Mitarbeiter einstellen und anmelden: Kosten und Checkliste

Mitarbeiter einstellen und anmelden: Kosten und Checkliste

Dein Unternehmen läuft so gut, dass dir die Arbeit langsam über den Kopf wächst? Dann wird es Zeit für eine helfende Hand, denn mit den Kunden wächst auch das Team. Wie du Unterstützung einstellst, lernst du hier.

Inhalt

Mitarbeiter einstellen – Was du vorab bedenken solltest

Wenn dein Unternehmen bereit ist für den nächsten großen Schritt und du Mitarbeiter einstellen möchtest, solltest du bei der Mitarbeitersuche ein paar Dinge beachten, die letztendlich auch für die Einstellung der neuen Mitarbeiter relevant sind.

Mitarbeiter einstellen – Welche Anstellungsart?

Wenn du einen Mitarbeiter einstellen möchtest, solltest du dir vorab überlegen, in welchem Maße du Unterstützung benötigst.

Brauchst du jemanden, der dich jeden Tag tatkräftig unterstützt oder ist eine Aushilfe für die anfallende Arbeit ausreichend? Neben dem Zeitfaktor bringen die verschiedenen Anstellungsarten auch verschiedene Kosten mit sich.

Vollzeit

Eine Vollzeitkraft bietet dir volle Unterstützung mit einem Umfang von 40 Stunden pro Woche auf hohem fachlichen Niveau. Bei einer Vollzeitkraft kommen Lohnnebenkosten im Umfang von circa 20 Prozent des Bruttogehalts auf dich zu.

Teilzeit

Als Teilzeitbeschäftigung gilt erst einmal alles, was weniger Arbeitszeit als eine Vollzeitbeschäftigung umfasst.

Auf dich als Arbeitgeber kommen prozentual dieselben Lohnnebenkosten zu, wie bei einer Vollzeitkraft.

Alles was du wissen musst wenn du eine Teilzeitkraft einstellen möchtest und wie du den Arbeitsvertrag am besten verfasst – wir stellen dir auch einen Musterarbeitsvertrag zum Download bereit – erfährst du in unseren Artikel Arbeitsvertrag für eine Teilzeitbeschäftigung

Werkstudent

Die Arbeitszeit von Werkstudenten ist gesetzlich auf 20 Stunden pro Woche beschränkt.

Werkstudenten sind (meistens) sehr motivierte Mitarbeiter, die du dir “formen” kannst. So kannst du auf längere Sicht eine optimale Vollzeitkraft gewinnen.

Wenn du einen Werkstudenten einstellst, hast du weniger Lohnnebenkosten als bei anderen Anstellungsarten. Für einen Werkstudenten musst du keine Sozialversicherungsbeiträge in die Kranken-, Pflege-, und Arbeitslosenversicherung zahlen musst. Lediglich die Beiträge für die Rentenversicherung kommen auf dich zu. Diese teilst du dir 1:1 mit dem Werkstudenten und jeder von euch zahlt 9,3% des Bruttogehalts (Stand 2020).

Alles was du wissen musst wenn du einen Werkstudenten einstellen möchtest und wie du den Arbeitsvertrag am besten verfasst – wir stellen dir auch einen Musterarbeitsvertrag zum Download bereit – erfährst du in unseren Artikel Werkstudentenvertrag: Muster als Download & Infos

Midijob

Ein Midijobber erhält ein monatliches Gehalt von 450,01 Euro bis 1.300 Euro. Midijobber befinden sich im sogenannten “Übergangsbereich” (vor 2019: "Gleitzone") von einem versicherungsfreien zu einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis.

Die Lohnnebenkosten für einen Midijobber hängen von seinem Gehalt ob und ob dieses im unteren oder oberen Übergangsbereich anzusiedeln ist.

Mit welchen Lohnnebenkosten du bei einem Midijobber rechnen musst und wie du am besten den Arbeitsvertrag aufsetzt – wir stellen dir auch einen Musterarbeitsvertrag zum Download bereit – erfährst du in unseren Artikel Arbeitsvertrag für Midijobber: Muster (Download und Vorschau)

Minijob

Einen Minijobber einzustellen bietet sich dann an, wenn die Aufgaben die anfallen leicht zu erledigen sind und nicht viel Zeitaufwand erfordern. Als Minijobber gelten geringfügig Beschäftigte (450 Euro Jobber) und kurzfristig Beschäftigte.

  • Geringfügige Beschäftigung:

    Ein geringfügig Beschäftigter verdient im Monat maximal 450 Euro. Bei dem aktuellen Mindestlohn von 9,35 Euro arbeitet ein geringfügig Beschäftigter also maximal 48 Stunden pro Monat in deinem Unternehmen.

  • Kurzfristige Beschäftigung:

    Ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis darf nicht länger 70 Arbeitstage andauern. Wenn diese Grenze eingehalten wird, dann entstehen für dich keine Lohnnebenkosten in Form von Sozialversicherungsbeiträgen.

Welche Lohnnebenkosten genau auf dich bei der Anstellung eines Minijobbers zukommen und wie du den Arbeitsvertrag am besten aufsetzte – wir stellen dir auch einen Musterarbeitsvertrag zum Download bereit – erfährst du in unseren Artikel Arbeitsvertrag für Minijobber: Muster (Download und Vorschau)

Praktikant

Praktikanten unterstützen dich für die Zeit des Praktikums in einem zeitlichen Umfang einer Festanstellung. Ein Praktikant bringt zwar wenig fachliches Wissen mit, bereitet dir aber auch wenige Kosten und kann längerfristig gesehen ein wertvoller Mitarbeiter werden.

Zu unterscheiden sind Pflichtpraktika die nicht entlohnt werden müssen und freiwillige Praktika, die erst ab einer Praktikumsdauer von über 3 Monaten vergütet werden müssen.

Alles was du rechtlich beachten musst, wenn du einen Praktikanten einstellen möchtest – wir stellen dir auch einen Musterarbeitsvertrag zum Download bereit – erfährst du in unseren Artikel Praktikanten einstellen: Was du als Arbeitgeber wissen musst [2020]

Mitarbeiter einstellen – Kosten

Mitarbeiter einstellen: Kosten für die Einstellung

Das Anmelden und Einstellen an sich kostet dich nichts außer etwas Zeit.

Du kannst den Auftrag zum Einstellen aber auch an einen Steuerberater abgeben. Das kostet dich vielleicht etwas, jedoch sparst du dir Zeit – was dadurch im Nachhinein ebenfalls Kosten spart.

Mitarbeiter einstellen: Kosten nach der Einstellung

Neben dem Lohn für den Mitarbeiter, kommen die monatlichen Versicherungsbeiträge auf dich zu. Darunter fallen die Arbeitgeberbeiträge zur Renten-, Kranken- sowie Arbeitslosenversicherung. Diese sind abhängig von der Anstellungsart. Mit welchen Nebenkosten du genau rechnen musst, kannst du in unseren verschiedenen Artikeln finden:

Mitarbeiter einstellen: Kosten abfedern

Es gibt verschiedene Förderprogramme der Bundesagentur für Arbeit, für die Einstellung förderungsbedürftiger Arbeitnehmer. Du bekommst beispielsweise einen Eingliederungszuschuss, wenn dein neuer Mitarbeiter 50 Jahre oder älter ist, du eine behinderte oder schwerbehinderte Person einstellst oder einem Langzeitarbeitslosen den Weg zurück in den Beruf ermöglichst.

Es gibt aber beispielsweise auch Förderprogramme für Einstiegsqualifizierungen Jugendlicher

Die Förderdatenbank bietet einen Überblick über alle bestehenden Förderprogramme

Mitarbeiter einstellen: Befristet oder unbefristet?

Wenn du noch nicht weißt, ob der Bedarf einer zusätzlichen Arbeitskraft von Dauer sein wird, kannst du einen befristeten Arbeitsvertrag ausstellen.

Das Gesetz für Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge sieht eine Befristung des Arbeitsvertrags bis zu 2 Jahren als zulässig an. Das gilt allerdings nur, wenn zwischen dir und dem Mitarbeiter vorher noch kein Arbeitsverhältnis bestanden hat. Eine Nebenbeschäftigung während der Schul- oder Studienzeit sowie das Verhältnis während der Ausbildung gelten hierbei nicht als Arbeitsverhältnis.

Wenn ein Arbeitsvertrag länger als 2 Jahre befristet sein soll, dann muss die Befristung durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt werden.

Als sachliche Begründung gelten:

  • Einstellung als Vertretung – beispielsweise bei Krankheit oder Schwangerschaft
  • Während eines zeitlich begrenzten Projekts, das zusätzliche Arbeitskraft erfordert
  • Vertrag auf Probe (maximal 6 Monate
  • Es handelt sich um die erste Beschäftigung nach einer Ausbildung oder einem Studium

Ein befristeter Arbeitsvertrag kann sich für dich also durchaus lohnen, jedoch ist er an Anforderungen und Regeln gebunden, die du beachten solltest.

Mitarbeiter anmelden

Wenn du deinen passenden Mitarbeiter entsprechend deinen Vorüberlegungen gefunden hast, musst du ihn jetzt nur noch anmelden. 

Alles, was du dazu wissen musst, haben wir dir hier zusammengefasst:

Checkliste – Hast du alle Unterlagen?

Um einen Mitarbeiter ordnungsgemäß anzumelden, bedarf es verschiedener Unterlagen. Damit du nichts vergisst – hier alles auf einen Blick:

  • deine Betriebsnummer
  • persönliche Daten wie Adresse, Geburtsdatum sowie Kontaktdaten
  • dessen Rentenversicherungsnummer
  • die Mitgliedsbescheinigung der jeweiligen Krankenkasse
  • die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
  • die Sozialversicherungsnummer

Die persönlichen Daten, die Rentenversicherungs-, die Steueridentifikations-, und die Sozialversicherungsnummer deines neuen Mitarbeiters erfasst du am besten über einen Personalfragebogen.

  • die Mitgliedsbescheinigung der jeweiligen Krankenkasse
  • die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) deines neuen Mitarbeiters (nicht bei Minijobbern oder pauschal besteuerten Arbeitnehmern)

Und falls vorhanden oder benötigt:

  • die Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers, um zu wissen, wie viel Urlaub dieses Jahr bereits genommen wurde
  • bei Arbeitnehmern aus dem Ausland: die Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung
  • bei schwerer Behinderung: Schwerbehindertenausweis
  • branchenspezifische Nachweise (z.B. Fahrerlaubnis bei der Anstellung als Busfahrer oder Gesundheitsbescheinigung bei Pflegeberufen)
  • Nachweise über Zusatzqualifikationen (z.B. Staplerschein)

Der Arbeitsvertrag gehört natürlich auch zu den benötigten Dokumenten. Als Vorlage haben wir hier einen Arbeitsvertrag inklusive Download für dich vorbereitet.

Arbeitsvertrag vs. Tarifvertrag

Ein Tarifvertrag wird zwischen Arbeitgebervertretern und Arbeitnehmervertretern geschlossen. Er ist abhängig von der jeweiligen Branche.

Ein Tarifvertrag regelt die Arbeitsbedingungen deines neuen Mitarbeiters, stellt also verpflichtende Regeln auf, beispielsweise zum Urlaubsanspruch, zu Kündigungsfristen und zum Gehalt.

Wenn du und dein neuer Arbeitnehmer also gewerkschaftlich organisiert seid, ist jeder zwischen euch geschlossene Arbeitsvertrag an den jeweiligen Tarifvertrag gebunden.

Dabei kannst du die Regeln ausschließlich zu Gunsten des Arbeitnehmers ändern.

Meldepflichten – Wo musst du deine Mitarbeiter anmelden?

Eine regelkonforme Anmeldung deines neuen Mitarbeiters ist unerlässlich. Verschiedene Ämter müssen benachrichtigt werden, was Zeit und Nerven kostet.

Damit du einen kühlen Kopf bewahren kannst, haben wir hier alles für dich zusammengefasst:

Sozialversicherung:

Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt über die jeweilige Krankenkasse. Diese fungiert dann als Einzugsstelle für die Sozialversicherungsabgaben. Dafür brauchst du eine Kopie des Sozialversicherungsausweises sowie die Mitgliedsbescheinigung der jeweiligen Krankenkasse.

Nicht jede Anstellungsart fordert Sozialversicherungsbeiträge. Wenn du dir unsicher bist, kannst du einfach bei der Krankenkasse deines neuen Mitarbeiters fragen, ob du denjenigen anmelden musst.

Berufsgenossenschaft:

Dein künftiger Mitarbeiter muss auch bei der Berufsgenossenschaft gemeldet werden, um die Mitgliedschaft für die gesetzliche Unfallversicherung zu erreichen.

Finanzamt:

Um zu erfahren, wie hoch die Lohnsteuer ausfallen wird, musst du wissen, in welcher Steuerklasse sich dein Arbeitnehmer befindet. Dafür wird dein Mitarbeiter über das Programm ELSTER oder über deine eigene Lohnabrechnungssoftware beim Finanzamt für das ELStAM-Verfahren angemeldet.

Durch das ELStAM-Verfahren kannst du die Lohnsteuerabzugsmerkmale deines Arbeitnehmers elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen.

Wenn dein Unternehmen mit Lebensmitteln umgeht – also sie herstellt, verarbeitet oder verkauft – müssen deine Mitarbeiter außerdem beim Gesundheitsamt gemeldet werden. Dafür ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung nötig, die von einem Amtsarzt ausgestellt werden muss.

Mitarbeiter einstellen – Ablauf in der Übersicht

Hier noch einmal kurz in der Übersicht, wie du vorgehst, wenn du einen neuen Mitarbeiter anmelden möchtest

  1. Hast du deine Betriebsnummer?

    Wenn du einen Mitarbeiter einstellen möchtest, unterliegst du einer Meldepflicht gegenüber der Krankenkasse. Damit du dieser Meldepflicht nachkommen kannst, benötigst du eine Betriebsnummer. Du kannst deine Betriebsnummer online bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen.

  2. Hast du alle Unterlagen deines neuen Mitarbeiters parat?

    Hier kommst du noch einmal zu der Checkliste, die dir eine Übersicht über die Unterlagen gibt, die du von deinem neuen Mitarbeiter brauchst.

  3. Arbeitsvertrag aufsetzen

    Wenn du dich für eine Anstellungsart und für ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis entschieden hast, kannst du den Arbeitsvertrag aufsetzen. Beachte dabei mögliche Vorschriften des Tarifvertrages.

Was gehört denn alles in einen Arbeitsvertrag? Alles was du wissen musst, wenn du einen Arbeitsvertrag aufsetzten möchtest und ein Muster eines Arbeitsvertrages zum kostenlosen download findest du in unseren Artikel Der Arbeitsvertrag – Muster zum Download, Tipps und Hinweise
  1. Mitarbeiter anmelden

    Du musst neue Mitarbeiter bei folgenden Stellen anmelden:

    • Krankenkasse (Sozialversicherung
    • Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung)
    • Finanzamt (Lohnsteuer)
    • ggf. Gesundheitsamt (wenn dein Unternehmen Lebensmittel herstellt, verarbeitet oder verkauft)

     

  2. Gegebenenfalls Fördergeld beantragen

    Es gibt verschiedene Förderprogramme, die die Kosten für die Einstellung bestimmter Mitarbeiter abfedern. Mehr dazu, weiter unten.

 

Mitarbeiter im Ausland einstellen

Du findest keine passenden Mitarbeiter im Inland? Dann schau dich im Ausland um. Der Aufwand dafür ist zu groß? Mit dem Gedanken bist du nicht allein – allerdings stimmt das nicht ganz:

Durch das digitale Zeitalter ist es heute kaum noch ein Problem, Leute im Ausland zu beschäftigen.

Wir zeigen dir, wie du ohne Probleme ausländische Mitarbeiter einstellen kannst.

Freelancer Remote

Das Wort Freelancer ist nicht so einfach in Deutsche zu übersetzen: Viele benutzen das Wort “Freiberufler” dafür, was aber nicht richtig ist.

Im Gegensatz zu einem Freiberufler, ist der Freelancer nicht an einen Arbeitsvertrag gebunden. Er ist selbstständig und wird von mindesten einem Arbeitgeber für einzelne Projekte engagiert.

Da also kein normales Arbeitsverhältnis besteht, musst du keine Sozialversicherungsbeiträge oder Ähnliches zahlen. Für die Steuern ist der Freelancer ebenfalls selbst verantwortlich.

”Remote” meint, dass sich der Arbeitnehmer nicht vor Ort – also nicht in deinem Büro – befindet. Der Freelancer arbeitet also remote (zu deutsch: entfernt) vom eigentlichen Arbeitsplatz.

Die Bezahlung eines Freelancers kann pro Stunde oder pauschal für die Dauer eines Projekts veranschlagt werden.

Freelancer eignen sich also gut für einzelne Projekte. Dabei macht es keinen Unterschied, ob er im In- oder Ausland arbeitet – durch die heutige Technik stellt Entfernung kein Problem mehr dar.

Ausländische Mitarbeiter einstellen

Mitarbeiter aus dem Ausland – hidden Talents? Finde es heraus.

Tools wie Skype und Hangouts vereinfachen die Kommunikation und durch Englischkenntnisse ist auch eine Sprachbarriere kein Problem mehr.

Um Mitarbeiter aus dem Ausland einzustellen, benötigst du ihre Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsgenehmigung.

Der Rest der Anmeldung läuft genauso wie mit inländischen Arbeitnehmern.

Niederlassung im Ausland

Falls bereits eine Niederlassung im Ausland besteht, kannst du dort jemanden beauftragen, der sich mit der Akquise von Mitarbeitern beschäftigt.

Der Recruiter muss sich bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern dann an die Regeln des jeweiligen Landes halten, auch wenn sich der Aufgabenbereich auf die Arbeit im Gründungsland bezieht.

Entwicklerteam engagieren

IT-Mitarbeiter zu finden ist bekanntlicherweise eine nicht zu unterschätzende Aufgabe – zu wenig Absolventen und eine zu große Nachfrage aufgrund des digitalen Zeitalters machen die Suche zu einer echten Herausforderung.

Wenn du im Inland keine finden kannst, schau dich im Ausland um: Unternehmen wie Coda Tech oder Mobilunity haben sich darauf spezialisiert, Teams zusammenzustellen, die remote an deiner Software arbeiten.

Dafür wird den Teams im Ausland ein Arbeitsplatz geboten, von dem aus sie für dich arbeiten können.

Du engagierst also einfach ein solches Team und verlierst keine Zeit mit der Suche nach passendem IT-Personal im Inland – ausgeprägte fachliche Englischkenntnisse sind dort übrigens ein großes Muss.

Wie finde ich neue Mitarbeiter?

Du brauchst definitiv Unterstützung, hast aber noch keinen neuen Mitarbeiter gefunden?

Wir erleichtern dir die Suche. Bei Campusjäger kannst du kostenlos deine Stellenanzeige veröffentlichen und auf über 193.000 Nachwuchstalente zugreifen. Wir unterstützen dich bei einer erfolgreichen Suche und Kosten fallen für dich erst bei einer erfolgreichen Vermittlung an.

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Veröffentlicht am 05.09.2019, aktualisiert am 18.09.2020

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