Bewerbermanagementsystem – Definition, Funktionen und Vorteile

Heutzutage müssen Bewerbungen gut durchdacht online verwaltet werden, um einen reibungslosen, angenehmen Bewerbungsprozess zu ermöglichen. So werden Bewerber gleich zu Beginn, vom Unternehmen überzeugt.

Ein Bewerbermanagementsystem ist hierfür ein effektives Tool. Es erleichtert nicht nur den Recruitingprozess, sondern macht ihn auch erfolgreicher.

Mit diesem Artikel, verschaffen wir dir einen Überblick darüber, was genau ein Bewerbermanagementsystem ist und welche Funktionen und Vorteile es dir bietet.

Inhalt

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Schauen wir uns einmal das Bewerbermanagement an, bevor wir einen Schritt weiter gehen und uns dem Bewerbermanagementsystem widmen.

Bewerbermanagement beschreibt die Organisation und das Management der Prozesse, die ein Bewerber, während einer Bewerbung durchläuft oder anstößt.

Es zielt darauf ab, alle Prozesse rund um die Mitarbeitersuche, vom Veröffentlichen einer Stellenanzeige, bis hin zum Aufsetzen des Arbeitsvertrages, kosten- und zeiteffizient zu gestalten und die Qualität des Bewerbungsprozesses anzuheben.

Laufen die Prozesse, rund um die Mitarbeitersuche, softwareunterstützt ab, wird ein Bewerbermanagementsystem verwendet.

Somit ist ein Bewerbermanagementsystem softwareunterstütztes Bewerbermanagement.

Bewerbermanagementsysteme (BMS) sind auch unter dem englischen Begriff Applicant Tracking System (ATS), sowie unter Recruiting-, Bewerbermanagement-, beziehungsweise HR-Software bekannt.

Ein Bewerbermanagementsystem entlastet durch Automatisierung und Vereinheitlichung von administrativen Aufgaben und sorgt für einen qualitativ hochwertigen Bewerbungsprozess.

Die Software verschickt beispielsweise automatische Mails – wie Eingangsbestätigungen oder Einladungen zum Vorstellungsgespräch – benachrichtigt Beteiligte und erstellt einen Bewerberscore, der repräsentiert, inwiefern die Bewerbung mit den Stellenanforderungen übereinstimmt. Da ein Bewerbermanagementsystem, alle Bewerbungen zentral an einem Ort organisiert, ermöglicht es das effektive Tracking und Controlling von verschiedenen Bewerberdaten, die die Grundlage für Optimierungsprozesse bilden.

Warum ein Bewerbermanagementsystem? – Vorteile

Ein Bewerbermanagementsystem erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag von Recruitern, indem es ihnen Routineaufgaben abnimmt, sondern führt neben einer Zeit- und Kostenersparnis, auch zu einer Optimierung des Bewerbungsprozesses und so zu qualifizierten Bewerbern.

Steigerung der Effizienz des Bewerbungsprozesses

Zeit- und Kostenersparnis

Ein Bewerbermanagementsystem automatisiert zum einen Teile des Bewerbungsprozesses und ermöglicht zum anderen, eine unkomplizierte unternehmensinterne Absprache bezüglich der Bewerbungen. Alle Beteiligte innerhalb des Unternehmens können direkt – ohne händische Weiterleitung – auf die Bewerbung zugreifen, sowie Notizen und Kommentare hinzufügen, die für alle Beteiligten des Unternehmens zu sehen sind. Kosten werden nicht nur durch gesparte Arbeitszeit gesenkt, sondern auch durch eine geringere Time-to-hire. Denn Stellen können schneller besetzt werden.

Durch den effizienteren Bewerbungsprozess, muss außerdem das Recruitingteam nicht so schnell vergrößert werden.

Auf längere Sicht kann ein Bewerbermanagementsystem zum Aufbau eines Talentpool genutzt werden. Dieser erlaubt es, gezielt die richtigen Kandidaten zu finden, den Kontakt abzuspeichern und bei einer passenden Stelle aktiv anzusprechen. Gleichzeitig ermöglicht das Erfassen verschiedener Daten den effizienten Einsatz von Budgets.

Optimierung durch Reportings

Durch das Erfassen von verschiedenen Bewerberdaten kann bestimmt werden, woher die meisten Kandidaten kommen und welche Kanäle, am häufigsten zu Einstellungen führen, sprich: die beste Leistung erbringen.

So können die ergebnisreichsten und die ergebnislosesten Recruitingkanäle des Unternehmens ausgemacht werden und gezielter beziehungsweise nicht mehr, bespielt werden.

Beispiele für mögliche Reportingkennzahlen:

  • Klick pro Stellenanzeige: Wie viele Personen haben sich die Stellenanzeige angesehen?
  • Bewerbungen pro Kanal (oder Stellenanzeige): Wie viele Bewerbungen kamen über welche Ausschreibung?
  • Bewerberzufriedenheit: Wie viele Bewerber haben den Bewerbungsprozess abgebrochen? Warum?
  • Time-to-hire: Wie lange ist die Zeitspanne von Entstehen der Vakanz bis zur Stellenbesetzung?
  • Cost-per-Hire: Welche Kosten entstehen pro Einstellung?

Steigerung der Effizienz des Bewerbungsprozesses

Unternehmen beklagen Fach- und Führungskräftemangel. In einigen Branchen und vor allem für Positionen, in denen spezifisches Fachwissen benötigt wird, können nur schwer geeignete Kandidaten gefunden werden.

Daher ist es wichtig, auf die Wünsche der Kandidaten einzugehen, um sie für das Unternehmen gewinnen zu können. Kandidaten wünschen sich einen einfachen, schnellen und transparenten Bewerbungsprozess.

Laut einer Indeed Bewerbungsstudie von 2016 haben über 40 Prozent der Befragten bereits einen Bewerbungsprozess abgebrochen, weil dieser zu kompliziert war. Fast jede vierte Person hatte bereits eine Stelle ausgeschlagen, weil sie sich im Bewerbungsprozess nicht wertgeschätzt gefühlt hatte.

Das Bild zeit Ergebnisse der Indeed Bewerbungsstudie 2016.

Schnelle und transparente Bewerbungsprozesse hinterlassen einen guten Eindruck bei den Kandidaten. Eine positive Candidate Experience führt nicht nur auf kurze Sicht zu weniger Abbrüchen von Bewerbungen, sondern auch auf lange Sicht zu mehr Bewerbern, durch den Aufbau einer positiv besetzten Employer Brand. Bei einem beliebten Arbeitgeber wollen mehr Personen arbeiten und die Bewerberanzahl steigt.

Kurz gesagt sind die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems neben einer Steigerung der Effizienz des Bewerbungsprozesses (Zeit- und Kostenersparnis sowie Optimierung) auch die Steigerung der Effektivität: ein Bewerbermanagementsystem hilft dir, die richtigen Mitarbeiter für dein Unternehmen zu finden.

Welche Funktionen sollte ein Bewerbermanagementsystem umfassen?

Die Frage nach den Funktionen eines Bewerbermanagementsystems lässt sich nicht allgemein beantworten. Es gibt eine Reihe verschiedener Funktionen, die enthalten sein können und kein Leistungsangebot von zwei Anbietern ist gleich.

Das bietet dir die Möglichkeit, jene Software auszuwählen, die am besten zu deinen Bedürfnissen und Anforderungen passt.

Im folgenden haben wir eine umfangreiche Übersicht mit Funktionen erstellt, die ein Bewerbermanagementsystem leisten kann. Ob es das können muss, hängt von deinen Anforderungen ab.

Folgende Fragen unterstützen dich dabei, herauszufinden, welche Anforderungen dein Bewerbermanagementsystem erfüllen sollte:

  • Wie viel Budget steht zur Verfügung?
  • Wo mangelt es bisher im Recruiting?
  • Wo gibt es Verbesserungspotential im Recruitingprozess?
  • Welche Vorgänge können automatisiert werden?
Einen umfangreichen Software-Vergleich fürs Bewerbermanagement haben wir dir verlinkt.

Spreaden der Stellenanzeige

Durch Multiposting – also durch das gleichzeitige Veröffentlichen deiner Stellenanzeige auf mehreren Jobbörsen und Kanälen – wird die Reichweite deiner Stellenanzeige mit nur einem Klick maximiert.

Minimieren des Bewerbungsaufwandes

Um den Bewerbungsprozess für die Bewerber möglichst angenehm zu gestalten, sollte ein Bewerbermanagementsystem möglichst viele Bewerbungsmöglichkeiten zulassen. Funktionen wie CV-Parsing, One-Click Bewerbungen und das Verknüpfen mit Linkedin oder Xing Profilen sind besonders interessant.

Automatisierte und vereinheitlichte Prozesse

Ein Bewerbungsmanagementsystem ermöglicht es dir, Kandidaten nahtlos durch jeden Schritt des Bewerbungsprozesses zu leiten und sorgt durch automatisierte Mails, für eine bessere Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Bewerber.

Unternehmensinterne Kommunikation

Ein Bewerbermanagementsystem sollte es ermöglichen, mit Leichtigkeit, alle Beteiligten im Unternehmen in den Bewerbungsprozess einzubinden. Diese können dann angepasst auf ihre Rolle, verschiedene Aktionen ausführen, die das Bewerbermanagementsystem auch von ihnen fordert, beziehungsweise sie daran erinnert. Hilfreiche Funktionen sind hier die Einbindung und Synchronisation des Unternehmenskalenders, eine Chat- oder Notizfunktion sowie die Benachrichtigung Feedback auf einen Bewerber zu geben.

Bewerberscore

Ein Bewerbermanagementsystem kann die eingegangenen Bewerbungen nach festgelegten Kriterien prüfen, beziehungsweise die Übereinstimmung mit den Anforderungen der Stellenanzeige überprüfen und so einen Score oder ein automatisches Ranking der Bewerber erstellen.

Berichte und Analysen

Ein Reporting-Dashboard sollte Daten bezüglich des Bewerbungsprozesses liefern, die dir helfen, strategische Anpassungen vorzunehmen.

Talentpool

Richtige Kandidatin – falscher Zeitpunkt? Das Kandidatenprofil sollte unproblematisch in einen Talentpool überführt werden können. Zukünftig können dann passende Kandidaten aktiv aus dem eigenen Talentpool vom Unternehmen kontaktiert werden.

Worauf solltest du bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystems achten?

Datenschutz

Wichtig ist, dass die Speicherung der Daten der Bewerber, nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von der Software gewährleistet wird.

Technisches Setup

Dienstleister, die Software als ein Service (kurz: SaaS) anbieten, erleichtern dir die Implementierung eines BMS in deinem Unternehmen. Bei SaaS handelt es sich um cloudbasierte Bewerbermanagementsysteme, die du schnell und ohne internen IT-Aufwand bei dir im Unternehmen nutzen kannst. Sie werden vom Anbieter betrieben und weiterentwickelt. Du greifst auf die Software über das Internet zu. SaaS-Lösungen werden meist zur Miete, mit einer monatlichen Grundgebühr und einem variablen Preis pro Anwender angeboten.

Tipp: Achte bei SaaS-Anbietern auf Vertragsmindestlaufzeiten und Kündigungsfristen. Je kürzer die sind, umso geringer ist dein Investitionsrisiko. Bei manchen Anbietern ist sogar eine monatliche Kündigung möglich.

Nutzerfreundliche Gestaltung

Bei der Wahl eines Bewerbermanagementsystems solltest du unbedingt, auf eine intuitiv zugängliche Benutzeroberfläche achten. Das verringert die Einarbeitungszeit,sorgt dafür, dass die Umstellung auf das BMS schnell passiert und als positive Neuerung sowie tatsächliche Unterstützung, von deinen Kollegen wahrgenommen wird.

Responsive Design

Besonders im Bereich der Stellensuche, wird die Nutzung von Smartphones immer beliebter. Mehr als ein Viertel der Kandidaten bewerben sich bereits über ein mobiles Endgerät. Die Funktionalität der Software auf verschiedenen Endgeräten ist also sehr wichtig. Nicht nur auf Seiten der Bewerber. Auch du kannst durch ein responsive Design, unterwegs Bewerberprofile checken und den Bewerbungsprozess koordinieren. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zu Mobile Recruiting.

Sprachen

Besonders in internationalen Unternehmen solltest du darauf achten, dass das Bewerbermanagementsystem mehrere Sprachen unterstützt.

Fazit – Brauchst du ein Bewerbermanagementsystem?

Heute sind Talente im Schnitt nur noch vier Tage auf dem Arbeitsmarkt verfügbar. Um im “War for Talents” dennoch erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen gewillt sein, ihren Bewerbungsprozess zu verbessern.

Es gilt die Time-to-hire zu minimieren und den Bewerbungsprozess möglichst unkompliziert und angenehm zu gestalten, sodass Kandidaten sich gern bewerben und sich während des Bewerbungsprozess – beispielsweise durch Schnelligkeit und Transparenz – wertgeschätzt fühlen.

Ein Bewerbermanagementsystem kann dich genau dabei unterstützen.

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Veröffentlicht am 28.09.2020, aktualisiert am 16.10.2020

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