Zurück zum HR-Blog

Bewerbungsabsage – Muster und Tipps für Absageschreiben

Bewerbern höflich absagen

 

Auf dem Weg der Personalauswahl müssen Sie nicht nur die perfekten Kandidaten finden, sondern leider auch ganz vielen Bewerbern absagen. Das ist kein Zuckerschlecken, gehört aber nunmal zu den Routineaufgaben in Ihrem Job.

Einen passenden Kandidaten durch Ihren Bewerbungsprozess zu lotsen und von dem Unternehmen zu überzeugen, ist eine Herausforderung – keine Frage. Einem Kandidaten jedoch so abzusagen, dass dieser von Ihrem Unternehmen weiterhin überzeugt ist, ist die wirkliche Kunst. So können Sie Bewerbungsabsagen gleichzeitig dafür einsetzen Employer Branding zu betreiben.

 

Employer Branding meint den Prozess eines Unternehmens eine Arbeitgebermarke zu etablieren. Alle Employer Branding Maßnahmen zielen darauf ab das Verhältnis von Arbeitgeber und (potentiellen) Arbeitnehmern positiv zu beeinflussen. Es gilt dann als erfolgreich, wenn das Unternehmen in den Köpfen von (zukünftigen) Mitarbeitern als attraktiver Arbeitgeber bewertet wird.

 

Obwohl eine Absage stets eine der zwei möglichen Endstationen im Bewerbungsprozess darstellt, wird sie in ihrer Wirkung immer noch unterschätzt. Dabei bieten gerade Bewerbungsabsagen die Möglichkeit sich als fairer Arbeitgeber zu beweisen und Bewerber wertzuschätzen.

Nö.

7 Tipps, wie Sie Bewerbern absagen

Um bei Bewerbern positiv aufzufallen, sollten Sie sich unsere Tipps genau durchlesen und diese im besten Fall verinnerlichen. Dann steht einem guten Eindruck nichts mehr im Weg – trotz Bewerbungsabsage.

1. Zeitnah antworten

Erinnern Sie sich an Ihr letztes Mal, als Sie auf eine wichtige Antwort gewartet haben? Warten ist ätzend. Das finden Bewerber auch und greifen dann gerne zum Hörer, um bei Ihnen nachzufassen. Tun Sie sich selbst den Gefallen und vermeiden Sie es sich jetzt rar zu machen. Sobald Sie eine Entscheidung gefällt haben, sollten Sie das an Ihre Bewerber kommunizieren.

2. Auf die richtige Ansprache achten

Einem Bewerber abzusagen beginnt damit den richtigen Bewerber anzusprechen. Ersparen Sie sich die Peinlichkeit, Ihre automatischen Absagen als solche kenntlich zu machen und überprüfen Sie nochmals die Ansprache auf den Nachnamen sowie die Form. Nur durch eine korrekte Ansprache fühlt sich der jeweilige Kandidat auch wirklich angesprochen und nimmt Ihre Nachricht ernst.

3. Wertschätzung und Dankbarkeit kommunizieren

Wichtig ist, wenn Sie einem Bewerber absagen, dass Sie sich für den Aufwand des Bewerbers bedanken. Natürlich geben sich nicht alle Kandidaten die Mühe sich intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinanderzusetzen. Trotzdem wurden Lebensläufe aktualisiert, Anschreiben geschrieben und sich für Vorstellungsgespräche vorbereitet – das sollten Sie wertschätzen. Sich für die Anstrengung zu bedanken, ist in Absagen immer auch ein Trost und glättet die enttäuschten Erwartungen des Bewerbers.

4. Eindeutige Aussagen verwenden

Absagen sollten einfach und direkt erkennbar sein. Vermeiden Sie Verneinungen und schreiben Sie aktiv. Ein nichtwird schnell überlesen. Die Enttäuschung, die den Bewerber beim zweiten Mal lesen trifft, ist dann oftmals noch größer. Am besten ist es, wenn Sie direkt nachdem Sie sich für die Mühe bedankt haben, absagen. Ohne große Schlenker.

5. Höflich bleiben und Feedback geben

Eine Absage ist ein Nein und das sollte auch kommuniziert werden, jedoch macht hierbei der Ton die Musik. Sie müssen Ihren Bewerbern rechtlich gesehen keine Begründung liefern, auch nicht, wenn diese nachfragen.

Was Sie jedoch machen können, ist konstruktives Feedback geben, wenn Ihnen ein Bewerber besonders aufgefallen ist. Bleiben Sie in jedem Fall höflich und achten Sie darauf, dass Sie die Richtlinien des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes einhalten.

6. Talente an die Organisation binden (Talentpool)

Manchmal fällt die Auswahl der richtigen Bewerber schwer und Sie haben Kandidaten, die Sie menschlich und fachlich einfach überzeugt haben. Trotzdem passen diese nicht auf die ausgeschriebene Stelle oder ein anderer Kandidat war einfach einen Tick besser. Behalten Sie Ihre Personalplanung im Kopf und geben Sie solchen Kandidaten die Chance, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben. Dadurch bauen Sie einen Pool an Talenten auf, auf den Sie bei Bedarf zurückgreifen können.

Achtung Datenschutz! Bei der Speicherung von personenbezogenen Daten der Bewerber, muss eine ausdrückliche Zustimmung vorliegen. Zusätzlich müssen Sie dem Bewerber einen Zweck der Speicherung geben. Lesen Sie hier weiter, was Sie alles über den Dantenschutz im Bewerbungsprozess wissen müssen.

7. Auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik achten

Eigentlich sollte das hier kein Tipp sein, sondern eine Selbstverständlichkeit. Trotzdem schleichen sich Rechtschreibfehler und Grammatikfehler durch das Zusammenkopieren von Vorlagen schnell ein – das ist ärgerlich und unprofessionell. Lesen Sie Absageschreiben daher am besten immer nochmal durch und versichern Sie sich darüber, dass alles korrekt ist.

Werden Bewerber im Bewerbungsprozess unfair behandelt, bekommen beispielsweise lange Zeit kein Absageschreiben und nach drei Monaten dann ein Standardabsagen gefüllt mit Floskeln, bleibt das nicht unbemerkt. Vor allem, wenn Sie Bewerbern nach dem Vorstellungsgespräch absagen und die Mühe auf beiden Seiten groß war, sollten Sie freundlich und fair sein.

 

Insgesamt eine aufwändige und unangenehme Aufgabe. Lassen Sie sich dabei unterstützen: In unserem Bewerbermanagementsystem behalten Sie immer den Überblick über sämtliche Bewerbungen und können mit einem Klick Zu- oder Absagen. Informieren Sie sich.

 

Kritik auf Portalen wie Kununu oder gar auf der unternehmenseigenen Facebookseite zu bekommen, ist heutzutage ein gängiges Verhalten von Bewerbern, um solche Erlebnisse zu teilen. Dadurch werden nicht nur neue Bewerber sondern auch Ihr gesamtes Arbeitgeberimage negativ beeinflusst.

Tipp: Falls Ihnen ein Fehler unterläuft, stehen Sie dazu. Am besten ist es dann direkt auf den Fehler zu reagieren und sich zeitnah dafür zu entschuldigen. So bleibe Sie authentisch und vermeiden die Unterstellung, die keine Reaktion mit sich zieht. Ihnen sollten Beschwerden keinesfalls egal sein.

Absageschreiben zum Zusammenklicken

Wir haben Ihnen Vorlagen erstellt, um alle Tipps auch gleich beherzigen zu können. So passieren Ihnen keine Fehler. Aktuell sind wir dabei für Sie einen Generator zu erstellen, damit Sie die Vorlage noch einfacher zusammenstellen können. Vorerst finden Sie die Vorlage nur im Word-Format als Download.

 

Diese Textbausteine können Sie problemlos für Ihre Absageschreiben verwenden und berücksichtigen dadurch automatisch alle Tipps, die es für ein Absageschreiben zu beachten gibt. Trotzdem sollten Sie die Vorlage nochmals auf jeden Bewerber individuell anpassen und einheitlich bei der Sie- oder Du-Ansprache bleiben.

Rechtssichere Bewerbungsabsage

Für Absageschreiben gibt es neben formalen und allgemeinen inhaltlichen Vorgaben auch rechtliche Richtlinien. Diese beziehen sich auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), welches vorschreibt, dass Bewerber nicht aus den falschen Gründen abgelehnt werden dürfen.

Bewerber werden mit dem AGG vor Diskriminierung geschützt und können beim Verstoß gegen das Gesetz eine Klage gegen Sie erheben. Das gilt es zu vermeiden, indem folgende Gründe im Absageschreiben absolut tabu sind:

 

  • Geschlecht
  • Alter
  • Rasse und ethnische Herkunft
  • Religion und Weltanschauung
  • Sexuelle Orientierung und Identität
  • Behinderung

 

Ertappen Sie sich bei der Begründung Ihrer Absage dabei einen der genannten Gründe zu nennen, lassen Sie es einfach sein. Falls sich Ihr Absageschreiben und die darin genannte Begründung argumentativ auf einen der Gründe zurückführen lässt, kann das rechtliche Konsequenzen für Sie haben.

 

Beispiele für Diskriminierungen finden sich in folgenden Aussagen:

 

  • “…aufgrund Ihrer fehlenden Qualifikation, Deutsch als Muttersprache zu sprechen…” = Diskriminierung ausländischer Bewerber.

 

  • “…da wir für die zu besetzende Stelle gezielt auf der Suche nach einer Person sind, die unser junges dynamisches Team bestmöglich ergänzt…” = Diskriminierung aufgrund des Alters.

 

Das AGG schafft die rechtliche Grundlage für Gleichberechtigung über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg. Das beginnt bereits mit Ihrer Stellenanzeige. Damit Ihnen nicht schon bei der Ausschreibung ein Missgeschick passiert, haben wir natürlich vorgesorgt.

 

Wie Sie Ihre Stellenanzeige rechtlich einwandfrei formulieren und gestalten, haben wir Ihnen vorgemacht. Hier geht’s zu unserem Leitfaden.

 

Und falls Ihnen der gesamte organisatorische Aufwand rund um den Bewerbungsprozess, inklusive Bewerbungsunterlagen sichten, Telefontermine vereinbaren und Absagen formulieren zu viel ist, lassen Sie sich von Campusjäger helfen.

 

Veröffentlicht am 25. July 2018, zuletzt aktualisiert am 16. August 2018

Beliebteste Artikel

Diese Artikel fanden andere besonders hilfreich:

Die perfekte Stellenanzeige schreiben – Tipps und Beispiele

Stellenanzeigen sind oft der erste Kontakt zu möglichen Bewerbern. Lesen Sie jetzt, wie Sie Ihre Stellenanzeige optimal gestalten.

Das Telefoninterview: Leitfaden für Personaler

Unser Leitfaden für ein erfolgreiches Telefoninterview mit dem Sie die besten Bewerber finden. Lesen Sie jetzt, wie Sie eine geeignete Vorauswahl treffen.

Das AGG bei der Stellenausschreibung

Verstöße gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz können teuer werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Stellenanzeigen AGG-konform formulieren.

Warum flexible Arbeitszeiten für Arbeitgeber interessant sind

Flexible Arbeitszeiten erfreuen nicht nur Arbeitnehmer, auch als Arbeitgeber können Sie davon profitieren. Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile!

Bewerbungsgespräch als Arbeitgeber vorbereiten

Um das meiste aus einem Bewerbungsgespräch zu holen, sollten Sie sich auch als Arbeitgeber darauf vorbereiten.

Bewerbungsgespräch führen – Leitfaden und Fragenkatalog

Ein Bewerbungsgespräch zu führen ist wesentlicher Bestandteil, wenn Sie neue Mitarbeiter gewinnen wollen. Erfahren Sie jetzt, worauf Sie achten müssen.

Praktikanten einstellen: Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

Praktikanten beschäftigen leicht gemacht: In diesem Guide erfahren Sie, was Sie wissen müssen, wenn Sie Praktikanten einstellen wollen. Klicken Sie rein!

Was ist Personalplanung: Aufgaben und Ziele

Um zukünftigen Veränderungen auf Augenhöhe begegnen zu können, ist eine strategische Personalplanung wichtig. Wagen Sie jetzt einen Blick in die Zukunft.

E-Mail Adresse finden – Mit diesem Guide klappt's

Sie haben eine E-Mail Adresse verlegt oder wollen einer Person direkt schreiben? In diesem Guide zeigen wir, wie Sie E-Mail Adressen herausfinden können.

Onboarding: Diese typischen Fehler müssen Sie vermeiden

Mit dem richtigen Onboarding begeistern Sie neue Mitarbeiter und binden Sie langfristig an Ihr Unternehmen. Erfahren Sie jetzt, wie Sie das hinkriegen.

Der Arbeitsvertrag – Tipps zum Erstellen & Muster

Erfahren Sie alles über den Arbeitsvertrag: Wofür ist er da, wann brauchen Sie einen, was muss rein? Inklusive kostenlosem Muster zum downloaden.

Die Kündigung: Arbeitgeber müssen viel beachten

Als Personalverantwortlicher ist nicht jede Entscheidung leicht – vor allem wenn Sie Arbeitnehmer entlassen müssen. Erfahren Sie, worauf Sie achten müssen.

Personalmarketing – Definition und Instrumente

Was Personalmarketing ist und wie Sie interne und externe Instrumente des Personalmarketings optimal für sich nutzen? Erfahren Sie es jetzt.

Personalvermittlung: Mitarbeiter finden lassen

Spielen Sie mit dem Gedanken eine Personalvermittlung zu engagieren? Dann erfahren Sie hier, was Sie erwarten können und was sie beachten müssen.

Werkstudentenvertrag: Muster als Download & Infos

Wie sieht eigentlich der Arbeitsvertrag für Werkstudenten aus? Schauen Sie sich jetzt einen Mustervertrag an und laden Sie ihn als PDF oder Word runter.

Werkstudenten finden (5 Tipps, um die richtigen zu bekommen)

Top informiert, wissbegierig und motiviert: Werkstudenten machen Unternehmen erfolgreicher. Finden Sie den perfekten Werkstudenten, mit unseren Tipps.