HR-Controlling: Die wichtigsten Personalkennzahlen im Überblick

HR-Controlling dient Ihnen als Frühwarnsystem, wenn es zu Veränderungen kommt. Gleichzeitig schaffen Sie es mit einem ausgeklügelten Personalcontrolling Ihr Personalmanagement strategisch an die Unternehmensführung anzubinden. Das ist aber nicht mal eben so gemacht, sondern muss gut durchdacht und an Ihren Unternehmenszielen ausgerichtet werden.

Systematisches HR-Controlling gibt Ihnen die Möglichkeit Personalentwicklungen zu kontrollieren, Personalprozesse zu steuern und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens zu steigern. So wird es Ihnen möglich Entwicklungen aktiv mitzugestalten und zu beeinflussen.

Inhalt

• Was ist HR-Controlling?
• Die wichtigsten Personalcontrolling Kennzahlen
• Was Sie bei der Arbeit mit Kennzahlen beachten müssen

Was ist HR-Controlling?

Mit HR-Controlling erheben, steuern und planen Sie Ihre Personalprozesse – von der Personalbestandsplanung, über den Zustand der aktuellen Personalstrukturen und der Produktivität Ihrer Führungskräfte. Um einzelne Personalprozesse und -entwicklungen fundiert zu beurteilen, müssen Sie:

• Zielgrößen festlegen und Leistungsmaßstäbe definieren, um einen Ausgangspunkt (Soll-Werte) für Ihre Prognosen zu haben.
• Informationen erheben und zu Personalkennzahlen verdichten, um den Ist-Zustand festzuhalten
• Die erhobenen Kennzahlen über festgelegte Zeiträume analysieren und interpretieren, um Abweichungen (Soll-Ist-Vergleich) einzusehen und darauf zu reagieren.

So implementieren Sie ein HR-Controlling, das auch getrost als solches bezeichnet werden kann. Dabei bilden Kennzahlen stets die Grundlage für Personalentscheidungen aller Art. Die vier wichtigsten Arten von Personalkennzahlen sind:

1. Absolute Kennzahlen = Mengen oder Werte, beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter
2. Relative Kennzahlen = Zahlen ins Verhältnis gesetzt, meistens in Prozent ausgedrückt; beispielsweise das Verhältnis von Männern und Frauen in Ihrem Unternehmen
3. Beziehungskennzahlen = Unterschiedliche Zahlen werden in Beziehung gesetzt, beispielsweise das Gehalt pro Mitarbeiter
4. Indexkennzahlen = absolute Kennzahlen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu einem Basiswert, meistens 100, in Beziehung gesetzt; es handelt sich oft um Prozentzahlen, die für verschiedene Zeiträume verglichen werden

Die wichtigsten Personalcontrolling Kennzahlen

Während sich finanzielle Controlling Kennzahlen bereits etabliert haben, steckt der Einsatz von Kennzahlen im Personalcontrolling noch in der Findungsphase. Klassische Kennzahlen sind laut DGFP-Studie vor allem harte Zahlen zur Belegschaftsstruktur (Alter, Geschlecht, weitere demographische Daten) oder die Personalkosten.

Wir geben Ihnen gleich eine Übersicht zu den wichtigsten HR-Kennzahlen. Doch bevor Sie sich auf die Kennzahlen stürzen, sollten Sie sich Gedanken machen:

• Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Personalstrategie?
• Welche Kennzahlen sind relevant für Ihre gesteckten Ziele?
• Welche Aussagekraft haben diese Kennzahlen für Ihre Ziele?
• Was ist Ihr Ausgangspunkt, sprich: Ihre Vergleichs- und Zielgröße?

Sie haben Antworten auf alle diese Fragen? Dann kann es ja losgehen.

1) Recruiting Kennzahlen

Um Ihre Personalbeschaffung zu optimieren, können Sie an verschiedenen Teilprozessen ansetzen – von der Stellenanzeige, über die Candidate Experience bis hin zum gesamten Recruitingprozess. Aussagekräftige Kennzahlen sind:

• „Zeit pro Einstellung” = Die Zeit, die Sie brauchen, bis ein neuer Mitarbeiter – vom Erstkontakt bis hin zum Onboarding – eingestellt wird.
• „Kosten pro Einstellung” = Die Kosten, die für die “Zeit pro Einstellung” anfallen.
• „Zeit pro Absage” = Die durchschnittliche Zeitspanne, in denen Ihre Bewerber eine Absage bekommen.
• „Kosten pro Recruitingkanal” = Die Kosten, die in einem spezifischen Kanal auf einen Bewerber kommen.
• „Kosten pro Onboarding” = Die Kosten, die für den Onboardingprozess anfallen.
• „Bewerber pro Kanal” = Die Anzahl der Bewerber pro spezifischen Kanal.
• „Bewerber pro Stellenanzeige” = Die Anzahl der Bewerber pro Stellenanzeige.
• „Erfolgreiche Einstellungen” = Anzahl der Bewerber die Ihren Recruitingprozess erfolgreich durchlaufen haben.

Wie sie diese Kennzahlen messen können, erklären wir Ihnen in diesem kurzen Video:

2) Kennzahlen für die Personalentwicklung

Kennzahlen, die Sie für die Steuerung Ihrer Personalentwicklung nutzen können, sind hauptsächlich relative Kennzahlen und Beziehungskennzahlen:

• Anteile nach Anstellungsart (Praktikant, Werkstudent, Trainee, Festanstellung)
• Anzahl an Bildungsabschlüssen (Mittlere Reife, Abitur, Bacheloranden, Masteranden, Doktoranden)
• Durchschnittliche Anzahl der Weiterbildungen pro Mitarbeiter
• Kosten pro Weiterbildung pro Mitarbeiter
• Qualifikationsstruktur

3) Kennzahlen für die Personalführung

• Dauer der Führungsposition
• Anzahl an direkt unterstellten Mitarbeitern pro Führungskraft
• Anzahl an erreichten Zielen pro Führungskraft pro Quartal
• Anzahl an Weiterbildungsmaßnahmen pro Führungskraft
• Anteil an Bildungsstufen in Führungspositionen
• Anteil an ausländischen Arbeitskräften in Führungspositionen
• Zeit pro Coaching pro Führungskraft

Und der Vollständigkeit halber haben wir Ihnen die Klassiker unter den Kennzahlen auch noch aufgelistet:

4) Kennzahlen für Produktivität und Umsatz

Wenn Sie Prozesse produktiver machen oder die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern wollen, dann sollten Sie sich mit der Implementierung dieser Kennzahlen vertraut machen:

• Kosten pro Mitarbeiter für die erbrachte Leistung
• Kosten pro Mitarbeiterstunde
• Umsatz je Mitarbeiter im Vergleich
• Produktivität nach Abteilung
• Produktivität nach Anstellungsart

5) Kennzahlen für die Personalstruktur

Personalkennzahlen, die die Personalstruktur darstellen, werden meistens in absoluten Kennzahlen ausgedrückt.

• Personalbestand nach Organisationseinheiten
• Frauenquote nach Positionen, Funktionen, Segmenten
• Anteil der Menschen mit Behinderung
• Durchschnittsalter der Belegschaft
• Quote der vorhandenen Altersklassen
• Generelle Altersstruktur
• Altersstruktur nach Positionen und Funktionen

Welche Kennzahlen am häufigsten im Personalmanagement deutscher Unternehmen eingesetzt werden, können Sie in der Deutsche Gesellschaft für Personalführung-Studie zu Kennzahlen auf dem Prüfstand nachlesen. Trotzdem sollten Sie auch wirklich nur die Kennzahlen für Ihr Unternehmen verwenden, die Sie für sinnvoll halten.

Was Sie bei der Arbeit mit Kennzahlen beachten müssen

Die Implementierung eines effizienten Personalcontrollings steht und fällt mit der Kommunikation. Bevor Sie sich also an die Kennzahlenauswahl machen, glätten Sie Ängste und Vorbehalte gegenüber der Erhebung der Daten. Überprüfen Sie, ob es freie Kapazitäten für ein umfangreiches Personalcontrolling gibt und erklären Sie allen Beteiligten den Nutzen Ihres Vorhabens.

Kennzahlen sollten vor der Einführung folgenden Fragen standhalten:

• Steht der Aufwand der Datenerfassung auch im Verhältnis zum erzeugten Nutzen?
• Wer ist für die regelmäßige Erhebung der Daten zuständig und verdichtet diese zu Kennzahlen?
• Welche Zeiträume für die Erfassung der Daten werden angestrebt?
• Messen Ihre Kennzahlen genau das, was Sie messen wollen?
• Wen betreffen die jeweiligen Kennzahlen und wer braucht Zugang dazu?
• Wie binden Sie Ihre Kennzahlen im Personalcontrolling an Ihr Gesamtcontrolling an?

Zwar lautet einer der Grundsätze des Controllings: „If you can’t measure it, you can’t manage it.” (Kaplan & Norton 1996) Trotzdem stellt sich dabei immer die Frage: „Was bringt es alles zu messen, wenn man es nicht mehr managen kann?" Unser Tipp lautet daher: Messen Sie nur so viel, wie Sie mit Ihren Kapazitäten auch bewältigen können. 

Deswegen: Machen Sie es sich einfach mit einem digitalen Bewerbermanagementsystem. Damit sehen Sie auf einen Blick alle Bewerbungen und laufenden Auswahlprozesse. Interessante Kandidaten können Sie im Nu einladen und Sie vergessen nicht anderen Bewerbern abzusagen. 

Behalten Sie den Überblick über:

• laufende Auswahlprozesse und Status
• Dauer ab Erstellen des Stellenangebots bis zur Einstellung
• offene Stellenangebote
• neue Bewerbungen
• ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter