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Arbeitszeiterfassung mit Excel [Vorlage als Download] - Campusjäger

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Arbeitszeiterfassung mit Excel [Vorlage als Download]

Muster zur Arbeitszeiterfassung mit einer Tabelle

Mit Excel und Co lässt sich die Arbeitszeit schnell und einfach berechnen. Wieso du aber überhaupt die Arbeitszeit erfassen solltest und wie das am besten funktioniert, erfährst du hier.

Zusätzlich hast du die Möglichkeit eine Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit mit Excel herunterzuladen

Inhalt

Wieso die Arbeitszeit erfassen?

In Zeiten, in denen Vertrauensarbeitszeit heiß debattiert wird, eine berechtigte Frage. Dabei gibt es einige Gründe, die Arbeitszeit zu erfassen – von wirtschaftlichen bis gesetzlichen. 

Zum einen gibt es wirtschaftliche Gründe. Die Arbeitszeit ist ein wesentlicher Faktor für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, auf ihrer Basis werden Löhne berechnet, Engpässe und Personalbedarf kalkuliert und die Produktivität gesteuert.

Zum anderen ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass die Arbeitszeit dokumentiert werden muss, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht und/oder an Sonn- und Feiertagen stattfindet. Dieser Nachweis muss zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 ArbZG Abs. 2 S. 1). Um das zu gewährleisten, muss die tägliche Arbeitszeit bekannt sein – anders lassen sich Überstunden nicht genau bestimmen.

Zwar muss die tägliche Arbeitszeit noch nicht dokumentiert werden, durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 ändert sich aber auch das. EU-Mitgliedsstaaten müssen ihre Arbeitgeber zukünftig dazu verpflichten, die gesamte tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen. Mehr zum Urteil und den Änderungen erfährst du hier.

Unternehmen, die die dieser Pflicht nicht nachkommen, begehen eine Ordnungswidrigkeit und müssen mit einem Bußgeld rechnen (§ 22 ArbZG Abs. 1 Nr. 9). Auch ein Unternehmen, das Vertrauensarbeitszeit eingeführt hat, ist von dieser Pflicht nicht entbunden.

Ist Vertrauensarbeitszeit dann noch möglich? 

Ja. Natürlich lässt sich argumentieren, dass der Vertrauens-Charakter leidet, sobald die Arbeitszeiten in irgendeiner Form dokumentiert werden. Aber Dokumentation heißt nicht Kontrolle

Beispielsweise können Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst protokollieren – über ein Excel-Dokument, eine Software oder App. Als Arbeitgeber solltest du hierfür die nötige Infrastruktur zur Verfügung stellen: Stundenzettel verteilen, Zugänge zur Zeiterfassungssoftware einrichten oder für jeden Mitarbeiter eine entsprechende Datei anlegen.

Zusätzlich solltest du in den Mitarbeiterinformationen (z.B. im Intranet) auf die korrekte Zeiterfassung hinweisen und am besten regelmäßig daran erinnern. Der letzte Schritt sind stichprobenartige Kontrollen, ob das System auch richtig verwendet wird.

Damit willst du sicherstellen, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden – nicht um zu kontrollieren, dass die Mitarbeiter auch wirklich arbeiten.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Excel ist wahrscheinlich nicht deine erste Wahl, aber: Mit Excel kennt sich fast jeder zumindest ein wenig aus, als Teil von Microsoft Office haben viele Unternehmen das Programm bereits und die Dateien sind in der Regel mit alternativen Programmen kompatibel.

Damit bietet Excel gerade für kleinere Unternehme eine einfache Lösung, um die tägliche Arbeitszeit zu erfassen. Jeder Mitarbeiter bekommt ein eigenes Dokument, in dem die individuelle Arbeitszeit dokumentiert wird. Eine schlichte Tabelle mit Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie der Pausendauer reicht bereits.

Möchtest du es professioneller, kannst du Formeln ergänzen. So lässt sich beispielsweise

  • die tägliche Arbeitszeit abzüglich der Pause schnell berechnen,
  • Minus- und Überstunden darstellen und
  • du kannst Wochen-, Monats- und Jahresübersichten erstellen.

Wie das aussehen kann, zeigen wir dir an einem kleinen Beispiel:

Arbeitszeiterfassung mit Excel – Vorlage, um die individuelle tägliche Arbeitszeit zu erfassen

In den Spalten A und B siehst du das Datum und den dazugehörigen Wochentag.

Spalte C gibt an, ob es sich um einen Arbeitstag handelt oder nicht. Das ist wichtig, um die Anzahl der Werktage in dem Monat und damit die Soll-Arbeitsstunden zu berechnen.

In den Spalten D, E und F werden Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Pause manuell eingetragen. Die Pause wird automatisch von der Arbeitszeit abgezogen und in Spalte G dann die tägliche Arbeitszeit automatisch angezeigt.

Mithilfe der Formeln bekommst du dann einen genauen Überblick über die geleistete Arbeitszeit:

Arbeitszeiterfassung mit Excel – Vorlage, um die individuelle tägliche Arbeitszeit zu erfassen

In Spalte I siehst du basierend auf der Anzahl der Werktage und der regulären Tagesarbeitszeit (Spalte M) die Soll-Arbeitsstunden.

In Spalte J wird die tatsächlich geleistete Arbeitszeit für diesen Monat automatisch berechnet und in Spalte K entsprechend die Über- oder Minusstunden angezeigt.

Die einzelnen Monate werden dann nochmal in einer Gesamtübersicht aufgelistet:

Arbeitszeiterfassung mit Excel – Vorlage, um die individuelle tägliche Arbeitszeit zu erfassen

Die Vorlage mit allen Formeln voreingestellt findest du als Download für Excel hier:

Vorlage zum Downloaden

Wenn du mit Excel die Arbeitszeit berechnen willst, findest du hier eine Vorlage zum Downloaden. Du kannst die Datei für jeden Mitarbeiter kopieren und individuell an die vereinbarten Arbeitszeiten anpassen.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

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Weitere Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung

Bislang ist gesetzlich nur geregelt, dass die Arbeitszeit erfasst werden muss – nicht wie. Von der manuellen handschriftlichen Erfassung auf einem Blatt Papier bis zur vollautomatisierten Erfassung durch einen unter der Haut implantierten Chip ist alles denkbar.

Das ist gut, denn mit dem Spielraum kannst du genau auf die Bedürfnisse deines Unternehmens eingehen.

Analoge Arbeitszeiterfassung

In vielen kleineren Betrieben wird die Arbeitszeit noch handschriftlich erfasst – beispielsweise auf Stundenzetteln. Das ist wahrscheinlich die günstigste Methode, da sie keine technischen Hilfsmittel erfordert. 

Sie hat aber auch Nachteile: Die Stundenzettel müssen zwei Jahre aufbewahrt werden, was ein ziemliches Zettelchaos nach sich ziehen kann. Und werden die Daten in ein IT-System übertragen, können leicht Fehler passieren.

Elektronische Zeiterfassung

Die Arbeitszeit kann auch elektronisch erfasst werden, zum Beispiel mit Chipkarten oder biometrischen Daten (Finger-/Handabdruck, Iris).

Das eignet sich vor allem für größere Unternehmen. Mitarbeiter können an einem Terminal Beginn, Ende und Pausen registrieren. Die Daten werden automatisch in ein System übertragen und sind über eine spezielle Software einsehbar. Dort können die Daten bei Fehlern auch leicht korrigiert werden.

Ein solches System ist in der Regel sicherer und besser vor Missbrauch geschützt. Vor allem biometrische Daten lassen sich kaum manipulieren.

Die elektronische Zeiterfassung birgt aber auch einige Nachteile: Durch die exakte Erfassung entsteht ein stärkerer Kontroll-Charakter. Und dadurch, dass die Daten an einem Terminal erfasst werden, ist das System ortsgebunden. Homeoffice oder mobiles Arbeiten erfordern eine zusätzliche Lösung.

Zeiterfassung am Computer

Neben Excel gibt es zahlreiche weitere Computerprogramme, über die sich die Arbeitszeit erfassen lässt. Hierbei tragen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten meist selbst ein. Denkbar sind  aber auch Systeme, die automatisch An- und Abmeldung des Mitarbeiters am Computer erfassen.

Dazu wird ein Arbeitsplatz mit Computerzugang vorausgesetzt, solche Systeme sind auch für Homeoffice und mobiles Arbeiten geeignet.

Zeiterfassung per App

Ähnlich wie am Computer lässt sich die Arbeitszeit auch über Apps manuell oder automatisch erfassen. Solche Systeme bieten bieten mitunter die größte Flexibilität und sind daher gerade für Arbeitnehmer geeignet, die oft außerhalb arbeiten. Die Daten werden in der Regel automatisch mit einer Cloud synchronisiert, sodass der Verwaltungsaufwand sehr niedrig ist. 

Bei der Verwendung von elektronischen Zeiterfassungssystemen solltest du auch die Datenschutzgrundverordnung im Blick haben. Gerade bei Anbietern, die von außerhalb der EU kommen, werden gegebenenfalls datenschutzrechtliche Regelungen nicht eingehalten.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Einige Methoden der Arbeitszeiterfassung erlauben es, Daten anderweitig zu verwenden oder zusätzliche Daten aufzuzeichnen. Beispielsweise Chipkarten oder Fingerabdruckscanner, die auch zum Öffnen von Türen oder zum Bezahlen in der Kantine dienen, ermöglichen es theoretisch, ein detailliertes Bewegungsprofil zu erstellen. 

Spätestens bei solchen Systemen muss darauf geachtet werden, welchen Zweck die erfassten Daten erfüllen sollen, denn auch bei der Arbeitszeiterfassung spielt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine Rolle. Es handelt sich um personenbezogene Daten und Arbeitnehmer haben ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung.

Die DSGVO schreibt einige Kontrollen vor, die verhindern sollen, dass solche Daten missbraucht oder weitergegeben werden:

  • Zugangskontrolle: Es muss klar geregelt sein, wer auf die Daten zugreifen kann. Entsprechend dem Need-to-know-Prinzip sollten das nur Personen sein, die die Daten auswerten müssen.
  • Weitergabekontrolle: Die Speicherung und Übertragung der Daten muss vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein.
  • Eingabekontrolle: Es muss nachvollziehbar sein, wer Daten eingibt und verändert.
  • Auftragskontrolle: Daten werden nur entsprechend den Weisungen und nicht anderweitig verarbeitet.
  • Verfügbarkeitskontrolle: Daten müssen vor Verlust und Zerstörung geschützt sein.
  • Zweckbindung: Es muss im Vorfeld geregelt sein, zu welchem Zweck die Daten erhoben werden. Die Verwendung der Daten ist an diesen Zweck gebunden.

Insbesondere der letzte Punkt ist relevant: Arbeitnehmer müssen den Zweck kennen und der Datenerfassung zustimmen. Ist der Zweck die Berechnung der täglichen Arbeitszeit und von Minus-/Überstunden, dürfen die Daten auch nur dafür verwendet werden. Demnach wäre es verboten, die Auslastung und Produktivität einzelner Arbeitnehmer zu bestimmen oder miteinander zu vergleichen.

Weitere Regelungen und Hintergründe zur Arbeitszeit, dem gesetzlichen Urlaubsanspruch und wie sich Krankheit und Arztbesuche auswirken, findest du in unserem Artikel "Alles rund um die Arbeitszeit"

 

Veröffentlicht am 02. December 2019, zuletzt aktualisiert am 10. December 2019

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