Bewerbermanagementsystem – Definition, Funktionen und Vorteile

Mit Bewerbermanagementsystemen organisierst du Bewerbungen, behältst den Überblick über laufende Prozesse und koordinierst die Kommunikation mit dem Bewerber.

Excel-Tabellen und Listen mit Logins zu den verschiedenen Jobbörsen und Kommunikationstools sind damit passé. Die digitale Unterstützung im Recruiting durch Bewerbermanagementsysteme kommt bereits in vielen großen Unternehmen zum Einsatz.

In diesem Artikel verschaffen wir dir einen Überblick darüber, was genau ein Bewerbermanagementsystem ist und welche Funktionen und Vorteile es dir bietet.

Inhalt

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Mit einem Bewerbungsmanagementsystem kannst du dein Bewerbungsmanagement zentral organisieren.

Es zielt darauf ab, alle Prozesse rund um die Mitarbeitersuche, vom Veröffentlichen einer Stellenanzeige bis hin zum Aufsetzen des Arbeitsvertrages, kosten- und zeiteffizient zu gestalten und die Qualität des Bewerbungsprozesses anzuheben.

Laufen die Prozesse rund um die Mitarbeitersuche, softwareunterstützt ab, wird ein Bewerbermanagementsystem verwendet.

Somit ist ein Bewerbermanagementsystem softwareunterstütztes Bewerbermanagement.

Ein Bewerbermanagementsystem entlastet durch Automatisierung und Vereinheitlichung von administrativen Aufgaben und sorgt für einen qualitativ hochwertigen Bewerbungsprozess.

Die Software verschickt beispielsweise automatische Mails – wie Eingangsbestätigungen oder Einladungen zum Vorstellungsgespräch – benachrichtigt Beteiligte und erstellt einen Bewerberscore, der repräsentiert, inwiefern die Bewerbung mit den Stellenanforderungen übereinstimmt. Da ein Bewerbermanagementsystem alle Bewerbungen zentral an einem Ort organisiert, ermöglicht es das effektive Tracking und Controlling von verschiedenen Bewerberdaten, die die Grundlage für Optimierungsprozesse bilden.

Weitere Tools und Begriffe im Bewerbermanagement

Weitere Begriffe für ein Bewerbermanagementsystem (BMS) sind zum Beispiel Applicant Tracking System (ATS) oder auch Recruiting Software. Je nach Anbieter werden unterschiedliche Bezeichnungen für das eigene Tool verwendet und unterschiedliche Funktionalitäten angeboten.

Der Teilbereich des Recruiting-Analytics ist zum Beispiel häufig in modernen Tools implementiert. Die Features ermöglichen es, den Bewerbungsprozess anhand der Daten auszuwerten und zu optimieren.

Darüber hinaus gibt es HR-Software. Diese beinhaltet im klassischen Sinne eher die Stammdatenpflege der Mitarbeiter, Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung. Dennoch bieten einige Anbieter von HR-Software zusätzliche Funktionen an, die beim Recruiting von Talenten unterstützen. Mehr Infos zur Unterscheidung der beiden Systeme findest du im Artikel Bewerbermanagementsystem vs. All-in-One-HR-Software.

Dagegen kann ein Talent Management oder auch Talent Relationship System dem Ausbau von Beziehungen zu möglichen Kandidaten dienen. Die Funktionen können sich daher auch mit einem Bewerbermanagementsystem überschneiden. Es wird aber noch mehr Fokus auf den Kontaktaufbau gelegt. 

Als Talent Manager oder Recruiter kannst du zum Beispiel ein Netzwerk an Studenten aufbauen, die aktuell noch nicht auf dem Job-Markt verfügbar sind. Langfristig besteht aber das Potenzial, aus diesem Netzwerk Berufseinsteiger anzusprechen.

Kurz gesagt: Es gibt viele unterschiedliche Tools und Systeme, die dich unterstützen können. Nicht alle davon müssen zu dir und deinen Tätigkeiten im HR passen. Wir wollten dir zunächst einmal einen Überblick im Wirrwarr der Begriffe geben.

Obwohl alle Systeme separat laufen können, besteht auch die Möglichkeit diese zu integrieren und durch Schnittstellen zu verbinden – oder eben einzelne Tools zu nutzen.

5 entscheidende Vorteile von Bewerbermanagementsystemen

Überlegst du bereits ein Bewerbermanagementsystem einzusetzen, bist dir aber noch nicht sicher, ob es das Richtige für deine Zwecke ist? 

Das sind die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems:

Steigerung der Effektivität des Bewerbungsprozesses

Zeit- und Kostenersparnis

Durch erfolgreiches Bewerbermanagement sparst du Zeit und Kosten bei der Personalbeschaffung. Dies liegt an der schnelleren Bearbeitung einzelner Bewerbungen mit dem Tool.

Ein Bewerbermanagementsystem automatisiert zum einen Teile des Bewerbungsprozesses und ermöglicht zum anderen eine unkomplizierte unternehmensinterne Absprache bezüglich der Bewerbungen. Alle Beteiligte innerhalb des Unternehmens können direkt – ohne händische Weiterleitung – auf die Bewerbung zugreifen, sowie Notizen und Kommentare hinzufügen, die für alle Beteiligten des Unternehmens zu sehen sind.

Kosten werden nicht nur durch gesparte Arbeitszeit gesenkt, sondern auch durch eine geringere Time-to-hire. Denn Stellen können schneller besetzt werden.

Durch den effizienteren Bewerbungsprozess muss außerdem das Recruitingteam nicht so schnell vergrößert werden.

Auf längere Sicht kann ein Bewerbermanagementsystem zum Aufbau eines Talentpool genutzt werden. Dieser erlaubt es, gezielt die richtigen Kandidaten zu finden, den Kontakt abzuspeichern und bei einer passenden Stelle aktiv anzusprechen. Gleichzeitig ermöglicht das Erfassen verschiedener Daten den effizienten Einsatz von Budgets.

Optimierung durch Reportings

Durch das Erfassen von verschiedenen Bewerberdaten kann bestimmt werden, woher die meisten Kandidaten kommen und welche Kanäle am häufigsten zu Einstellungen führen, sprich: die beste Leistung erbringen.

So können die ergebnisreichsten und die -losesten Recruitingkanäle des Unternehmens ausgemacht werden und gezielter – beziehungsweise nicht mehr –bespielt werden. So kann ohne Mehraufwand effektiv die Reichweite von Stellenanzeigen erhöht werden.

Beispiele für mögliche Reportingkennzahlen:

  • Klick pro Stellenanzeige: Wie viele Personen haben sich die Stellenanzeige angesehen?
  • Bewerbungen pro Kanal (oder Stellenanzeige): Wie viele Bewerbungen kamen über welche Ausschreibung?
  • Bewerberzufriedenheit: Wie viele Bewerber haben den Bewerbungsprozess abgebrochen? Warum?
  • Time-to-hire: Wie lange ist die Zeitspanne von Entstehen der Vakanz bis zur Stellenbesetzung?
  • Cost-per-Hire: Welche Kosten entstehen pro Einstellung?

Steigerung der Effizienz des Bewerbungsprozesses

Unternehmen beklagen Fach- und Führungskräftemangel. In einigen Branchen und vor allem für Positionen, in denen spezifisches Fachwissen benötigt wird, können nur schwer geeignete Kandidaten gefunden werden.

Daher ist es wichtig, auf die Wünsche der Kandidaten einzugehen, um sie für das Unternehmen gewinnen zu können. Kandidaten wünschen sich einen einfachen, schnellen und transparenten Bewerbungsprozess.

Laut einer Indeed Bewerbungsstudie von 2016 haben über 40 Prozent der Befragten bereits einen Bewerbungsprozess abgebrochen, weil dieser zu kompliziert war. Fast jede vierte Person hatte bereits eine Stelle ausgeschlagen, weil sie sich im Bewerbungsprozess nicht wertgeschätzt gefühlt hatte.

Das Bild zeit Ergebnisse der Indeed Bewerbungsstudie 2016.

Schnelle und transparente Bewerbungsprozesse hinterlassen einen guten Eindruck bei den Kandidaten. Eine positive Candidate Experience führt nicht nur auf kurze Sicht zu weniger Abbrüchen von Bewerbungen, sondern auch auf lange Sicht zu mehr Bewerbern, durch den Aufbau einer positiv besetzten Employer Brand. Bei einem beliebten Arbeitgeber wollen mehr Personen arbeiten und die Bewerberanzahl steigt.

Kurz gesagt sind die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems neben einer Steigerung der Effizienz des Bewerbungsprozesses (Zeit- und Kostenersparnis sowie Optimierung) auch die Steigerung der Effektivität: ein Bewerbermanagementsystem hilft dir, die richtigen Mitarbeiter für dein Unternehmen zu finden.

Was kostet ein Bewerbermanagementsystem?

Eine hohe Anzahl an Bewerbungen ist ein Erfolg für die Personalbeschaffung. Wenn dann auch noch die richtigen Bewerber dabei sind, heißt das gleichzeitig ein Mitarbeiterwachstum für dein Unternehmen.

Stellst du neue Kollegen für die eigene Abteilung ein, sind das möglicherweise auch mehr Personen, die mit dem Bewerbermanagementsystem arbeiten. Damit sind auch die ersten drei Abrechnungsmodelle genannt: Bezahlung nach Zahl der Mitarbeiter Bezahlung nach Zahl der offenen Stellen Bezahlung nach Anzahl der Recruiter Die Kosten von Bewerbermanagement Software können demnach stark variieren.

Neben solchen, die komplett kostenfrei sind, da sie beispielsweise als Open Source Software gemeinsam von Freiwilligen weiterentwickelt werden, gibt es Software-Anbieter, die bis zu einer Million jährlich verlangen.

Vergleichst du verschiedene Angebote, ist es zu empfehlen, dass du dir die einzelnen Abrechnungsmodelle anschaust und evaluierst. Befindet sich dein Unternehmen in einer starken Wachstumsphase, ist es weniger sinnvoll, einen Anbieter zu wählen, bei dem Kosten aufgrund des Wachstums schnell steigen. Weitere Abrechnungsarten können die Bezahlung nach den angebotenen Features oder nach Monats- oder Jahrespauschale sein.

Welche Funktionen sollte ein Bewerbermanagementsystem umfassen?

Die Frage nach den Funktionen eines Bewerbermanagementsystems lässt sich nicht allgemein beantworten. Es gilt: Kein Leistungsangebot von zwei Anbietern ist gleich, aber es gibt eine Reihe verschiedener Funktionen, die enthalten sein können.

Das bietet dir die Möglichkeit, jene Software auszuwählen, die am besten zu deinen Bedürfnissen und Anforderungen passt.

Im folgenden haben wir eine umfangreiche Übersicht mit Funktionen erstellt, die ein Bewerbermanagementsystem leisten kann. Daraus kannst du eine Anforderungsliste erstellen, welche individuell auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.

Folgende Fragen unterstützen dich dabei, herauszufinden, welche Anforderungen dein Bewerbermanagementsystem erfüllen sollte:

  • Wie viel Budget steht zur Verfügung?
  • Wo mangelt es bisher im Recruiting?
  • Wo gibt es Verbesserungspotential im Recruitingprozess?
  • Welche Vorgänge können automatisiert werden?
Einen umfangreichen Software-Vergleich fürs Bewerbermanagement haben wir dir verlinkt.
  • Suchmaschinenoptimierung (SEO) für Stellenanzeigen: Bereits wenn du die Stellenanzeige erstellst, können dir Verbesserungen angezeigt werden, die zu einer besseren Auffindbarkeit der Anzeige für Suchmaschinen führen. Das kann beispielsweise durch die Eingabe eines SEO-Titels und der Meta-Beschreibung sein oder der Vorschlag passender Keywords.
  • Karriereseite: Ist ein Bewerbermanagementsystem mit dem Angebot einer eigenen Karriereseite ergänzt, die du in deine Webseite einbinden und an dein Design anpassen kannst, ist das definitiv ein Vorteil. Du kannst die erstellte Stellenanzeige direkt veröffentlichen und der Bewerber kann anhand von Filtern und Kategorien durch offene Positionen browsen.
  • Multiposting: Neben dem Einstellen auf der Karriereseite, wird deine veröffentlichte Stellenanzeige zeitgleich in einer Vielzahl von Recruiting-Kanälen geschaltet. Diese musst du nicht einzeln verwalten und kontrollieren. Das Ganze findet automatisiert statt und kann von dir – durch Auswahl bestimmter Kriterien – auf die jeweilige Zielgruppe angepasst werden.
  • Sourcing: Informationen werden aus Lebenslaufdatenbanken durch Algorithmen gefiltert. Auch soziale Medien, Businessnetzwerke und sogar Fachcommunities wie Github oder Stackoverflow können Quellen sein. Daraus lässt sich eine Datenbank an Talenten, der sogenannte Talent Pool, aufbauen. Aus diesem kannst du Stellen schneller nachbesetzen. Wenn du mehr darüber erfahren willst, schau dir dazu auch das Thema Active Sourcing an.

2. Bewerbung durchführen

One-Click Bewerbungen Bewerber können mit einem Klick ihre Daten aus einem ihrer Profile eines Business-Netzwerks wie LinkedIn importieren.

Das beschleunigt die Bewerbung enorm und verringert die Absprungrate der Kandidaten. Im Bewerbermanagementsystem sind dann alle Bewerber direkt nach Kategorien, wie zum Beispiel Qualifikation, Name und vorherigen Arbeitgeber, filterbar.

3. Bewerbungseingang

  • CV Parsing: Wurde bei einer Bewerbung ein Lebenslauf zum Beispiel als PDF-Datei hochgeladen, können alle Daten aus dem Lebenslauf automatisch analysiert und herausgefiltert werden. Im System sind sie dann importiert und ebenfalls gesammelt filterbar.
  • Matching: Passende Kandidaten für eine Stelle werden vorgefiltert. Die sogenannten Auswahlsysteme prüfen die eingehenden Bewerbungen (teil-)automatisiert auf ihren Fit zum Stellenprofil. Ein Bewerbermanagementsystem kann die eingegangenen Bewerbungen nach festgelegten Kriterien prüfen, beziehungsweise die Übereinstimmung mit den Anforderungen der Stellenanzeige überprüfen und so einen Score oder ein automatisches Ranking der Bewerber erstellen.
    • Bei einer Befragung zur Digitalisierung im Recruiting gaben Personalverantwortliche an, dass diese Systeme ihrer Meinung nach die Prozesse beschleunigen, vereinfachen und eine diskriminierungsfreie Bewerbervorauswahl fördern.
    • Auf der Kandidatenseite sind beinahe vier von zehn Kandidaten der Meinung, dass sie durch die digitalen Auswahlsysteme eine schnellere Rückmeldung vom Unternehmen erhalten. Auch über die Reduktion von Diskriminierung und die Chancenerhöhung im Bewerbungsprozess wurde nachgedacht.
  • Kontaktaufnahme: Sowohl interne Kommunikation, als auch die mit dem Bewerber, wird in das Bewerbermanagementsystem eingebunden. Automatische Status-Updates, wie die Bestätigung zum Eingang der Bewerbung, gehen an den Bewerber. Doch Achtung: nicht jede automatische E-Mail verbessert direkt die Candidate Experience. Du solltest darauf achten, dass die Möglichkeit besteht, personalisierte E-Mails zu senden. 
  • Terminkoordination: Einige Tools ermöglichen die Integration des Kalenders von dir und deinen Kollegen. So kannst du dem Bewerber geeignete Terminvorschläge schicken und bei Zusage wird das Vorstellungsgespräch automatisch bei allen eingetragen.

4. Bewerberauswahl

  • Entscheidungsfindung: Mit den Kollegen kannst du dann über das Tool Informationen und Notizen zum Kandidaten austauschen. Die Entscheidungsfindung kann auch durch die Daten aus dem vorherigen Matching unterstützt werden.
  • Schnittstelle mit dem HR-System: Über Verknüpfung der Bewerbermanagement Software durch eine Schnittstelle mit dem HR-System werden die ersten relevanten Daten für den Personalfragebogen direkt übernommen.
Infos zur Einführung einer Bewerbermanagement Software findest du hier.

Grundsätzliche Funktionen und technisches Können

  • Datenschutz: Wichtig ist, dass die Speicherung der Daten des Bewerbers nach der gesetzlichen Grundlage erfolgt. Besonders bei Anbietern aus anderen Ländern solltest du prüfen, inwieweit diese sich den Gesetzen des eigenen Landes entsprechend verhalten.
  • Reporting: Durch fortgeschrittene Reporting-Module kannst du Auswertungen durchführen und den Recruiting-Prozess optimieren.
  • Support: Je nach Anbieter wird ein unterschiedliches Support-Level geboten. Wird dabei auf individuelle Anforderungen eingegangen? Gibt es Schulungen, Einweisungen und regelmäßige Updates für das Tool?
  • Technisches Setup: Derzeit liegen Dienstleister mit Software-as-a-Service (SaaS) stark im Trend. Dabei handelt es sich um Bewerbermanagementsysteme als Cloud-Lösungen, die nicht bei dir installiert werden müssen. Die Anwendung wird vom Anbieter betrieben und du greifst über das Internet darauf zu. 
  • Rollen und Rechte: Der Zugang für mehrere Nutzer ist von Vorteil, da du dann eben mit deinen Kollegen zu den einzelnen Kandidaten kommunizieren kannst. Ermöglicht das Bewerbermanagementsystem die Vergabe von verschiedenen Zugriffsebenen, kannst du verschiedenen Nutzern unterschiedlich viele Rechte geben. Das kann hilfreich hinsichtlich des Datenschutzes sein. Außerdem kann ein Ansprechpartner aus einer anderen Abteilung den Bewerber und seine Daten möglicherweise anschauen, nicht aber verändern oder im Bewerbungsprozess verschieben.
  • Responsiveness: Die Funktionalität der Software auf dem mobilen Endgerät sollte sowohl auf Seiten des Administrators beziehungsweise Recruiters, als auch auf Kandidatenseite gewährleistet sein. Vor allem im Bereich der Stellensuche nimmt die Nutzung des Smartphones gegenüber stark zu. Mehr als ein Viertel der Kandidaten bewerben sich sogar bereits über ein mobiles Endgerät. Dennoch wird die Bewerbung über den Laptop aktuell noch als weniger umständlich empfunden.  Mehr dazu erfährst du im Beitrag zu Mobile Recruiting.
  • Sprachen: Besonders in internationalen Unternehmen solltest du darauf achten, dass das Bewerbermanagementsystem mehrere Sprachen unterstützt

Checkliste

Aus all diesen Funktionen kannst du dir die notieren, die für dich am relevantesten sind und in unserer Checkliste notieren. Anhand deines individualisierten Anforderungskatalogs kannst du dann verschiedene Bewerbermanagementsysteme anschauen und übersichtlich vergleichen.

Checkliste Bewerbermanagementsystem

Checkliste als PDF herunterladen

Fazit – Brauchst du ein Bewerbermanagementsystem?

Heute sind Talente im Schnitt nur noch vier Tage auf dem Arbeitsmarkt verfügbar. Um im “War for Talents” dennoch erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen gewillt sein, ihren Bewerbungsprozess zu verbessern.

Es gilt die Time-to-hire zu minimieren und den Bewerbungsprozess möglichst unkompliziert und angenehm zu gestalten, sodass Kandidaten sich gern bewerben und sich während des Bewerbungsprozess – beispielsweise durch Schnelligkeit und Transparenz – wertgeschätzt fühlen.

Ein Bewerbermanagementsystem kann dich genau dabei unterstützen.

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Veröffentlicht am 28.09.2020, aktualisiert am 14.04.2021

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