisch gut konzentrieren? Wenn alle möglichen verschiedenen Papiere herumliegen, Stifte und Kabel sind kreuz und quer verteilt und noch dazu liegt wahrscheinlich das eine Dokument, welches du gerade suchst, ganz unten versteckt auf deinem Schreibtisch.

Der Arbeitsplatz sollte daher immer ordentlich sein und aufgeräumt werden. Am besten ist es, wenn gar keine Ablenkungen auf dem Schreibtisch liegen, sondern im Idealfall nur dein Laptop oder Computer.

Für sonstige Utensilien – wie Locher, Stifte oder Kabel – die zwar nicht ständig, aber öfter mal gebraucht werden, sollte ein Rollcontainer oder eine Ablage auf dem Schreibtisch genutzt werden. Ordner sollten, wenn möglich, sortiert werden und dann in Regalen verschwinden.

Was natürlich ideal ist: Gar keine unnötigen Papiere mehr im Büro. Ein papierloses Büro ist zudem umweltfreundlicher. Dank verschiedener Software müssen Dokumente gar nicht mehr ausgedruckt werden, sondern können ganz einfach auf dem Computer aufbewahrt werden. Und zweitens: Ohne Papiere, die schnell verloren gehen, klappt die Ordnung auch viel besser.

Was nicht heißt, dass hier nicht aufgeräumt werden muss. Auch das digitale Dokumentenmanagement darf nicht vernachlässigt werden:

  • E-Mail-Postfächer sollten sortiert und aufgeräumt werden.
  • Der Desktop sollte nicht als Zwischenspeicher ausgenutzt werden: Dokumente immer direkt mit dem richtigen Namen an der richtigen Stelle abspeichern.
  • Dokumente in einer Cloud speichern für bestmögliche Zusammenarbeit.

In der Cloud können Dokumente gespeichert werden und direkt mit Mitarbeitern geteilt werden. Hier sollte eine ordentliche Ordnerstruktur und richtige Benennungen beachtet werden, sodass Dokumente leicht zu finden sind. Dokumente und Ordner können dann für einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen freigegeben werden.

Wichtig: Speichere Backups von Dokumenten, sonst kann es passieren, dass Mitarbeiter versehentlich wichtige Daten löschen.

3. Die richtige Software

Die Software spielt eine große Rolle bei der Effektivität der Arbeit. Software kann nämlich eine große Menge an Arbeit übernehmen, indem Prozesse automatisiert werden, die sonst von einem Mitarbeiter manuell durchgeführt werden müssen.

Wie kann Software bei der Büroorganisation helfen?

Zeiterfassung: Es gibt eine Vielzahl an Methoden, um die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter zu erfassen. Zum Beispiel Zeiterfassung über eine Stempeluhr oder über den Dienstplan.

Gerade für Startups und kleine Unternehmen ist Excel eine einfache Lösung für die Arbeitszeiterfassung. Damit kann jeder Mitarbeiter seine tägliche Arbeitszeit erfassen. Danach können automatisch Minus- oder Überstunden berechnet werden und Monatsübersichten erstellt werden. Das gibt einerseits deinem Mitarbeiter einen guten Überblick über seine geleisteten Stunden und andererseits heißt das für die Personalabteilung weniger Aufwand.

Hört sich gut an? Hier findest du eine ausführliche Anleitung mit Tipps, wie du mit Excel die Arbeitszeit erfassen kannst.

Dokumentenmanagement: Dieser Begriff bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

Die Zusammenarbeit an Dokumenten sollte vor allem innerhalb einer Abteilung oder eines Teams so einfach wie möglich gemacht werden. Das funktioniert am besten, wenn alle Mitglieder, die an einem Projekt arbeiten, auch Zugriff auf die gleichen Informationen haben. Wie? Mit einer Cloud – wie beispielsweise Google Drive – können Dokumente leicht geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.

G Suite von Google bietet neben einer Cloud zum gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten auch ein E-Mail Postfach und gemeinsame Kalender an.

Alternative Dokumentenmanagementsysteme sind zum Beispiel Bynder, Amagno oder Fluix.

Projektmanagement: Als Projektmanagement wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet.

Genauso wichtig, wie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist auch das Projektmanagement. So hat jeder Mitarbeiter einen Überblick über Projekte, Deadlines und Fortschritte.

Mit dem Projektmanagement Tool Asana kann der Benutzer Aufgaben und Checklisten erstellen, Projektziele eintragen und Abhängigkeiten definieren. Außerdem kann so gleichzeitig zusammen mit Teams an mehreren Projekten gearbeitet werden.

Alternative Programme: AceProject, Basecamp, Copper Project.

So kann auch mit Mitarbeitern, die sich nicht an einem Standort befinden, zusammengearbeitet werden.

Rechnungstools: Der Überblick über den Kontostand, die Ein- und Ausgaben ist gerade in Startups besonders wichtig. Aber auch in größeren Unternehmen müssen die Finanzen ständig kontrolliert werden.

Smoice, FastBill und Lexoffice können dir dabei helfen, Daten zu visualisieren und Rechnungen zu erstellen.

Interne Kommunikation: Über Projekte und bestimmte Aufgaben kann über das Projektmanagement Tool kommuniziert werden. Aber was ist mit der Kommunikation außerhalb bestimmter Projekte. Wie werden Neuigkeiten über deine Firma oder Prozesse intern verbreitet? Der Austausch beim Mittagessen erreicht dabei lange nicht alle Mitarbeiter.

Über Chat-Programme können Nachrichten an alle Mitarbeiter verschickt werden und auch Gruppen erstellt werden, um die Kommunikation innerhalb eines Teams zu fördern. Ganz besonders wichtig ist dieses Thema, wenn wir über Homeoffice sprechen: Dabei können deine Mitarbeiter nicht mal eben mit dem Kollegen am anderen Ende des Tischen etwas klären.

Klar, es gibt auch Mails. Aber Chatprogramme nehmen bei der Kommunikation weniger Zeit in Anspruch. Außerdem nutzen die jüngeren Generationen immer mehr Chat-Programme und Social Media zur Kommunikation. Junge und moderne Unternehmen machen es daher nicht anders: Programme wie Slack, Microsoft Teams und Skype for Business bieten eine schnelle und direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern.

Noch mehr Software Tipps gefällig? Hier findest du verschiedene Recruiting-Tools für dein Unternehmen: HR-Software im Vergleich

4. Koordination der verschiedenen Bereiche

Jetzt muss es nur noch geschafft werden, diese ganzen Tools miteinander zu verknüpfen und so einen reibungslosen Ablauf von den verschiedenen Prozessen sicherzustellen.

Nur ein Dokumentenmanagement alleine reicht nicht, um die Arbeit zu optimieren. Die verschiedenen Tools und Systeme sollten ineinander greifen und sich gegenseitig unterstützen.

Hast du ein Projektmanagement Tool, dann müssen auch Dokumente für das Projekt für jeden Mitarbeiter aus dem Team zugänglich sein. Für Meetings müssen Termine erstellt (am besten in einem gemeinsamen Kalender), Räume gebucht und die richtige Technik zur Verfügung gestellt werden.

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Wir haben Tipps für dich, wie du das Recruiting für ein Startup angehen kannst.

Kein Startup? Auch dann können wir dir helfen. Finde auf unserem HR-Blog noch viele weitere spannende Artikel rund um das Recruiting.

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Veröffentlicht am 21.01.2021, aktualisiert am 05.03.2021

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