Bewerbungsgespräch führen – Leitfaden und Fragenkatalog [mit Download]

Du führst ein Bewerbungsgespräch – eine knappe Stunde, um zu entscheiden, ob der Bewerber langfristig zu dir und deinem Unternehmen passt. Jetzt die richtige Entscheidung zu treffen, ist nicht leicht.

Um das zu vereinfachen und vor allem mehrere Bewerbungsgespräche untereinander vergleichbar zu machen, brauchst du eine Struktur.

Anhand unseres Leitfadens kannst du deine Bewerbungsgespräche orientieren und individuell aufbauen. Aus unserem Fragenkatalog kannst du dir zudem genau die Fragen zusammenstellen, die du brauchst. So kannst du als Arbeitgeber das Bewerbungsgespräch richtig führen.

Inhalt

Das Bewerbungsgespräch vorbereiten

Die Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs ist auch als Arbeitgeber wichtig und trägt positiv zur Candidate Experience bei. Du gewinnst dadurch Selbstbewusstsein in der künstlichen Situation des Gesprächs und behältst die nötige Kontrolle über den Verlauf.

Das ist vor allem dann ratsam, wenn du zum ersten Mal ein Bewerbungsgespräch führst und noch nicht viel Erfahrung damit hast. Damit schaffst du optimale Bedingungen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Schluss mit improvisierten Bewerbungsgesprächen: Mit der richtigen Vorbereitung wirkst du nicht nur professioneller, sondern nutzt das Kennenlernen optimal. In unserem Artikel Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber vorbereiten findest du die wichtigsten Tipps.

Aber auch kurz bevor der Kandidat eintrifft, gibt es noch ein paar Sachen zu überprüfen und vorzubereiten. Daher nimm dir am besten eine viertel bis halbe Stunde Zeit vor dem eigentlichen Termin, so liegst du selbst dann perfekt in der Zeit, wenn der Bewerber ein wenig zu früh erscheint.

Was solltest du bis dahin alles erledigen? Mit dieser Checkliste vergisst du nichts:

  1. Ist der Raum für das Vorstellungsgespräch frei?
  2. Fenster auf, Luft rein. Lüfte den Raum für fünf Minuten gut durch.
  3. Kurzcheck: Ist der Raum sauber?
  4. Sind genügend Stühle vorhanden?
  5. Wie ist die Sitzordnung? Bei einem Gespräch zu dritt (der Kandidat, ein Kollege und du) ist es ratsam, über die Ecke eines Tisches zu sitzen. Sonst erinnert das Gespräch zu sehr an eine Prüfung. Bei einem Gespräch zu zweit (der Kandidat und du) ist es jedoch vollkommen in Ordnung, sich gegenüber zu platzieren – so gewährst du den besten Blickkontakt.
  6. Liegen Unterlagen für alle Beteiligten bereit (Notizblock, Stift)?
  7. Wohlfühlfaktor: Wasser und Gläser vorbereiten, prüfen ob Kaffee, Milch und Zucker vorhanden sind.
  8. Sind deine Kollegen bereit?
  9. Bist du bereit? Dann kann es jetzt losgehen.

Der Ablauf des Vorstellungsgespräches im Überblick:

Infografik Ablauf Vorstellungsgespräch Arbeitgeber

Bewerbungsgespräch führen – Der Leitfaden

Unser Leitfaden umfasst fünf Phasen. Er erstreckt sich von der Begrüßung des Kandidaten, über den Hauptteil des Interviews, bis hin zur Unternehmensvorstellung, den obligatorischen Rückfragen und der Nachbereitung des Interviews. Denk von ihm am besten als eine Art Checkliste für das Vorstellungsgespräch, damit du als Arbeitgeber professionell auftrittst.

Wir gehen sämtliche Phasen einzeln durch und geben nützliche Tipps zur Vorbereitung für die Praxis. Die Zeitangabe in der Überschrift stellt einen Richtwert dar, wie lange die jeweilige Phase dauern kann.

Phase 1: Begrüßung des Kandidaten (5–10 Minuten)

Das erste Aufeinandertreffen ist ein Schlüsselmoment, denn der erste Eindruck zählt. Als Arbeitgeber willst du, dass sich der Bewerber (und zukünftige Mitarbeiter) wohl fühlt. Daher heißt es jetzt: lächeln und locker bleiben. Dein Ziel ist es, dem Kandidaten die Nervosität zu nehmen und eine angenehme Atmosphäre für beide Seiten zu schaffen, damit du ein authentisches Bewerbungsgespräch führen kannst. Wirkst du selbst ruhig und gelassen, wird sich das auch auf dein Gegenüber auswirken und der Kandidat entspannt sich. Doch wie erreichst du das am besten?

Lass ihn nicht warten und beginne mit dem Gespräch zum vereinbarten Zeitpunkt. Stell zunächst dich und gegebenenfalls deine Kollegen vor – dazu gehört auch die jeweilige Postion und das Aufgabengebiet, denn das beantwortet, warum genau diese Kollegen dabei sind. Hier ist es wichtig, dass du bereits mit deinen Kollegen geklärt hast, ob ihr euch im Gespräch duzt oder siezt.

Gerade in jungen Unternehmen und Startups herrscht oft das lockere Du vor und wird dementsprechend auch in Bewerbungsgesprächen verwendet. Egal wie ihr das handhabt, es sollte mit der Formulierung der Stellenanzeige übereinstimmen – wurde der Bewerber dort geduzt, erwartet er dies auch im persönlichen Gespräch und fühlt sich womöglich vor den Kopf gestoßen, wenn er nun plötzlich gesiezt wird.

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Beginne das Gespräch nicht direkt mit fachlichen Fragen, sondern lass den Bewerber erst einmal in der Situation ankommen. Smalltalk ist ein guter Einstieg, da es sich hierbei nur um oberflächliche Themen handelt. Hierbei kannst du auch bereits einen ersten Eindruck des Bewerbers gewinnen.

Mit einem ungezwungenen Einstieg über das Befinden des Kandidaten, die Anreise oder auch das Wetter startest du optimal in das Gespräch. Typischer Smalltalk entspannt, auch wenn er ein wenig langweilig ist.

Bleib auf der persönlichen Ebene, vermeide jedoch zu tief gehende Fragen – hier nur an der Oberfläche zu kratzen ist absolut nicht unhöflich. Politik, Religion und Gesundheit sind dagegen ungünstige Themen: zu viel Konfliktpotenzial und problematisch wegen des AGG.

Bevor du nun dazu übergehst, das richtige Einstellungsgespräch zu führen, sagst du kurz, wie das weitere Gespräch aufgebaut ist. So kann sich der Kandidat besser auf darauf einstellen.

Phase 2: Hauptteil Interview (30–45 Minuten)

Nachdem du das weitere Vorgehen geschildert hast, kann es losgehen. Wichtig ist es, für diesen Teil des Gesprächs im Hinterkopf zu behalten, dass es darum geht, sich gegenseitig kennenzulernen.

Trotzdem sollte dieses Kennenlernen so gründlich wie möglich sein. Nach dem Gespräch solltest du keine offenen Fragen mehr haben und genau wissen, ob der Bewerber zu dir passt.

Stell alle Fragen, die du für nötig erachtest, um die Hard und Soft Skills des Bewerbers zu prüfen. Lass keinen Platz für Unsicherheiten. Allerdings sollte sich der Kandidat nicht wie in einem Verhör fühlen. Die Situation wird dadurch verkrampft und das kann sich negativ auf den gesamten Prozess auswirken.

Wichtig: Mach dir Notizen. In einem Gespräch wird viel gesagt und so gerne wir davon überzeugt sind, uns alles merken zu können, klappt das nie. Vor allem wenn du mehrere Kandidaten für eine Stelle eingeladen hast, sind Notizen für die Bewertung und den Auswahlprozess hilfreich. Was war dein erster Eindruck des Bewerbers? Wie tritt er auf? Wirkt er enthusiastisch, motiviert und positiv oder gelangweilt, desinteressiert und negativ? Halte deine Eindrücke fest.

10 Tipps & Tricks für das Einstellungsgespräch

  1. Gib dem Kandidaten zu verstehen, dass es völlig normal ist, nervös zu sein. Das verringert die Anspannung.

  2. Fall dem Bewerber nicht ins Wort und versuche so ruhig und entspannt wie möglich zu bleiben (nicht mit dem Kugelschreiber klicken, mit den Fingern rumspielen und Papierrascheln vermeiden), denn so strahlst du Ruhe aus. Das wirkt sich auch positiv auf dein Gegenüber aus.

  3. Heb dich von anderen Unternehmen ab, indem du und auch deine Kollegen keine Standardfragen stellen. Anstatt klassisch nach Schwächen und Stärken zu fragen, fragst du nach dem Umgang mit der letzten Herausforderung und lasst euch die Situation anschaulich beschreiben.

  4. Führe einen Dialog auf Augenhöhe. Wenn während der Ausführung des Kandidaten spontane Fragen entstehen, stell sie – aber lass dir auch Fragen stellen, falls dem Bewerber welche einfallen. Ein Bewerbungsgespräch ist keine einseitige Prüfungssituation.

  5. Trotzdem solltest du dir bewusst sein, dass du das Gespräch führst. Du schaffst den Rahmen für das Bewerbungsgespräch und hast deshalb auch die Rolle inne, den Kandidaten bei detaillierten Ausschweifungen zurückzuholen und nachzuhaken, wenn Antworten an der Frage vorbeigingen.

  6. Gib dem Gespräch Raum für kurze Pausen. So nimmst du etwas Tempo und Anspannung aus dem Gespräch und hast zusätzlich einen positiven Nebeneffekt: Kandidaten, die nicht besonders gesprächig sind, füllen die Leere, die durch die kurzen Pausen entsteht und nutzen diese Zeit, ihre Antworten weiter auszuführen. Durch das ”Reden lassen” werden oftmals neue Einblicke gewonnen und der Kandidat beginnt sich zu öffnen.

  7. Zuhören! Wer zuhört kann bessere Fragen stellen, den Verlauf des Gesprächs natürlicher gestalten und wirkt dadurch aufrichtig interessiert.

  8. Nachfragen lohnt sich. Wenn ein Kandidat eine Situation oder ein Problem detailliert beschreiben kann, hat er sich sehr wahrscheinlich wirklich in dieser Situation befunden und nichts erfunden. Achte daher bei problemorientierten Fragen besonders auf die Ausführung.

  9. Unterbrich den Bewerber nicht, wenn er bei emotionalen Themen wie Herausforderungen oder Problemen in einen Redefluss kommt. Erst wenn die Ausführung extrem lang wird, kannst du den Bewerber durchaus freundlich unterbrechen und nachfragen, ob er die wichtigsten Punkte nochmals zusammenfassen könnte.

  10. Wiederhole die Antworten des Kandidaten, wenn du etwas nicht verstanden hast. So gibst du ihm nochmals die Chance seine Antwort zu überdenken, neu auszulegen und einen Mehrwert für dich zu generieren.

Fragenkatalog für das Bewerbungsgespräch

Die nachfolgenden Fragen für das Bewerbungsgespräch sollen dir Inspiration geben, welche Fragen du als Arbeitgeber stellen kannst.

Auch wenn Bewerbungsgespräche im besten Fall einer Struktur folgen, verlaufen sie meistens sehr individuell, da sich jeder Kandidat in seiner Persönlichkeit unterscheidet. Daher bietet es sich an, dass du eine gewisse Auswahl an Fragen parat hast, um diese an das Gespräch anpassen zu können.

Bewerber sind oft schwer einzuschätzen, weil sie nicht immer ehrlich antworten.Mit diesen 39 Fragen kannst du aber ganz einfach hinter die Fassade blicken.

Als Arbeitgeber willst du beim Vorstellungsgespräch Fragen stellen, die vom Groben ins Detail gehen. Dadurch nimmst du den Kandidaten auf deine Gedankengänge mit und das Gespräch wirkt logischer. Wenn Fragen plötzlich aus dem Nichts kommen, fühlt sich der Kandidat schnell überrumpelt und verunsichert. Die Folge: Ihr beide seid mit den Antworten unzufrieden.

Fragen zur Motivation:

  • Wie haben Sie von diesem Job erfahren? Wie haben Sie diesen Job gefunden?
  • Was hat Sie an der Stelle fasziniert?
  • Was hat Sie dazu bewogen, sich zu bewerben?
  • Was interessiert Sie am meisten an dieser Stelle?
  • Welche Aufgaben glauben Sie zu bekommen?
  • Was haben Sie davor gemacht? Eventuell bei vorherigem Job im gleichen Bereich: Wieso haben Sie diesen beendet?

Wir fragen beispielsweise jeden Kandidaten: Was ist unser Produkt und wie verdienen wir damit Geld? Obwohl wir, genauso wie viele andere Unternehmen, unser Geschäftsmodell auf unserer Webseite erklären, können viele Kandidaten diese Frage nicht beantworten – dabei macht das ihr Gehalt aus. Was die (fehlende) Antwort aussagen kann, erklärt unsere Recruiterin Franziska in diesem kurzen Video:

Fragen zur Qualifikation:

  • Welche Aufgaben haben Sie übernommen?
  • Was hat Ihnen besonders viel Spaß gemacht an dieser Tätigkeit/diesem Aufgabenbereich?
  • Welche Faktoren haben Ihre Berufswahl/Studienwahl bestimmt?
  • Welche Aufgaben haben Sie überhaupt noch nicht ausgeübt?
  • Was würden Sie gerne lernen?
  • Womit waren Sie besonders erfolgreich? Womit waren Sie eher weniger erfolgreich?
  • Was haben Sie während der einzelnen Etappen in Ihrem Lebenslauf gelernt?
  • Von welcher beruflichen Lektion profitieren Sie heute noch?
  • Würden Sie heute einen anderen beruflichen Weg einschlagen? Oder etwas anders machen?
  • Beschreiben Sie einen typischen Tagesablauf in Ihrer letzten Position. Welche Tätigkeiten Ihrer letzten Position würden Sie bei einer neuen Position vermissen? Welche Tätigkeiten würden Sie nicht vermissen?
  • Warum wollen Sie sich jetzt verändern?
  • Wie sieht Ihr idealer Arbeitsplatz aus?
  • Welche Ziele haben Sie für diese Position? Was wollen Sie mit diesem Job/dieser Position erreichen?
  • Welche negativen Punkte hat die zu besetzende Stelle aus Ihrer Sicht?
  • Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie gestresst waren und wie Sie diese gelöst haben. Wie gehen Sie mit Stress um? Wie bauen Sie Stress ab?
  • Wo sehen Sie sich beruflich in fünf Jahren?

Diese Fragen werden unter anderem von Google in Bewerbungsgesprächen genutzt:

  • Erzähle mir von einer Situation, als du ein Risiko eingegangen und gescheitert bist. Was war das Problem?
  • Worauf bist du stolz und warum?
  • Was ist die komplexeste oder nischigste Sache, über die du viel weißt? Kannst du es mir in 5 Minuten oder weniger erklären?
  • Beschreibe deinen Prozess für (ausfüllen)
  • Wenn du bei uns anfängst, wie wird sich das aufs Team auswirken?
  • Erzähle mir von der unstrukturiertesten Umgebung, in der du je gearbeitet hast.
  • Was sollte ich unbedingt über dich wissen, worüber wir noch nicht gesprochen haben?

Ziel deiner Fragen sollte es sein, ein möglichst umfangreiches Bild des Bewerbers zu erhalten. Du möchtest nicht nur in Erfahrung bringen, welche Qualifikationen der Kandidat mitbringt, sondern auch etwas über seinen Charakter herausfinden. Mit der Frage wie man einen bislang unbekannten Menschen und seine Werte schnell und gut kennenlernt, beschäftigt sich die Studie “36 Fragen zum Verlieben” von Dr. Arthur Arons aus dem Jahre 1997.

Paare, die sich vorher nicht kannten, wurden zusammengebracht und sollten sich gegenseitig 36 Fragen beantworten, die nach und nach immer intimer wurden. Einige der Fragen eignen sich auch hervorragend für Bewerbungsgespräche, um mehr über die Einstellungen deines Kandidaten zu erfahren.

Damit du als Arbeitgeber genügend Fragen für das Vorstellungsgespräch hast, kannst du auch unsere PDF herunterladen. Dort findest du viele weitere Beispiele und Hintergründe zu einzelnen Fragen:
Praktikumsvertrag Muster – Cover
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Mit Abschicken willigst du ein, dass Campusjäger dir den regelmäßigen Newsletter mit Informationen zu den Themen HR, Recruiting und Employer Branding sowie dem Unternehmen und Leistungen per E-Mail zuschicken darf. Nach erfolgreicher Anmeldung erhältst du als Gegenleistung den Fragebogen für Bewerbungsgespräche als PDF-Datei. Deine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Beachte auch unsere Datenschutzhinweise.

 

Phase 3: Vorstellung des Unternehmens (5 Minuten)

Nach dem ausführlichen Testen und Aushorchen des Kandidaten sollte dein Notizzettel gefüllt und all deine Fragen beantwortet sein. Jetzt bist du an der Reihe, dich selbst und dein Unternehmen als Arbeitgeber von der besten Seite zu präsentieren.

Doch wie wird das am besten gemacht?

Wichtig ist es, keinen einstudierten Werbeblock aufzusagen, sondern Bezug auf die Stelle nimmst.

Am besten nimmst du dir bereits vor dem Gespräch zwei Minuten Zeit und überlegst dir, was den Kandidaten am ehesten interessieren könnte. Falls dir gerade nichts einfällt, stell dir diese Fragen:

  • Wer sind wir? Was machen wir? Was haben wir bereits in diesem Bereich erreicht?
  • Kurzer Überblick: Wo stehen wir gerade? Welche Herausforderungen erwarten uns in naher Zukunft?
  • Was sind aktuelle Aufgaben, an denen wir arbeiten?
  • Welche Aufgaben kommen auf den Bewerber zu?
  • Welche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten bieten wir dem Bewerber?
  • Gibt es besondere Team-Rituale im Unternehmen?
  • Wie ist der Umgang miteinander im Team? Welche Hierarchien gibt es?
  • Wie werden Erfolge gemessen?
  • Welche beruflichen Hintergründe hat man selbst und welche der zukünftige Vorgesetzte?
  • Wer ist für was zuständig? Welche Bereiche haben wir?

Sei bei der Kurzpräsentation so authentisch wie möglich und achte auf die Stimmigkeit und Abfolge der Inhalte. Falls du gemeinsam mit einem Kollegen präsentierst, legt vorher fest, wer zu welchem Punkt etwas sagt und wie ihr die Präsentation aufteilt. Gleichzeitig ist es hier ein absolutes Muss, bei der Wahrheit zu bleiben – auch kleine Unwahrheiten fliegen früher oder später auf.

Phase 4: Rückfragen des Kandidaten

Nach der Unternehmenspräsentation ist wieder der Bewerber an der Reihe – gib ihm Raum für Fragen. Durch die vorangegangene Präsentation kann es sein, dass einige Fragen schon beantwortet wurden und der Kandidat einen kurzen Moment braucht, um die passende Einstiegsfrage zu stellen. Gib ihm die Zeit, die er braucht und beantworte alle gestellten Fragen ehrlich und offen.

Vor allem Startups sind nicht fehlerlos, aber auch in etablierten Unternehmen gibt viele kleine und große Baustellen. Wenn ein Bewerber dich darauf anspricht und mit den Fragen “wunde Punkte” trifft, nimm das als Kompliment und nicht als Grund für patzige Antworten.

Kritische und detaillierte Fragen sind kein Grund zur Verärgerung – hier hat jemand offensichtlich gut recherchiert und ist interessiert. Das sollte anerkannt werden.

Phase 5: Abschluss des Interviews (2 Minuten)

Nachdem der Kandidat seine Fragen losgeworden ist, nähert sich das Gespräch dem Ende. Hier ist es üblich, dass du dem Bewerber einen Überblick über den weiteren Verlauf gibst.

Dazu gehören die Vorstellungen über den Zeitpunkt einer Rückmeldung, die nächsten Schritte und das Abklären von formalen und vertraglichen Rahmenbedingungen zu dem Job. Hier werden Arbeitsbeginn, die Wochenstundenzahl, die gesamte Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und gegebenenfalls das Gehalt abgehandelt. Lass auch hier keinen Platz für Unsicherheiten und klär alles, was geklärt werden muss.

Abschließend bedankst du dich bei dem Kandidaten für seine Zeit, begleitest ihn zum Ausgang und ihr verabschiedet euch. Damit ist das Bewerbungsgespräch erfolgreich geführt – du aber noch nicht fertig. Denn jetzt solltest du dir so schnell wie möglich deine Gedanken und Notizen reflektieren und deine Schlüsse für den weiteren Vorgang festhalten.

Zudem solltest du dem Kandidaten im Anschluss an das Bewerbungsgespräch eine Mail mit einer kurzen Firmenpräsentation und einem Link zum eigenen Frimenvideo schicken. Schlag ihm vor, dass er das Video auch gerne seiner Familie und seinen Freunden zeigen kann, um Unterstützung bei der Entscheidungsfindung zu erhalten. 

Sind Familie und Freunde des Bewerbers von deinem Unternehmen überzeugt, wird sich der Kandidat mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit für dein Jobangebot entscheiden.

Auswertung des Bewerbungsgesprächs

Eine Nachbereitung ist essenziell, um den Bewerber als Gesamtpaket einschätzen zu können und nicht anhand eines Gefühls zu beurteilen. Geh deine Notizen durch und reflektiere: Was hat dir besonders gut gefallen, was nicht? Wo siehst du Potenzial und was war ein absolutes No-Go? Lass deine Notizen wirken und bewerte den Kandidaten nach seiner Gesamtperformance. Kannst du dir den Bewerber gut in deinem Team vorstellen?

Bei einem schlechten Bauchgefühl oder bei Zweifeln, folgst du lieber deiner Intuition oder fragst deine Kollegen nach deren Meinung.

Bei mehreren offenen Stellen und Bewerbern empfiehlt es sich, einen einheitlichen Bewertungsbogen zu gestalten. Er kann dir auch als Checkliste für das Bewerbungsgespräch dienen. Das muss nichts Aufwendiges sein, ein gegliederter Notizzettel reicht, der in wenige Kategorien unterteilt ist. Ein Bewertungsbogen könnte zum Beispiel so aussehen (mit einem Klick lässt er sich auch herunterladen):

bewertungsbogen bewerbungsgespräch

Dieser hilft dir dabei:

  • während des Bewerbungsgesprächs Notizen zu machen
  • Eindrücke schriftlich festzuhalten – was bleibt von dem Kandidaten hängen?
  • mit allen Gesprächsteilnehmern nach dem Interview zu sprechen und in einem demokratischen Entscheidungsprozess seinen Eindruck zu vertreten und zu begründen

Ist das Ergebnis nicht eindeutig oder bestehen weiterhin Unsicherheiten, gibt es zusätzlich die Möglichkeit, angegebene Referenzen des Bewerbers zu kontaktieren. Die Referenzen können aus den beruflichen Netzwerken wie Xing und LinkedIn gewonnen werden oder sogar bereits im Lebenslauf stehen.

Eine weitere Vorgehensweise, um Unsicherheiten anzugehen, ist die Option, den Bewerber zum Probearbeiten einzuladen oder ein zweites Gespräch zu führen. Das bietet sich vor allem für Startups und kleinere Unternehmen an. So kannst du testen, wie du oder der spätere Vorgesetzte mit dem Kandidaten arbeiten kann und ob angegebene Soft- und Hard-Skills auch wirklich vorhanden sind.

Passt alles?

Dann steht der Einstellung nichts mehr im Wege und du kannst dich schon daran machen, das Onboarding vorzubereiten. So kommt der Neue wohlbehalten in deinem Team an und kann schon nach kurzer Zeit sein ganzes Potenzial zeigen.

Bewerbungsgespräch führen – Die Abkürzung

Bewerbungsgespräche – und vor allem der Weg dorthin – sind viel Aufwand. Zwar können wir dir das Gespräch nicht abnehmen (wollen wir auch nicht), aber wir können den Weg dahin verkürzen: Sag uns, wen du suchst und wir finden die Talente, die genau in dein Unternehmen passen. Finde jetzt heraus, wie es funktioniert:

Veröffentlicht am 08.12.2017, aktualisiert am 20.10.2020

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