Active Sourcing – Definition, Methoden und rechtliche Aspekte

Active Sourcing – Definition, Methoden und rechtliche Aspekte

Active Sourcing als Methode der Personalbeschaffung ist so neu und revolutionär wie Karrierewebseiten. Nämlich gar nicht. Abgesehen von der zunehmenden Verlagerung vom Offline- in den Onlinebereich (Stichwort: Generation Z) hat sich am Konzept wenig verändert. Dennoch findet sich die „aktive Personalgewinnung“ jedes Jahr aufs Neue unter den wichtigsten HR-Trends. Ganz nach dem Motto „und jährlich grüßt das Active Sourcing“.

Grund hierfür: Der demographische Wandel und der durch den Generationenwechsel bedingte Fachkräftemangel führen zu einer zunehmenden Bewerbermacht. Besonders in Branchen wie Softwareentwicklung, Energietechnik und dem Ingenieurwesen steigt der Konkurrenzdruck um junge Talente weiter an. Das führt dazu, dass gut ausgebildete Hochschulabsolventen immer leichter an attraktive Jobs kommen. Einziger Ausweg: Sich begehrte Kandidaten sichern, bevor es ein anderes Unternehmen tut.

Inhalt

Was ist Active Sourcing? Definition und Ziele

Active Sourcing ist, laut Definition, die aktive Suche, Ansprache und Bindung von besonders qualifiziertem Personal an das eigene Unternehmen. Sprich: Statt darauf zu hoffen, dass Bewerber auf dich zukommen und sich bewerben, machst du vielversprechende Talente auf dem Arbeitsmarkt ausfindig, kontaktierst diese und versuchst sie für dein Jobangebot zu begeistern.

Erfolgreich ist dein Active Sourcing, wenn es dir gelingt, eine Bindung zu einem Talent aufzubauen und dieses langfristig an dein Unternehmen zu binden. Hierbei solltest du versuchen bereits frühzeitig Kontakt zu interessanten Kandidaten aufzunehmen. So kannst du im besten Fall nicht nur Interesse wecken, sondern sogar verhindern, dass sich der Kandidat bei der Konkurrenz umschaut. Zudem bietet dir dieser Recruitingansatz die Möglichkeit, nicht nur aktuell offene Stellen optimal zu besetzen, sondern ebenfalls die Chance, ein Netzwerk von potentiellen Mitarbeitern aufzubauen, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

Welche Methoden und Kanäle du nutzen kannst, um Talente ausfindig zu machen, zeigen wir dir jetzt. 

Active Sourcing funktioniert auch bei Führungs- und Spezialkräften, man spricht dabei allerdings von Executive Search. Hier gibt es ein paar Besonderheiten, die wir dir in Executive Search – Einfach erklärt vorstellen.

Active Sourcing als Service

Campusjäger bietet, neben dem erfolgsbasierten Recruiting, auch Active Sourcing an. Der Prozess, wie wir passende Mitarbeiter für dich finden, ist individuell auf dein Unternehmen angepasst. In einem Erstgespräch werden Bedarf und Rahmenbedingungen von Unternehmensseite festgelegt. Dabei ist uns Transparenz im gesamten Prozess wichtig. Wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen und stehen im regelmäßigen Austausch, um die Stelle auch wirklich passend zu besetzen. Oft kennen unsere Account Manager das Unternehmen und seine Philosophie schon seit Jahren. Durch diese Nähe zum Kunden finden wir Kandidaten, die sowohl auf fachlicher als auch auf persönlicher Ebene passen. Mehr über Active Sourcing bei Campusjäger erfährst du in einem unverbindlichen Telefongespräch, das du hier buchen kannst. Wenn du schon bei Campusjäger registriert bist, wende dich an deinen persönlichen Account Manager. Dieser kennt dein Unternehmen bereits und zusammen findet ihr das passende Modell für dein Active Sourcing.

Methoden im Active Sourcing

Active Sourcing gehört – wie der Name schon vermuten lässt – zu den aktiven Methoden im Recruiting. Klassische Methoden wie Stellen- oder Imageanzeigen sind grundsätzlich passiv ausgelegt und für Active Sourcing uninteressant. Das heißt aber nicht, dass du auf diese verzichten solltest.

Stattdessen wollen wir die Frage beantworten, wie du diesen „aktiven Recruitingprozess" am besten angehst und umsetzt – schließlich kannst du dich ja schlecht täglich an den nahe gelegenen Hochschulen auf die Lauer legen und Jagd auf talentierte Studenten machen.

7 bewährte Methoden im Active Sourcing:

  1. Talentpools: Aufbauen von Karriere-Communities. Hier finden sich alle Talente wieder, die bereits in Verbindung zu deinem Unternehmen stehen – wie etwa Alumni (beispielsweise ehemalige Praktikanten), Bacheloranden, Masteranden oder Talente, die aufgrund ihres Qualifikationsprofils für dich interessant sind. Also dein persönlicher Vorrat an passenden Mitarbeitern aus dem du zukünftig schöpfen kannst.

  2. Profile Mining: Suchen von Talenten auf Karriereplattformen. Hierbei suchst du gezielt nach relevanten Qualifikationsprofilen und Schlagwörtern, beispielsweise über LinkedIn oder Xing. Hast du interessante Profile gefunden, kannst du dir diese genauer ansehen, sortieren und kontaktieren.

  3. CV Database Search: Durchforsten von Lebensläufen. Ganze Lebensläufe können hierbei auf Lebenslaufdatenbanken, Jobplattformen und auch über Google gefunden und analysiert werden.

  4. Referral Sourcing: Fokussieren auf Netzwerke innerhalb deines Talentpools. Recruiter schauen sich bei dieser Methode vor allem Kontakte bereits rekrutierter Talente an. Hier ist die Chance besonders hoch, jemanden zu finden, der ein ähnliches Qualifikationsprofil mitbringt und ebenfalls interessant ist. Weit verbreitet sind im Referral Sourcing auch „Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter“-Kampagnen.

  5. Harvesting: Systematisches Abarbeiten von Karriereplattformen. Hierbei wird ein einzelner Kanal systematisch auf eine speziell gewünschte Qualifikation abgesucht und komplett „abgeerntet“. Aufwendig, aber sinnvoll – besonders wenn du eine ganz bestimmte Qualifikation oder Fähigkeit suchst und niemanden übersehen willst.

  6. Boolesche Suche: Anwenden von komplexen Suchbefehlen. Gibst du deinen Suchbegriff zusammen mit den sogenannten Booleschen Operatoren in Suchmaschinen oder Suchmasken von Jobbörsen ein, bekommst du exaktere und differenzierter Ergebnisse – eine effiziente Alternative, die dir letztendlich Zeit spart.

  7. Karriereseite: Erstellen und kontinuierliches Pflegen einer Karrierepage. Ganz simpel und gefühlt älter als das Rad, dennoch wird das Potenzial dieser Active Sourcing Methode von vielen nicht vollends ausgeschöpft. Denn eine gewöhnliche „Karriere bei XY“-Seite tut es schon lange nicht mehr. Es muss dir gelingen, eine Art Community aufzubauen und Kandidaten einen echten Mehrwert zu bieten. So schaffst du es im besten Fall, Kandidaten direkt an dein Unternehmen zu binden und vorab für dich zu „reservieren“.

Tipp: Die Karriereseite muss nicht unbedingt Teil deiner Webseite sein. Es ist meist sogar sinnvoller, diesen Bereich in die sozialen Medien zu verlagern. Hier sind Kandidaten eher auf Beziehungen und persönliche Interaktionen eingestellt, sodass der Aufbau einer Community meist viel erfolgreicher ist.

Nachdem du jetzt die wichtigsten Methoden kennst, möchten wir dir nun die dazugehörigen Kanäle zeigen – manche von ihnen werden dich bestimmt überraschen.

Typische Active Sourcing Kanäle

Die sogenannte „Direct Search“ nach passenden Kandidaten wird zwar aktuell verstärkt online betrieben, dennoch gibt es auch einige effektive Offline-Kanäle, die nicht zu vernachlässigen sind.

Die wichtigsten Online-Kanäle sind:

  • Social Media Kanäle
    z.B. Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Youtube

  • Messenger:
    z.B. Slack, WhatsApp

  • Blogs und Foren
    z.B. Reddit

Tipp: Diese Kanäle sind eher informell, bieten dir aber interessante Möglichkeiten im Hinblick auf Social Media Recruiting. So sind bei Facebook oder Instagram jeden Tag hunderte Millionen Nutzer aktiv und somit eine ganze Menge interessanter Talente unterwegs. Zudem erhältst du über diese Social Media Kanäle möglicherweise Informationen über potenzielle Kandidaten (Hobbys, Vorlieben, politische Haltung), zu denen du über Karriereplattformen nur selten Zugang hast. Tritt außerdem relevanten Gruppen bei (beispielsweise in Slack) und beteilige dich aktiv an Diskussionen. Vermeide es dabei, zu auffällig für dein Unternehmen zu werben. Erwähne es an passenden Stellen nebenbei und baue lieber erst einen guten Kontakt zu interessanten Kandidaten auf. Alles andere ergibt sich schon. Also hab Geduld!

  • Soziale Karrierenetzwerke
    z.B. Xing, LinkedIn und Business-Network-Plattformen anderer Länder

Tipp: Hierbei handelt es sich um Plattformen, auf denen Talente ihren beruflichen Werdegang darstellen. Du kannst Kandidatenprofile anschauen, dir ein Netzwerk aufbauen, Gruppen beitreten aber auch relevante Kandidaten direkt kontaktieren und somit eine Bindung aufbauen. Es lohnt sich zudem, auch mal über den Tellerrand der deutschen Plattformen zu schauen – besonders wenn du auch international suchst.

  • Lebenslaufdatenbanken
    z.B. StepStone, Monster, Indeed

  • Suchmaschinen
    z.B. Google, Bing

Tipp: Lebenslaufdatenbanken zu durchforsten oder Open Web Search über Google zu betreiben kann ebenfalls äußerst hilfreich sein. Hierbei solltest du jedoch darauf achten, deine Suche spezifisch und differenziert zu gestalten, um nur relevante Ergebnisse zu erhalten. Grenzt du deine Suche nicht entsprechend ein, wird es sehr aufwendig aus der Masse an Resultaten die wesentlichen herauszusuchen. Nichtsdestotrotz kann eine gezielte Suche viel Zeit sparen.

  • Anzeigenwebseiten
    z.B. ebay Kleinanzeigen

Tipp: Auf Plattformen wie eBay Kleinanzeigen besteht ebenfalls Möglichkeit, Anzeigen aufzugeben, ein umfassendes Unternehmensprofil anzulegen und mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten. Insbesondere für Branchen wie Produktion und Logistik, im Bereich Pflege und Gesundheit oder für Nebenjobs jeder Art, eignen sich solche Anzeigenwebseiten hervorragend.

  • Branchenspezifische Plattformen
    z.B. Stack Overflow, GitHub

Tipp: Diese Seiten sind natürlich nur dann relevant für dich, wenn du jemanden aus einer ganz bestimmten Fachrichtung (z.B. Softwareentwicklung) suchst. Dann aber hast du gute Chancen – schließlich triffst du Person in ihrem gewohnten und geliebten (Arbeits-)Umfeld an. Und als Bonus kannst du dir schon gleich ihre Arbeiten ansehen und dir ein Bild von ihren Fähigkeiten machen.

Im Direct Sourcing relevante Offline-Kanäle sind:

  • Job- und Karrieremessen
  • Informationsstand bei Veranstaltungen für Studenten
  • Vorstellungsrunden in Universitäten

Tipp: Diese Kanäle haben den Vorteil, dass du dein Unternehmen optimal vorstellen kannst und sich dir die Gelegenheit bietet, vor Ort Kontakt zu interessanten Kandidaten aufzunehmen. Auch Rückfragen von Talenten, welche im Gespräch aufkommen, kannst du sofort und im nötigen Umfang beantwortet. Zudem ist es durch den persönlichen Kontakt leichter, eine Bindung zu deinem Gegenüber aufzubauen und einen nachhaltigen Eindruck zu hinterlassen.

Wie du bereits gesehen hast, stehen dir unzählige Methoden und Rekrutierungskanäle zur Verfügung um dein Active Sourcing zu gestalten. Also gleich mal loslegen, oder?

Vorsicht! Du solltest dir erst überlegen, ob Active Sourcing für dich überhaupt zielbringend ist. Denn obwohl es sich nach der optimalen Methode der Personalbeschaffung anhört, birgt sie auch einige Schattenseiten.

Die Implementierung von Active Sourcing in deinem Unternehmen ist zu Beginn oft mit hohem Aufwand verbunden und kostet viel Zeit. Dir müssen zudem die nötigen Ressourcen zur Verfügung stehen, um Active Sourcing nachhaltig betreiben zu können. Deshalb kann es gegebenenfalls sinnvoller sein, auf einen Personalvermittler zurückzugreifen. Dieser übernimmt für dich das Active Sourcing und ist wegen seiner Spezialisierung auf diesen Bereich meist erfolgreicher. So kannst du interne Ressourcen sparen und deine Kosten vorab besser einschätzen.

Vor- und Nachteile von Active Sourcing

Bevor neue Methoden in den Prozess des Recruitings eingebaut werden, solltest du dir ganz sicher sein, dass sich der Aufwand lohnt. Hierbei hilft es, dir die Pros und Contras genau anzusehen und abzuwägen: Warum willst du Active Sourcing betreiben und inwiefern unterstützt das deine Unternehmensziele?

Vorteile

  • Active Sourcing Kanäle differenzieren sich immer weiter aus, sodass es immer spezifischere Kanäle für eine gezielte Kandidatenansprache gibt
  • Zur Besetzung von schwer vermittelbaren Stellen ist Active Sourcing günstiger und effizienter als klassische Stellenanzeigen
  • Du triffst beim Suchen von Talenten eine Vorauswahl der Kandidaten. Dadurch hast du einen geringen Streuverlust und weniger Aufwand bei der Bewerberauswahl
  • Gibst du deinem Team den Freiraum für die notwendigen Veränderungen, ist Active Sourcing eine vielversprechende Möglichkeit hochqualifizierte und begehrte Talente zu finden

Nachteile

  • Zu Beginn nimmt Active Sourcing viel Zeit in Anspruch, um die richtigen Kanäle für die jeweiligen Zielgruppen ausfindig zu machen 
  • Active Sourcing ist nicht mal eben so gemacht, sondern stellt eine Herausforderung für dein HR-Team dar, die du personell und finanziell stemmen musst
  • Du musst dein HR-Team gegebenenfalls umstrukturieren und je nach Größe des Unternehmens eine eigene Stelle für das Active Sourcing schaffen
  • Active Sourcer sollten (psychologisch) geschult und weitergebildet werden, um möglichst objektiv an die Vorauswahl von Kandidaten zu gehen

Erst wenn du abwägen kannst, ob sich Active Sourcing für dich lohnt, solltest du die hierfür notwendigen Schritte hin zur Veränderung einleiten. Dabei kann es auch helfen die Methoden im Vorhinein erstmal zu testen und dann zu entscheiden.

Weitere Tipps, wie du – abgesehen von Active Sourcing – möglichst effizient passende Mitarbeiter findest, findest du hier.

Hast du dich für Active Sourcing entschieden, wirst du etwas Zeit brauchen, um reinzukommen und Erfahrungen zu sammeln. Dass es da nicht von Anfang an rund läuft, ist klar. Damit du aber nicht aus eigenen Fehlern lernen musst, haben wir dir die häufigsten zusammengefasst.

Fehler im Active Sourcing vermeiden

Active Sourcer aufgepasst! Du hast im Active Sourcing Prozess eine entscheidende Rolle inne: Du bildest den ersten Kontakt zum Talent. Dieser sollte gut durchdacht und geplant sein. Talente verzeihen dir im Kampf um die Aufmerksamkeit nur schwer Fehler.

Um diese zu vermeiden, kannst du dich an unseren 5 Tipps entlanghangeln:

  1. Schreibe die wichtigsten Informationen für Kandidaten in den ersten Satz.
  2. Verbreite keine überlangen Massenmails, sondern passe jede Nachricht individuell an (dies hat auch rechtliche Gründe.
  3. Vermeide ausführliche Geschäftsbeschreibungen, betone lieber die Vorteile des Kandidaten und warum er zum Unternehmen passt.
  4. Lass keine Informationslücken zu wichtigen Inhalten aufkommen.
  5. Kopiere keine kompletten Stellenausschreibungen in das Anschreiben. 

Versuch dir stattdessen Zeit zu nehmen und schau dir an:

  • Was macht den Kandidaten zu einem Talent für dich?
  • Ist der Kandidat offen für ein Jobangebot oder gerade schon versorgt?
  • Was ist für dich die wichtigste Information, die der Kandidat mitnehmen soll?

So kannst du dein Anschreiben an das jeweilige Talent anpassen und umgehst die häufigsten Fehler im Active Sourcing.

Experteninterview: Rechtslage im Active Sourcing

Bei der Direktansprache von Kandidaten gibt es einige rechtliche Beschränkungen. Aber du musst deswegen nicht auf Active Sourcing verzichten. Um die rechtlichen Stolpersteine aus dem Weg zu räumen, haben wir mit den Rechtsanwälten Dr. Patrick Mückl und Dr. Christoph Rieken von der Kanzlei Noerr gesprochen. Im Interview wurden Fragen geklärt wie:

  • Wann ist Active Sourcing erlaubt und was hat das mit Wettbewerbsrecht zu tun?
  • Wie dürfen potenzielle Kandidaten angesprochen werden?
  • Welche Formen der Kontaktaufnahme sind besonders geeignet?

Kann man sagen, dass Active Sourcing an sich erlaubt ist?

Grundsätzlich ist Active Sourcing erlaubt, allerdings müssen ein paar Spielregeln eingehalten werden.

Hier kommt auch das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb ins Spiel. Warum das UWG?

Das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) bezweckt u.a. den Schutz der Marktteilnehmer vor einer unangemessenen Beeinträchtigung ihrer privaten bzw. geschäftlichen Sphäre. Diese Sphäre wird bei potenziellen Mitarbeitern beeinträchtigt, wenn eine geschäftlich handelnde andere Person sie unaufgefordert oder sogar gegen ihren Willen mit ihren eigenen geschäftlichen Belangen anspricht und dadurch stört - unabhängig davon, ob dadurch „nur“ ihre Ruhe gestört wird oder bei ihrer aktuellen Beschäftigung.

Bei anderen Unternehmen auf Mitarbeitersuche zu gehen, ist aber kein Problem, solange nur einzelne potenzielle Kandidaten mit konkreten Jobangeboten angesprochen und dabei zwei Grundregeln eingehalten werden: Die Ansprache ist von den Kandidaten ausdrücklich erwünscht oder die zulässigen Kommunikationswege werden eingehalten.

Gilt das auch für Studenten, die in dem Sinne nicht arbeitstätig sind?

Auch außerhalb des Anwendungsbereichs des UWG kann unerwünschte Kommunikation jedenfalls Ansprüche des potenziellen Kandidaten gegen eine rechtswidrige Beeinträchtigung seiner Privatsphäre begründen.

Woran muss sich ein Recruiter halten, wenn er sich im erlaubten Rahmen bewegen will?

Die Ansprache von Kandidaten mittels eines klassischen Briefes ist unproblematisch.

Die telefonische erste Ansprache von individuell ausgewählten Kandidaten ist grundsätzlich zulässig, sollte nach Möglichkeit jedoch kurz gehalten werden und auf keinen Fall belästigend sein.

Bei Social Media, also bei Ansprache via Chat oder privater Nachricht, bedarf es einer vorherigen Einwilligung des Kandidaten. Eine angenommene Kontaktanfrage (Kontakt, Freund, Follower etc.) ist noch keine Einwilligung in die Kontaktaufnahme durch den Recruiter. In der Praxis wird der Kontakt dennoch häufig auf diese Weise angebahnt – allerdings befinden sich Recruiter hier allenfalls in einer Grauzone. Gerichtlich ist das Thema noch nicht geklärt.

Wie kann/muss die Einwilligung erfolgen?

Es reicht nicht, wenn der Kandidat auf Xing, LinkedIn oder anderen Plattformen einfach nur angemeldet ist. Damit wird nicht automatisch in eine Kontaktaufnahme eingewilligt. Gleiches gilt auch, wenn der Kandidat eine allgemeine Kontaktanfrage des Recruiters annimmt.

Anders sieht es aus, wenn der Kandidat auf solchen Netzwerken klar zu erkennen gibt, dass er aktiv auf Jobsuche ist. Das kann als Einwilligung gesehen werden, allerdings gibt es auch hier bisher keine gesicherte Rechtsprechung.

Wann ist Active Sourcing auf jeden Fall verboten?

Unaufgeforderte E-Mails an die private oder geschäftliche Adresse von Kandidaten sind immer unzulässig.

Können Informationen von potentiellen Kandidaten einfach recherchiert werden?

Ja, das geht, allerdings sollten alle der folgenden Punkte zutreffen:

  • Beschränkung auf berufsrelevante Daten
  • Berechtigtes Interesse des Unternehmens an diesen Daten
  • Kein überwiegendes entgegenstehendes Interesse auf Seite des Kandidaten
  • Die Daten des Kandidaten sollte dieser eindeutig selbst öffentlich zugänglich gemacht haben, also zum Beispiel auf Xing oder LinkedIn

Hierbei sollten Recruiter auf die AGB der jeweiligen Plattform achten. Manche soziale Netzwerke verbieten es, die Informationen für die Personaldatenerhebung durch Arbeitgeber zu verwenden.

Fazit

Active Sourcing gehört zum Standardrepertoire jedes Recruiters. Aktuell hat das Active Sourcing sein Revival auf Online-Plattformen und Karrierenetzwerken. Grundsätzlich solltest du dir zum Ziel setzen, Talente an dein Unternehmen zu binden. Sei das durch die Aufnahme in einen Talentpool oder eine direkte Einladung zum Bewerbungsgespräch.

Egal welche Methode du anwendest, vermeide typische Fehler wie zu lange Geschäftsbeschreibungen im ersten Absatz oder Massenmails.

Das ist genau worauf wir bei Campusjäger wert legen, wenn wir für dich im Rahmen von Active Sourcing auf die Suche gehen: auf die individuelle Ansprache der Kandidaten, um dein Unternehmen aus der Masse hervorzuheben und besonders attraktiv aus Kandidatensicht zu machen. Campusjäger bietet Active Sourcing individuell für deine Wünsche und in enger Absprache mit dir an, sodass wir deinen perfekten Mitarbeiter für dich finden.

Klingt interessant? Wir freuen uns, bei einem unverbindlichen Telefongespräch auf dich!

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Veröffentlicht am 21.04.2018, aktualisiert am 23.09.2020

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