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Einstellung und Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer - Campusjäger

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Einstellung und Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer

Darauf musst du achten, wenn du ausländische Mitarbeiter einstellst

Mit ein paar bürokratischen Hürden lassen sich im Prinzip Arbeitnehmer aus jedem beliebigen Land beschäftigen. Ob du mehr oder weniger Hürden nehmen musst, hängt vor allem von der Staatsangehörigkeit deines zukünftigen Mitarbeiters ab sowie vom Job selbst.

Hier bekommst du einen Überblick, wie du als Arbeitgeber ausländische Mitarbeiter beschäftigen kannst und worauf du achten musst.

Inhalt

Das Wichtigste in Kürze

Angehörige der EU-Mitgliedstaaten, des EWR und auch der Schweiz kannst du problemlos beschäftigen. Alle anderen benötigen einen Aufenthaltstitel (z.B. ein Visum oder eine Aufenthaltserlaubnis), der eine Beschäftigung erlaubt. Dem muss die Agentur für Arbeit in der Regel zustimmen.

Der Antrag muss vom Arbeitnehmer bei der Ausländerbehörde gestellt werden. Die Agentur für Arbeit wird automatisch in das Verfahren einbezogen – das dauert manchmal etwas. Du kannst als Arbeitgeber den ganzen Vorgang aber auch beschleunigen: Mit dem Vorabzustimmungsverfahren kannst du alle Bedingungen prüfen lassen, bevor der Aufenthaltstitel beantragt wird.

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Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer aus Ländern der Europäischen Union

Die Europäische Union (EU) und der Europäische Wirtschaftsraum (EWR) machen es Arbeitgebern leicht: Dank des Rechts der Freizügigkeit kannst du problemlos Angehörige der Mitgliedsstaaten – sogenannte Unionsbürger – einstellen. Hier sind weder Visum noch Arbeitserlaubnis notwendig.

Die Arbeitnehmerfreizügigkeit hat ihre Grundlage im Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union (Art. 45 AEUV). Demnach können Unionsbürger in allen Mitgliedsstaaten der EU und des EWR ganz normal Jobs ausüben, genauso wie ein Angehöriger dieses Staates.

Das Einzige, das es zu beachten gilt: Dein neuer Mitarbeiter muss seinen Wohnsitz bei der zuständigen Behörde melden. Das liegt aber in seiner Verantwortung – du kannst ihn nur darauf hinweisen.

Die Zustimmung der Agentur für Arbeit muss nicht eingeholt werden. Für die neuen Mitgliedsstaaten bestand früher eine Übergangsfrist aufgrund von Lohngefällen zwischen alten und neuen Mitgliedern. Seit dem 01. Juli 2015 gilt aber vollständige Freizügigkeit.

Das heißt: Bei Arbeitnehmern aus diesen Ländern musst du dich um nichts weiter kümmern. Du beschäftigst sie nach den gleichen Regeln wie deutsche Arbeitnehmer auch.

  • Mitglieder der EU: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, (noch) Großbritannien, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowenien, Slowakische Republik, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn und Zypern
  • Zusätzlich Mitglieder des EWR: Island, Norwegen und Liechtenstein
  • Und natürlich die Schweiz: aber auch nur dank eines gesonderten Abkommens (Schweizer sind EWR-Angehörigen gleichgestellt)

Alle anderen Länder werden in diesem Zusammenhang oft als Drittstaaten bezeichnet. Für sie gelten gesonderte Regelungen.

Wie steht es um Großbritannien nach dem Brexit?

Offen gesagt: Niemand weiß es im Moment. Es ist denkbar, dass der Brexit weitreichende Folgen für englische Arbeitnehmer im In- und Ausland haben wird. Das ist aber maßgeblich von den Verhandlungen zwischen EU und Großbritannien abhängig. Was sich genau ändern wird, bleibt abzuwarten.

Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis für ausländische Arbeitnehmer aus Drittstaaten

Willst du Arbeitnehmer aus Ländern beschäftigen, die weder zur EU noch zum EWR gehören, gibt es schon mehr zu beachten. Wesentlicher Unterschied: Drittstaatsangehörige brauchen sowohl einen Aufenthaltstitel als auch eine Arbeitserlaubnis.

Der Aufenthaltstitel wird von der Ausländerbehörde oder der deutschen Botschaft im Herkunftsland erteilt. Die Arbeitserlaubnis gibts bei der Agentur für Arbeit. Es muss aber nur ein Antrag bei der zuständigen Ausländerbehörde gestellt werden, die Agentur für Arbeit wird automatisch beteiligt.

Im Aufenthaltstitel ist immer vermerkt, ob und in welchem Umfang du den Arbeitnehmer beschäftigen darfst. Entweder ist es direkt auf dem Aufenthaltstitel gedruckt (es steht dann beispielsweise “Erwerbstätigkeit gestattet” drauf) oder es wird auf ein entsprechendes Zusatzblatt verwiesen. 

Wichtig: Während es Sache des Arbeitnehmers ist, den Aufenthaltstitel zu beantragen, musst du überprüfen, dass er tatsächlich erwerbstätig sein darf. Das heißt, dass du eine Kopie des Aufenthaltstitels benötigst, die Angaben darauf (oder dem Zusatzblatt) kontrollierst und die Kopie in der Personalakte hinterlegen solltest. Setzt du dich darüber hinweg und beschäftigst Ausländer ohne Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis, ist dies eine Ordnungswidrigkeit und es drohen hohe Geldstrafen (bis zu 500.000€).

Der Aufenthaltstitel muss in den meisten Fällen vor der Einreise beantragt werden. Ausnahmen gelten für Arbeitnehmer aus Australien, Israel, Japan, Kanada, der Republik Korea, Neuseeland und den USA. Angehörige dieser Staaten können auch nach Einreise bei der Ausländerbehörde den Aufenthaltstitel beantragen (gemäß § 41 Abs. 1 AufenthV. handelt es sich um bevorrechtige Staaten).

Der elektronische Aufenthaltstitel (eAT)

Den Aufenthaltstitel gibt es seit 2011 in elektronischer Form. Der elektronische Aufenthaltstitel (kurz: eAT) ähnelt dem "neuen" Personalausweis und soll die bisherigen Klebeetiketten, Karten und Papiere ablösen. Die alten Varianten bleiben aber noch bis spätestens August 2021 gültig.

Elektronischer Aufenthaltstitel Muster

Auf dem integrierten Chip sind mehrere Daten gespeichert:

  • Passbild
  • Fingerabdrücke
  • Nebenbestimmungen/Auflagen
  • persönliche Daten

Zum einen sollen die Aufenthaltstitel so in der EU vereinheitlicht sein, zum anderen wird so die missbräuchliche Nutzung verhindert, da sich Aufenthaltstitel und Besitzer eindeutig einander zuordnen lassen.

Die verschiedenen Aufenthaltstitel im Überblick

Aufenthaltstitel ist nicht Aufenthaltstitel – sie werden in folgenden Formen ausgestellt:

Visum – Stark befristeter Aufenthaltstitel, der gegebenenfalls vor der Einreise beantragt werden muss.

Aufenthaltserlaubnis – Befristeter und zweckgebundener Aufenthaltstitel (z.B. wegen einer Ausbildung, Erwerbstätigkeit oder aus humanitären Gründen).

Blaue Karte EU – Auf höchstens vier Jahre befristeter Aufenthaltstitel mit vereinfachten Voraussetzungen. Arbeitnehmer müssen eine akademische oder eine vergleichbare Qualifikation sowie ein Arbeitsverhältnis mit einem gewissen Mindesteinkommen vorweisen können.

ICT-Karten – Es gibt sowohl die ICT- als auch die Mobiler-ICT-Karte. Die “Intra-Company Transfer”-Karten ermöglichen es Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb der EU haben, Mitarbeiter in inländische Niederlassungen zu entsenden.

Niederlassungserlaubnis – Zeitlich und räumlich uneingeschränkter Aufenthaltstitel, der eine Erwerbstätigkeit stets erlaubt. In der Regel müssen einige Voraussetzungen hierfür erfüllt sein, wie der Besitz einer Aufenthaltserlaubnis seit fünf Jahren.

Erlaubnis zum Daueraufenthalt-EU – Ähnlich der Niederlassungserlaubnis. Vereinfachte Bedingungen für Aufenthaltsrecht in anderen EU-Ländern.

Vander-Elst-Visum – Ein Visum für Drittstaatsangehörige zur Erbringung einer vorübergehenden Dienstleistung in Deutschland.

Nur die Niederlassungserlaubnis und die Erlaubnis zum Daueraufenthalt-EU sind zeitlich nicht begrenzt und erlauben immer eine Erwerbstätigkeit.

Voraussetzungen und Verfahren für einen Aufenthaltstitel

Es gibt einige grundsätzliche Bedingungen, die erfüllt sein müssen, um einen Aufenthaltstitel zu bekommen:

  • der Lebensunterhalt muss gesichert sein
  • die Identität bzw. Staatsangehörigkeit muss geklärt sein
  • es darf kein Ausweisungsgrund vorliegen
  • der Arbeitnehmer benötigt einen gültigen Pass (oder zumindest einen Ersatz)

Die weiteren Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Titel und Zweck des Aufenthalts.

Das Verfahren im Überblick:

  1. Voraussetzungen klären
  2. Arbeitnehmer beantragt den Aufenthaltstitel bei der deutschen Auslandsvertretung im Heimatland oder bei der Ausländerbehörde, falls er sich schon legal in Deutschland befindet
  3. Die Auslandsvertretung/Ausländerbehörde prüft, ob die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit notwendig ist
  4. Ggf. prüft die Bundesagentur für Arbeit die Zustimmungsvoraussetzungen (Vorrangprüfung, Prüfung der Beschäftigungsbedingungen)
  5. Zustimmung oder Ablehnung
  6. Bei Zustimmung: Arbeitnehmer beantragt Visum zur Einreise

Die Niederlassungserlaubnis und die Erlaubnis zum Daueraufenthalt-EU gelten unbefristet und beinhalten immer auch eine Arbeitserlaubnis. Alle anderen Aufenthaltstitel sind befristet und erfordern – falls eine Erwerbstätigkeit aufgenommen werden soll – die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Diese wird automatisch durch die Ausländerbehörde eingeholt. 

Die Bundesagentur für Arbeit prüft dabei, ob ...

  • ... sich die Beschäftigung nicht nachteilig auf den deutschen Arbeitsmarkt auswirkt
  • ... Arbeitnehmer zur Verfügung stehen, die Vorrang haben (deutsche Arbeitnehmer; Angehörige von Staaten, die unter das Recht der Freizügigkeit fallen; Angehörige von Drittstaaten, die bereits Zugang zum Arbeitsmarkt haben)
  • ... die Beschäftigungsbedingungen vergleichbar mit denen deutscher Arbeitnehmer sind. Hier bist du gefordert: Du musst die Agentur für Arbeit über das Arbeitsentgelt, die Arbeitszeiten und alle weiteren Arbeitsbedingungen informieren.

Tipp: Die Zustimmung kann einige Zeit dauern. Schneller gehts mit der sogenannten Vorabzustimmung. Als Arbeitgeber kannst du diese bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Dazu musst du nur die Stelle ganz genau beschreiben und eine Anfrage auf Vorabprüfung stellen. So kann die Bundesagentur direkt reagieren, sobald die Zustimmungsanfrage eingeht.

Die Bundesagentur für Arbeit kann die Erwerbstätigkeit auch nur eingeschränkt erlauben. Mögliche Einschränkungen betreffen beispielsweise die Geltungsdauer, die berufliche Tätigkeit, den Arbeitgeber oder die Arbeitszeiten. Ist die Zustimmung an eine bestimmte Beschäftigung gebunden, verfällt sie mit Beendigung der Beschäftigung. Änderst du etwas an den Rahmenbedingungen, musst du daher genau darauf achten, dass du den Arbeitnehmer auch weiterhin beschäftigen darfst.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Wie immer bedarf es einiger Ausnahmen. Die Agentur für Arbeit muss nicht zustimmen, wenn die Beschäftigungsverordnung das für die jeweilige Beschäftigung nicht vorsieht. Das wären beispielsweise

  • Praktikanten im Rahmen eines Studiums für maximal sechs Monate
  • Studenten ausländischer Hochschulen im Rahmen einer Ferienbeschäftigung
  • Absolventen deutscher Auslandsschulen zur Berufsausbildung
  • Hochqualifizierte mit Niederlassungserlaubnis
  • Inhaber der Blauen Karte EU (bei bestimmtem Mindestgehalt)
  • Fachkräfte mit inländischem Hochschulabschluss
  • wissenschaftliches Personal an Hochschulen oder Forschungseinrichtungen
  • Journalisten, Korrespondenten und Berichterstatter, die vom Presse- und Informationsamt der Bundesregierung anerkannt wurden

Hochqualifiziertes Personal genießt nochmals einige Sonderregelungen. Ihnen kann direkt zu Beginn ein unbefristeter Aufenthaltstitel oder eine Niederlassungserlaubnis erteilt werden. "Hochqualifiziert" sind Wissenschaftler mit besonderen fachlichen Kenntnissen, Lehrpersonen oder wissenschaftliche Mitarbeiter in herausgehobener Funktion sowie Spezialisten und leitende Angestellte mit besonderer Berufserfahrung und einem Jahresgehalt, das mindestens der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung (derzeit 66.000€) entspricht.

Die "Blaue Karte EU" als unbürokratische Lösung

Die "Blaue Karte EU" wurde 2012 eingeführt, um es hochqualifizierten Arbeitnehmern aus Drittstaaten einfacher (sprich: unbürokratischer) zu machen, in der EU zu leben und zu arbeiten. Sie findet vor allem in Deutschland Anklang: 2018 wurden über 27.000 Blaue Karten EU hierzulande erteilt – das sind fast 85% aller Erteilungen in Europa. Insbesondere ausländische Arbeitnehmer aus Indien, China, Russland, der Türkei und Brasilien haben 2018 Blaue Karten EU erhalten.

Top 5 Staatsangehörigkeiten bei der Erteilung der Blauen Karte EU [2018]

Um die "Blaue Karte EU" zu beantragen, gibt es zwei wesentliche Voraussetzungen:

  • Arbeitnehmer benötigen einen Hochschulabschluss, der in Deutschland erworben, in Deutschland anerkannt oder einem deutschen Abschluss ähnlich ist
  • einen Arbeitsvertrag mit einem bestimmten Mindesteinkommen

Das Mindesteinkommen orientiert sich an der allgemeinen Rentenversicherung. Demnach muss das Gehalt ausländischer Arbeitnehmer zwei Drittel der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung betragen, in sogenannten Mangelberufen nur 52 Prozent. Für das Jahr 2019 sind das 53.600€ brutto/Jahr beziehungsweise in Mangelberufen 41.808€ brutto/Jahr. 

Mangelberufe umfassen beispielsweise:

  • Naturwissenschaftler
  • Mathematiker
  • Ingenieure
  • Ärzte (außer Zahnärzte)
  • Fachkräfte aus der Informations- und Kommunikationstechnologie
  • Architekten
  • Raum-, Stadt- und Verkehrsplaner

Die Auflagen für die Blaue Karte EU sind weniger streng. Es ist zum Beispiel keine Zustimmung der Agentur für Arbeit notwendig, wenn das Bruttogehalt 53.600€/Jahr beträgt oder in Mangelberufen 41.808€/Jahr und der Arbeitnehmer einen deutschen Hochschulabschluss hat. Hat der Arbeitnehmer einen ausländischen Hochschulabschluss, überprüft die Agentur für Arbeit die Arbeitsbedingungen.

Berufsausübungserlaubnis: Geht es um eine Stelle, für deren Ausübung eine Erlaubnis erforderlich ist (bspw. Humanmedizin), muss die Erlaubnis vor der Erteilung der Blauen Karte EU nachgewiesen werden.

Die "Blaue Karte EU" ist auf maximal vier Jahre befristet. Ist das Arbeitsverhältnis befristet und dauert weniger als vier Jahre, wird sie für diese Dauer plus drei Monate ausgestellt. Danach kann sie verlängert werden oder es wird eine Niederlassungserlaubnis beantragt. Dies ist für Inhaber der Karte bereits nach 33 Monaten möglich, mit Deutschkenntnissen auf mindestens B1 Niveau sogar schon nach 21 Monaten.

Soll der Arbeitsplatz gewechselt werden, muss dies in den ersten zwei Jahren nach Erhalt der Blauen Karte EU die Ausländerbehörde erlauben.

Wo und wie wird die Blaue Karte EU beantragt?

Das Vorgehen unterscheidet sich im Grunde nicht von anderen Aufenthaltstiteln. Auch die Blaue Karte EU wird vor Abreise im Herkunftsland bei der deutschen Auslandsvertretung beantragt. Mit einem Visum reist der Arbeitnehmer nach Deutschland und bekommt die Blaue Karte EU bei der zuständigen Ausländerbehörde.

Unter bestimmten Bedingungen kann die Blaue Karte EU auch direkt in Deutschland beantragt werden:

  • wenn bereits eine Aufenthaltserlaubnis vorliegt oder eine Blaue Karte EU verlängert werden soll
  • Staatsangehörige von Australien, Israel, Japan, Kanada, der Republik Korea, von Neuseeland und den USA
  • Staatsangehörige von Drittstaaten, die in einem anderen EU-Mitgliedsstaat eine Blaue Karte EU erhalten haben

Beschäftigung von Flüchtlingen

Bei Asylsuchenden ist vor allem der Aufenthaltsstatus maßgeblich. Dabei werden grundsätzlich vier Status voneinander unterschieden:

  • Asylsuchende (registriert, Antrag auf Asyl muss noch gestellt werden)
  • Asylbewerber (Antrag gestellt)
  • Asylberechtigte (bereits als Geflüchtete anerkannt)
  • Geduldete (Asylantrag abgelehnt, Abschiebung jedoch ausgesetzt)

Sobald der Antrag anerkannt wurde, haben Asylberechtigte uneingeschränkten Zugang zum Arbeitsmarkt und können im Prinzip jeden Job annehmen und ausüben. In dem Fall hast du die gleichen Rechte und Pflichten wie deutschen Arbeitnehmern gegenüber. Alle anderen Gruppen dürfen nur mit Genehmigung der Ausländerbehörde arbeiten.

Der Antrag kann entweder vom Arbeitnehmer selbst gestellt werden, oder er bevollmächtigt dich dazu. Es gilt allerdings eine Wartefrist von drei Monaten nach Ankunft in Deutschland, während der keiner Erwerbstätigkeit nachgegangen werden darf. Die Ausländerbehörde prüft auch in diesem Fall die Arbeitsbedingungen, eventuelle Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt und ob bevorrechtigte Bewerber verfügbar sind.

Asylsuchende aus den sogenannten “sicheren Herkunftsländern”, die ihren Antrag nach dem 31. August 2015 gestellt haben, dürfen grundsätzlich nicht arbeiten. Zu diesen Ländern zählen Albanien, Bosnien und Herzegowina, Ghana, Kosovo, Mazedonien, Montenegro, Senegal und Serbien.

Weitere Ressourcen

Wenn du deinen zukünftigen Mitarbeiter unterstützen möchtest, kannst du ihn auf folgende Quellen verweisen:

Möchtest du dich noch näher mit dem Thema beschäftigen, empfehlen wir die Webseite der Agentur für Arbeit und insbesondere das Merkblatt 7.

Veröffentlicht am 21. June 2018, zuletzt aktualisiert am 02. August 2019

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