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Einstellung und Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer

Darauf müssen Sie achten, wenn sie ausländische Mitarbeiter einstellen

Mit ein paar bürokratischen Hürden lassen sich im Prinzip Arbeitnehmer aus jedem beliebigen Land beschäftigen. Ob Sie mehr oder weniger Hürden nehmen müssen, hängt vor allem von der Staatsangehörigkeit Ihres zukünftigen Mitarbeiters ab sowie vom Job selbst.

Im Folgenden bekommen Sie einen Überblick, auf was Sie als Arbeitgeber bei der Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer achten müssen. Weitere hilfreiche Informationen finden Sie bei der Agentur für Arbeit.

Inhalt

Kurz und knapp

Angehörige der EU-Mitgliedstaaten, des EWR und auch der Schweiz können Sie problemlos beschäftigen. Alle anderen benötigen einen Aufenthaltstitel (z.B. ein Visum oder eine Aufenthaltserlaubnis), der eine Beschäftigung erlaubt. Dem muss die Agentur für Arbeit in der Regel zustimmen.

Der Antrag muss vom Arbeitnehmer bei der Ausländerbehörde gestellt werden. Die Agentur für Arbeit wird automatisch in das Verfahren einbezogen – das dauert manchmal etwas. Als Arbeitgeber können Sie den ganzen Vorgang beschleunigen: Mit dem Vorabzustimmungsverfahren können Sie alle Bedingungen prüfen lassen, bevor der Aufenthaltstitel beantragt wird.

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Ausländische Arbeitnehmer aus Ländern der Europäischen Union

Die Europäische Union (EU) und der Europäische Wirtschaftsraum (EWR) machen es Arbeitgebern leicht: Dank des Rechts der Freizügigkeit können Sie problemlos Angehörige der Mitgliedsstaaten – sogenannte Unionsbürger – einstellen. Kein Visum, keine Arbeitserlaubnis.

Die Arbeitnehmerfreizügigkeit hat ihre Grundlage im Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union (Art. 45 AEUV). Demnach können Unionsbürger in allen Mitgliedsstaaten der EU und des EWR ganz normal Jobs ausüben, genauso wie ein Angehöriger dieses Staates.

Das Einzige, worauf Sie achten sollten: Ihr neuer Mitarbeiter muss seinen Wohnsitz bei der zuständigen Behörde melden. Das liegt aber in seiner Verantwortung.

Die Zustimmung der Agentur für Arbeit muss nicht eingeholt werden. Für die neuen Mitgliedsstaaten bestand früher eine Übergangsfrist, aufgrund von Lohngefällen zwischen alten und neuen Mitgleidern. Seit dem 01. Juli 2015 gilt aber vollständige Freizügigkeit.

Das heißt, bei Arbeitnehmern aus diesen Ländern müssen Sie sich um nichts weiter kümmern. Sie beschäftigen sie nach den gleichen Regeln wie deutsche Arbeitnehmer auch.

  • Mitglieder der EU: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien (noch), Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowenien, Slowakische Republik, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn und Zypern
  • Zusätzlich Mitglieder des EWR: Island, Norwegen und Liechtenstein
  • Und natürlich die Schweiz: aber auch nur dank eines gesonderten Abkommens (Schweizer sind EWR-Angehörigen gleichgestellt)

Wie steht es um Großbritannien nach dem Brexit?

Offen gesagt: Niemand weiß es im Moment. Es ist denkbar, dass der Brexit weitreichende Folgen für englische Arbeitnehmer im Inland sowie umgekehrt haben wird. Das ist aber maßgeblich von den Verhandlungen zwischen EU und Großbritannien abhängig. Was sich genau ändern wird, bleibt abzuwarten.

Alle anderen Länder werden in dem Zusammenhang oft als Drittstaaten bezeichnet. Für sie gelten gesonderte Regelungen.

Ausländische Arbeitnehmer aus Drittstaaten

Wollen Sie Arbeitnehmer aus Ländern beschäftigen, die weder zur EU noch zum EWR gehören, gibt es schon mehr zu beachten. Wesentlicher Unterschied: Drittstaatsangehörige brauchen sowohl einen Aufenthaltstitel als auch eine Arbeitserlaubnis.

Der Aufenthaltstitel wird von der Ausländerbehörde oder der deutschen Botschaft im Herkunftsland erteilt, die Arbeitserlaubnis gibt`s bei der Agentur für Arbeit. Es muss aber nur ein Antrag bei der zuständigen Ausländerbehörde gestellt werden, die Agentur für Arbeit wird automatisch beteiligt.

Im Aufenthaltstitel (bzw. den Nebenbestimmungen) ist immer vermerkt, ob und in welchem Umfang Sie den Arbeitnehmer beschäftigen dürfen (es steht dann beispielsweise “Erwerbstätigkeit gestattet” drin).

Wichtig: Der Aufenthaltstitel muss vor der Einreise beantragt werden. Ausnahmen gelten für Arbeitnehmer aus Australien, Israel, Japan, Kanada, der Republik Korea, Neuseeland und den USA. Sie können auch nach Einreise bei der Ausländerbehörde den Aufenthaltstitel beantragen.

Während es Sache des Arbeitnehmers ist, den Aufenthaltstitel zu beantragen, müssen Sie überprüfen, dass er tatsächlich erwerbstätig sein darf. Das heißt, dass Sie eine Kopie des Aufenthaltstitels benötigen und diese in der Personalakte hinterlegen müssen.

Setzen Sie sich darüber hinweg und beschäftigen Ausländer ohne Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis, ist dies eine Ordnungswidrigkeit und es drohen hohe Geldstrafen (bis zu 500.000€).

Die verschiedenen Aufenthaltstitel im Überblick

Sie werden in folgenden Formen ausgestellt:

Visum – Stark befristeter Aufenthaltstitel, der gegebenenfalls vor der Einreise beantragt werden muss.

Aufenthaltserlaubnis – Befristeter und zweckgebundener Aufenthaltstitel (z.B. wegen einer Ausbildung, Erwerbstätigkeit oder aus humanitären Gründen).

Blaue Karte EU – Auf höchstens vier Jahre befristeter Aufenthaltstitel mit vereinfachten Voraussetzungen. Arbeitnehmer müssen eine akademische oder eine vergleichbare Qualifikation sowie ein Arbeitsverhältnis mit einem gewissen Mindesteinkommen vorweisen können.

ICT-Karten – Es gibt sowohl die ICT- als auch die Mobiler-ICT-Karte. Die “Intra-Company Transfer”-Karten ermöglichen es Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb der EU haben, Mitarbeiter in inländische Niederlassungen zu entsenden.

Niederlassungserlaubnis – Zeitlich und räumlich uneingeschränkter Aufenthaltstitel, der eine Erwerbstätigkeit stets erlaubt. In der Regel müssen einige Voraussetzungen hierfür erfüllt sein, wie der Besitz einer Aufenthaltserlaubnis seit fünf Jahren.

Erlaubnis zum Daueraufenthalt-EU – Ähnlich der Niederlassungserlaubnis. Vereinfachte Bedingungen für Aufenthaltsrecht in anderen EU-Ländern.

Vander-Elst-Visum – Ein Visum für Drittstaatsangehörige zur Erbringung einer vorübergehenden Dienstleistung in Deutschland.

Voraussetzungen für einen Aufenthaltstitel

Es gibt einige grundsätzliche Bedingungen, die erfüllt sein müssen, um einen Aufenthaltstitel zu bekommen: der Lebensunterhalt muss gesichert und die Identität bzw. Staatsangehörigkeit geklärt sein, es darf kein Ausweisungsgrund vorliegen und der Arbeitnehmer benötigt natürlich einen gültigen Pass (oder zumindest einen Ersatz). Die weiteren Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Titel und Zweck des Aufenthalts.

Die Niederlassungserlaubnis und die Erlaubnis zum Daueraufenthalt-EU gelten unbefristet und beinhalten immer auch eine Arbeitserlaubnis. Alle anderen Aufenthaltstitel sind befristet und erfordern – falls eine Erwerbstätigkeit aufgenommen werden soll – die Zustimmung der Agentur für Arbeit. Diese wird automatisch durch die Ausländerbehörde eingeholt, setzt aber voraus, dass:

  • sich die Beschäftigung nicht nachteilig auf den deutschen Arbeitsmarkt auswirkt
  • keine Arbeitnehmer zur Verfügung stehen, die vorrangig behandelt werden (deutsche Arbeitnehmer; Angehörige von Staaten, die unter das Recht der Freizügigkeit fallen; Angehörige von Drittstaaten, die bereits Zugang zum Arbeitsmarkt haben)
  • die Arbeitsbedingungen vergleichbar mit denen deutscher Arbeitnehmer sind

Hier sind Sie gefordert. Sie müssen die Agentur für Arbeit über das Arbeitsentgelt, die Arbeitszeiten und alle weiteren Arbeitsbedingungen informieren.

Tipp: Schneller gehts mit der sogenannten “Vorabzustimmung”. Als Arbeitgeber können Sie diese bei der Agentur für Arbeit beantragen. Dazu müssen Sie nur die Stelle ganz genau beschreiben und eine Anfrage auf Vorabprüfung stellen. Die Vorabzustimmung beschleunigt das Visumverfahren und ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer noch ohne Wohnsitz in Deutschland ist.

Die Erwerbstätigkeit kann auch nur eingeschränkt erlaubt werden. Mögliche Einschränkungen betreffen beispielsweise die Geltungsdauer, die berufliche Tätigkeit, den Arbeitgeber oder die Arbeitszeiten. Ist die Zustimmung an eine bestimmte Beschäftigung gebunden, verfällt sie mit Beendigung der Beschäftigung. Ändern Sie etwas an den Rahmenbedingungen, müssen Sie daher genau darauf achten, dass Sie den Arbeitnehmer auch weiter beschäftigen dürfen.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Wie immer bedarf es einiger Ausnahmen. Die Agentur für Arbeit muss nicht zustimmen, wenn die Beschäftigungsverordnung das für die jeweilige Beschäftigung nicht vorsieht. Das wären beispielsweise

  • Praktikanten im Rahmen eines Studiums für maximal sechs Monate
  • Studenten ausländischer Hochschulen im Rahmen einer Ferienbeschäftigung
  • Absolventen deutscher Auslandsschulen zur Berufsausbildung
  • Hochqualifizierte mit Niederlassungserlaubnis
  • Inhaber der Blauen Karte EU (bei bestimmten Mindestgehalt)
  • Fachkräfte mit inländischem Hochschulabschluss
  • wissenschaftliches Personal an Hochschulen oder Forschungseinrichtungen
  • Journalisten, Korrespondenten und Berichterstatter, die vom Presse- und Informationsamt der Bundesregierung anerkannt wurden

Hochqualifiziertes Personal genießt nochmals einige Sonderregelungen. Ihnen kann direkt zu Beginn ein unbefristeter Aufenthaltstitel oder eine Niederlassungserlaubnis erteilt werden. Dazu gehören Wissenschaftler mit besonderen fachlichen Kenntnissen, Lehrpersonen oder wissenschaftliche Mitarbeiter in herausgehobener Funktion sowie Spezialisten und leitende Angestellte mit besonderer Berufserfahrung und einem Jahresgehalt, das mindestens der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung (derzeit 66.000€) entspricht.

Besonders interessant: Die "Blaue Karte EU"

Die "Blaue Karte EU" wurde eingeführt, um es hochqualifizierten Arbeitnehmern aus Drittstaaten einfacher zu machen, in der EU zu leben und zu arbeiten. Daher ist sie auch gerade für Arbeitgeber interessant, die ausländische Arbeitnehmer beschäftigen wollen. Um die "Blaue Karte EU" zu beantragen, gibt es zwei wesentliche Voraussetzungen:

  • Arbeitnehmer benötigen einen Hochschulabschluss, der in Deutschland erworben, in Deutschland anerkannt oder einem deutschen Abschluss ähnlich ist
  • einen Arbeitsvertrag mit einem bestimmten Mindesteinkommen

Das Mindesteinkommen orientiert sich an der jährlichen Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung. Demnach muss das Gehalt ausländischer Arbeitnehmer zwei Drittel dessen betragen, in sogenannten Mangelberufen nur 52 Prozent. Mangelberufe umfassen Naturwissenschaftler, Mathematiker, Ingenieure, Ärzte und IT-Fachkräfte. Für das Jahr 2018 sind das 52.000€ beziehungsweise 40.560€.

Die "Blaue Karte EU" ist auf maximal vier Jahre befristet. Ist das Arbeitsverhältnis befristet, wird sie für diese Dauer plus drei Monate ausgestellt. Danach kann sie verlängert werden oder es wird eine Niederlassungserlaubnis beantragt. Dies ist für Inhaber der Karte bereits nach 33 Monaten möglich, mit Deutschkenntnissen auf mindestens B1 Niveau sogar schon nach 21 Monaten.

Beschäftigung von Flüchtlingen

Bei Asylsuchenden ist vor allem der Aufenthaltsstatus maßgeblich. Dabei werden grundsätzlich vier Stati voneinander unterschieden:

  • Asylsuchende (registriert, Antrag auf Asyl muss noch gestellt werden
  • Asylbewerber (Antrag gestellt)
  • Asylberechtigte (bereits als Geflüchtete anerkannt)
  • Geduldete (Asylantrag abgelehnt, Abschiebung jedoch ausgesetzt)

Sobald der Antrag anerkannt wurde, haben Asylberechtigte uneingeschränkten Zugang zum Arbeitsmarkt und können im Prinzip jeden Job annehmen und ausüben. In dem Fall haben Sie die gleichen Rechte und Pflichten wie deutschen Arbeitnehmern gegenüber. Alle anderen Gruppen dürfen nur mit Genehmigung der Ausländerbehörde arbeiten.

Der Antrag kann entweder vom Arbeitnehmer selbst gestellt werden, oder er bevollmächtigt Sie dazu. Es gilt allerdings eine Wartefrist von drei Monaten nach Ankunft in Deutschland, während der keiner Erwerbstätigkeit nachgegangen werden darf. Die Ausländerbehörde prüft auch in diesem Fall die Arbeitsbedingungen, eventuelle Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt und ob bevorrechtigte Bewerber verfügbar sind.

Asylsuchende aus den sogenannten “sicheren Herkunftsländern”, die ihren Antrag nach dem 31. August 2015 gestellt haben, dürfen grundsätzlich nicht arbeiten. Zu diesen Ländern zählen Albanien, Bosnien und Herzegowina, Ghana, Kosovo, Mazedonien, Montenegro, Senegal und Serbien.

Weitere Ressourcen

Wenn Sie Ihren zukünftigen Mitarbeiter unterstützen möchten, können Sie ihn auf folgende Quellen verweisen:

Möchten Sie sich noch näher mit dem Thema beschäftigen, empfehlen wir die Webseite der Agentur für Arbeit und insbesondere das Merkblatt 7.

Veröffentlicht am 21. June 2018, zuletzt aktualisiert am 05. October 2018

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