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Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber vorbereiten

Mit vielen Tipps und Checkliste für das perfekte Bewerbungsgespräch

Bewerbungsgespräche machen nicht nur so manchen Bewerber nervös – auch der ein oder andere Arbeitgeber begegnet dieser Situation mit Unbehagen. Damit Sie selbstbewusst in das nächste Bewerbungsgespräch gehen können, geben wir Ihnen einige einfache Tipps an die Hand. 

Warum ist das wichtig?

Eine gute Vorbereitung ermöglicht Ihnen entscheidende Vorteile, wie etwa Selbstbewusstsein in der künstlichen Situation des Gesprächs zu entwickeln, die nötige Kontrolle über den Verlauf zu behalten. Damit schaffen Sie optimale Bedingungen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Schritt für Schritt zum Erfolg

Sie haben dafür keine Zeit? Das klingt zwar nach zusätzlicher Arbeit, mit unserer Übersicht von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs und Bewertung der Kandidaten, sparen Sie langfristig jedoch Zeit. Ausgeführt sind diese Etappen des Interviews mit Tipps und Tricks, strukturellen Leitfäden, Fragenkatalogen, Beispielen und Checklisten.

Sie sehen: Kein Platz für Unsicherheiten.

Die richtigen Bewerber finden

Grundlage, um neue qualifizierte Mitarbeiter zu finden, stellt Ihre Ausschreibung dar. Eine gut geschriebene Stellenanzeige lässt keine Fragen offen und spricht genau die Richtigen an. Außerdem sollte sie online in möglichst vielen Jobportalen zu finden sein, damit Sie das ganze Potenzial ausschöpfen können. 

Bei der Vielzahl an Portalen ist dies händisch aber kaum zu bewältigen. Aus diesem Grund haben wir eine einfache Lösung entwickelt: Stellenanzeigen, die über Campusjäger erstellt werden, werden automatisch auf relevanten Jobbörsen geteilt. Eingehende Bewerbungen können Sie dennoch zentral einsehe. So verlieren Sie nie den Überblick und können passende Kandidaten einfach einladen.

Vorbereitung der Rahmensituation

Die meisten Kandidaten schreiben mehr als eine Bewerbung und werden entsprechend auch zu mehr als einem Bewerbungsgespräch eingeladen. Daher sollten Sie das persönliche Gespräch auch dazu nutzen, um sich im besten Licht zu präsentieren, Stichwort: Branding.

Sie führen das Interview, Sie haben die Kontrolle – nutzen Sie das! Dazu gehören neben der strukturell und inhaltlich schlüssigen Erscheinung des gesamten Ablaufs auch die Rahmenbedingungen. Von der Einladung über die Begrüßung bis hin zur Verabschiedung. Je klarer und stimmiger der Gesamtauftritt, desto überzeugender wirken Sie.

bewerbungsgespraech vorbereiten

Es ist wichtig, dass Sie sich mit Ihren Kollegen abstimmen und den Ablauf klären. Im Idealfall besteht bereits ein intern festgelegter Ablauf für Bewerbungen, bevor Sie überhaupt die Einladung versenden. So vermeiden Sie einen chaotischen, flapsigen oder unprofessionellen Eindruck. Fragen, die vorher geklärt werden müssen, sind:

  • Wer ist der Hauptverantwortliche, der für die Organisation und den Ablauf zuständig ist?
  • Welche Personen nehmen aktiv am Gespräch teil (davor, währenddessen, danach)?
  • Wer muss darüber in Kenntnis gesetzt werden, wann und wo ein Gespräch stattfindet?
  • An welchem Datum oder welchen Daten findet das Bewerbungsgespräch statt?
  • Welcher Raum ist für das Bewerbungsgespräch besonders geeignet (ruhig, sauber, bequem, repräsentativ)?
  • Wer ist der Ansprechpartner des Bewerbers bei Rückfragen?
  • Wo wartet der Bewerber, wenn er zu früh erscheint?
  • Wer begrüßt den Kandidaten zuerst?

Erst wenn diese Details geklärt sind und Einigkeit über den weiteren Verlauf und die Zuständigkeiten besteht, wird der Kandidat eingeladen. Hierbei ist es wichtig, keine Lücken zu lassen und eindeutig zu sein, um die Anzahl der Rückfragen minimiert wird. Dadurch reduzieren Sie auch insgesamt den zeitlichen Aufwand.

Den Bewerber einladen

Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Informationen der Bewerber braucht, um sich gut vorbereitet zu fühlen und welche Rückfragen bereits vor dem Bewerbungsgespräch abgefangen werden können. Um besser nachzuvollziehen, welche Fragen ein Bewerber haben könnte, ist es hilfreich, sich in seine Lage zu versetzen. Was müssten Sie wissen, um sich als Bewerber sicher zu fühlen?

Gegebenenfalls bietet es sich auch an, vor dem persönlichen Gespräch ein Telefoninterview zu führen. So können Sie sich bereits im Vorfeld einen ersten Eindruck des Bewerbers schaffen und wichtige Must-Haves abklären. Das spart Ihnen Zeit, da Sie sich auf vielversprechendere Kandidaten konzentrieren können. In unserem Leitfaden für das Telefoninterview finden Sie heraus, wie sie strukturiert vorgehen und mehrere Gespräch untereinander vergleichbar machen.

Damit Sie den Überblick behalten, haben wir eine Checkliste für eine lückenfreie Informationsmail zusammengestellt:

  • Wählen Sie einen eindeutigen Betreff, der bereits vor dem Öffnen der Mail eine Einladung zum Gespräch suggeriert.
  • Wichtige Informationen zuerst: Wann und wo findet das Gespräch statt? Seien Sie so genau wie möglich. Ist das Büro im 2. OG, auf der Rückseite eines Hauses, oder in einem Innenhof versteckt? Je ausführlicher die Beschreibung, desto besser.
  • Zusätzlich können bereits weitere mögliche Termine angegeben werden, auf die im Fall der Fälle ausgewichen werden kann, so sparen Sie sich einen endlosen E-Mail-Austausch.
  • Details folgen: Wie viel Zeit sollte der Bewerber für das Gespräch einplanen? Gibt es eine Kleiderordnung? Was sollte zusätzlich mitgebracht werden? Über welche Verkehrsmittel gelangt man zu Ihrem Unternehmen?
  • Tipp 1: Dem Kandidaten Infomaterial zukommen lassen, sodass sich dieser optimal vorbereiten kann und sich im Gegenzug bestens betreut fühlen. Es gilt, wer hier Aufwand investiert zeigt Interesse und sammelt im Voraus bereits Pluspunkte.
  • Tipp 2: Lassen Sie die Mail noch einmal Korrekturlesen. So vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler.

Ist das alles geschafft, kann die E-Mail abgeschickt werden. Da die Kommunikation einen hohen Stellenwert einnimmt, legen wir bei Campusjäger besonders viel Wert darauf. So bleibt nichts auf der Strecke und Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren: das Kennenlernen.

Im nächsten Schritt geht es um die inhaltliche Vorbereitung des Interviews. Dieses bildet den Kernpunkt des gesamten Geschehens und muss daher umso gründlicher konzipiert und vorbereitet sein.

6 Tipps zur Vorbereitung des Interviews

Im Bewerbungsgespräch möchten Sie in kurzer Zeit möglichst viel über den Bewerber erfahren – vor allem auch über dessen Persönlichkeit. Fakten abzufragen, die bereits aus dem Lebenslauf hervorgehen, wirkt unvorbereitet und bringt Sie nicht weiter. Interessanter ist es, hinter diese Fakten zu schauen und sich ein umfassendes Bild von Vorgehensweisen, Entscheidungen, fachlichen und sozialen Kompetenzen des Kandidats zu machen.

Viele Bewerber machen sich im Internet über Unternehmen schlau, gerade dann, wenn das Bewerbungsgespräch näher rückt. Das können Sie natürlich auch machen - auf Facebook, Xing und Co. werden sie bestimmt fündig. Allerdings sollten Sie sich bewusst sein, dass das eine rechtliche Grauzone ist. Prinzipiell dürfen Sie die so gewonnen Daten nur verwenden, wenn sie für die Entscheidungsfindung erforderlich sind. Das ist eher selten der Fall. 

Zur Vorbereitung lesen Sie am besten nochmal Lebenslauf und Anschreiben des Kandidaten. Was sagen die einzelnen Etappen in dem vorliegenden Lebenslauf über die Person aus? Warum hat sich die Person beispielsweise dafür entschieden, trotz schlechter Noten in Deutsch und Englisch Germanistik zu studieren und nebenher als Dolmetscher zu arbeiten? Was sagt es aus, dass ein Bewerber acht und nicht sechs Semester für den Bachelor gebraucht hat?

Wichtig ist es, Auffälligkeiten zu notieren und Entscheidungen, Brüche und auch Jobtitel zu hinterfragen. Alle Notizen zu fachlichen Wechseln, Lücken im Lebenslauf und Unstimmigkeiten zwischen Lebenslauf und Anschreiben, bilden die Grundlage für spätere Fragen an den Kandidaten. Denn ob ein Bewerber die Wahrheit sagt und zuerst unstimmig erscheinende Entscheidungen logisch begründen kann, lässt sich recht schnell in einem persönlichen Gespräch herausfinden. Falsche Eindrücke können widerlegt oder eben bestätigt werden.

bewerbungsgespraech

Der Lebenslauf und das Anschreiben bilden zudem Dreh- und Angelpunkt, um die Informationen mit den Anforderungen der Stelle abzugleichen. Im Idealfall haben Sie Lebenslauf, das Anschreiben und Ihr Anforderungsprofil für die ausgeschriebene Stelle vor sich auf dem Tisch liegen. So können Sie schnell identifizieren, welche Must-Haves und Nice-to-Haves der Kandidat mitbringt. Fehlen letztere, kann auch das wieder notiert werden, um fachliche Lücken in Form von Fragen für das Interview zu packen.

Setzen Sie sich mit den Anforderungen und Qualifikationen auseinander und stellen Sie sich Fragen wie 

  • Welche Probleme könnten im Alltag entstehen?
  • Welche Aufgaben müssen in der zu besetzenden Stelle tagtäglich bewältigt werden?
  • Was sind wünschenswerte Kern-Charakteristika?
  • Welche Eigenschaften müssen mitgebracht werden und welche davon können bereits aus dem Lebenslauf oder Anschreiben entnommen werden?
  • Wie können diese Vermutungen getestet werden? 

Machen Sie sich zu all diesen Fragen Notizen und Stichwörter - gegebenenfalls ordnen Sie sie sogar in einer Mindmap. Diese kann später die Grundlage für den Leitfaden des Bewerbungsgesprächs bilden.

Es lohnt sich, Bewerbungsgespräche gründlich vorzubereiten. Nicht nur werden Sie mit einer klareren Zielsetzung an die Sache rangehen, auch der Kandidat wird es Ihnen danken, wenn er merkt, dass Sie sich wirklich mit ihm auseinandergesetzt haben. Für den Endspurt haben wir noch folgende Tipps für Sie:

  1. Machen Sie sich so viele Notizen wie möglich.
  2. Ordnen Sie Ihre Notizen in Themengebiete/Kategorien wie etwa “Lücken im Lebenslauf”, “Unstimmigkeiten in Anschreiben und Lebenslauf”, “Aufgaben und Qualifikationen aus anderen Jobs”, “Zufriedenheit mit alten Jobs” “Kenntnisse in Bereich XY” “Ehemalige Jobs”. Sie können die Liste natürlich um eigene Kategorien erweitern.
  3. Versuchen Sie, Zusammenhänge oder logische Überleitungen zwischen den Fragen/Notizen zu finden, um diese im Gespräch besser miteinander verknüpfen zu können und nicht abgehackt von einer Frage zur nächsten zu springen.
  4. Formulieren Sie Ihre Fragen nicht aus, sondern notieren Sie möglichst nur Stichpunkte, sodass sie nicht abgelesen wirken. Obwohl ein Bewerbungsgespräch keine natürliche Situation ist, sollte trotzdem ein möglichst authentischer Dialog entstehen, der so wenig wie möglich an eine Prüfungssituation erinnert.
  5. Es gibt natürlich unterschiedliche Stile zur Vorbereitung eines Leitfadens, das gilt vor allem für das Notieren von Fragen. Wie ausführlich Ihre Notizen sein sollen, entscheiden Sie. Wenn es Ihnen hilft, die Fragen einmal auszuformulieren, können Sie das natürlich machen.
  6. Eine solche Vorbereitung kostet Zeit. Je öfter Sie das allerdings machen, desto routinierter werden Sie. Langfristig können Sie auf diese Weise viel Zeit sparen und trotzdem das meiste aus einem Bewerbungsgespräch rausholen.

Und jetzt kann es losgehen!

Der Bewerber ist eingeladen, der Termin steht, als nächstes folgt das persönliche Gespräch. Damit auch das reibungslos klappt und Sie eine sichere Entscheidung treffen können, haben wir einen Fragekatalog und Leitfaden für das Bewerbungsgespräch für Sie.

Veröffentlicht am 08. December 2017, zuletzt aktualisiert am 11. July 2018

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