Anforderungsprofil erstellen: Vorlage und Best Practices

Was ist ein Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil ist laut Definition eine ausführliche Beschreibung der persönlichen und fachlichen Kompetenzen, die benötigt werden, um die Aufgaben einer offenen Position erfolgreich zu bewältigen.

Einfach ausgedrückt: Es ist der Teil deiner Stellenanzeige, der aussagt, was du von einem Bewerber erwartest. Oder noch einfacher: Die Sektion mit der Überschrift "Das solltest du mitbringen". Sie bildet die Basis deiner Stellenausschreibung und verdient daher ein besonderes Augenmerk. 

Eine Stellenanzeige sollte 4 wichtige Elemente enthalten. Welche das sind und worauf du bei einer Stellenanzeige noch so achten musst, erfährst du hier.

Eine Investition in detaillierte Anforderungsprofile zahlt sich für dich übrigens gleich mehrfach aus:

• Anforderungsprofile helfen dir bei der Vorauswahl von Bewerbern Zeit zu sparen und gezielt passende, qualifizierte Bewerber anzusprechen
• du hast alle wichtigen Informationen zu deinen Bewerbern im Soll- und Ist-Vergleich übersichtlich auf einen Blick parat
• du kannst mehrere Bewerber innerhalb kürzester Zeit auf objektiver Basis vergleichen
• Anforderungsprofile bilden die Basis für deinen Interviewleitfaden im Bewerbungsgespräch
• Wenn du ein Personenprofil erstellst, vermeidest du Abstimmungsprobleme zwischen den Personalverantwortlichen bei der Auswahl des perfekten Kandidaten

Anforderungsprofil erstellen – Die ultimative Vorlage

Du hast noch nie (bewusst) ein Anforderungsprofil erstellt? Das macht nichts – deswegen bist du ja hier. Wir zeigen dir das Vorgehen in fünf simplen Schritten und haben dir als Orientierung auch noch ein Anforderungsprofil-Muster als Vorlage zusammengestellt.

Und los gehts. So erstellest du dein Anforderungsprofil:

1. Schritt: Kern- und Nebenaufgaben recherchieren, analysieren und priorisieren
2. Schritt: Ableiten von sozialen Fähigkeiten, professionellen Qualifikationen aus den Aufgaben
3. Schritt: Weitere persönliche Anforderungen oder besondere Arbeitsbedingungen formulieren
4. Schritt: Gewichtung der Kompetenzen vornehmen und Zielwerte festlegen, um eingehende Bewerbungen objektiv zu filtern (in Must-have und Nice-to-have-Anforderungen unterscheiden; vorher Zielwerte festlegen, die erreicht werden müssen)
5. Schritt: Soll-Ist-Vergleichsmuster analysieren und bewerten

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Kleiner Tipp: Wenn dir hierfür Zeit oder Ressourcen fehlen, dann erstelle deine nächste Stellenanzeige einfach kostenlos mit Campusjäger. Wir entwerfen dann mit Hilfe deiner Angaben ein Personenprofil, anhand dessen wir dir passende Kandidaten vorschlagen. Im Gegensatz zur herkömmlichen Methode brauchst du nur wenige Minuten und kannst dich danach schnell wieder anderen Aufgaben widmen. 

Was in deinem Anforderungsprofil auf keinen Fall fehlen darf

Auf der Suche nach passendem Personal musst du immer erst festlegen, wen du genau suchst. Streuverluste in der Personalsuche hältst du hierbei besonders klein, wenn du ein besonders detailliertes Anforderungsprofil erstellst.

Doch wie gehst du vor, wenn du nicht so recht weißt, wie du einen Anforderungskatalog erstellen sollst?

Anforderungsprofil analysieren

Frag deine Mitarbeiter über Aufgaben und besondere Anforderungen an den jeweiligen Job, insofern das noch möglich ist. Denn wer kennt die Stellenanforderungen besser als die Person, die die Position bis dahin erfolgreich besetzt hat? Nachfragen kannst du auch bei Mitarbeitern, die die Schnittstellen zu der jeweiligen Position darstellen.

Falls es sich nicht um einen absehbaren Wechsel oder das Anforderungsprofil für eine neue Stelle handelt, hast du zwei Möglichkeiten das Problem anzugehen:

1. Bottom-up-Vorgehen: Du überlegst dir konkrete Aufgaben, die mit der jeweiligen Position verbunden sind und leitest daraus spezifische Fähigkeiten und Kompetenzen ab.
2. Top-down-Vorgehen: Du leitest aus den Unternehmenszielen und der -strategie die Ziele der neuen Position ab. Dann überlegst du dir, welche Qualifikationen die Person mitbringen muss, um die jeweiligen Ziele zu erreichen und zu unterstützen.

Erstelle deine Anforderungsprofile systematisch, erhöhst du automatisch auch die Bewerberqualität. Kandidaten können immer nur so gut sein, wie die gestellten Anforderungen des Unternehmens. Investiere deshalb pro Anforderungsprofile zwei bis drei Stunden Arbeitsaufwand. Spare nicht an der falschen Stelle mit deiner Zeit.

Fang am besten mit Anforderungsprofilen an, die besonders wichtig sind. Dazu zählen beispielsweise Anforderungsprofile für Führungspositionen oder Anforderungsprofile für Praktikastellen, die du häufiger verwendest, weil die Stellen in kürzeren Zeitintervallen gewechselt werden.

Tipp: Vermeide nichtssagende Worthülsen und 08/15-Floskeln in deinem Anforderungsprofil. Denn mal ehrlich – kannst du dir etwas unter der Stellenanforderung “Führungstalent” vorstellen? Und stimmt diese Vorstellung mit der deiner Kollegen überein? Wahrscheinlich nicht. Lass also möglichst keinen Interpretationsspielraum und formuliere deine Anforderungen so konkret wie möglich. Nur so können sich Bewerber und Kandidaten an diesen orientieren und nur so wird eine optimale Besetzung der Stelle möglich. 

Inhalte des Anforderungsprofils festlegen

Ein professionelles Anforderungsprofil umfasst alle fünf Kompetenzbereiche der Kompetenzpyramide nach Niermeyer 2007:

1. Fachkompetenzen = Fachwissen und Erfahrungen, Sprachkenntnisse, IT-Kenntnisse
2. Methodenkompetenzen = Strategisches Denken, Analysefertigkeiten, Präsentationsskills, Rhetorikkenntnisse, spezifische Arbeitstechniken
3. Soziale Kompetenzen (Soft Skills) = Teamfähigkeit, Selbstständigkeit, Stressresistenz, Konfliktfähigkeit etc.
4. Führungskompetenzen* = Entscheidungsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Verhandlungsgeschick, Durchsetzungsfähig, Kritikfähigkeit, Fähigkeit zu priorisieren etc.
5. Persönliche Kompetenzen = Motivation, Flexibilität, Leistungs- und Lernbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Kreativität, Selbstständigkeit, Stressresistenz etc.

*Soziale Kompetenzen und Führungskompetenzen können auch zusammen betrachtet werden. Führungskompetenzen zeichnen sich durch verschiedene soziale Kompetenzen aus. Das veranschaulicht auch der Artikel „Führungskompetenz als Kompetenzfeld im Soft Skills Würfel” von André Moritz.

Über die fünf Kompetenzbereiche hinaus, kannst du in dein Anforderungsprofil noch formale Anforderungen, besondere Arbeits- und Umweltfaktoren und weitere Erwartungen hinzufügen. Zu Arbeits- und Umweltfaktoren zählen beispielsweise die enge Zusammenarbeit mit einzelnen Personen oder das Arbeiten in einem Großraumbüro. Weitere Erwartungen können den Fokus auf einzelne Fähigkeiten und Qualifikationen nochmals hervorheben.

Doch Vorsicht! Gehe bedacht mit formalen Anforderungen um. Heutzutage sind Quereinstiege häufig und geradlinige formale Anforderungen für eine spezielle Position seltener. Formulieren „weitere Erwartungen” unbedingt AGG-konform – mit diesem Überblicksartikel zu der perfekten Stellenausschreibung trittst du in kein Fettnäpfchen.

Best Practice im Anforderungsprofil erstellen

Ein Anforderungsprofil stellt den Ausgangspunkt einer jeden Stellenanzeige dar. Daher erfordert die genaue Definition von Kompetenzen und Qualifikationen des zukünftigen Mitarbeiters besonders viel Aufmerksamkeit, Sorgfalt und vor allem Zeit. 

Wenn du deine Stellenanzeige mit Campusjäger erstellst, setzt du dich glücklicherweise automatisch mit den fachlichen und sozialen Kompetenzen des Bewerbers auseinander. Und das sogar ziemlich effizient und zeitsparend: Nachdem du festlegst, welche Position neu besetzt werden soll (Praktikant, Werkstudent, Trainee etc.), musst du nämlich nur noch die vorgefertigten Kompetenzfelder und Interessengebiete in der gewünschten Ausprägung (Interesse, Grundlagen, Fortgeschritten, Experte) ausfüllen. 

Wir machen dann den Rest für dich. Indem unser Algorithmus die Kompetenzprofile von passenden Kandidaten herausfiltert und automatisch mit deinem Anforderungsprofil abgleicht, sparst du dir die Zeit Anforderungsprofile anzulegen und jeden einzelnen Kandidaten manuell mit deinen Anforderungen abzugleichen.

Und so sieht das dann aus:

Neugierig? Registriere dich noch heute kostenlos und erstelle ein Anforderungsprofil.

Anforderungsprofil: Beispiel

Ein Personenprofil zu erstellen erscheint im ersten Moment vielleicht etwas kompliziert, das Endergebnis ist aber eigentlich ganz übersichtlich. Und das muss es auch sein – schließlich sollte ein Anforderungsprofil die Mitarbeitersuche erleichtern, nicht verkomplizieren.

Bei uns sieht ein Anforderungsprofil zum Beispiel so aus:

Anforderungsprofil erstellen – Checkliste

Checklisten mit Fragen unterstützen ein gezieltes und effektives Vorgehen. Daher haben wir dir nochmal alle fundamentalen Fragen aufgelistet. Dein Anforderungsprofil kannst du mit gutem Gewissen ausformulieren, wenn du weißt, …

• welche Position besetzt werden muss.
• welche Kern- und Nebenaufgaben eine Person erfüllen muss, um die jeweilige Position erfolgreich auszuführen.
• welche Qualifikationen essenziell sind und welche nur „schön zu haben" wären.
• welche Kompetenzen auf keinen Fall fehlen dürfen und deshalb besonders hervorgehoben werden müssen.
• welche Arbeitsbedingungen kennzeichnend für die Position sind und welche sozialen Fähigkeiten hierfür besonders nützlich wären.
• welche Formulierungen und Vorstellungen problematisch sein könnten und bezüglich AGG nochmals gegengecheckt werden sollten.

Anforderungsprofil fertig – was nun?

Ein gutes Anforderungsprofil ist erst die halbe Miete – um bei der Bewerbersuche wirklich erfolgreich zu sein, muss auch der Rest deinerStellenanzeige stimmig sein. Und sie muss geeignete Kandidaten dazu anspornen, sich bei dir zu bewerben.

Doch je besser der Bewerber, desto wählerischer ist er. Eine schlecht formulierte oder gestaltete Stellenausschreibung kann schnell das Image deines Unternehmens schädigen und so gute Kandidaten abschrecken.

Damit das nicht passiert, zeigen wir dir in unserem nächsten Artikel, wie die perfekte Stellenanzeige aussieht, welche Regeln du beachten musst und wie die Bewerbersuche noch effizienter wird.