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Active Sourcing – Definition, Methoden und Strategie - Campusjäger

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Active Sourcing – Definition, Methoden und Strategie

So gehst du gezielt auf Talente zu und überzeugst sie

Der Arbeitsmarkt verändert sich. Bewerber werden immer anspruchsvoller und können es sich leisten, wählerisch zu sein – vor allem die richtig guten. Das heißt für dich als Arbeitgeber: Aktiv werden und auf interessante Kandidaten zugehen. Sonst gehst du in Zukunft womöglich leer aus. 

Aber wie machst du das am geschicktesten? Tipp: Es hat was mit dem Titel zu tun ...

Inhalt

Active Sourcing – Definition

Active Sourcing ist, laut Definition, die aktive Ansprache von besonders qualifiziertem Personal. Sprich: Statt darauf zu hoffen, dass Bewerber auf dich zukommen, machst du vielversprechende Talente auf dem Arbeitsmarkt ausfindig und versuchst diese für dein Jobangebot zu begeistern. 

Geht es um die direkte Ansprache von Führungs- und Spezialkräften, spricht man von Executive Search. Da interessante Kandidaten hier nur sehr schwer zu erreichen sind, wird diese meist von professionellen Headhuntern durchgeführt.

Active Sourcing als Methode der Personalbeschaffung ist so neu und revolutionär wie Karrierewebseiten. Nämlich gar nicht. Abgesehen von der zunehmenden Verlagerung vom Offline- in den Onlinebereich (Stichwort: Generation Z) hat sich am Konzept wenig verändert. Dennoch findet sich aktive Personalbeschaffung jedes Jahr aufs Neue unter den wichtigsten HR-Trends. Ganz nach dem Motto "jährlich grüßt das Active Sourcing". 

Grund hierfür: Der demographische Wandel und der durch den Generationenwechsel bedingte Fachkräftemangel führen zu einer zunehmenden Bewerbermacht. Zusätzlich steigt der Konkurrenzdruck um junge Talente, sodass bestausgebildete Hochschulabsolventen immer leichter an gute Jobs kommen. Einziger Ausweg: Sich gute Kandidaten sichern, bevor es ein anderes Unternehmen tut.

Ziel der Direktansprache

Erfolgreich ist dein Active Sourcing dann, wenn es dir gelingt, ein Talent vorab an dein Unternehmen zu binden – indem du beispielsweise durch ein persönliches Gespräch Sympathie weckst und eine persönliche Beziehung aufbaust. So kannst du im besten Fall nicht nur sein Interesse wecken, sondern sogar verhindern, dass sich der Kandidat bei der Konkurrenz umschaut. 

Weitere Tipps, wie du – abgesehen von Active Sourcing – möglichst effizient passende Mitarbeiter findest, findest du hier.

Methoden im Active Sourcing

Active Sourcing gehört – wie der Name schon vermuten lässt – zu den aktiven Methoden im Recruiting. Klassische Methoden wie Stellen- oder  Imageanzeigen sind grundsätzlich eher passiv ausgelegt und für uns in diesem Fall uninteressant (heißt aber nicht, dass du auf diese verzichten solltest oder kannst). Viel relevanter ist allerdings die Frage, wie du dieses „aktive Recruiting" am besten angehst – schließlich kannst du dich ja schlecht täglich an den nahe gelegenen Hochschulen auf die Lauer legen und Jagd auf talentierte Studenten machen. 

Betrachten wir also zunächst die 8 bewährtesten Methoden im Active Sourcing:

  1. Das Aufbauen von Karriere-Communities, sogenannten Talentpools. Hier finden sich alle Talente wieder, die bereits eine Verbindung zu deinem Unternehmen haben – wie etwa Alumni (beispielsweise ehemalige Praktikanten), Bacheloranden, Masteranden oder Talente, die aufgrund ihres Qualifikationsprofils für dich interessant sind. Also dein persönlicher Vorrat an passenden Mitarbeitern. 

  2. Das Suchen von Talenten auf Karrierenetzwerken, Profile Mining genannt. Hierbei suchst du beispielsweise auf Xing oder LinkedIn gezielt nach Qualifikationsprofilen und Schlagwörtern. Hast du interessante Profile gefunden, kannst du dir diese genauer ansehen und sortieren.

  3. Das Durchsehen von Lebensläufen, bekannt als CV Database Search. Ganze Lebensläufe können hierbei auf Lebenslauf-Datenbanken, Jobplattformen und auch auf Google gefunden werden.

  4. Das Fokussieren auf Netzwerke im Talentpool, sogenanntes Referral Sourcing. Dabei schauen sich Active Sourcer vor allem die Kontakte von bereits rekrutierten Talenten an. Hier ist die Chance besonders hoch, jemanden zu finden, der ein ähnliches Qualifikationsprofil hat. Weit verbreitet sind im Referral Sourcing auch “Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter”-Kampagnen.

  5. Das systematische Abarbeiten von Karriereplattformen, auch Harvesting genannt. Hierbei wird ein einzelner Kanal systematisch auf eine speziell gesuchte Qualifikation abgesucht. Aufwendig, aber durchaus sinnvoll – besonders wenn du eine ganz spezielle Kenntnis oder Fähigkeit suchst. 

  6. Das Anwenden von komplexen Suchbefehlen, auch bekannt als Boolesche Suche. Gibst du deinen Suchbegriff zusammen mit den sogenannten Booleschen Operatoren in Suchmaschinen oder Suchmasken von Jobbörsen ein, so bekommst du viel exaktere Ergebnisse – was dir letztendlich eine Menge Zeit spart. 

  7. Das „Googeln" von Personen und Berufsgruppen, auf Fachchinesisch auch Open Web Search genannt. Ja, damit ist im Grunde einfach nur das Eingeben von relevanten Begriffen in Suchmaschinen gemeint. Nur eben mit System und Köpfchen.

  8. Das Erstellen und kontinuierliche Pflegen einer Karriereseite. Ganz simpel und gefühlt älter als das Rad, dennoch bleibt das Potenzial dieser Active Sourcing Methode von vielen ungenutzt. Denn eine gewöhnliche "Karriere bei XY"-Seite tut es schon lange nicht mehr. Es muss dir gelingen, eine Art Community aufzubauen und Kandidaten einen echten Mehrwert zu bieten. So schaffst du es im besten Fall, Kandidaten direkt an dein Unternehmen zu binden und vorab für dich zu „reservieren". 

    Tipp: Die Karriereseite muss nicht unbedingt Teil deiner Webseite sein. Es ist meist sogar sinnvoller, diesen Bereich in die sozialen Medien zu verlagern. Hier sind Kandidaten – wie der Begriff schon sagt – eher auf Beziehungen und persönliche Interaktionen eingestellt, sodass der Aufbau einer Community meist viel erfolgreicher ist.

Nachdem du jetzt die wichtigsten Methoden kennst, kannst du dir wahrscheinlich auch schon grob die dazugehörigen Kanäle denken. Wir haben sie dir trotzdem nochmal zusammengefasst, denn manche von ihnen würden dich überraschen. 

Allerdings ist an dieser Stelle zu erwähnen, dass sich Active Sourcing nicht immer lohnt. Besonders wenn deine Branche in Sachen Recruiting hart umkämpft ist oder wenn du schnell auf neue Mitarbeiter angewiesen bist, ist es sinnvoller, auf einen Personalvermittler zurückzugreifen. Dieser übernimmt für dich das Active Sourcing und ist wegen seiner Spezialisierung auf diesen Bereich meist erfolgreicher. So kannst du interne Ressourcen sparen und deine Kosten vorab besser einschätzen. 

Typische Active Sourcing Kanäle

Die sogenannte „Direct Search" nach passenden Kandidaten wird zwar aktuell verstärkt online betrieben, dennoch gibt es auch einige effektive offline Kanäle, die nicht zu vernachlässigen sind. 

Die wichtigsten Online-Kanäle sind: 

  • Social Media Kanäle 
    z.B. Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Youtube

  • Soziale Karrierenetzwerke
    z.B. Xing, LinkedIn und Business-Network-Plattformen anderer Länder

    Tipp: Es lohnt sich, auch mal über den Tellerrand der deutschen Plattformen zu schauen – besonders wenn du auch international suchst.

  • Lebenslaufdatenbanken 
    z.B. StepStone, Monster, Indeed

  • Suchmaschinen
    z.B. Google, Bing

  • Arbeitgeberbewertungsplattformen 
    z.B. Kununu, glassdoor

    Tipp: Reagiere zeitnah auf Kritik, zeige dich sympathisch und achte auf ein positives Unternehmensbild. Ein gutes Image bringt dir nämlich meist gute Bewerber – und umgekehrt bleiben dir gute Bewerber bei einem schlechten Image eher fern.

  • Blogs und Foren 
    z.B. Reddit 

    Tipp: Poste nicht nur Stellenanzeigen oder Werbung für dein Unternehmen, sondern beteilige dich aktiv an Diskussionen und biete hilfreiche Inhalte.

  • Anzeigenwebseiten 
    z.B. Craigslist, ebay Kleinanzeigen

  • Kreativplattformen 
    z.B. Flickr, Pinterest

    Tipp: Nutze diese Plattformen besonders dann, wenn du auf der Suche nach kreativen Köpfen bist, wie etwa Designern oder Fotografen. Am besten überzeugst du hier, wenn du inspirierende und qualitativ gute Inhalte bietest.

  • Von Softwareentwicklern genutzte Seiten 
    z.B. Stack Overflow, GitHub

    Tipp: Diese Seiten sind natürlich nur dann relevant für dich, wenn du Softwareentwickler suchst. Dann aber hast du gute Chancen – schließlich triffst du sie in ihrem gewohnten und geliebten (Arbeits-) Umfeld an. Und als kleines Schmankerl kannst du dir schon gleich ihre Arbeiten ansehen und dir ein Bild von ihren Fähigkeiten machen.

  • Messenger:
    z.B. Slack, WhatsApp

    Tipp: Tritt in relevante Gruppen ein (oder eröffne selbst welche) und beteilige dich an Diskussionen. Vermeide es dabei, zu auffällig für dein Unternehmen zu werben. Erwähne es an passenden Stellen nebenbei und baue lieber erst guten Kontakt zu interessanten Kandidaten auf. Alles andere ergibt sich schon. Also hab Geduld!

Im Direct Sourcing relevante Offline-Kanäle sind:

  • Job- und Karrieremessen
  • Informationsstand bei Veranstaltungen für Studenten
  • Vorstellungsrunden in Universitäten
  • Freelancer

Wie du siehst ist Active Sourcing eine gute Methode auch mal aktiv zu werden, dein Unternehmen gezielt auf dem Arbeitnehmermarkt zu positionieren und deine Arbeitgebermarke mitzugestalten. Und dir stehen hierfür unzählige Methoden und Rekrutierungskanäle offen. Also gleich mal loslegen, oder? 

Falsch! Du solltest dir erst überlegen, ob Active Sourcing für dich überhaupt zielbringend ist. Denn obwohl es sich nach der optimalen Methode der Personalbeschaffung anhört, birgt sie auch einige Schattenseiten.

Vor- und Nachteile von Active Sourcing

Bevor neue Methoden in den Prozess des Recruitings eingebaut werden, solltest du dir ganz sicher sein, dass sich der Aufwand lohnt. Hierbei hilft es, dir die Pros und Contras genau anzusehen und abzuwägen: Warum willst du Active Sourcing betreiben und inwiefern unterstützt das deine Unternehmensziele?

Nachteile

  • Zu Beginn kostet Active Sourcing Zeit, um die richtigen Kanäle für die jeweiligen Zielgruppen ausfindig zu machen
  • Active Sourcing ist nicht mal eben so gemacht, sondern stellt eine Veränderung für dein HR-Team dar, die du personell und finanziell stemmen können solltest
  • Du musst dein HR-Team gegebenenfalls umstrukturieren und je nach Größe des Unternehmens eine eigene Stelle für das Active Sourcing schaffen
  • Active Sourcer sollten (psychologisch) geschult oder weitergebildet werden, um möglichst objektiv an die Vorauswahl von Kandidaten zu gehen

Vorteile

  • Active Sourcing Kanäle differenzieren sich immer weiter aus, sodass es immer gezieltere Kanäle für die Kandidatenansprache gibt
  • Zur Besetzung von schwer vermittelbaren Stellen ist Active Sourcing günstiger und effizienter als klassische Stellenanzeigen
  • Du triffst beim Suchen von Talenten eine Vorauswahl der Kandidaten. Dadurch hast du einen geringen Streuverlust und weniger Aufwand bei der Bewerberauswahl
  • Gibst du deinem Team den Freiraum für die notwendigen Veränderungen, ist Active Sourcing eine vielversprechende Möglichkeit hochqualifizierte Talente zu finden

Erst wenn du abwägen kannst, ob sich Active Sourcing für dich lohnt, solltest du die hierfür notwendigen Schritte hin zur Veränderung einleiten. Dabei kann es auch helfen die Methode im Vorhinein erstmal zu testen und erst dann ein Urteil zu fällen.

Tipp: Du möchtest Active Sourcing betreiben, hast aber nicht die nötigen Kapazitäten? Dann kann es sinnvoll sein, jemanden externes zu beauftragen. Besonders gut geeignet sind Recruitingplattformen oder Personalvermittler, dir stehen aber auch noch gefühlt 10.000 andere Personaldienstleister zur Verfügung. Achte bei deiner Entscheidung jedoch darauf, ein erfolgsbasiertes Modell zu wählen. So entstehen dir erst Kosten, wenn du deinen Wunschkandidaten tatsächlich eingestellt hast.

Hast du dich für Active Sourcing entschieden, so wirst du etwas Zeit brauchen um reinzukommen und Erfahrungen zu sammeln. Dass dir da vielleicht ein paar kleine Fehler unterlaufen, ist nicht schlimm – es ist ja schließlich noch kein (Active Sourcing) Meister vom Himmel gefallen. Das heißt aber nicht, dass du wirklich jeden Fehler machen musst. Die typischsten kannst du ganz einfach vermeiden, indem du das Folgende so gut wie möglich verinnerlichst. 

Fehler im Active Sourcing vermeiden

Active Sourcer aufgepasst! Du hast im Active Sourcing Prozess eine entscheidende Rolle inne: Du bildest den ersten Kontakt zum Talent. Dieser sollte gut durchdacht und geplant sein. Talente verzeihen dir im Kampf um die Aufmerksamkeit nur schwer Fehler.

Um diese zu vermeiden, kannst du dich an unseren 5 Tipps entlanghangeln:

  1. Schreibe die wichtigste Information an den Kandidaten in den ersten Satz
  2. Verbreite keine überlangen Massenmails, sondern passe jede Nachricht individuell an (dies hat auch rechtliche Gründe)
  3. Vermeide ausführliche Geschäftsbeschreibungen, betone lieber die Vorteile des Kandidaten
  4. Lass keine Informationslücken zu wichtigen Inhalten aufkommen
  5. Kopier keine kompletten Stellenausschreibungen in das Anschreiben

Versuch dir stattdessen Zeit zu nehmen und schau dir an:

  • Was macht den Kandidaten zu einem Talent für dich?
  • Ist der Kandidat offen für ein Jobangebot oder gerade schon versorgt?
  • Was ist für dich die wichtigste Information, die der Kandidat mitnehmen soll?

So kannst du dein Anschreiben an das jeweilige Talent anpassen und umgehst die häufigsten Fehler im Active Sourcing.

Die rechtlichen Stolpersteine 

Bei der Direktansprache von Kandidaten gibt es einige rechtliche Beschränkungen. Aber du musst deswegen nicht auf Active Sourcing verzichten. Um die rechtlichen Stolpersteine aus dem Weg zu räumen, haben wir mit den Rechtsanwälten Dr. Patrick Mückl und Dr. Christoph Rieken von der Kanzlei Noerr gesprochen. Im Interview werden Fragen geklärt wie:

  • Wann ist Active Sourcing erlaubt und was hat das mit Wettbewerbsrecht zu tun?
  • Wie dürfen potenzielle Kandidaten angesprochen werden?
  • Welche Formen der Kontaktaufnahme sind besonders geeignet?

Kann man sagen, dass Active Sourcing an sich erlaubt ist?

Grundsätzlich ist Active Sourcing erlaubt, allerdings müssen ein paar Spielregeln eingehalten werden.

Hier kommt auch das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb ins Spiel. Warum das UWG?

Das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) bezweckt u.a. den Schutz der Marktteilnehmer vor einer unangemessenen Beeinträchtigung ihrer privaten bzw. geschäftlichen Sphäre. Diese Sphäre wird bei potentiellen Mitarbeitern beeinträchtigt, wenn eine geschäftlich handelnde andere Person sie unaufgefordert oder sogar gegen ihren Willen mit ihren eigenen geschäftlichen Belangen anspricht und dadurch stört - unabhängig davon, ob dadurch „nur“ ihre Ruhe gestört wird oder bei ihrer aktuellen Beschäftigung.

Bei anderen Unternehmen auf Mitarbeitersuche zu gehen, ist aber kein Problem, solange nur einzelne potenzielle Kandidaten mit konkreten Jobangeboten angesprochen und dabei zwei Grundregeln eingehalten werden: Die Ansprache ist von den Kandidaten ausdrücklich erwünscht oder die zulässigen Kommunikationswege werden eingehalten.

Gilt das auch für Studenten, die in dem Sinne nicht arbeitstätig sind?

Auch außerhalb des Anwendungsbereichs des UWG kann unerwünschte Kommunikation jedenfalls Ansprüche des potenziellen Kandidaten gegen eine rechtswidrige Beeinträchtigung seiner Privatsphäre begründen.

Woran muss sich ein Recruiter halten, wenn er sich im erlaubten Rahmen bewegen will?

Die Ansprache von Kandidaten mittels eines klassischen Briefes ist unproblematisch.

Die telefonische erste Ansprache von individuell ausgewählten Kandidaten ist grundsätzlich zulässig, sollte nach Möglichkeit jedoch kurz gehalten werden und auf keinen Fall belästigend sein. 

Bei Social Media, also bei Ansprache via Chat oder privater Nachricht, bedarf es einer vorherigen Einwilligung des Kandidaten. Eine angenommene Kontaktanfrage (Kontakt, Freund, Follower etc.) ist noch keine Einwilligung in die Kontaktaufnahme durch den Recruiter. In der Praxis wird der Kontakt dennoch häufig auf diese Weise angebahnt – allerdings befinden sich Recruiter hier allenfalls in einer Grauzone. Gerichtlich ist das Thema noch nicht geklärt.

Wie kann/muss die Einwilligung erfolgen?

Es reicht nicht, wenn der Kandidat auf Xing, LinkedIn oder anderen Plattformen einfach nur angemeldet ist. Damit wird nicht automatisch in eine Kontaktaufnahme eingewilligt. Gleiches gilt auch, wenn der Kandidat eine allgemeine Kontaktanfrage des Recruiters annimmt.

Anders sieht es aus, wenn der Kandidat auf solchen Netzwerken klar zu erkennen gibt, dass er aktiv auf Jobsuche ist. Das kann als Einwilligung gesehen werden, allerdings gibt es auch hier bisher keine gesicherte Rechtsprechung.

Wann ist Active Sourcing auf jeden Fall verboten?

Unaufgeforderte E-Mails an die private oder geschäftliche Adresse von Kandidaten sind immer unzulässig.

Können Informationen von potenziellen Kandidaten einfach recherchiert werden?

Ja, das geht, allerdings sollten alle der folgenden Punkte zutreffen:

  • Beschränkung auf berufsrelevante Daten
  • Berechtigtes Interesse des Unternehmens an diesen Daten
  • Kein überwiegendes entgegenstehendes Interesse auf Seite des Kandidaten
  • Die Daten des Kandidaten sollte dieser eindeutig selbst öffentlich zugänglich gemacht haben, also zum Beispiel auf Xing oder LinkedIn

Hierbei sollten Recruiter auf die AGB der jeweiligen Plattform achten. Manche soziale Netzwerke verbieten es, die Informationen für die Personaldatenerhebung durch Arbeitgeber zu verwenden.

Fazit

Active Sourcing gehört zum Standardrepertoire jedes Recruiters. Aktuell hat das Active Sourcing sein Revival auf Online-Plattformen und Karrierenetzwerken. Grundsätzlich solltest du dir zum Ziel setzen, Talente an dein Unternehmen zu binden. Sei das durch die Aufnahme in einen Talentpool oder eine direkte Einladung zum Bewerbungsgespräch.

Egal welche Methode du anwendest, vermeide typische Fehler wie zu lange Geschäftsbeschreibungen im ersten Absatz oder Massenmails in Überlänge (du willst ja schließlich nicht im Spam-Ordner landen, oder?). Doch bevor du loslegst, versichere dich, dass es sich auch lohnt. Vielleicht wäre es für dein Unternehmen nämlich sinnvoller (und günstiger) auf einen Personalvermittler zurückzugreifen. Wenn dich das Thema interessiert, dann kannst du hier genauer nachlesen. Oder du schaust dir einfach mal an, wie wir das so machen.

Veröffentlicht am 21. April 2018, zuletzt aktualisiert am 23. August 2019

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