Was ist Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement ist ein Teilbereich des Recruitings und umfasst alle Aktivitäten zur Steuerung des Bewerbungsprozesses. 

Der hohe Fachkräftebedarf in einigen Unternehmen stellt eine wachsende Herausforderung im Recruiting dar. Besonders Fachkräfte in den MINT-Berufen, Pflegekräfte und Facharbeiter für Industrie und Handwerk sind stark gefragt und erfordern ein Umdenken im Recruiting.

Erfahre alles zum effizienten Bewerbermanagement, den Aufgaben und dem Vorgehen.

Inhalt

Bewerbermanagement Definition

Das Bewerbermanagement spielt bei der Organisation im Recruiting eine große Rolle. 

Unter dem Begriff versteht man alle Aktivitäten zur Steuerung und Verwaltung von Bewerbungen mit dem Ziel einer effizienten Gewinnung neuer Mitarbeiter.

Dies beinhaltet den gesamten Prozess der Personalbeschaffung und des Bewerbungsprozesses. 

Bewerbermanagementsysteme sind Technologien, die dabei verwendet werden. Sie helfen Recruitern Bewerbungen vorzuselektieren, den Fortschritt im Auge zu behalten und Kontakt aufzunehmen.

Warum ist Bewerbermanagement wichtig?

Durch erfolgreiches Bewerbermanagement können die einzelnen Schritte verkürzt werden. Die schnellere Bearbeitung der Bewerbungen führt zu einer Zeit- und Kostenersparnis. 

Man spricht dabei auch von einer geringeren Time-to-hire.

Die Time-to-hire wird oft als Kennzahl im Recruiting verwendet. Das ist die Zeit zwischen der Identifikation der Vakanz und deren Besetzung. Anhand der gemessenen Kennzahl lassen sich Prozesse kontrollieren und optimieren. Recruiting-Controlling kann als Hebel für einen höheren Stellenwert des Recruitings im Unternehmen wirken.

Die Candidate Experience wird durch eine schnellere Bearbeitungszeit positiv beeinflusst und verbessert das Arbeitgeberimage.

Die Chance auf eine Anstellung oder auch einer Weiterempfehlung durch den Bewerber trotz einer Absage erhöht sich.

Auch auf der Recruiting-Seite hat das Bewerbermanagement eine positive Wirkung auf die Experience. Durch die Verringerung administrativer Aufgaben bleibt mehr Freiraum für eigene Gestaltungsmöglichkeiten und die Arbeit mit Menschen.

Letztlich können mehr Daten gesammelt, potenzielle Kandidaten besser verstanden und der gesamte Bewerbungsprozess analysiert werden.

  • Erreichen meine Recruiting-Kanäle die richtigen Personen?
  • Warum springen einige Nutzer vor dem Vorstellungsgespräch ab? 
  • Ist der Bewerber geeignet für die Position?

Eine Vielzahl an Fragen lassen sich durch die getrackten Informationen im Bewerbermanagement beantworten. Mit dem Wissen können die einhergehenden Maßnahmen optimiert werden.

Bewerbermanagement umfasst alle Aufgaben rund um den Bewerber

Im Bewerbermanagement geht es um die Durchführung des Bewerbungsprozesses. Beginnend bei der Ausschreibung einer Stelle über die Bearbeitung von Bewerbungen bis letztlich zur Einstellung.

Strategie und Kreativität sind gefragt, wenn es um das Touchpoint-Management bei Bewerbern geht. Zusätzlich nehmen Kommunikationsskills eine wichtige Rolle ein, da nicht nur Bewerber, sondern jegliche internen Schnittstellen in den Prozess eingebunden werden müssen.

Ein besonderes Augenmerk liegt auch auf der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Mehr Infos zum Thema Bewerbermanagement und Datenschutz findest du in unserem Artikel DSGVO-konformes Bewerbermanagement.

Langfristig kann auch die Marktbetrachtung und der Aufbau eines Bewerberpools als Teilaufgabe im Bewerbermanagement betrachtet werden.

So läuft der Prozess des Bewerbermanagements ab

Es sind also einige Beteiligte im Prozess des Bewerbermanagements involviert: Bewerber, Recruiter oder Personaler, Ansprechpartner aus den Abteilungen und Chefs oder Teamleiter.

Die Herausforderung besteht darin alle Teilnehmer und ihre Informationen zu organisieren und Prozesse effizient zu halten. 

Ab einer Dauer des Bewerbungsprozesses von über 6 Wochen geht es vielen Bewerbern deutlich zu lange. Dies führt zu Bewerbungsabbrüchen und dem Verlust von Kandidaten.

Ein Bewerbermanagement Prozess läuft in der Regel folgendermaßen ab:

Stellenausschreibung

 

Bewerbungseingang

  • Eingangsbestätigung an Bewerber senden
  • Eingehende Bewerbungen erfassen und sichten
  • Kompetenzen mit Anforderungsprofil abgleichen
  • An interne Ansprechpartner weiterleiten und abstimmen
  • Bewerber auswählen

 

Kontaktaufnahme

  • Zum Vorstellungsgespräch einladen
  • Termin vereinbaren
  • Termin durchführen

 

Bewerberauswahl

  • Intern evaluieren und abstimmen
  • Dem Bewerber die Zu- oder Absage mitteilen
  • Arbeitsvertrag aufsetzen (ab diesem Schritt übernimmt die Personalverwaltung)

5 Tipps für ein erfolgreiches Bewerbermanagement

Durch regelmäßige Status-Updates an den Bewerber und eine enge interne Kommunikation während des gesamten Prozesses kannst du die allgemeine Zufriedenheit verbessern. Wir haben zusätzliche 5 Tipps gesammelt, mit welchen du überzeugte Bewerber generieren kannst.

Karriereseite in den Vordergrund rücken

Die Karriereseite macht normalerweise einen der ersten Kontaktpunkte aus – zumindest wenn ein Kandidat direkt auf der Suche nach deinem Unternehmen ist. Immer wieder kommt es dabei vor, dass die Karriereseite und das Stellenportal auf der Webseite schwer zu finden sind.

Vor allem im E-Commerce-Bereich gibt es dieses Problem, da dort die Webseite voll auf die Zielgruppe der Endkunden ausgerichtet ist. Bewerber müssen häufig lange Suchen bis sie die Karriereseite im Footer der Webseite oder versteckt unter dem Menüpunkt „Unternehmen“ entdecken.

Umsetzung:

Auch wenn etwas anderes im Fokus stehen soll – wie bei Lufthansa die Flugsuche – muss der Link zu den freien Jobs und der Karriereseite auf der Startseite im Menü zu finden sein.

Klare und einfache Stellenanzeige & Bewerbungsformular

Copy & Paste – hast du auch schon oft den Standardtext von einer Stellenanzeige in die Nächste kopiert? Junior und Senior macht keinen Unterschied und Bereich und Aufgaben sind ja sowieso die Gleichen?

Detaillierte und konkrete Informationen können bei einer Stellenanzeige erfolgsentscheidend sein. Können sich Bewerber nichts unter den Aufgaben vorstellen oder besteht die Beschreibung des Unternehmens aus Floskeln zur Arbeitskultur und den Werten, werden sie sich auch nicht bewerben.

Genauso können ein kompliziertes Bewerbungsformular oder technische Probleme zu Abbrüchen von Bewerbungen führen. Henner Knabenreich analysiert auf seinem Blog personalmarketing2null den Bewerbungsprozess und vor allem die Usability der IKEA-Webseite und kritisiert die Vielfalt der Stolperfallen:

  • niedrige Auffindbarkeit der Karriereseite
  • komplizierte Filtermöglichkeiten
  • leere Employer-Branding-Phrasen
  • versteckter “Bewerben”-Button

Umsetzung:

  • Multiposting zum schnellen Verteilen der Stellenanzeige
  • Begriffe, die zum Unternehmen passen, nutzen
  • keine Floskeln
  • wenige Schritte bei der Erstellung der Bewerbung
  • Login-Möglichkeit per Google-, LinkedIn- oder XING-Account
  • Stellenanzeigen mit dem jeweiligen Team entwickeln, um konkrete Informationen bereitstellen zu können

Schnelligkeit: Kurze Reaktionszeiten

Dieser Punkt sollte ganz oben auf der Verbesserungsliste stehen. Ein gutes Bewerbermanagement hängt maßgeblich von der Geschwindigkeit ab.

Da die meisten Kandidaten – aber vor allem auch Jüngere – heute gewöhnt sind, vernetzt und immer erreichbar zu sein, wird das eben auch verstärkt von Unternehmen erwartet.

Eine schnelle Rückmeldung auf die Bewerbung und ein Gespräch in der ersten oder zweiten Woche bedeuten aus der Perspektive der Kandidaten einen exzellenten Start in den Bewerbungsprozess.

Umsetzung:

  • automatisierte Eingangsbestätigung als Minimum ist Pflicht
  • regelmäßige Kommunikation mit dem Bewerber verkürzt die Wartezeit
  • Möglichkeiten anbieten, sich regelmäßig über den Stand zu informieren oder sich selbst einzuloggen und über ein Portal informieren zu können
  • Fragebögen und Bewertungsformular vorbereiten, um eine schnelle Entscheidung voranzutreiben
  • Nutzung eines Bewerbermanagementsystems, das die Prozessgeschwindigkeit und Effizienz erhöht

Arbeitgeberpräsentation: Warum arbeiten wir hier?

Im Bewerbungsgespräch muss nicht nur der Kandidat von sich überzeugen, sondern auch der Arbeitgeber sollte sich von seiner besten Seite zeigen. Denn auch als Unternehmen bewirbt man sich für einen qualifizierten neuen Mitarbeiter.

  • Warum ist das Unternehmen genau das Richtige für den Kandidaten?
  • Warum kann er genau hier seine beruflichen Ziele erreichen?
  • Weshalb gehen Mitarbeiter des Unternehmens gerne zur Arbeit?

Das sind Fragen, auf die du dich im Vorhinein vorbereiten solltest und individuell für den jeweiligen Bewerber beantworten solltest.

Umsetzung:

  • Bereite die Arbeitgeberpräsentation individuell für den Bewerber vor
  • Sammle deine Trümpfe – vor allem, wenn es sich bereits um das letzte Gespräch handelt und das Interesse am Kandidaten hoch ist, aber auch davor schon
  • Überlege dir, was motiviert dich selbst an deinem Job und Arbeitgeber

Bewerbermanagementsysteme unterstützen die Personalbeschaffung

Gerade um die einzelnen Schritte des Prozesses sinnvoll durchführen zu können, unterstützt das Bewerbermanagementsystem alle Tätigkeiten der Personalbeschaffung.

Verwaltungsabläufe werden möglichst automatisiert durchgeführt. Werkzeuge und Tools des Bewerbermanagements helfen beispielsweise bei der Vorauswahl von geeigneten Kandidaten, verteilen Stellenanzeigen oder integrieren soziale Netzwerke.

Neben dem Bewerbermanagement werden bereits viele andere Aufgaben im Personalbereich mit digitalen Systemen durchgeführt. Das sind beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder auch die Personaldatenverwaltung.

Mehr über Bewerbermanagementsysteme erfährst du in unserem Blogartikel dazu.

Bewerbermanagement Software gibt es in unterschiedlichen Ausführungen

Die Bewerbermanagement Software bildet alle Prozesse im Bewerbermanagement ab. Manchmal ist sie auch Teil einer HR-Software, die zusätzlich die Mitarbeiterverwaltung beinhaltet.

Wo können die beiden Softwarelösungen abgegrenzt werden?

Die Bewerbermanagement Software hört da auf, wo der Personalfragebogen beginnt. Das heißt, ab dem Zeitpunkt, an dem der Bewerber eingestellt werden soll und zum Mitarbeiter wird. 

Du kannst also sowohl eine umfangreiche HR-Software nutzen, die beides anbietet, als auch deine HR-Software mit den Schnittstellen der Bewerbermanagement Software verknüpfen – und natürlich beides einzeln einsetzen.

Innovative Bewerbermanagement Software ist auf alle Touchpoints in der Candidate Journey ausgerichtet. Sie bietet dir Features zum Einbau der Employer Brand und stellt umfangreiche Kennzahlen für dein Recruiting-Controlling zur Verfügung.

Wer sollte eine Bewerbermanagement Software nutzen?

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen eine solche einsetzen. Dennoch nutzen häufig größere Unternehmen digitale Lösungen zur Personalgewinnung und -auswahl. 

Eine schlanke und effektive Software kann allerdings auch bei kleinen Unternehmen sinnvoll sein. Besonders schnell steigende Mitarbeiterzahlen sind ein Indiz, dass ein wachsender Personalbedarf eine Bewerbermanagement Software rechtfertigt.

Einen ausführlichen Vergleich der verschiedenen Anbieter und Funktionen findest du im Artikel Bewerbermanagement Software Anbietervergleich.

Die Digitalisierung erfordert eben auch angepasste Entwicklungen im Recruiting. Mehr noch schätzen viele Recruiter und Personaler die Arbeitgeberattraktivität höher ein, wenn digitales Recruiting bereits etabliert ist.

3 Key Takeaways

  • Mit Bewerbermanagement kannst du den gesamten Prozess einer Bewerbung effizienter organisieren.
  • Du erzielst dabei eine höhere Einstellungsrate, verbunden mit geringeren Kosten durch Zeitersparnis.
  • Ein Bewerbermanagementsystem, beispielsweise als Software, kann dich dabei unterstützen und einige Aufgaben automatisiert erledigen.
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Veröffentlicht am 19.01.2021, aktualisiert am 01.03.2021

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