25 Personalkennzahlen fürs HR-Controlling [mit Formeln]

Mit dem richtigen Controlling weißt du immer, was als nächstes zu tun ist. Auf einen Blick siehst du, was gut läuft und was noch verbessert werden kann. Bottlenecks kannst du gezielt angehen und die Candidate Experience auf ein ganz neues Niveau bringen.

25 Kennzahlen, die du im Bereich HR & Recruiting im Blick haben solltest und wie du sie ausrechnest, findest du hier. 

Inhalt

• Was ist HR-Controlling?
• Personalcontrolling: Kennzahlen richtig verwenden
  • Kennzahlen für Recruiting
  • Kennzahlen für die Personalentwicklung
  • Kennzahlen für die Personalführung
  • Kennzahlen für Produktivität und Umsatz
  • Kennzahlen für die Personalstruktur
• Was du bei der Arbeit mit Kennzahlen beachten musst

Was ist HR-Controlling?

Im Controlling dreht sich (fast) alles um Leistungskennzahlen, auch bezeichnet als Kennzahlen, Key Performance Indicators oder die abgekürzte Version: KPIs. Mit ihrer Hilfe soll die Leistung gemessen und verglichen werden, beispielsweise mit einem früheren Quartal oder der Konkurrenz. So siehst du übersichtlich, was gut läuft und was verbessert werden kann.

Controlling kann es in jedem Bereich geben, auch im Personalwesen. Dann wird entsprechend von Personal- oder HR-Controlling und Personalkennzahlen gesprochen. HR-Controlling hilft dir zu verstehen, wie effizient deine Recruiting-Strategie ist, wo sich ungenutzte Potenziale verstecken und weist den Weg, um festgelegte Ziele zu erreichen. So kannst du beispielsweise Einstellungskosten senken und den Bewerbungsprozess für Kandidaten und dich selbst angenehmer gestalten. Grob unterteilt gibt es fünf Kategorien von Personalkennzahlen:

1. Recruiting: Kennzahlen, die sich auf den Bewerbungsprozess beziehen.
2. Personalentwicklung: Kennzahlen, die sich auf Qualifikationen und Weiterbildung der Mitarbeiter beziehen.
3. Personalführung: Kennzahlen, die sich auf Leistung von Führungskräften beziehen.
4. Produktivität und Umsatz: Kennzahlen, die sich auf die Leistung der Mitarbeiter beziehen.
5. Personalstruktur: Kennzahlen, die sich auf die Zusammensetzung der Belegschaft beziehen.

HR-Controlling Zusatzwissen:

1. Operatives Personalcontrolling beschreibt das kurzfristige Erheben, Analysieren und Auswerten von Daten. Es orientiert sich zumeist an „harten” Kennzahlen, die die Erfolgspotenziale und den Personalbedarf betreffen. Der erstellte HR-Report wird dann meistens monatlich an Führungskräfte kommuniziert.

2. Strategisches Personalcontrolling ist dagegen mittel- und langfristig ausgelegt und orientiert sich an „weichen” Kennzahlen wie etwa der Verbesserung der Produktivität oder der Personalstrukturen. Das HR-Reporting über diese Kennzahlen wird zumeist im Halbjahres- oder Jahrestakt erstellt und an die Geschäftsführung und Vorstände kommuniziert.

KPIs lassen im besten Fall wenig Spielraum für Interpretationen, daher sollten sie möglichst präzise und gegebenenfalls in Relation zueinander gesetzt werden. Es lässt sich nicht leugnen, dass zwischen “Die Einstellungskosten sind gesunken” und “Die Kosten pro Einstellung sind im Vergleich zum Vorjahr 38 % niedriger” ein Unterschied besteht.

Drei wichtige Elemente des Controllings sind daher:

• Den Ist-Zustand kennen: Du solltest einen Überblick haben, was gerade der Stand ist.
• Ziele haben: Konkrete Zahlen helfen, “einfach verbessern” geht natürlich auch.
• Regelmäßig vergleichen: Du siehst Veränderungen und kannst entsprechend reagieren.

Personalcontrolling: Kennzahlen richtig verwenden

Während sich finanzielles Controlling bereits etabliert hat, steckt der Einsatz von Kennzahlen im Personalcontrolling noch in der Findungsphase. Klassische Kennzahlen sind laut DGFP-Studie vor allem harte Zahlen zur Belegschaftsstruktur (Alter, Geschlecht, weitere demographische Daten) und Kennzahlen zu Personalkosten.

Bevor wir auf die einzelnen Personalkennzahlen eingehen, solltest du dir Gedanken machen:

• Welche Ziele verfolgst du mit deiner Personalstrategie?
• Welche Kennzahlen sind relevant für deine gesteckten Ziele?
• Welche Aussagekraft haben diese Kennzahlen für deine Ziele?
• Was ist dein Ausgangspunkt, sprich: Deine Vergleichs- und Zielgröße?

Warum es Zeit wird, Personalwesen Kennzahlen zu tracken

Recruiting Kennzahlen ermöglichen jedem – Recruitern, Abteilungsleitern, Managern – einen Schritt von den Alltagsaufgaben zurückzumachen und einen Überblick über die Effektivität zu bekommen. Sie stellen sicher, dass jede Entscheidung einem höheren Unternehmensziel dient und jeden investierten Euro in Wachstum verwandelt.

Die Kennzahlen die wir hier besprechen schaffen das auf drei verschiedene Wege und bieten Unternehmen Folgendes:

• eine einheitliche Sprache. Kennzahlen schaffen eine klare und konkrete Sprache, die es Recruitern erlaubt, Schwachstellen und Stärken des Recruitingprozesses zu analysieren
• bessere Candidate Experience. Mit einigen der Kennzahlen findest du leicht Bewerber, die irgendwo im Bewerbungsprozess feststecken und noch auf Feedback warten
• Möglichkeit zur steten Verbesserung. Die besten Kennzahlen zeigen dir, wo dein Prozess optimiert werden kann, wo du qualifiziertere Kandidaten findest und wie mehr Bewerber deine Angebote annehmen.

1) Recruiting Kennzahlen

Beim Aufbau des Bewerbungsprozesses stößt du auf dutzende Fragen:

• Woher kommen die Kandidaten, die wir einstellen?
• Welche Kanäle kosten einfach nur Geld und Energie?
• Dauern die Telefoninterviews zu lange? Brauche ich überhaupt welche?
• Warum lehnen Spitzen-Kandidaten regelmäßig die Jobangebote ab?
• Wie viel Geld kostet es, eine Stelle neu zu besetzen?

Kurz und knapp: Wie gut ist der Prozess, den du aufgebaut hast? 

Kennzahlen aus dem Personalwesen liefern die Antworten auf genau diese Fragen. Schon beim kleinsten Anzeichen eines Problems schlagen sie Alarm – sei es ein Bottleneck im Prozess, ausbleibende Bewerber oder teure Kanäle. Gleichzeitig zeigen sie, an welchen Schrauben du drehen kannst, um einen stabileren Prozess aufzubauen.

Wir schauen uns 5 zentrale Kennzahlen an, die jedes Recruiting-Team beobachten, analysieren und verbessern sollte, um einen stabilen Recruiting Funnel aufzubauen.

Wie sieht der typische Recruiting Funnel aus?

5 zentrale Kennzahlen im Recruiting

Wir zeigen dir 5 zentrale Kennzahlen, die wesentlicher Bestandteil des Reportings eines jeden Unternehmens sein sollten.

1. Pass-through Rate

Jeder Recruitingprozess hat mehrere Phasen – Jobangebot ausschreiben, Bewerbungen screenen, Vorauswahl treffen, Gespräche führen, Angebote machen. Die Pass-through Rate, oft auch als Conversion Rate bezeichnet, gibt an, wie viele Bewerber zwischen diesen Stufen rausfallen.

Ein Beispiel dafür: Auf dein Stellenangebot bewerben sich 1.000 Personen, 500 davon schaffen es zum Telefoninterview. Damit wäre die "Bewerber-zu-Telefoninterview" Pass-through Rate 500/1000 = 0,5 = 50 Prozent. Lädst du danach 200 zum persönlichen Gespräch ein, wäre die "Telefoninterview-zu-Bewerbungsgespräch" pass-through rate 40 Prozent. Das lässt sich für den gesamten Funnel machen.

Tipp: Schau dir nicht nur an, wie viele es in die nächste Stufe schaffen. Genauso wichtig können die Zahlen sein, wie viele abbrechen und wie viele von euch aussortiert werden

Miss deine Pass-through Rate, um Engpässe zu identifizieren.

Die Pass-through Rate für jede einzelne Stufe zu tracken hilft dir, mögliche Bottlenecks in deinem Prozess zu identifizieren und beseitigen. Schaffen es zu viele Bewerber zum Vorstellungsgespräch, sollte der Auswahlprozess selektiver sein. Zu viele unqualifizierte Kandidaten kosten dich unnötigerweise Zeit und verlangsamen den gesamten Prozess.

Gehen zu wenig Kandidaten auf dein Angebot ein, fehlen im Angebotsschreiben gegebenenfalls wichtige Informationen – und schon war die ganze Arbeit die besten Kandidaten zu finden umsonst. Schaust du dir die häufigsten Gründe für Absagen an, kannst du dem Problem entgegenwirken, indem du das Gehalt an die Konkurrenz anpasst, schneller antwortest und so weiter.

2. Qualität der Bewerbungskanäle

Kandidaten finden dein Stellenangebot über die unterschiedlichsten Kanäle: Jobbörsen, Mitarbeiterempfehlung, Social Media, deine Karriereseite, Personalvermittlungen und und und. Naheliegend, dass nicht alle Quellen gleich gut funktionieren. Damit du weiß, welcher Kanal sich für dich am meisten lohnt, kannst du dir anschauen, wie viele Bewerber über welchen Kanal kommen – oder noch besser: Wie viele Einstellungen aus welchem Kanal kamen.

Zum Beispiel könnte es so aussehen:

Über Social Media: 1.000 Bewerbungen pro Jahr.

Über Mitarbeiterempfehlungen: 500 Bewerbungen pro Jahr.

Sieht so aus, als ob Social Media der bessere Kanal wäre und es sich lohnt, dort zu investieren, oder?

Aber letztlich kannst du dich mit der Zahl der Bewerbungen nur schmücken – sie sagt nicht besonders viel aus. Schließlich geht es darum, Spitzenkandidaten einzustellen, nicht um möglichst viele Bewerbungen. Deswegen ist es sinnvoll, das Verhältnis zwischen Bewerbungen und Einstellungen pro Kanal zu berechnen.

Um bei dem Beispiel von oben zu bleiben: Stellst du von den Bewerbungen über Social Media nur 1 % ein, sind das 10 Einstellungen. Stellst du 4 % der Bewerber über Empfehlungen ein, macht das 20. Gehen wir davon aus, dass das so bleibt, zeigt sich, dass sich über Social Media zwar doppelt so viele Personen bewerben, aber über Empfehlungen mehr Mitarbeiter eingestellt werden.

In diesem kurzen Video erklären wir, wie du deine einzelnen Kanäle bewerten kannst: 

Kanäle auf diese Weise zu vergleichen erlaubt dir, dich auf die wesentlichen Ergebnisse zu konzentrieren: die richtigen Kandidaten einzustellen. Und wo es sich lohnt, mehr Budget zu investieren.

3. Häufige Ablehnungsgründe identifizieren

Kandidaten so weit zu bringen, dass du ihnen ein Angebot machst, ist oft ein langwieriger Prozess – Arbeit, die sich in Luft auflöst, wenn der Bewerber ablehnt. Schau dir die häufigsten Ablehnungsgründe an, um zu sehen, was gute Kandidaten davon abhält, dein Angebot zu akzeptieren.

Drei mögliche Gründe, warum ein Kandidat dein Jobangebot ausschlägt:

1. Ist dein Recruitingprozess zu langwierig und gute Kandidaten akzeptieren ein anderes Angebot bevor du deins überhaupt erst machen konntest, solltest du Engpässe auflösen und deinen Prozess beschleunigen.

2. Haben fantastische Kandidaten mit dem Hochstapler-Syndrom zu kämpfen, sehen sie sich der Position nicht gewachsen. In einem solchen Fall hilft es, die Jobbeschreibung detaillierter zu erklären und Kandidaten damit zu helfen, sich selbst in der Rolle zu sehen.

3. Sind Kandidaten mit dem angebotenen Gehalt nicht zufrieden, lohnt es sich, nochmal einen Blick darauf zu werfen. Ist es unter Berücksichtigung aller Bedingungen fair und kann es mit der Konkurrenz mithalten?

Dieses Feedback ist vor allem für Recruiter interessant, kann aber durchaus auch Auswirkungen auf das ganze Unternehmen haben – vor allem wenn unternehmensweite Aspekte wie die Kultur der Hinderungsgrund sind.

4. Zeit bis zur Einstellung

Die Zeit bis zur Einstellung misst die Zeitspanne zwischen Anfang und Ende des Bewerbungsprozesses. Die Start- und Endpunkte können je nach Unternehmen variieren:

Aufgeteilt in die verschiedenen Abschnitte kannst du dir auch anschauen, wie lange Kandidaten sich durchschnittlich in den einzelnen Phasen des Prozesses befinden. Nun kannst du deine Problemzonen identifizieren und gezielt Hindernisse aus dem Weg schaffen.

Misst du die Zeit bis zur Einstellung nach Phase, Job oder Recruiter kannst du eindeutig identifizieren, welche Phasen zu langwierig sind, welche Stellen länger brauchen, um besetzt zu werden oder die Arbeitsweise der effizientesten Recruiter zu verstehen und zu replizieren.

5. Kosten pro Einstellung

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind die größte Ressource, während sie zu rekrutieren einer der größten Kostenfaktoren ist. Die Gratwanderung zu schaffen – genau den richtigen Kandidaten auf einen bezahlbaren und nachhaltigen Weg zu finden – ist so ziemlich die größte Herausforderung die du bei der Mitarbeitersuche hast. Das gilt genauso für etablierte Unternehmen, die ihr Team vergrößern wollen wie für Startups, die die ersten maßgeblichen Einstellungen vornehmen.

Die Kosten pro Einstellung zu kennen, ist der erste Schritt auf dieser Gratwanderung. Nur wenn du alle Kosten, die mit einer Einstellung verbunden sind, genau kennst, siehst du, welche finanziellen Auswirkungen das Wachstum deines Unternehmens hat.

Akquisekosten für Kandidaten beinhalten interne Kosten wie:

• Gehalt und Arbeitszeit der Recruiter und Mitarbeitern, die am Prozess beteiligt sind
• Zeit für Bewerbungsgespräche
• Boni durch Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Und externe Kosten wie:

• Kosten für Personalvermittlungen
• Kosten für Jobbörsen
• Backgroundchecks und Assessments
• Kosten für Bewerbermanagementsysteme

Tipp: Die Kosten pro Einstellung sind schon deswegen wichtig, um sich im Rahmen des Recruiting-Budgets zu bewegen. Aber sie sind auch der erste Schritt, um dir einen detaillierten Überblick zu verschaffen: Du kannst beispielsweise die Qualität jeder Einstellung mit einbeziehen, um den ROI jeder einzelnen Einstellung möglichst exakt zu berechnen. Wenn du weißt, wie viel eine Einstellung kostet, kannst du auch besser planen. Ihr wollt nächstes Quartal 10 neue Mitarbeiter einstellen und eine Einstellung kostet euch 2.500 Euro? Dann kannst du besser einschätzen, mit welchem Budget du rechnen solltest. 

2) Kennzahlen für die Personalentwicklung

Kennzahlen, die du für die Steuerung der Personalentwicklung nutzen kannst, sind hauptsächlich relative Kennzahlen und Beziehungskennzahlen:

• Anteile nach Anstellungsart (Praktikant, Werkstudent, Trainee, Festanstellung)   Berechnung: Anzahl Praktikanten (Beispiel) / Gesamtanzahl MA
• Anzahl an Bildungsabschlüssen (Mittlere Reife, Abitur, Bacheloranden, Masteranden, Doktoranden)
• Durchschnittliche Anzahl der Weiterbildungen pro Mitarbeiter   Berechnung: Anzahl aller Weiterbildungen / Gesamtanzahl der Mitarbeiter
• Kosten pro Weiterbildung pro Mitarbeiter (Anhand dieser Weiterbildungserhebungsstudie kannst du einschätzen, wie KMUs im Vergleich zu größeren Unternehmen bei den Weiterbildungskosten pro Mitarbeitern abschneiden.)
• Qualifikationsstruktur

3) Kennzahlen für die Personalführung

Personalkennzahlen für die Personalführung sagt vieles über harte Fakten wie Dauer, Anzahl und Anteil aus. Doch daraus lassen sich für dich, als HR Managerin, wichtige Rückschlüsse ziehen. Welchen Hintergrund hat eine Führungskraft, die pro Quartal besonders viele Ziele erreicht? Welche Coachingmethode erzielt gute Führungskräfte? Um das zu beurteilen, musst du die einzelnen Personalkennzahlen für die Personalführung in Relation zueinander setzen. 

• Dauer der Führungsposition
• Anzahl an direkt unterstellten Mitarbeitern pro Führungskraft
• Anzahl an erreichten Zielen pro Führungskraft pro Quartal
• Anzahl an Weiterbildungsmaßnahmen pro Führungskraft
• Anteil an Bildungsstufen in Führungspositionen
• Anteil an ausländischen Arbeitskräften in Führungspositionen
• Zeit pro Coaching pro Führungskraft

Und der Vollständigkeit halber haben wir dir die Klassiker unter den Kennzahlen auch noch aufgelistet:

4) Kennzahlen für Produktivität und Umsatz

Wenn du Prozesse produktiver machen oder die Produktivität deiner Mitarbeiter steigern willst, dann solltest du dich mit der Implementierung dieser Kennzahlen vertraut machen:

• Kosten pro Mitarbeiter für die erbrachte Leistung
• Kosten pro Mitarbeiterstunde
• Umsatz je Mitarbeiter im Vergleich
• Produktivität nach Abteilung
• Produktivität nach Anstellungsart

Beachte, dass die Produktivität allerdings keinen unmittelbaren Ursache-Wirkung-Zusammenhang herstellt. 

5) Kennzahlen für die Personalstruktur

Personalkennzahlen, die die Personalstruktur darstellen, werden meistens in absoluten Kennzahlen ausgedrückt. Ein erfolgreiches Unternehmen braucht den Input junger Menschen, um gerade in Zeiten der Digitalisierung mitzuhalten, aber auch die Erfahrung der älteren Kollegen. Kennzahlen für die Personalstruktur sind wichtig, um einen Trend zu erkennen (Sind unverhältnismäßig viele junge bzw. ältere Menschen angestellt? In welcher Position jeweils?) und dementsprechend zu reagieren. 

• Personalbestand nach Organisationseinheiten
• Frauenquote nach Positionen, Funktionen, Segmenten
• Anteil der Menschen mit Behinderung
• Durchschnittsalter der Belegschaft
• Quote der vorhandenen Altersklassen
• Generelle Altersstruktur
• Altersstruktur nach Positionen und Funktionen

Welche Kennzahlen am häufigsten im Personalmanagement deutscher Unternehmen eingesetzt werden, kannst du in der Deutsche Gesellschaft für Personalführung-Studie zu Kennzahlen auf dem Prüfstand nachlesen. Trotzdem solltest du auch wirklich nur die Kennzahlen für Ihr Unternehmen verwenden, die du für sinnvoll hältst.

Was du bei der Arbeit mit Kennzahlen beachten musst

Bevor du dir jetzt sofort Kennzahlen raussuchst und misst, solltest du noch ein paar Dinge beachten.

Beschäftige dich mit den Ängsten und Vorbehalten deiner Mitarbeiter. Eine häufige Sorge ist beispielsweise, dass durch das Controlling schlechte Leistung identifiziert und den Betroffenen gekündigt werden soll. Die Implementierung eines effizienten Personalcontrollings steht und fällt mit der Kommunikation.

Außerdem solltest du den Aufwand im Blick behalten. Controlling kostet Zeit und sollte auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Überprüfe, ob und wie viel freie Kapazitäten vorhanden sind, um ein mehr oder minder umfangreiches Personalcontrolling einzuführen, und entscheide dich für die wichtigsten Kennzahlen.

Die Kennzahlen sollten folgenden Fragen standhalten:

• Steht der Aufwand der Datenerfassung auch im Verhältnis zum erzeugten Nutzen?
• Wer ist für die regelmäßige Erhebung der Daten zuständig und verdichtet diese zu Kennzahlen?
• Was wird mit den Erkenntnissen gemacht?
• Messen deine Kennzahlen genau das, was du messen willst?
• Wen betreffen die jeweiligen Kennzahlen und wer braucht Zugang dazu?
• Wie bindest du deine Kennzahlen im Personalcontrolling an dein Gesamtcontrolling an?

Zwar lautet einer der Grundsätze des Controllings „If you can’t measure it, you can’t manage it” (Kaplan & Norton 1996), trotzdem stellt sich dabei immer die Frage, was es bringt, alles zu messen, wenn man es nicht mehr managen kann. Unser Tipp lautet daher: Miss nur so viel, wie du mit deinen Kapazitäten auch bewältigen kannst.

Deswegen: Mach es dir einfach mit einem digitalen Bewerbermanagementsystem. Damit siehst du auf einen Blick alle Bewerbungen und laufenden Auswahlprozesse. Interessante Kandidaten kannst du im Nu einladen und du vergisst nicht, anderen Bewerbern abzusagen. Campusjäger findet nicht nur interessante Kandidaten für dich und verkürzt dabei deine Zeit und Kosten pro Einstellung, sondern stellt auch alle relevanten Informationen zu Bewerbungsprozessen im eigenen Dashboard übersichtlich zu Verfügung. Ein persönlicher Ansprechpartner unterstützt dich zusätzlich bei der Koordinierung deiner Stellenanzeigen und allgemeinen Fragen. 

Behalte den Überblick über:

• laufende Auswahlprozesse und Status
• Dauer ab Erstellen des Stellenangebots bis zur Einstellung
• all eure offenen Stellenangebote
• neue Bewerbungen
• den ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter