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Bewerbungsgespräch führen – Leitfaden und Fragenkatalog

Erfahren Sie, wie Sie das meiste aus einem Bewerbungsgespräch machen

Sie führen ein Bewerbungsgespräch – eine knappe Stunde, um zu entscheiden, ob der Bewerber langfristig zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Hier die richtige Entscheidung zu treffen, ist nicht leicht.

Um das zu vereinfachen und vor allem mehrere Bewerbungsgespräche untereinander vergleichbar zu machen, brauchen Sie Struktur. An unserem Leitfaden können Sie Ihr Bewerbungsgespräch orientieren und individuell aufbauen. Aus unserem Fragenkatalog können Sie zudem genau die Fragen heraussuchen, die Sie brauchen. So holen Sie das meiste aus jedem Bewerbungsgespräch!

Leitfaden für das Bewerbungsgespräch

Unser Leitfaden umfasst fünf Phasen. Er erstreckt sich von der Begrüßung des Kandidaten, über den Hauptteil des Interviews, bis hin zur Unternehmensvorstellung, den obligatorischen Rückfragen und der Nachbereitung des Interviews. Wir gehen sämtliche Phasen einzeln durch und geben hierbei nützliche Tipps zur Vorbereitung für die Praxis. Die Zeitangabe in der Überschrift stellt einen Richtwert dar, wie lange die jeweilige Phase dauern kann.

Inhalt

Das Bewerbungsgespräch vorbereiten

Bereiten Sie das Bewerbungsgespräch gut vor, ermöglicht Ihnen das entscheidende Vorteile, wie etwa Selbstbewusstsein in der künstlichen Situation des Gesprächs zu entwickeln und die nötige Kontrolle über den Verlauf zu behalten. Damit schaffen Sie optimale Bedingungen, um die richtige Entscheidung zu treffen. Dazu reichen in der Regel nicht nur ein paar Minuten. Daher haben wir Ihnen in einem separaten Artikel Tipps zusammengestellt, wie Sie das Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber vorbereiten können.

Aber auch kurz bevor der Kandidat eintrifft, gibt es noch ein paar Sachen zu überprüfen und vorzubereiten. Daher nehmen Sie sich am besten eine viertel bis halbe Stunde Zeit vor dem eigentlichen Termin, so liegen Sie selbst dann perfekt in der Zeit, wenn der Bewerber ein wenig zu früh erscheint. Was sollten Sie bis dahin alles erledigen? Hier eine Übersicht:

  1. Ist der Raum für das Vorstellungsgespräch frei?
  2. Fenster auf, Luft rein. Lüften Sie den Raum für 5 Minuten gut durch.
  3. Kurzcheck: Ist der Raum sauber?
  4. Sind genügend Stühle vorhanden?
  5. Wie ist die Sitzordnung? Bei einem Gespräch zu dritt (der Kandidat, ein Kollege und Sie) ist es ratsam, über die Ecke eines Tisches zu sitzen. Sonst erinnert das Gespräch zu sehr an eine Prüfung. Bei einem Gespräch zu zweit (der Kandidat und Sie) ist es jedoch vollkommen in Ordnung, sich gegenüber zu platzieren – so gewähren Sie den besten Blickkontakt.
  6. Liegen Unterlagen für alle Beteiligten bereit (Notizblock, Stift)?
  7. Wohlfühlfaktor: Wasser und Gläser vorbereiten, prüfen ob Kaffee, Milch und Zucker vorhanden sind.
  8. Sind Ihre Kollegen bereit?
  9. Sind Sie bereit? Dreimal tief durchatmen und los geht`s!

Phase 1: Begrüßung des Kandidaten (5-10 Minuten)

Das erste Aufeinandertreffen ist ein Schlüsselmoment, denn der erste Eindruck zählt. Sie wollen, dass sich der Bewerber wohl fühlt. Daher heißt es jetzt lächeln und locker bleiben. Ihr Ziel ist es, dem Kandidaten die Nervosität zu nehmen und eine angenehme Atmosphäre für beide Seiten zu schaffen. Wirken Sie selbst ruhig und gelassen, wird sich das auch auf Ihr Gegenüber auswirken und der Kandidat entspannt sich. Doch wie erreichen Sie das am besten?

begrüßung bewerbungsgespräch

Lassen Sie ihn nicht warten und beginnen Sie mit dem Gespräch zum vereinbarten Zeitpunkt. Stellen Sie zunächst sich und Ihre Kollegen vor, dazu gehört auch die jeweilige Postion und das Aufgabengebiet. Hier ist es wichtig, dass Sie bereits mit Ihren Kollegen geklärt haben, ob Sie sich im Gespräch duzen oder siezen. Gerade in jungen Unternehmen und Startups herrscht oft das lockere Du vor und wird dementsprechend auch in Bewerbungsgesprächen verwendet. Dies sollte auch mit der Formulierung Ihrer Stellenanzeige übereinstimmen – wurden Bewerber dort geduzt, erwarten sie dies auch im persönlichen Gespräch und fühlen sich gegebenenfalls vor den Kopf gestoßen, wenn nun plötzlich gesiezt wird.

Beginnen Sie das Gespräch nicht direkt mit fachlichen Fragen, sondern lassen Sie den Bewerber erst einmal in der Situation ankommen. Smalltalk ist ein guter Einstieg, da es sich hierbei nur um oberflächliche Themen handelt. Hierbei können Sie auch bereits einen ersten Eindruck des Bewerbers gewinnen. Mit einem ungezwungenen Einstieg über die Unternehmenskultur, das Befinden des Kandidaten, die Anreise oder auch das Wetter starten Sie optimal in das Gespräch. Typischer Smalltalk entspannt, auch wenn dieser ein bisschen langweilig ist. Bleiben Sie auf der persönlichen Ebene, vermeiden Sie jedoch zu tief gehende Fragen – hier nur an der Oberfläche zu kratzen ist absolut nicht unhöflich. Politik, Religion und Gesundheit stellen dagegen eher ungünstige Themen dar, da hierin einiges an Konfliktpotential liegt.

Phase 2: Hauptteil Interview (30 - 45 Minuten)

Nachdem Sie das weitere Vorgehen geschildert haben, kann es losgehen. Wichtig ist es, für diesen Teil des Gesprächs im Hinterkopf zu behalten, dass es darum geht, sich gegenseitig kennenzulernen. Trotzdem sollte dieses Kennenlernen so gründlich wie möglich sein. Nach dem Gespräch sollten Sie keine offenen Fragen mehr haben und genau wissen, ob der Bewerber zu Ihnen passt. Stellen Sie alle Fragen, die Sie für nötig erachten, um die Hard und Soft Skills des Bewerbers zu prüfen. Lassen Sie keinen Platz für Unsicherheiten. Allerdings sollten sich der Kandidat nicht wie in einem Verhör fühlen. Die Situation wird dadurch verkrampft und das kann sich negativ auf den gesamten Prozess auswirken. Worauf Sie während des Gesprächs unbedingt noch achten sollten, verraten wir Ihnen jetzt!

Wichtig: Machen Sie sich Notizen. In einem Gespräch wird viel gesagt und so gerne wir davon überzeugt sind, uns alles merken zu können, stimmt das nicht. Vor allem wenn Sie mehrere Kandidaten für eine Stelle eingeladen haben, sind Notizen für die Bewertung und den Auswahlprozess hilfreich. Was war Ihr erster Eindruck des Bewerbers? Wie tritt er auf? Wirkt er enthusiastisch, motiviert und positiv oder gelangweilt, desinteressiert und negativ? Halten Sie Ihre Eindrücke fest und reflektieren Sie zu einem späteren Zeitpunkt, ob sich dein Eindruck revidiert oder bestätigt hat.

Tipps & Tricks

  1. Geben Sie dem Kandidaten zu verstehen, dass es völlig normal ist, nervös zu sein. Das verringert die Anspannung.
  2. Fallen Sie dem Bewerber nicht ins Wort und versuchen Sie so ruhig und entspannt wie möglich zu bleiben (nicht mit dem Kugelschreiber klicken, rumspielen mit Fingern oder Papierrascheln vermeiden), denn so strahlen Sie Ruhe aus. Das wirkt sich auch positiv auf Ihr Gegenüber aus.
  3. Heben Sie sich von anderen Unternehmen ab, indem Sie und auch Ihre Kollegen keine Standardfragen stellen. Anstatt klassisch nach Schwächen und Stärken zu fragen, fragen Sie nach dem Umgang mit der letzten Herausforderung und lasst euch die Situation anschaulich beschreiben.
  4. Führen Sie einen Dialog auf Augenhöhe. Wenn während der Ausführung des Kandidaten spontane Fragen entstehen, stellen Sie sie – aber lassen Sie sich auch Fragen stellen, falls dem Bewerber welche einfallen. Ein Bewerbungsgespräch ist keine einseitige Prüfungssituation!
  5. Trotzdem sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie das Gespräch führen. Sie schaffen den Rahmen für das Bewerbungsgespräch und haben deshalb auch die Rolle inne, den Kandidaten bei detaillierten Ausschweifungen zurückzuholen und auch einfach nachzuhaken, wenn Antworten an der Frage vorbeigingen.
  6. Geben Sie dem Gespräch Raum für kurze Pausen. So nehmen Sie etwas Tempo und Anspannung aus dem Gespräch und haben zusätzlich einen positiven Nebeneffekt: Kandidaten, die nicht besonders gesprächig sind, füllen die Leere, die durch die kurzen Pausen entsteht und nutzen diese Zeit, ihre Antworten weiter auszuführen. Durch das ”Reden lassen” werden oftmals neue Einblicke gewonnen und der Kandidat beginnt sich zu öffnen.
  7. Zuhören! Wer zuhört kann bessere Fragen stellen, den Verlauf des Gesprächs natürlicher gestalten und wirkt dadurch aufrichtig interessiert.
  8. Nachfragen lohnt sich! Wenn ein Kandidat eine Situation oder ein Problem detailliert beschreiben kann, hat er sich sehr wahrscheinlich wirklich in dieser Situation befunden und nicht erfunden. Denn nur wer sich wirklich mit einer Herausforderung und einem Problem auseinandergesetzt hat, kann dies detailliert und aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchten. Achten Sie daher bei problemorientierten Fragen besonders auf die Ausführung.
  9. Unterbrechen Sie den Bewerber nicht, wenn er bei emotionalen Themen wie Herausforderungen oder Problemen in einen Redefluss kommt. Wenn die Ausführung extrem lang wird, können Sie den Bewerber durchaus freundlich unterbrechen und nachfragen, ob er die wichtigsten Punkte nochmals zusammenfassen könnte.
  10. Wiederholen Sie die Antworten des Kandidaten, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. So geben Sie diesem nochmals die Chance seine Antwort zu überdenken, neu auszulegen und einen Mehrwert für Sie zu generieren.

bewerbungsgespräch fragen

Fragenkatalog für das Bewerbungsgespräch

Die nachfolgenden Fragen für das Bewerbungsgespräch sollen Ihnen Inspiration geben, welche Fragen Sie stellen können. Auch wenn Bewerbungsgespräche im besten Fall einer Struktur folgen, verlaufen sie meistens sehr individuell, da sich jeder Kandidat in seiner Persönlichkeit unterscheidet. Daher bietet es sich an, dass Sie eine gewisse Auswahl an Fragen parat haben, um diese an das Gespräch anpassen zu können. Grundsätzlich sollten Fragen immer vom Groben ins Detail gestellt werden. Dadurch nehmen Sie den Kandidaten auf Ihren Gedankengängen mit und das Gespräch wirkt logischer. Wenn Fragen plötzlich aus dem Nichts kommen, fühlt sich der Kandidat schnell überrumpelt und verunsichert.

Fragen zu Motivation:

  • Wie haben Sie von diesem Job erfahren? Wie haben Sie diesen Job gefunden?
  • Was hat Sie an der Stelle fasziniert?
  • Was hat Sie dazu bewogen, sich zu bewerben?
  • Was interessiert Sie am meisten an dieser Stelle?
  • Welche Aufgaben glauben Sie zu bekommen?
  • Was haben Sie davor gemacht? Eventuell bei vorherigen Job in gleichem Bereich: Wieso haben Sie diesen beendet?

Fragen zu Qualifikation

  • Welche Aufgaben haben Sie übernommen?
  • Was hat Ihnen besonders viel Spaß gemacht an dieser Tätigkeit/diesem Aufgabenbereich?
  • Welche Faktoren haben Ihre Berufswahl/Studienwahl bestimmt?
  • Welche Aufgaben haben Sie überhaupt noch nicht ausgeübt?
  • Was würden Sie gerne lernen?
  • Womit waren Sie besonders erfolgreich? Womit waren Sie eher weniger erfolgreich?
  • Was haben Sie während der einzelnen Etappen in Ihrem Lebenslauf gelernt?
  • Von welcher beruflichen Lektion profitieren Sie heute noch?
  • Würden Sie heute einen anderen beruflichen Weg einschlagen? Oder etwas anders machen?
  • Beschreiben Sie einen typischen Tagesablauf in Ihrer letzten Position. Welche Tätigkeiten Ihrer letzten Position würden Sie bei einer neuen Position vermissen? Welche Tätigkeiten würden Sie nicht vermissen?
  • Warum wollen Sie sich jetzt verändern?
  • Wie sieht Ihr idealer Arbeitsplatz aus?
  • Welche Ziele haben Sie für diese Position? Was wollen Sie mit diesem Job/dieser Position erreichen?
  • Welche negativen Punkte hat die zu besetzende Stelle aus Ihrer Sicht?
  • Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie gestresst waren und wie Sie diese gelöst haben. Wie gehen Sie mit Stress um? Wie bauen Sie Stress ab?
  • Wo sehen Sie sich beruflich in fünf Jahren?

Phase 3: Vorstellung des Unternehmens (5 Minuten)

Nach dem ausführlichen Testen und Aushorchen des Kandidaten sollte Ihr Notizzettel gut gefüllt und alle Ihrer vorher notierten Fragen beantwortet sein. Jetzt sind Sie an der Reihe, sich selbst und ihr Unternehmen von der besten Seite zu präsentieren. Doch wie wird das am besten gemacht? Wichtig ist es, keinen einstudierten Werbeblock aufzusagen, sondern das was Sie erzählen im Kontext zu der Stelle steht. Am besten nehmen Sie sich bereits vor dem Gespräch zwei Minuten Zeit und überlegen sich, was den Kandidaten am ehesten interessieren könnte. Falls Ihnen gerade nichts einfällt, stellen Sie sich diese Fragen:

  • Wer sind wir? Was machen wir? Was haben wir bereits in diesem Bereich erreicht?
  • Kurzer Überblick: Wo stehen wir gerade? Welche Herausforderungen erwarten uns in naher Zukunft?
  • Was sind aktuelle Aufgaben, an denen wir gerade arbeiten?
  • Was sind Aufgaben, die auf den Bewerber zukommen werden?
  • Welche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten bieten wir dem Bewerber?
  • Gibt es besondere Team-Rituale im Unternehmen?
  • Wie ist der Umgang miteinander im Team? Welche Hierarchien gibt es?
  • Wie werden Erfolge gemessen?
  • Welche beruflichen Hintergründe hat man selbst und welche dein zukünftiger Vorgesetzter?
  • Wer ist für was zuständig? Welche Bereiche haben wir?

Seien Sie bei der Kurzpräsentation so authentisch wie möglich zu sein und achten Sie auf die Stimmigkeit und Abfolge der Inhalte. Falls Sie mit einem Kollegen präsentieren, legen Sie vorher fest, wer zu welchem Punkt etwas sagt und wie Sie die Präsentation aufteilen. Gleichzeitig ist es hier ein absolutes Muss, bei der Wahrheit zu bleiben – auch kleine Unwahrheiten fliegen früher oder später auf.

Phase 4: Rückfragen des Kandidaten

Nach der Unternehmenspräsentation ist wieder der Bewerber an der Reihe – geben Sie ihm Raum für Fragen. Durch die vorangegangene Präsentation kann es sein, dass einige Fragen schon beantwortet wurden und der Kandidat einen kurzen Moment braucht, um die passende Einstiegsfrage zu stellen. Geben Sie ihm die Zeit, die er braucht und beantworten Sie alle gestellten Fragen ehrlich, offen und nach bestem Wissen und Gewissen.

Vor allem Startups sind nicht fehlerlos und es gibt viele kleine und große Baustellen. Wenn ein Bewerber Sie darauf anspricht und mit Fragen auf “wunde Punkte” trifft, nehmen Sie das als Kompliment und nicht als Ansatzpunkt für patzige Antworten. Kritische und detaillierte Fragen sollten keinen Grund zur Verärgerung darstellen, sondern einer aufmerksamen und ausführlichen Recherche zugeschrieben werden.

auswertung bewerbungsgespraech

Phase 5: Abschluss des Interviews (2 Minuten)

Nachdem der Kandidat seine Fragen losgeworden ist, nähert sich das Gespräch dem Ende. Hier ist es üblich, dass Sie dem Bewerber einen Überblick über den weiteren Verlaufen geben.

Dazu gehören die Vorstellungen über den Zeitpunkt einer Rückmeldung, die nächsten Schritte und das Abklären von formalen und vertraglichen Rahmenbedingungen zu dem Job. Hier werden Arbeitsbeginn, die Wochenstundenzahl, die gesamte Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und gegebenenfalls das Gehalt abgehandelt. Lassen Sie auch hier keinen Platz für Unsicherheiten und klären Sie alles, was geklärt werden muss.

Abschließend bedanken Sie sich bei dem Kandidaten für seine Zeit, begleiten ihn zum Ausgang und verabschieden sich. Damit ist das Bewerbungsgespräch abgeschlossen – Sie aber noch nicht fertig. Denn jetzt sollten Sie so schnell wie möglich Ihre Gedanken und Notizen zu dem Bewerber im Gespräch reflektieren und Ihre Schlüsse für den weiteren Vorgang festhalten.

Auswertung des Bewerbungsgesprächs

Eine Nachbereitung ist essenziell, um den Bewerber als Gesamtpaket einschätzen zu können und nicht anhand eines Gefühls zu beurteilen. Gehen Sie Ihre Notizen durch und reflektieren Sie: Was hat Ihnen besonders gut gefallen, was nicht? Wo sehen Sie Potenzial und was war ein absolutes No-Go? Lassen Sie Ihre Notizen wirken und bewerten Sie den Kandidaten nach seiner Gesamtperformance. Können Sie sich den Bewerber gut in Ihrem Team vorstellen? Bei einem schlechten Bauchgefühl oder bei Zweifeln, folgen Sie Ihrer Intuition oder fragen Ihre Kollegen nach deren Meinung.

Bei mehreren offenen Stellen und Bewerbern empfiehlt es sich, einen einheitlichen Bewertungsbogen zu gestalten. Das muss nichts Aufwendiges sein, ein gegliederter Notizzettel reicht, der in wenige Kategorien unterteilt ist. Ein Bewertungsbogen könnte zum Beispiel so aussehen (mit einem Klick lässt er sich auch runterladen):

bewertungsbogen bewerbungsgespräch

Dieser hilft Ihnen dabei:

  • während des Bewerbungsgesprächs Notizen zu machen
  • Eindrücke schriftlich festzuhalten – was bleibt von dem Kandidaten hängen?
  • mit allen Gesprächsteilnehmern nach dem Interview rückzukoppeln und in einem demokratischen Entscheidungsprozess seinen schriftlich festgehaltenen Eindruck zu vertreten und zu begründen

Ist das Ergebnis nicht eindeutig oder bestehen weiterhin Unsicherheiten, gibt es zusätzlich die Möglichkeit, angegebene Referenzen des Bewerbers zu kontaktieren. Die Referenzen können aus den beruflichen Netzwerken wie Xing und LinkedIn gewonnen werden oder sogar bereits im Lebenslauf stehen.

Eine weitere Vorgehensweise, um Unsicherheiten anzugehen, ist die Option, den Bewerber zum Probearbeiten einzuladen oder ein zweites Gespräch zu führen. Für Startups und kleinere Unternehmen bietet sich vor allem das Probearbeiten an. So können Sie testen, wie Sie oder der spätere Vorgesetzte mit dem Kandidaten arbeiten können und ob angegebene Soft- und Hard-Skills auch wirklich vorhanden sind.

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