Personalbedarf berechnen – In nur 3 Schritten

Personalbedarf berechnen – In nur 3 Schritten

Bruttopersonalbedarf und Nettopersonalbedarf – Wo liegt da der Unterschied und wie hilft mir das bei der Berechnung des Personalbedarfs? Anleitungen zur Berechnung sind schön und gut, aber wie entscheide ich, wann die Zahl der Mitarbeiter angepasst werden sollte? Keine Sorge, falls du dir auch schon mal diese Fragen gestellt hast. Wir bringen Licht ins Dunkel.

Inhalt

Die Berechnung als Teil der Personalplanung

Die Personalplanung hat als Ziel, dass jeder Mitarbeiter deines Unternehmens optimal eingesetzt wird. Das bedeutet, dass sich niemand langweilt, aber auch keine Arbeit liegen bleibt. Warum eine sinnvolle Personalplanung wichtig ist, liegt auf der Hand: Dein Unternehmen läuft effizienter und es wird frühzeitig klar, wo Personal fehlt oder wo sich Mitarbeiter fortbilden müssen. Somit werden Personalkosten optimiert und das Unternehmen kann wirtschaftlich arbeiten.

Doch wie lässt sich der Personalbedarf berechnen? Im Folgenden lernst du die verschiedenen Arten des Personalbedarfs kennen, welche Verfahren es zur Planung gibt und wie du letztendlich die optimale Anzahl von Mitarbeitern in deiner Firma bestimmst.

Die 6 verschiedenen Arten des Personalbedarfs

Personal lässt sich in verschiedene Gruppen gliedern: Wie viele Mitarbeiter werden mindestens benötigt, um die Arbeit zu erledigen? Wie viele Mitarbeiter gehen in den kommenden Monaten in den Ruhestand?

Diese Fragen können ein Anhaltspunkt sein, um herauszufinden, wie der Personalbedarf deines Unternehmens aussieht. Unterscheiden lassen sich sechs verschiedene Arten:

  1. Einsatzbedarf: Personalbedarf, der ständig verfügbar sein muss, um die anfallende Arbeitsmenge zu bewältigen.
  2. Reservebedarf: Personalbedarf, der durch vorübergehende Personalausfälle entsteht.
  3. Ersatzbedarf: Personalbedarf, der durch unvorhersehbare Ausfälle entsteht.
  4. Neubedarf: Personalbedarf, der durch Kapazitätserhöhung entsteht.
  5. Zusatzbedarf: Personalbedarf, der vorübergehend benötigt wird.
  6. Minderbedarf: Rückgängiger Personalbedarf.

Diese Unterteilung hilft dir auch dabei den Zeitpunkt zu bestimmen, wann der Personalbedarf ermittelt werden sollte. Wie das geht, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Wann der Personalbedarf ermittelt werden sollte

Die Berechnung des Personalbedarfs ist abhängig von der Situation des Unternehmens. Es lassen sich also keine pauschalen Aussagen treffen. Aber keine Sorge, ein paar Anzeichen gibt es trotzdem. Grundsätzlich sollte für die Beantwortung der Frage sowohl das Unternehmen intern betrachten werden, als auch das Umfeld.

Altersstruktur des Unternehmens

Aus der Analyse der Altersstruktur lässt sich ableiten, ob in der nächsten Zeit ein großer Teil der Belegschaft die Firma altersbedingt verlässt. Diese Kennzahl ist relativ leicht zu ermitteln, aber hilft bei der Personalplanung für den Ersatzbedarf. Die Ergebnisse können zudem darüber Aufschluss geben, ob manche Altersklassen unterrepräsentiert sind. Auch daraus lassen sich Maßnahmen für das Recruiting ableiten.

Unternehmensstrategie

Wer sich das Ziel des Unternehmens vor Augen hält, der kann auch Einschätzungen darüber treffen, wie viele Mitarbeiter in der nächsten Zeit benötigt werden. Stehen größere Investitionen an oder der Launch von neuen Produkten? Daraus ergeben sich eventuell neue Projekte und Aufgaben, die nicht mehr mit dem momentanen Personalbestand bewältigt werden können. Anhand dieser Fragen kannst du deshalb entscheiden, ob sich der Personalbedarf erhöhen wird.

Planungshorizont

Die Unternehmensstrategie steht und somit auch die Ziele für die Zukunft. Jetzt stellt sich die Frage, wie diese Ziele erreicht werden. Es geht also an die Planung, die auch das Personal miteinschließt. Wichtig dabei ist, dass die Planung umso präziser wird, je kürzer der Planungshorizont ist.

Wirtschaftliche Situation

Aufträge platzen, der Umsatz geht zurück und das Unternehmen hat Probleme Mitarbeiter zu beschäftigen. Zu bestimmen in welcher wirtschaftlichen Lage die Firma befindet, hilft auch bei der Personalplanung. Sollte die kürzlich ausgeschriebene Stelle wirklich besetzt werden oder liegt die Priorität jetzt nicht auf dem Erhalt der Arbeitsplätze? Bevor im Nachhinein Mitarbeiter freigestellt, in Kurzarbeit geschickt werden müssen oder sogar gekündigt werden, sollte die Frage vorher geklärt werden.

Saisongeschäft

Im Sommer wird mehr Eis verkauft als im Winter. Nun ist das Beispiel zwar recht einfach, aber vielleicht variiert auch dein Umsatz saisonal. Beispielsweise steigen die Bestellungen vor Weihnachten oder vor Ostern. Ähnlich wie mit der Altersstruktur, lässt sich das auch gut voraussehen. Immerhin werden solche Feste jedes Jahr zur selben Zeit gefeiert. Für das Unternehmen und die Personalplanung bedeutet das, frühzeitig über Anpassungen nachzudenken – über den sogenannten Zusatzbedarf.

Politische Situation

Hier wird das Umfeld des Unternehmens betrachtet. Welche politischen Entscheidungen beeinflussen das Kerngeschäft? Wenn das Unternehmen internationale Beziehungen hat, ist auch sinnvoll die Politik in anderen Ländern zu betrachten. Natürlich liegt dieser Punkt normalerweise außerhalb der Macht der Firma. Wer sich aber frühzeitig mit dieser Frage beschäftigt, der kann eventuell schneller auf Entwicklungen reagieren.

Verfahren zur Personalbedarfsplanung

Um den Personalbedarf zu bestimmen, lassen sich folgende Verfahren unterscheiden:

  • Statistisches Verfahren, z. B. Korrelationsrechnung: Wenn der Personalbedarf für eine bestimmte Stückzahl bekannt ist, lässt sich der Personalbedarf auf Basis der geplanten Outputgröße errechnen.
  • Intuitive Verfahren, z. B. Delphi-Befragung: Hier werden Experten anonym nach ihren Einschätzungen befragt. Die Ergebnisse dieser Befragungen werden genutzt, um Rückschlüsse zur Personalplanung zu schließen. Sollten die Meinungen zu unterschiedlich sein, können allen Experten die anonymen Antworten zur Verfügung gestellt werden bis ein Konsens entsteht.
  • Arbeitswissenschaftliches Verfahren, z. B. REFA: Um herauszufinden, wie viel Zeit ein Vorgang braucht, werden Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitsvorgänge zerlegt. Dieses Verfahren wird hauptsächlich in Bereichen angewendet, die von einer Menge abhängig sind (beispielsweise Produktion).
  • Organisatorische Verfahren, z. B. Stellenplanmethode: Die Stellen aus dem Stellenplan werden verglichen mit dem tatsächlichen Personalbestand. So lässt sich der Personalbedarf ermitteln.

Den Personalbedarf in 3 Schritten berechnen [mit Formeln]

1. Bruttopersonalbedarf

Gibt an, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um die Ziele zu erreichen. Die Ziele können individuell vom Unternehmen festgelegt werden. Beispiele sind bestimmter Umsatz, festgelegte Zahl der Neuakquise von Kunden, Produktion einer gewissen Menge. Der berechnete Wert ist lediglich ein Planwert, was bedeutet, dass es irrelevant ist, wie viele Mitarbeiter bereits im Unternehmen arbeiten und welche Ab- und Zugänge zu erwarten sind. Möglich ist es auch hier die Einschätzung von erfahrenen Führungskräften mit einzubeziehen.

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

2. Fortgeschriebener Personalbestand

Gibt an, wie viele Mitarbeiter schon in der Firma arbeiten bzw. arbeiten werden. Für Prognosen über Personalbewegungen ist es sinnvoll die Zu- und Abgänge in einer monatlichen Statistik zu erfassen. Auch die Gründe sollten ergänzt werden.

Beispielhafte Gründe für Zu- und Abgänge:

  • Gründe für Zugänge: Neueinstellungen, Rückkehr von Personal aus Eltern- oder Pflegezeit
  • Gründe für Abgänge: Kündigungen, Ruhestand, Elternzeit, Mutterschutz
Fortgeschriebener Personalbestand = (Feststehende Zugänge + Aktueller Personalbestand) – Voraussichtliche Abgänge

3. Nettopersonalbedarf

Wir wissen nun, wie viele Mitarbeiter optimalerweise im Unternehmen arbeiten sollten (=Bruttopersonalbedarf) und wie viele es wirklich tun (=fortgeschriebener Personalbestand). Um zu erfahren, ob jetzt Mitarbeiter eingestellt oder entlassen werden müssen für den optimalen Personalbestand, bestimmen wir den Nettopersonalbedarf.

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Fortgeschriebener Personalbestand

Was bedeutet das Ergebnis?

Aus dem Nettopersonalbedarf lassen sich zwei Schlussfolgerungen ziehen.

  • Nettopersonalbedarf < 0: Personalüberdeckung, eventuell müssen Mitarbeiter entlassen werden.
  • Nettopersonalbedarf > 0: Personalunterdeckung, eventuell müssen weitere Mitarbeiter eingestellt werden.

Der optimale Personalbedarf ist berechnet – Was nun?

Glückwunsch, du hast dich mit dem Thema Personalbedarf berechnen auseinandergesetzt, verschiedene Verfahren gelernt und kennst jetzt die perfekte Anzahl an Mitarbeitern. Doch was kommt dann?

Wenn du dir diese Frage auch stellst, hilft dir der nächste Abschnitt.

1. Möglichkeit: Zu viele Mitarbeiter

Eine Kündigung sollte das letzte Mittel der Wahl sein. Es gibt auch die Möglichkeit auf andere Arbeitszeitmodelle zu setzen, wie beispielsweise Teilzeit oder Kurzarbeit. Vielleicht hast du bei der Analyse der Altersstruktur festgestellt, dass einige Mitarbeiter kurz vor der Pension stehen. Eine frühzeitige Pensionierung wäre daher eine weitere Möglichkeit, um den Personalbestand zu reduzieren. Wenn in den letzten Monaten einige Mitarbeiter besonders angespannt waren, könntest du auch Sabbaticals gewähren. Eventuell sind manche Teams überlastet und wissen nicht mehr, wo ihnen der Kopf steht, während andere sich um Aufgaben streiten, weil zu wenig zu tun ist. Dann ist es an der Zeit, die Aufgabenverteilung innerhalb der Organisation zu überdenken Die Frage, wie Mitarbeiter individuell gefördert und weitergebildet werden, kannst du dir bei der Personalentwicklung stellen.

2. Möglichkeit: Zu wenige Mitarbeiter

Hier liegt die Lösung natürlich auf der Hand: Die Einstellung von neuen Mitarbeitern. Doch du hast keine Zeit dich intensiv mit dem Thema Recruiting auseinander zu setzen und willst eigentlich nur schnell und einfach die richtigen Mitarbeiter finden? Dann bist du bei Campusjäger genau richtig. Auf unserer Plattform vernetzen wir Unternehmen mit den passenden Bewerbern. So kannst du dich ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren und wir übernehmen den Rest. Schau doch mal vorbei. Für die Auswahl der richtigen Bewerber haben wir dir hier auch noch einige Tipps zusammengetragen.

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Veröffentlicht am 17.04.2020, aktualisiert am 23.09.2020

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